Verordening gemeentelijke basisadministratie personen (Schagen)

Verordening gemeentelijke basisadministratie personenDe Raad van de gemeente Schagen; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schagen, 5 maart 2013, gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie personen en op de Wet bescherming persoonsgegevens; besluit vast te stellen: Inhoudsopgave Verordening gemeentelijke basisadministratie personen Artikel 1 Begripsbepalingen Artikel 2 Beheer van de GBA Artikel 3 Rechtstreeks toegang tot de GBA Artikel 4 Verstrekkingen uit de basisregistratie personen en toegang tot de GBA Artikel 5 Verstrekkingen aan vrije derden Artikel 6 Terugmeldplicht Artikel 7 Beveiliging Artikel 8 Slotbepalingen Toelichting op de modelverordening gemeentelijke basisadministratie personen Algemeen Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begripsbepalingen Artikel 2 Beheer Artikel 3 Rechtstreekse toegang tot de GBA Artikel 4a Verbanden met andere registraties Artikel 4b Binnengemeentelijke afnemers Artikel 4c Verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers Artikel 5 Verstrekking aan vrije derden Artikel 6 Terugmeldplicht Artikel 7 Beveiliging Artikel 8 Slotbepalingen Artikel1Begripsbepalingen Deze verordening verstaat onder: Wet GBA: Wet gemeentelijke basisadministratie personen; Verordening GBA: de verordening gemeentelijke basisadministratie personen; GBA: de gemeentelijke basisadministratie personen; Verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders; Beheerder: degene die op grond van de verordening GBA is aangewezen als beheerder; Ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA in de GBA van de gemeente is opgenomen; Afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht; Binnengemeentelijke afnemer: binnengemeentelijke afnemer als bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA; Derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene. Privacyreglement: privacyreglement voor de gemeentelijk basisadministratie personen van de gemeente Schagen; Beheerregeling: regeling op basis van artikel 14 van de Wet gemeentelijke basisadministratie personen waarin de verantwoordelijke het beheer, de dagelijkse zorg, kwaliteit en bijhouding van de basisadministratie heeft vastgelegd; Authentiek gegeven: een in de basisregistratie personen opgenomen gegeven dat bij wettelijk voorschrift en op grond van artikel 3 van de Wet GBA als authentiek wordt aangemerkt. Artikel2Beheer van de GBA 1.de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in de basisregistratie personen is het college van burgemeester en wethouders; 2.de verantwoordelijke stelt de beheerregeling op waarin het beheer, de dagelijkse zorg, kwaliteit en bijhouding van de basisadministratie is vastgelegd; 3.beheerder van de basisadministratie personen is het afdelingshoofd van de afdeling Klant Contact Centrum of elke andere functionaris die daarvoor door een besluit van de verantwoordelijke is aangewezen. Artikel3Rechtstreeks toegang tot de GBA Rechtstreekse toegang tot de GBA hebben: de beheerder; de door de beheerder aangewezen ambtenaren die werkzaam zijn op de afdeling Klant Contact Centrum; met inachtneming van artikel 88 en 89 Wet GBA de binnengemeentelijke afnemers ten behoeve van de eigen administraties voor de wat betreft de in het privacyreglement aangegeven gegevens. Artikel4Verstrekkingen uit de basisregistratie personen en toegang tot de GBA a. Verbanden met andere gemeentelijke registraties Burgemeester en wethouders regelen in het privacyreglement, op grond van artikel 96 van de Wet GBA met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, de verbanden tussen de basisadministratie en de andere gegevensverzamelingen van de gemeente. b. Binnengemeentelijke afnemers Burgemeester en wethouders regelen in het privacyreglement de verstrekking van authentieke gegevens uit de GBA aan binnengemeentelijke afnemers als gevolg van het verplichte gebruik op grond van artikel 3b van de Wet gemeentelijke basisadministratie personen, (zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 Wet GBA kunnen voldoen). c. Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben Burgemeester en wethouders regelen in het privacyreglement, met inachtneming van artikel 88 en 89 Wet GBA de systematische gegevensverstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreeks toegang hebben. Artikel5Verstrekkingen aan vrije derden 1.Burgemeester en wethouders kunnen gegevens uit de basisadminsitratie verstrekken in de gevallen als bedoeld in artikel 100, tweede lid Wet GBA ; 2.Zij stellen hiervoor nadere regels. Artikel6Terugmeldplicht 1.Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisadministratie, doet hiervan mededeling aan de verantwoordelijke. 2.De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan. 3.De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de kennisgeving van de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de wet GBA en de artikelen 62 en 63 van het besluit Gemeentelijke basisadministratie personen . Artikel7Beveiliging De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het door de verantwoordelijke vastgesteld beveiligingsplan. Artikel8Slotbepalingen Deze verordening treedt in werking op 1 januari

