Privacyreglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Tubbergen (Tubbergen)

Privacyreglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente TubbergenBurgemeester en wethouders van de gemeente Tubbergen; gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Tubbergen; besluit: vast te stellen het volgende Privacyreglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Tubbergen Hoofdstuk1Algemene bepalingen Artikel1Begripsbepalingen Dit reglement verstaat onder: - de wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494); - de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties; verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 3 februari 2002; - basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet; - aangehaakte gegevens: in de bevolkingsadministratie opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet; - bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens over de bevolking bestaande uit de basisadministratie en de aangehaakte gegevens; - verantwoordelijke: degene die zeggenschap heeft over de bevolkingsadministratie zijnde het college van B&W; - beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van het college van B&W is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie; - ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie van de gemeente is opgenomen; - ingezetene: de ingeschrevene op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van zijn vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen; - betrokkene: een ingezetene of een ingeschrevene; - afnemer: afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet; - binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente; - derde: elke andere persoon of instelling dan een afnemer en de ingeschrevene; - protocol: het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de bevolkingsadministratie aan een afnemer of derde; - telefoonboekgegevens: de gegevens als bedoeld in artikel 100 lid 2 van de wet; Artikel2Beheer van de bevolkingsadministratie Beheerder van de bevolkingsadministratie is het hoofd van de afdeling Publiekszaken. Artikel3Toepasselijke regelgeving 1.De bevolkingsadministratie wordt zoveel mogelijk als een geheel, onder toepassing van de wet, behandeld. 2.Ten aanzien van de onderwerpen waarover de wet en de Wet bescherming persoonsgegevens niet-gelijkluidende bepalingen hebben, wordt met betrekking tot de aangehaakte gegevens de Wet bescherming persoonsgegevens toegepast. Hoofdstuk2Doel en inhoud van de bevolkingsadministratie Artikel4Doelstellingen met betrekking tot de bevolkingsadministratie 1.De bevolkingsadministratie heeft tot doel: gegevens te verwerken ten behoeve van het verlenen van diensten aan burgers en het uitvoeren van bij of krachtens wet opgelegde taken; gegevens te verwerken ter uitvoering van de door het gemeentebestuur opgedragen taken; informatie te leveren aan afnemers en derden, slechts voorzover dezen daar recht op hebben. 2.De aangehaakte gegevens worden alleen gebruikt indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van gemeentelijke taken. Artikel5Categorieën van personen In de bevolkingsadministratie komen alleen gegevens voor van ingeschrevenen en ingezetenen van de gemeente Tubbergen. Artikel6Soorten van gegevens en de wijze van verkrijging 1.Naast de gegevens die op grond van de wet in de bevolkingsadministratie worden verkregen en op de in de wet vermelde wijze worden verkregen, kunnen worden opgenomen de aangehaakte gegevens zoals vermeld in bijlage

1. 2.Aangehaakte gegevens kunnen, voorzover zij niet zijn verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, worden verkregen door opgave van een ingeschrevene of van afnemers of derden in het kader van wettelijke bepalingen. Artikel7Verwijdering van opgenomen gegevens Verwijdering van gegevens uit de bevolkingsadministratie vindt plaats: op grond van bepalingen bij of krachtens de wet; op grond van een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke, indien de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de bevolkingsadministratie. Hoofdstuk3Bepalingen met betrekking tot de verstrekking van gegevens Artikel8Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie 1.Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie hebben: de beheerder en de medewerkers die werkzaam zijn bij de afdeling Publiekszaken; de aangewezen medewerkers van binnengemeentelijke afnemers. 2.De in bijlage 2 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. 3.Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen. Artikel9Systematische verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet op systematische wijze de gegevens worden verstrekt die zij nodig hebben voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. Zie hiervoor bijlage
2. Artikel10Systematische verstrekking aan buitengemeentelijke afnemers Aan buitengemeentelijke afnemers kunnen systematisch gegevens worden verstrekt op basis van een afzonderlijk besluit van de verantwoordelijke, mits zij deze gegevens niet reeds langs systematische weg verkrijgen krachtens een besluit van de Minister. Artikel11Andere verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op schriftelijk, mondeling, of telefonisch verzoek slechts gegevens worden verstrekt indien buiten twijfel is, ter beoordeling van de verantwoordelijke, dat het verzoek afkomstig is van een gemeentelijke afnemer en deze de gegevens nodig heeft ter vervulling van zijn taken. Artikel12Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder inlichtingen verstrekt. Artikel13Verbanden met andere gemeentelijke bestanden Op grond van een besluit van de verantwoordelijke kunnen aan een binnengemeentelijke afnemer gegevens uit de bevolkingsadministratie worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit beide bestanden. Artikel14Gegevensverstrekking aan vrije derden 1.Aan de rechtspersonen als bedoeld in artikel 100 van de wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens, desgewenst systematisch of in de vorm van selecties, worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang waarvoor de gegevens gevraagd worden. Zie hiervoor bijlage
3. 2.Aan natuurlijke personen als bedoeld in artikel 100 van de wet onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang van de aanvrager. 3.Aan vrije derden kunnen gegevens worden verstrekt als bedoeld in artikel 109 lid 1 van de wet onder de daar genoemde omstandigheden en voorwaarden. Artikel15Voorwaarden voor verstrekking 1.Teneinde voor een verstrekking in aanmerking te komen: dient uit een schriftelijk verzoek om verstrekking duidelijk te blijken voor welk doel en op welke grond de informatie gevraagd wordt; dient aangegeven te worden welke persoon of personen het verzoek behelst; dienen door de verantwoordelijke aan te geven bewijsstukken te worden overgelegd. 2.Voor alle verstrekkingen geldt dat zij niet mogen worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor zij zijn gedaan. Artikel16Terugmeldverplichting Binnengemeentelijke afnemers doen de beheerder op diens verzoek onverwijld mededeling van door hen geconstateerde afwijkingen tussen gegevens die zij uit de bevolkingsadministratie hebben gekregen en gegevens waarvan zij op andere wijze kennis hebben gekregen. Artikel17Protocollering De beheerder houdt gegevens bij inzake de gegevensverstrekkingen als bedoeld in de artikelen 6 en 110 van de wet. Hoofdstuk4Overige bepalingen Artikel18Beveiliging 1.De verantwoordelijke treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging. 2.De verantwoordelijke beschrijft de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot systeembeheer, applicatiebeheer, gegevensbeheer, informatiebeheer en privacybeheer. Artikel19Slotbepaling 1.Dit reglement wordt aangehaald als “GBA privacyreglement”. 2.Dit reglement treedt in werking één week na vaststelling. 3.in te trekken het reglement voor de gemeentelijke bevolkingsadministratie gemeente Tubbergen; 4.Het reglement ligt ter inzage in het gemeentehuis. Aldus vastgesteld in de vergadering van 2 november 2004 de secretaris, de burgemeester,drs. ing. G.B.J. Mensink, mr. M.K. StegersToelichting op het GBA privacyreglement van de gemeente Tubbergen De Wet GBA bepaalt dat de verstrekking van persoonsgegevens aan organen van de gemeente en verstrekkingen aan afnemers of derden buiten het GBA stelsel om in een eigen gemeentelijke regeling moet worden uitgewerkt. Bovendien heeft de gemeente een aantal persoonsgegevens aan de GBA “aangehaakt” voor gebruik binnen de gemeente. Naar aanleiding van de inwerkingtreding van de Wet Bescherming Persoonsgegevens per 1-9-2001 is het regiem met betrekking tot gegevensverstrekkingen vanuit de GBA ingeperkt. Per 1-9-2001 is het namelijk niet meer mogelijk aan commerciële instellingen, zoals bijvoorbeeld postorderbedrijven en/of incassobureaus persoonsgegevens te verstrekken. Artikel 100 van de Wet GBA geeft aan dat er buiten de verplichte en bijzondere derden, ook "vrije derden" zijn. Ten aanzien van de vrije derden heeft de gemeente een zekere mate van beleidsvrijheid, mits hierin is voorzien bij of krachtens verordening. De groep vrije derden is beperkt tot: rechtspersonen zonder winstoogmerk, voorzover de verstrekking noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen, waarbij wordt nagegaan of de verstrekking wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte, in een juiste verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en dit doel niet op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt; en natuurlijke personen, ten behoeve van een persoonlijk, niet-commercieel belang, met voorafgaande schriftelijke toestemming van de ingeschrevene van wie gegevens worden verstrekt. Door dit reglement in werking te laten treden voldoet de gemeente aan alle gestelde eisen op dit punt. Bijlage1 Aangehaakte