Richtlijnen voor het gebruik van de computersystemen (Zoeterwoude)

Richtlijnen voor het gebruik van de computersystemenRichtlijnen voor het gebruik van de computersystemen Gemeente Zoeterwoude Datum : 22 juni 2009 Voorwoord Dit document bevat de algemene gebruiksregels voor de computersystemen van de gemeente Zoeterwoude. Onder computersystemen wordt verstaan de Pc’s, de servers, het netwerk, de printers, PDA’s (Personal Digital Assistant), telefoon en andere randapparatuur en de bijbehorende software en gegevens. De doelgroep waarop deze gebruiksregels van toepassing zijn, zijn alle gebruikers van de gemeentelijke computersystemen, bestaande uit de Raad, de Griffie, het College, de ambtelijke organisatie en de externen partijen die werkzaam zijn op gemeentelijke systemen. Deze richtlijnen zijn een aanvulling op het Informatiebeveiligingsbeleid, het internet e-mail protocol en de notitie “privacy reglement”. Verantwoordelijkheden gebruikers Privacy Ieder persoon die gebruik maakt van het computersysteem krijgt een eigen user-account (inlognaam en wachtwoord) en is verantwoordelijk voor het geheim houden van zijn wachtwoord. De gebruiker is verantwoordelijk voor het misbruik dat op de systemen wordt gepleegd m.b.v. zijn of haar gebruikersnaam en wachtwoord. Werken op de systemen op iemand anders zijn account is niet wenselijk en wordt afgeraden. Software en Gegevens Het is gebruikers niet toegestaan om gemeentelijke software te kopiëren. Ook is het de gebruikers niet toegestaan om gemeentelijke of andere software te installeren. Deze verantwoordelijkheid is belegd bij technisch applicatiebeheer en systeembeheer van de Gemeente Zoeterwoude. Het is de gebruikers niet toegestaan om gemeentelijke gegevens zonder toestemming van de beheerder van die gegevens van het computersysteem te halen, te verwijderen of uit te leveren aan derden. Ter voorbeeld de beheerder van de persoons- en adresgegevens zijn de medewerkers van Burgerzaken. Kopiëren van gegevens is alleen toegestaan als dit in het kader van de uit te voeren werkzaamheden gebeurt. De gebruiker is verantwoordelijk voor naleving van deze regels en wordt hierop vanuit het gebruik van zijn of haar user-account (loginnaam en wachtwoord) aangesproken. De medewerker is eigenaar van zijn of haar user-account en is verantwoordelijk voor het gebruik maar ook misbruik dat m.b.v. deze loginnaam en wachtwoord wordt gepleegd. Systemen De computersystemen zijn eigendom van de Gemeente Zoeterwoude. De gebruikers van de systemen hebben het recht om deze systemen te gebruiken ter ondersteuning bij de uitvoering van hun werk voor de Gemeente Zoeterwoude. Uitgangspunt is dat de gebruiker van het computersysteem het systeem niet in gevaar mag brengen of andere gebruikers mag hinderen in de uitvoering van hun werk. De gebruiker is verantwoordelijk voor naleving van deze regels en wordt hierop vanuit het gebruik van zijn of haar useraccount op aangesproken. Richtlijnen beveiliging van user-account Daar bovenstaande richtlijnen en verantwoordelijkheden met betrekking tot het gebruik van de gemeentelijke computersystemen gerelateerd is aan de useraccount wordt hieronder beschreven waaraan men moet denken om het misbruik van de eigen account door een ander persoon tegen te gaan. Houdt uw wachtwoord en gebruikersnaam geheim. Type geen wachtwoord in als iemand anders met u mee kijkt. Verander uw wachtwoord regelmatig. Binnen het systeem wordt geregeld dat u, uw wachtwoord eens per twee maanden moet wijzigen. Deze wachtwoordwijziging zal automatisch worden afgedwongen. U krijgt minimaal vijf dagen van te voren, bij het inloggen, kennisgeving van het feit dat het wachtwoord gewijzigd dient te worden. Wanneer u verzuimt, na deze kennisgeving uw wachtwoord te wijzigen, zal na het verstrijken van de vijfdaagse periode niet kunnen worden ingelogd voordat u uw wachtwoord heeft gewijzigd. Gebruik geen persoonlijke gegevens als wachtwoord (naam partner, kinderen, enz.). Gebruik geen (gedeelte van

