Beleidsregels voor subsidieverstrekking gemeente Nieuwegein 2010 (Nieuwegein)

Beleidsregels voor subsidieverstrekking gemeente Nieuwegein 2010Beleidsregels voor subsidieverstrekking gemeente Nieuwegein 2010 VoorafInleidingPer 1 januari 2009 is de nieuwe Algemene Subsidieverordening Nieuwegein (hierna te noemen ASV) in werking getreden. De verordening bevat procedurele voorschriften die van toepassing bij subsidieverlening. De nieuwe verordening geeft het college van burgemeester en wethouders van Nieuwegein de mogelijkheid om ter verduidelijking of ter uitwerking van wat in de verordening staat: nadere regels te stellen specifieke voorwaarden te formuleren grondslagen voor subsidieverlening te benoemen subsidieplafonds (per werkveld) aan te geven Die nadere uitwerking is opgenomen in deze notitie. Per werkveld wordt ingegaan op de activiteiten die in aanmerking komen voor subsidie, de relevante doelstellingen, de grondslagen die we hanteren (normen, criteria) en eventuele aanvullende regels of voorwaarden. In een aantal gevallen zijn subsidieplafonds benoemd en verdeelregels die worden toegepast indien het plafond wordt overschreden. Algemene deel van de beleidsregelsHet eerste hoofdstuk bevat een nadere uitwerking van een aantal aspecten die voor alle subsidies relevant (kunnen) zijn. Het zijn regels die het college hanteert ten aanzien van bijvoorbeeld bevoorschotting en indexering van budgetten. Ordening en herschikking van budgettenZorgvuldig is uitgezocht welke budgetten tot nu toe worden aangewend voor welke subsidies. Daarbij is geconstateerd dat de relatie tussen de budgetten en plafonds in de gemeentebegroting en de werkvelden niet overal één op één loopt. Stapsgewijs wordt hierin een aantal verbeteringen doorgevoerd. Indexeren van de budgetten voor 2010De budgetten in deze versie van beleidsregels (april 2009) zijn de budgetten op basis van de begroting 2009. Per 1 mei kan nadere informatie worden verstrekt over de indexering van de budgetten. Na behandeling van de begroting (november) is definitief bekend welke indexering op de budgetten van toepassing is. De subsidieaanvragers worden hierover per brief geïnformeerd. Evaluatie en aanpassing De praktijk moet uitwijzen in welke mate de ASV en de beleidsregels aanpassing behoeven voor het zo goed mogelijk functioneren van het subsidiebeleid. In de loop van 2010 zal de ASV worden geëvalueerd. Als dit leidt tot aanpassingsvoorstellen zullen deze worden voorgelegd aan de raad. De beleidsregels zijn zo opgesteld dat ze gemakkelijk kunnen worden aangepast. Bijvoorbeeld als het gaat om het vastleggen van (geïndexeerde) budgetten en subsidieplafonds (jaarlijks) maar ook naar aanleiding van de ontwikkeling van nieuw beleid. Daarmee geeft dit document duidelijkheid en actuele informatie aan de aanvragers van subsidie. Dit document wordt jaarlijks, gelijktijdig met de aanvraagformulieren, beschikbaar gesteld. Noot: hoewel de grootst mogelijk zorgvuldigheid is betracht bij het opstellen van deze notitie en het benoemen van de bedragen kunnen in de praktijk afwijkingen voorkomen. Waar deze afwijkingen worden geconstateerd zullen deze in de eerstvolgende versie van deze nota worden bijgesteld. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen1.1 AlgemeenDe Begripsomschrijvingen uit de Algemene Subsidieverordening Nieuwegein zijn van overeenkomstige toepassing. 1.2 ReikwijdteOm te voorkomen dat er onduidelijkheid bestaat over de reikwijdte van de bevoegdheden van het college, zijn in de verordening beleidsterreinen genoemd. Een nadere uitwerking van de beleidsterreinen waarop subsidies verstrekt worden is opgenomen in de subsidiebeleidsregels. 1.3.1 ProductsubsidieHet college verleent in de regel subsidie in de vorm van een productsubsidie; daarbij is een relatie zichtbaar tussen het product en de bijbehorende kostprijs. Niet geleverde producten worden niet betaald. De productsubsidie kan meerjarig, jaarlijks (kalenderjaar) en incidenteel worden verstrekt. Bij structurele subsidies die het karakter van een basisvoorziening hebben, genieten meerjarige productsubsidies de voorkeur. Mogelijk wordt een onderscheid gemaakt tussen structurele activiteiten (basispakket) en een jaarlijks wisselend aanbod van activiteiten dat niet standaard wordt aangeboden (flexibel pakket). Nadere afspraken over producten en prijzen (in relatie tot doelen) kunnen worden vastgelegd in de beschikking, met als bijlage een uitvoeringsovereenkomst en/of een programmaboek. Toelichting: de productsubsidieBij de productsubsidie kan een duidelijke relatie kan worden gelegd tussen de gesubsidieerde activiteiten (of producten) en de kostprijs daarvan. Er wordt dan een subsidiebedrag per product beschikbaar gesteld. Een product staat voor een product of dienst die direct aan bewoners ten goede komt. Bij structurele activiteiten bestaat de mogelijkheid om subsidie aan te vragen voor een standaardpakket (de structurele activiteiten) en, daarnaast, een flexibel pakket. Het flexibele pakket bestaat uit activiteiten/producten die de instelling niet standaard aanbiedt en die jaarlijks kunnen wisselen. Toelichting: gemeentegarantieAls aanspraak wordt gedaan op een gemeentegarantie is sprake van een incidentele productsubsidie. Een instelling kan alleen aanspraak maken op een gemeentegarantie als er sprake is van een sluitende begroting. Toelichting: begrotingsvoorbehoud bij meerjarige subsidiesBij meerjarige subsidies is het begrotingsvoorbehoud van kracht. Dit betekent dat, in aanvulling op de beschikking, subsidieontvanger jaarlijks een brief ontvangt waarin duidelijkheid wordt verschaft ten aanzien van het gemaakte begrotingsvoorbehoud. De basis voor de subsidieverlening bestaat uit

1. a)het ingediende productenoverzicht met begroting en
2. b)de door de raad vastgestelde begroting en subsidieplafonds. 1.3.2 Aanvraag productsubsidie: maximale subsidieEen productsubsidie is in beginsel toereikend voor het dekken van maximaal 90% van de kosten van het product/de producten. Bij de aanvraag moet inzichtelijk zijn dat tenminste 10% van de begrote activiteiten met andere middelen dan de gemeentelijke subsidie worden bekostigd. Van geval tot geval wordt beoordeeld of dit redelijkerwijs mogelijk is. Subsidieontvangers die geen of onvoldoende mogelijkheden hebben voor het verwerven van eigen inkomsten – en die derhalve tot 100% in plaats van 90% kunnen worden gesubsidieerd – zijn in ieder geval: het algemene maatschappelijke werk het schoolmaatschappelijk werk Het college is bevoegd om aanvullende producten, diensten en activiteiten te benoemen. 1.4 WaarderingssubsidieHet college kan een instelling subsidie verlenen in de vorm van een waarderingssubsidie wanneer de hoogte van de subsidie die de instelling in één kalenderjaar ontvangt ten hoogste € 2.500 bedraagt. De subsidie wordt verstrekt als de gemeente de doelstellingen van de subsidieaanvragende instelling onderschrijft; de gemeente wenst de activiteit waarvoor subsidie wordt aangevraagd te ondersteunen of aan te moedigen. Het subsidiebedrag is niet gerelateerd aan de kostprijs van de activiteit of het product. Een waarderingssubsidie wordt in één keer verleend en vastgesteld. Een waarderingssubsidie wordt als incidentele (eenmalige) subsidie verstrekt. 1.5 Minimale subsidieHet college kent geen subsidies lager dan € 200,- toe. 1.6 Maximaal beschikbare budgetten: subsidieplafonds en verdeelregelsIn beginsel worden subsidieplafonds opgenomen in de programmabegroting en vastgesteld door de raad. In de beleidsregels wordt door het college aangegeven welke verdeelregels worden gehanteerd, in gevallen waarin meer subsidie wordt aangevraagd dan conform het subsidieplafond beschikbaar is. Het benoemen van verdeelregels zal met name aan de orde zijn bij budgetten waaruit door meerdere instellingen subsidie kan worden aangevraagd. 1.7 SubsidieontvangerBij het verstrekken van subsidie aan een groep van natuurlijke personen zijn zij als persoon aansprakelijk voor een rechtmatige besteding van de subsidie. Bij het in gebreke blijven kunnen zij daarvoor als natuurlijke persoon hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld. Bij subsidiebedragen hoger dan € 2.500,- wordt alleen subsidie verstrekt aan rechtspersonen met een volledige rechtsbevoegdheid. Dit om als gemeente meer zekerheid te hebben en om risico´s voor de subsidieaanvrager te beperken. De activiteit van de subsidieaanvrager of – ontvanger moet zonder winstoogmerk zijn (de aanvrager zelf mag wel een winstoogmerk hebben). 1.8 BevoorschottingBij een productsubsidie worden afspraken over bevoorschotting opgenomen in de verleningsbeschikking. Bevoorschotting vindt in beginsel plaats tot maximaal 90% van het totale subsidiebedrag. De laatste 10% wordt betaald/verrekend met de subsidievaststelling. Bevoorschotting vindt in beginsel plaats in 4 termijnen, ieder kwartaal één. Indien de omvang van de subsidie of de aard van de gesubsidieerde activiteit daartoe aanleiding geeft, kan worden afgeweken van het aantal van vier termijnen. In de verleningsbeschikking wordt het bevoorschottingsregime beschreven, inclusief het tijdstip waarop de betalingen zullen plaatsvinden. 1.9 AccountantsverklaringBij productsubsidies van € 50.000,- of meer moet het verzoek om subsidievaststelling worden vergezeld van een goedkeurende accountantsverklaring. Het gaat om een beoordelingsverklaring zoals wordt bedoeld in artikel 393, eerste lid van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Deze verklaring bevat tevens een uitspraak over de rechtmatige besteding van de subsidie. Eveneens bevat de accountantsverklaring een weergave van een onderzoek naar de naleving van de aan de subsidieverstrekking verbonden verplichtingen. Een accountantsverklaring is eveneens vereist als: Aanvrager hiertoe ook al verplicht is door de belastingdienst Aanvrager een jaarrekeningsplichtige rechtspersoon is Aanvrager door de gemeente is aangewezen in het kader van een vijfjaarlijkse steekproefsgewijze controle Aanvrager niet meeloopt met accountantscontrole gemeente (onderscheiden verantwoordelijkheid) 1.10 SanctioneringAls de aanvraag tot subsidievaststelling niet, niet tijdig of onvolledig is ingediend, wordt deze ambtshalve vastgesteld met een sanctie van 5% ten opzichte van de op inhoudelijke gronden maximaal vast te stellen subsidie. Deze sanctie wordt toegepast als ook binnen een hersteltermijn stukken niet of onvolledig worden aangeleverd. 1.11 IndexeringDe beschikbare subsidiebedragen voor structurele subsidies worden jaarlijks geïndexeerd met het prijsindexcijfer dat wordt gehanteerd in de gemeentebegroting. Voor instellingen waarbij tenminste 30% van de begroting bestaat uit loongerelateerde kosten, wordt bij indexering zowel een prijs- als een looncomponent gehanteerd. Voor looncompensatie wordt het cijfer uit de gemeentebegroting gehanteerd. Indien zowel een prijs- als een looncomponent wordt gehanteerd bij het indexeren van het subsidiebedrag, hanteren we een verdeelsleutel van 50/50: 50% van het subsidiebedrag wordt vermeerderd met het cijfer voor de prijsindex, 50% van het subsidiebedrag wordt vermeerderd met het cijfer voor looncompensatie. Uitzondering op deze wijze van indexeren wordt gevormd door subsidies waarvoor loon- en prijscompensatie in regionaal verband worden bepaald. 1.12 VermogensontwikkelingHet college is bevoegd om maximumbedragen vast te stellen voor subsidieontvangende instellingen met betrekking tot de reserves, voorzieningen en het vermogen. Het college kan schriftelijk instemming verlenen voor het vormen en aanhouden van een of meer reserves en voorzieningen. Het college kan bij de subsidieverlening rekening houden met de omvang van de vermogensbestanddelen zoals genoemd in het eerste lid. Het college kan aanvullende regels vaststellen ten aanzien van het maximumbedrag en het doel van vorming van reserves en voorzieningen. 1.13 Egalisatiereserve en eigen vermogenTot het eigen vermogen wordt gerekend de egalisatiereserve en bestemmingsreserves. Voor instellingen die structureel subsidie ontvangen van tenminste € 100.000 per jaar, dient in beginsel een algemene of egalisatiereserve aanwezig te zijn van tenminste 10% van het balanstotaal. De gemeente hanteert dit uitgangspunt ten behoeve van de continuïteit van de instellingen en daarmee het mogelijk maken van duurzame samenwerking met instellingen die subsidie ontvangen. Voor de bepaling van de beschikbare eigen middelen, als bedoeld in artikel 12, lid 1 van de Algemene subsidieverordening, wordt in beginsel een egalisatiereserve, die niet meer bedraagt dan 10% van het balanstotaal, buiten beschouwing gelaten. Het verschil tussen de gehanteerde norm van 10% en de werkelijke hoogte van egalisatiereserve kan aanleiding zijn voor college om hierover het gesprek aan te gaan met de instelling en tot nadere afspraken in deze te komen. Criteria die het college daarbij hanteert zijn de mate van afhankelijkheid van de gemeentelijke subsidie en de financiële risico´s van de instelling. Voor instellingen die structureel subsidie ontvangen van minder dan € 100.000 per jaar, dient in beginsel een egalisatiereserve aanwezig te zijn van tenminste 5% van het balanstotaal. Het vormen en in stand houden van deze reserve de verantwoordelijkheid van de instelling zelf. Incidenteel kan het college bij de beoordeling van de subsidieaanvraag inzicht vragen in de omvang van deze egalisatiereserve. Het verschil tussen de vaststelling en de werkelijke kosten kan ten laste worden gebracht van de egalisatiereserve, dan wel leiden tot een toevoeging aan de egalisatiereserve. De jaarlijkse toevoeging aan de egalisatiereserve bedraagt in beginsel niet meer dan 10% van de in dat jaar aan de instelling verstrekte subsidies. 1.14 Bestemmingsreserve Het college kan de gesubsidieerde instelling toestemming verlenen om bestemmingsreserves te vormen. Het college geeft instemming voor het vormen van een bestemmingsreserve, indien naar het oordeel van de het college de noodzaak hiertoe door de instelling is aangetoond. Voor de bepaling van de beschikbare eigen middelen, als bedoeld in artikel 12, lid 1 van de Algemene subsidieverordening, blijven bestemmingsreserves, voor zover het college daarvoor toestemming heeft verleend, buiten beschouwing. 