gegevens zijn: Binnengemeentelijke afnemersindicaties Voogdijgegevens Onderzoeksgegevens Gegevens inzake systeembeheer en autorisaties Burgerlijke staat Bijlage2 Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid De volgende organisatie-onderdelen van de gemeente Tubbergen hebben toegang tot de basisadministratie: Organisatie onderdeel Wettelijk kader Gegevensset Afdeling Algemene, Personele en Juridische Zaken Toekennen van onderscheidingen en huwelijksjubilarissen. Wet 29/09/1815 Instelling van de Orde van de Nederlandse Leeuw Wet 29/9/1815 instelling van de Orde van Oranje-Nassau en het Besluit van 10 mei 1995, nadere regels Orde van de Nederlandse Leeuw. Naam, adres, woonplaats, geboortedatum, administratie- en sofinummer. Afdeling Financiën en Belastingen WOZ verordening; Art. 26 C en art. 29 van de Wet op de huursubsidie Art 216 Gemeentewet, Invorderingswet, Gemeentelijke WOZ verordening; Naam, adres, woonplaats, geboortedatum, administratie- en sofinummerr Afdeling Samenleving Artikel 19 van de Leerplichtwet en artikel 3 van de Leerplichtregeling
4. art.3, 7, lid2 en 69a Algemene Bijstandswet Naam, adres, woonplaats, geboortedatum, administratie- en sofinummer Publiekszaken Wet GBA, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen. Alle gegevens op PL en verwijsgegevens In het bijzonder gelden de volgende onderdelen die geraadpleegd kunnen worden: BCS – Globit BCS (Bouwvergunningen en Controle Systeem) BRS – Basis Registratie Systeem (Basis Registratie Systeem) DIS A – DIS Produktie (Documentair Informatie Systeem) GBA A – Koppeling BRS/VOA (Basis Registratie Systeem / Verzend- en Ontvangstsysteem) GKS A – Kadaster (Kadastraal systeem) HWS – Heffingen en Waarderingen (Heffingen en Waarderingen Systeem) KWS – VHS – Kwijtschelding (Kwijtschelding Systeem – Volledig Heffingen Systeem) MIL – Koppeling Milis-BRS (Milieu Basis Registratie Systeem) OIS – Civision Onderwijs (Onderwijs Informatie Systeem) SZS – SoZaWis (Sociale Zaken Systeem) VGS D – VGS (Voorzieningen Gehandicapten Systeem, D administratie (WVG)) VGS M – VGS Minimabeleid (Voorzieningen Gehandicapten Systeem, M administratie (minimabeleid)) VIS – VHS/Incasso (Volledig Incasserings Systeem /Volledig Heffings Systeem) Bijlage3Lijst van binnengemeentelijke afnemers en derden waaraan systematisch gegevens worden verstrekt uit de GBA Bijlage4VERSTREKKINGENTABEL GBA Wie Waarvoor Welke categorie Welke gegevens Geheimhouding Leges Advocaten Uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift. Voorbeeld: aanspannen gerechtelijke procedure (via dagvaarding door deurwaarder), start van een echtscheidings-procedure Verplichte derde Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift. Geheimhouding mogelijk. Moet een belangenafweging plaatsvinden waarbij betrokkene eerst wordt gehoord. Ja Advocaten Niet ter uitvoering van een avb. Voorbeeld: buitengerechtelijke incasso's, het sturen van betalingsherinneringen Commerciële instelling Geen gegevens verstrekken Financiële instellingen (banken, verzekeraars en beleggings-instellingen) Uitvoering van (aw). Voorbeeld: waken voor (banken/ overkreditering; deelname aan en raadpleging van kredietregistratie. (Let op: er moet uitdrukkelijk worden welke algemeen verbindend voorschrift het betreft) Verplichte derde Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift Geheimhouding mogelijk. Moet een belangenafweging plaatsvinden waarbij betrokkene eerst wordt gehoord. Ja Financiële instellingen (banken, verzekeraars en beleggings-instellingen) Buitengerechtelijke incassowerkzaamheden zoals het sturen van een betalingsherinnering, het opsporen van debiteuren. Commerciële instelling Geen gegevens verstrekken Financiële instellingen (banken, verzekeraars en beleggings-instellingen) Uitbetalen van de oudedagsvoorziening Bijzondere derde Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de taak Geheimhouding niet mogelijk beperkt Gerechts-deurwaarders Uitvoering van een publiekrechtelijke zoals genoemd in artikel 14 van het Deurwaardersreglement. Voorbeeld: betekenen dagvaardingen of gerechtelijke aanzeggingen, exploiten, ontruimingen Afnemer Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Geheimhouding niet mogelijk beperkt Gerechts-deurwaarders Uitvoering van een privaatrechtelijke deurwaarders taak. Voorbeeld: buitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voeren van een debiteuren-administratie Commerciële instelling Geen gegevens verstrekken Incassobureaus Buitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voeren van een debiteuren-administratie, sturen betalingsherinneringen, opsporen debiteuren Commerciële instelling Geen gegevens verstrekken Postorderbedrijven Buitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voeren van een debiteuren-administratie, sturen betalingsherinneringen, opsporen debiteuren Commerciële instelling Geen gegevens verstrekken