1. uw)accountnaam of uw naam. Zorg ervoor dat het nieuwe wachtwoord uit minimaal 6 karakters bestaat en karakters bevat van 3 van de 4 volgende categorieën: Hoofdletters (van A t/m Z) 2. kleine letters (van a t/m
2. z)3. Cijfers (0 t/m 9) 4. Non-alfabetische karakters (bijv. !, $, #, %). Het systeem zal controleren of het wachtwoord aan deze voorwaarden voldoet. Schrijf uw wachtwoord en gebruikersnaam niet op een zichtbare plaats op (geeltje op het beeldscherm) U wordt automatisch afgesloten van het systeem na het ingeven van 3 ongeldige wachtwoorden. Het gebruikersaccount kan hierna alleen worden vrijgegeven door een medewerker systeembeheer. Melding en Zwijgplicht Meldingsplicht De gebruikers hebben de verplichting om bij constatering of vermoeden van misbruik van het gemeentelijke computersysteem dit te melden aan hun afdelingshoofd. Tevens dienen geconstateerde beveiligingslekken of fouten in het computersysteem gemeld te worden aan de medewerkers van ICT, zodat er tijdig op ingegrepen kan worden. Voorbeelden van misbruik: Installeren van “illegale” software op het gemeentelijke computersysteem. Opslaan van gegevens en of foto’s op het computersysteem van de gemeente die racistisch, terroristisch of pornografisch van aard zijn. Opslaan van grote hoeveelheden van “vakantie”foto’s, films en ander privé materiaal die de schijfruimte van de gemeentelijke systemen substantieel belasten (25 mb of meer). Ter indicatie 150 mb aan schijfcapaciteit kost de gemeente € 400 per jaar! Gebruik maken van het useraccount van een ander persoon zonder zijn of haar toestemming en medeweten. Het kopiëren van vertrouwelijke gegevens (o.a. persoonsgegevens) zonder toestemming van de verantwoordelijke beheerder van de gegevens (Wet bescherming Persoonsgegevens). Verspreiden van racistisch, terroristisch en of pornografisch materiaal via het computersysteem en e-mail account van de gemeente Zoeterwoude. Door een gebruiker verkrijgen van toegang tot gemeentelijke gegevens waarvoor deze gebruiker geen toegang heeft (Wet computercriminaliteit) Zwijgplicht Bij het vermoeden van misbruik heeft de medewerker naast een meldingsplicht ook een zwijgplicht, dat het vermoeden van misbruik alleen besproken wordt met de mogelijke misbruiker en / of het afdelingshoofd van de vermoedelijke misbruiker. Consequenties van misbruik Misbruik van het gemeentelijke computersysteem kan leiden tot disciplinaire maatregelen en bij zeer zwaar misbruik tot strafontslag. Procedure bij misbruik Indien bij onderhoudswerkzaamheden van het systeem door ICT of door melding van een medewerker, een vermoeden is van misbruik, wordt hierover aan de leidinggevende gerapporteerd. Afhankelijk van de ernst van het vermoedelijke misbruik vindt na opdracht van de leidinggevende een “vermoedenonderzoek” plaats. Dit vermoedenonderzoek wordt op basis van de ernst van de situatie door ICT of door een externe partij uitgevoerd. Op basis van dit vermoedenonderzoek en het daaruit geconstateerde gebruik wordt een verslag gemaakt dat aan het afdelingshoofd wordt overhandigd. Op basis van het verslag neemt het afdelingshoofd verdere actie. VERKLARING: Ik verklaar dat ik op de hoogte ben van bovengenoemde richtlijnen en dat ik de computersystemen en informatie van de gemeente Zoeterwoude zal gebruiken zoals deze bedoeld zijn. Zoeterwoude, Datum: Naam medewerker: Handtekening medewerker: