Archiefverordening (Edam-Volendam)

Archiefverordening Edam-Volendam 1997De raad der gemeente Edam-Volendam; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders de dato 4 september 1997, no. 90-’97; gelet op de artikelen 30, eerste lid, 31, 32 tweede lid van de Archiefwet 1995 en de Gemeenschappelijke Regeling Intergemeentelijk Samenwerkingsorgaan Waterland, gehoord de commissie Algemene Zaken; b e s l u i t : vast te stellen de volgende Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (ARCHIEFVERORDENING HOOFDSTUK1Algemene bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder; a.de wet: de Archiefwet 1995; b. gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet,voor zover behorende tot de gemeente; c. de archiefbewaarplaats: de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; d. de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde streekarchivaris in Waterland te Purmerend; e. beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; f. beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel; g. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt,verzonden, ontvangen en geraadpleegd; h. de regeling: Gemeenschappelijke Regeling Intergemeentelijk Samenwerkingsorgaan Waterland. HOOFDSTUKIIDe aanwijzing van de archiefbewaarplaats Artikel2 De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in het Streekarchief Waterland te Purmerend. HOOFDSTUKIIIDe zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Artikel3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel5,eerste lid Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. Artikel5,tweede lid Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende van welke bescheiden redelijke wijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel6 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel7 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast. HOOFDSTUKIVToezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel8 De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot: a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebracht archiefbescheiden; d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. HOOFDSTUKVSlotbepalingen Artikel9 De Archief en documentatieverordening Edam-Volendam 1986 is van rechtswege vervallen. Artikel10 Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 oktober 1997 en werkt terug tot en met 1 januari 1997. Artikel11 Deze verordening wordt aangehaald als "Archiefverordening Edam-Volendam 1997". Aldus besloten door de gemeenteraad van Edam-Volendam in zijn openbare vergadering op 11 september 1997. de secretaris, de voorzitter,