1.15 VoorzieningenHet college kan de gesubsidieerde instelling toestemming verlenen voor het vormen van voorzieningen. Het college geeft hiervoor toestemming, indien de noodzaak hiertoe door de instelling is aangetoond. Als sprake is van eigendommen waarop wordt afgeschreven, is de instelling verplicht om het jaarlijkse afschrijvingsbedrag op de begroting op te nemen. Als de instelling eigenaar is van onroerend goed moet betreffende het onderhoud daarvan een voorziening groot planmatig onderhoud (buiten en binnen) worden opgesteld op basis van een door het college geaccordeerd meerjaren onderhoudsplan. De met instemming van het college gevormde voorzieningen mogen slechts worden aangewend voor het doel waarvoor ze zijn gevormd. Voor de bepaling van het eigen vermogen als bedoeld in artikel 12, lid 1 van de Algemene subsidieverordening, blijven voorzieningen voor zover deze met toestemming van het college zijn gevormd, buiten beschouwing. Toelichting: eigendommen en voorzieningenBij instellingen worden eigendommen niet altijd gelijkmatig afgeschreven en wordt niet altijd gespaard voor grote uitgaven, met als gevolg dat het vervangen van bijvoorbeeld inventaris vaak afhankelijk is van financiële meevallers, schenkingen of eenmalige, aanvullende subsidies van de gemeente. Om de zelfstandigheid en verantwoordelijkheid van de instellingen te benadrukken, kiezen we voor dit systeem. Toelichting: groot planmatig onderhoud onroerend goedOm de voorziening voor groot onderhoud op het vereiste niveau te brengen wordt de daartoe noodzakelijke dotatie structureel in de begroting opgenomen. Voor het toevoegen en onttrekken van middelen aan de voorziening is toestemming van het college nodig in het verlengde van artikel 4:71 Awb. Met deze procedure willen we voorkomen dat een instelling onvoldoende vermogen opbouwt om toekomstige uitgaven te financieren die onontkoombaar zijn en waarvan de uitgaven niet binnen de exploitatiebegroting van 1 jaar kunnen worden opgevangen. Hoofdstuk 2 Onderwijs, opvoeding & jeugdWerkveld : Peuterspeelzaalwerk (2.1) Relevantie nota´s : Visie 2006-2010, Bijna naar school Budget : € 364.0001Voor de periode tot en met augustus 2010 is incidenteel aanvullend budget beschikbaar gesteld voor het realiseren van ambitieniveau 1 op alle locaties., 2Voor de organisatie van peuterspeelzaal ´t Piraatje ontvangt SWN € 1.777 subsidie binnen het basisdeel welzijn; een beroepskracht t.b.v. peuterspeelzaalwerk op niveau 1 wordt gesubsidieerd via KMN Kind & Co. Subsidievorm : productsubsidie (jaarlijks) Instelling : KMN Kind & Co DoelstellingenHet samen spelen en elkaar ontmoeten van kinderen in de leeftijd van 2,5 tot 4 jaar. Het bevorderen van cognitieve, sociale en emotionele, motorische en creatieve ontwikkeling van kinderen in de leeftijd van 2,5 tot 4 jaar. Het signaleren van mogelijke achterstanden bij kinderen in de leeftijd van 2,5 tot 4 jaar. Het doen realiseren van voldoende aanbod peuterspeelzaalwerk in alle wijken op ambitieniveau 1. 2.1.1 Subsidiabele activiteiten/productenHet aanbieden van een voorziening aan kinderen van 2,5 tot 4 jaar, gedurende (in de regel) twee dagdelen van maximaal drie en een haf uur, gedurende ongeveer 40 weken per jaar, gericht op genoemde doelstelling. Voor dit aanbod gaan we uit van ambitieniveau 1. Inzet t.b.v. realiseren niveauverhoging van 0 naar 1 bij peuterspeelzaal ´t Piraatje (SWN). 2.1.2 SubsidiegrondslagenActiviteitenplan met productbegroting, waarbij onderscheid gemaakt wordt tussen 1) personeel 2) huisvesting, 3) activiteitenkosten, 4) overhead/organisatie, 5) afschrijvingen Budget/kosten per peuterspeelplaats. 2.1.3 Overige verplichtingenDe activiteiten moeten binnen de gemeente Nieuwegein worden aangeboden aan inwoners van Nieuwegein. De leiding van de peuterspeelzaalgroep berust bij een peuterspeelzaalleidster die qua opleiding en ervaring voldoet aan de voorwaarden zoals deze zijn opgenomen in de CAO Welzijn. De professionele/ betaalde leidster wordt geassisteerd door tenminste één volwassen hulpouder of vrijwilliger. Een peuterspeelzaalgroep telt 16 peuterspeelplaatsen tussen de 2,5 en 4 jaar. Er moet gestreefd worden naar een minimale gemiddelde bezettingsgraad op jaarbasis per groep van 92,5%. oIn bijzondere gevallen, een en ander ter beoordeling van het college, kan de gemiddelde bezettingsgraad per groep worden bijgesteld. De openstelling van het peuterspeelzaalwerk loopt qua aantal weken en qua periode gelijk met het basisonderwijs. Er wordt uitgegaan van twee dagdelen openstelling per week: Één ochtenddeel van tenminste 2,5 uur (maximaal 3,5 uur subsidiabel) Één middag van 2,5 uur Er is sprake van een pedagogisch werkplan. Er zijn reguliere contacten met het primair onderwijs, onder andere voor de overdracht van informatie over kinderen. De peuterspeelzaalvestigingen moeten een maal per jaar worden geïnspecteerd door de GGD. De professionele/ betaalde leidster moet in het bezit zijn van een verklaring omtrent het gedrag, afgegeven volgens de Wet justitiële gegevens. De subsidie wordt slechts verleend aan een professionele instelling die een vergunning heeft op basis van de ´Verordening kinderopvang Nieuwegein 1997´. De ouderbijdragen kennen een inkomensafhankelijk tarief. De te hanteren ouderbijdragen behoeven instemming van het college van B&W (artikel 4:71 Awb) Nadere afspraken en verplichtingen kunnen worden vastgelegd in de subsidiebeschikking. In 2010 vindt een evaluatie plaats van het peuterspeelzaalwerk. Hierin wordt ook de positie van ´t Piraatje (SWN) meegenomen. Werkveld : Onderwijsachterstandenbeleid/ VVE3Voor- en vroegschoolse educatie (2.2) Relevantie nota´s : Nota onderwijsachterstanden 2006-2010 Budget : tot augustus 2010 is (rijks)budget beschikbaar; de besteding van deze middelen tot augustus 2010 is vastgelegd in genoemde nota. Gemeentelijk aandeel in budget 2009 bedraagt € 24.508. Als meer bekend is over beschikbare budgetten vanaf augustus 2010 zullen de beleidsregels op dit punt worden geactualiseerd.Doelstellingen onderwijsachterstandenbeleidHet effectief en vroegtijdig aanpakken van onderwijsachterstanden (nadruk op voor- en vroegschoolse educatie en de totstandkoming van schakelklassen). Landelijk liggen er twee doelen voor gemeenten Op 1 augustus 2010 neemt op landelijk niveau 70% van de totale populatie van doelgroepkinderen deel aan voorschoolse educatie. Op 1 augustus 2010 hebben landelijk 36.000 leerlingen deelgenomen aan een schakelklas. Doelstellingen voorschoolse educatieHet bevorderen van samen spelen en ontmoeten van kinderen die behoren tot de doelgroepen van het onderwijsachterstandenbeleid. Het bevorderen van de ontwikkeling van deze kinderen. Het signaleren van mogelijke achterstanden bij deze kinderen en het terugdringen/ wegwerken van deze achterstanden. 2.2.1 Subsidiabele activiteiten/productenVoorschoolse educatie: lokale onderwijsactiviteiten die bijdragen aan genoemde doelstellingen. Het gaat om een aanbod van 4 dagdelen per week in verschillende peuterspeelzalen op ambitieniveau 2 (hierover zijn afspraken gemaakt met KMN Kind & Co voor de periode tot augustus 2010).4De verantwoordelijkheid voor de vroegschoolse educatie ligt bij de scholen zelf. Schakelklassen: voorbereiding en uitvoering (uitgevoerd door SSN). 2.2.3 Overige verplichtingenSubsidie wordt verleend aan professionele organisaties, waaronder schoolbesturen en welzijnsorganisaties. Bij de uitvoering van activiteiten op het gebied van vroegschoolse educatie en vermindering van taalachterstanden waarvoor de gemeente een beroep doet op rijksmiddelen zijn de voorwaarden zoals gesteld bij de betreffende rijksregeling van toepassing. Werkveld : Brede School (2.3) Relevantie nota´s : Nota Verder met de Brede School