Informatiebeheer Groep Uitvoering van een publiekrechtelijke taak zoals genoemd in de Wet op de Studiefinanciering Afnemer Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Geheimhouding niet mogelijk beperkt Notarissen Uitvoering van een publiekrechtelijke taak zoals genoemd in de Wet op het Notarisambt. Voorbeeld: verlijden authentieke akten, bewaringen en vervaardiging van afschriften Afnemer Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Geheimhouding niet mogelijk beperkt Notarissen Uitvoering van een privaatrechtelijke taak. Voorbeeld: buitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voeren van een debiteuren-administratie Commerciële instelling Geen gegevens verstrekken Semi overheidsinstanties zoals BD, RDW, SVB en politie Uitvoering publiekrechtelijke taak Afnemer Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Geheimhouding niet mogelijk beperkt Afdeling Publiekszaken andere gemeenten Uitvoering publiekrechtelijke taak Afnemer Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Geheimhouding niet mogelijk kosteloos Andere gemeenten Uitvoering publiekrechtelijke taak Afnemer Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Geheimhouding niet mogelijk beperkt Pensioenfondsen Uitvoering van de Pensioen- en Spaarfondsenwet Bijzondere derde Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de taak Geheimhouding niet mogelijk beperkt Zorgverzekeraars Uitvoering publiekrechtelijke taak. Let op: er moet uitdrukkelijk worden aangegeven voor welke publiekrechtelijke taak de gegevens worden gevraagd. Afnemer mits op lijst uitvoerings-organen ZFW en AWBZ Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Geheimhouding niet mogelijk Ja Zorgverzekeraars Uitvoering van een privaatrechtelijke taak. Voorbeeld: buitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voeren van een debiteuren-administratie Commerciële instelling Geen gegevens verstrekken Ziekenhuizen art. 68c1 Besluit bijzondere derde Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Geheimhouding niet mogelijk beperkt Door de overheid gesubsidieerde instellingen uitvoering van de gesubsidieerde taken vrije derde Telefoonboek-gegevens” (art. 100 lid 2) Geheimhouding mogelijk Ja Woningbouw-corporaties volkshuisvesting huursubsidie bestrijding illegale bewoning vrije derde Telefoonboek-gegevens Geheimhouding mogelijk Scholen verantwoording “cumi-faciliteiten” vrije derde Telefoonboek-gegevens Geheimhouding mogelijk Ja Verenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doel 1) zie hun statuten vrije derde Telefoonboek-gegevens Geheimhouding mogelijk Ja Wetenschappelijk onderzoekers wetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoek art.67 Besluit Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met het onderzoek Geheimhouding mogelijk Ja Kerk- en bijbel-genootschappen Ledenadministratie vrije derde Telefoonboek-gegevens Geheimhouding mogelijk Ja Bureaus Burgerlijke Stand, Bevolkingsregister en Verkiezingen van Ned. Antillen en Aruba uitvoering wettelijke taken afnemer Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Geheimhouding niet mogelijk Kosteloos Buitenlandse vertegenwoor-digingen h.t.l. Uitvoering internationale Overeenkomsten afnemer sui generis Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Geheimhouding niet mogelijk beperkt tenzij verdrag anders bepaalt Buitenlandse overheden uitvoering internationale overeenkomsten afnemer sui generis Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Geheimhouding niet mogelijk Beperkt, tenzij verdrag anders bepaalt Buitenlandse notarissen DOORVERWIJZEN NAAR DE NEDERLANDSE AMBASSADE IN HET BETREFFENDE LAND Natuurlijke personen toestemming betrokkene vrije derde Telefoonboek-gegevens Geheimhouding mogelijk. Betrokkene moet eerst zijn/haar toestemming verlenen. Ja Nutsbedrijven Commerciële instelling Geen gegevens verstrekken (buiten-gemeentelijke) Crematoria, begraafplaatsen uitvoering Wet op de Lijkbezorging Afnemer Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Geheimhouding niet mogelijk beperkt NIVRA uitvoering Wet op de Registeraccountants Afnemer Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Geheimhouding niet mogelijk beperkt Ambulancezorg ambulancezorg Afnemer Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Geheimhouding niet mogelijk beperkt Openbaar vervoer Controle (identificatieplicht) op zwartrijden Verplichte derde Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift Geheimhouding mogelijk. Moet een belangenafweging plaatsvinden waarbij betrokkene eerst wordt gehoord. Ja Plaatselijke peuterspeelzalen Aanschrijving ouders 2-jarigen vrije derde Telefoonboek-gegevens Geheimhouding mogelijk Stichting Welzijn ouderen Maatschappelijke participatie ouderen Verplichte derde Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift. Geheimhouding mogelijk. Moet een belangenafweging plaatsvinden waarbij betrokkene eerst wordt gehoord.