ORGANISATIEVERORDENING HOLLAND RIJNLAND 2009 (Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland)

ORGANISATIEVERORDENING HOLLAND RIJNLAND 2009Het Algemeen Bestuur van Holland Rijnland Gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 26 februari 2009 Gelet op artikel 26 van de Gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland Besluit: vast te stellen de ORGANISATIEVERORDENING HOLLAND RIJNLAND 2009 Hoofdstuk1Begripsbepalingen Artikel1Begrippen 1.Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder: De ambtelijke organisatie: het geheel van personen in dienst van het samenwerkingsverband Holland Rijnland, ongeacht hun rechtspositie, alsmede de (tijdelijke) verbanden waarin zij werkzaam zijn; De Gemeenschappelijke regeling: de Gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland; Het Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland: het openbaar lichaam als bedoeld in artikel 2 van de Gemeenschappelijke regeling; Het Algemeen Bestuur: het Algemeen Bestuur van het Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland; Het Dagelijks Bestuur: het Dagelijks Bestuur van het Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland; De secretaris: de in artikel 25 lid 1 van de Gemeenschappelijke regeling bedoelde functionaris; De manager: degene die belast is met het lijnmanagement en de inhoudelijke aansturing van de programma’s; Hoofdstuk2Structuur ambtelijk organisatie Artikel2De ambtelijke organisatie 1.De ambtelijke organisatie is opgebouwd volgens het directiemodel en bestaat uit de in het bij deze verordening gevoegde (bijlage 1) organogram organisatieonderdelen. 2.De ambtelijke organisatie van Holland Rijnland bestaat uit vier (staf)afdelingen; De afdeling Ruimtelijke Agenda De afdeling Sociale Agenda De stafafdeling Bestuur en Management Ondersteuning De stafafdeling Middelen, Beheer en Control 3.Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat de secretaris. Deze is eindverantwoordelijk voor de advisering aan het bestuur en de aansturing van de organisatie. De verantwoordelijkheid ziet op het proces, de planning en kwaliteit van de stukken die aan het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur worden voorgelegd. 4.Het Dagelijks Bestuur regelt op voorstel van de secretaris en de verantwoordelijke manager de nadere onderverdeling en taakinvulling van een (staf)afdeling. 5.De secretaris kan besluiten tot het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen afdelingen, ter voorbereiding en/of uitvoering van beleid dat meerdere afdelingen aangaat. Het beheer van een tijdelijk organisatorisch verband wordt opgedragen aan een door de secretaris in zijn besluit aan te wijzen projectleider. De projectleider wordt rechtstreeks aangestuurd door de secretaris of door een door hem aan te wijzen manager. Artikel3Algemene bepalingen ten aanzien van een afdeling of stafafdeling 1.Onder de eindverantwoordelijkheid van de secretaris is de manager van een (staf)afdeling dan wel de aangewezen projectleider, integraal verantwoordelijk voor de voortbrenging van de producten van zijn of haar (staf)afdeling, programma of project en voor de realisatie van de managementdoelstellingen. 2.Tot de managementdoelstelling behoort in ieder geval het effectief en efficiënt voortbrengen van de producten, zodanig dat de klantgerichtheid is gewaarborgd. De afdeling of het programma dient zodanig flexibel georganiseerd te zijn dat op veranderende behoefte kan worden ingespeeld. Hoofdstuk3Het Managementteam Artikel4Managementteam 1.Het managementteam is een permanent ambtelijk overlegstructuur, bestaande uit de secretaris, de manager Bestuurs en Management Ondersteuning, de manager Middelen, Beheer en Control, de manager Ruimtelijke Agenda en de manager Sociale Agenda. 2.De secretaris is voorzitter van het managementteam. De secretaris neemt besluiten, na het managementteam gehoord te hebben. 3.In het managementteam vindt afstemming en coördinatie plaats over de centrale middelensturing, over de beleidscoördinatie en integratie, alsmede over de onderwerpen die ter besluitvorming aan het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur van Holland Rijnland worden voorgelegd. 4.De planning van de werkzaamheden van het managementteam dient aan te sluiten op de planning van de beleids- en beheerscyclus. 8.Artikel 5 Onderlinge vervanging 9.Bij afwezigheid van de secretaris wordt deze vervangen door de manager van de stafafdeling Middelen, Beheer en Control. Bij afwezigheid van een manager wordt deze voor wat betreft de leiding en verantwoordelijkheid van een (staf)afdeling vervangen door een van de andere leden van het managementteam. De leden van het managementteam maken hier onderling afspraken over. Hoofdstuk4Processen Artikel6De processen 1.Binnen de ambtelijke organisatie worden drie procestypen onderscheiden: Besturende processen betreffende het plannen, controleren, evalueren en bijsturen van de organisatie. Het afleggen van verantwoordelijkheid aan het bestuur is hier een onderdeel van. Primaire processen betreffende de activiteiten om het product en/of de dienst te realiseren voor afnemers zoals Algemeen Bestuur, Dagelijks Bestuur en/of gemeenten. De primaire diensten bestaan uit: Beleidsontwikkeling, belangenbehartiging en/of regievoering. Uitvoeringsprocessen, onder meer met betrekking tot de RMC-functie, de leerplicht, leerlingenadministratie, CVV en de Urgentiecommissie. Het primaire proces wordt vastgelegd in een procesbeschrijving. Ondersteunende processen betreffende het leveren van ondersteuning aan het primaire proces. Dit zijn processen die voorzien in personeel, middelen, informatiesystemen, kennisvoorziening en organisatorische regelingen. Hoofdstuk5De functionarissen Artikel7De controller De controller, als bedoeld in artikel 25 tweede lid van de Gemeenschappelijke regeling is belast met totstandbrenging en instandhouding van de beheersing (control) van bedrijfsprocessen door een kwalitatief goede informatievoorziening voor- en verantwoording aan de verschillende besluitvormende niveaus in de ambtelijke organisatie. De controller rapporteert rechtstreeks aan het Dagelijks Bestuur; hij heeft een eigen functionele verantwoordelijkheid voor de financiële, rechtmatigheids- en doelmatigheidsaspecten van de bedrijfsvoering. Hoofdstuk6Mandatering en bevoegdheden Artikel8Uitgangspunt voor mandatering Ten behoeve van een doelmatig beheer kan mandatering van bevoegdheden plaatsvinden ter optimalisering van de taak- en bevoegdheidsverdeling. Mandatering geschiedt bij schriftelijk besluit van het daartoe bevoegde orgaan. Hoofdstuk7De slotbepalingen Artikel9Inwerkingtreding en citeertiel Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag van de maand die volgt op de maand waarin zij is vastgesteld. Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Organisatieverordening Holland Rijnland 2009”. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur Holland Rijnland, d.d. 24 juni 2009De secretaris de voorzitterBijlage1Het Organogram Holland Rijnland