1. De Verordening gemeentelijke basisadministratie personen van de voormalige gemeente Schagen wordt ingetrokken; De Verordening gemeentelijke basisadministratie personen van de voormalige gemeente Harenkarspel wordt ingetrokken; De Verordening gemeentelijke basisadministratie personen van de voormalige gemeente Zijpe wordt ingetrokken; Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening gemeentelijke basisadministratie personen. De verordening ligt ter inzage bij de beheerder van de basisadministratie personen. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 23 april 2013 De voorzitter, De griffier, G.Westerink, E. van der Voorde Toelichting op de verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens AlgemeenVanaf 1 april 2007 is de wet GBA gewijzigd en gaat het formele traject in waarin de GBA dé basisregistratie personen is voor de overheid. Voor de binnengemeentelijke verstrekking van GBA-gegevens dient een verordening aanwezig te zijn. Deze verordening van de gemeente Schagen bevat, net als in de meeste gemeenten, ook een voorziening voor de verstrekking aan zogenaamde vrije derden, bedoeld in artikel 100 van de wet GBA. Deze verordening is opgesteld conform het gemeentelijk privacybeleid inzake de GBA waardoor de gemeente voldoet aan de vereisten, zoals gesteld in de Wet gemeentelijke basisadministratie personen bij het opstellen van deze verordening is uitgegaan van de aanpassingswet Wbp (Stb. 2001, 180) en de Wet bescherming persoonsgegevens (Stb. 2000, 302). De gemeenteraad dient de verordening vast te stellen en in werking te laten treden. Hieronder volgt een artikelsgewijze toelichting. De verordening bestaat uit een aantal onderdelen. Allereerst zijn er algemene bepalingen (artikel 1 tot en met 3), die gelden voor de GBA. Vervolgens worden de vereisten van de aanpassingswet Wbp uitgewerkt voor de Wet GBA (artikel 4 tot en met 6). Daarin worden alleen zaken geregeld waartoe de Wet GBA verplicht. Ten slotte zijn er overige- en slot bepalingen opgenomen in de artikelen 7 en
2. Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1 BegripsbepalingenIn dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. De verordening gaat alleen over de GBA. Artikel 2 BeheerBinnen artikel 2 is het beheer van de GBA beschreven. Voor de gemeente Schagen is het afdelinghoofd Klanten Contact Centrum belast zijn met de dagelijkse zorg voor de GBA. Het beheer is verder uitgewerkt in de beheerregeling. Op grond van artikel 14 van de Wet GBA dient deze beheerreglening aanwezig te zijn. Het is de verantwoordelijkheid van het college van B&W om de beheerregeling op te ( laten) stellen en te beheren. Artikel 3 Rechtstreekse toegang tot de GBARechtstreekse toegang wil zeggen: het via een 'on line verbinding' kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. Onderdeel a en b regelen de toegang van de beheerder en de ambtenaren van het KCC tot de GBA. Onderdeel c regelt de toegang voor binnengemeentelijke afnemers, het doel van de toegang en welke gegevens beschikbaar zijn. Artikel 4a Verbanden met andere registratiesDe Wet GBA verplicht tot het benoemen van de verbanden die in de gemeente zijn aangelegd tussen de verschillende administraties. Op grond van dit artikel vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA aan andere binnengemeentelijke systemen plaats door middel van het digitaal verstrekken van gegevens. Het aanleggen van verbanden hangt samen met het gemeentelijk informatiebeleid. Voor een belangrijk deel vindt de gegevensverstrekking plaats via een Gegevensmakelaar. In het pravacyrelement is vastgelegd welke gegevens worden verstrekt. Artikel 4b Binnengemeentelijke afnemersHet college van Burgemeester en wethouders regelen in het privacyreglement de systematische verstrekking van gegevens uit de GBA aan binnengemeentelijke afnemers alsmede de toegang tot de basisadministratie. Artikel 4c Verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemersAan binnengemeentelijke afnemers kunnen wel 'systematisch' gegevens worden verstrekt zonder hun rechtstreekse toegang tot de GBA te geven. In dit verband kan worden gedacht aan periodieke selecties. Deze verstrekkingen moeten eveneens inzichtelijk worden gemaakt in de verordening. Ook hiervoor gelden de vereisten van de Wet GBA. Voor verstrekkingen op papier is reeds een voorziening getroffen in de Wet GBA. Artikel 5 Verstrekking aan vrije derdenIn dit artikel worden de verstrekkingen die de raad wil toestaan op grond van artikel 100 Wet GBA, geregeld. Dat zijn de verstrekkingen aan 'vrije derden'. Hier mogen alleen derden worden opgenomen en gegevens aan hen worden verstrekt als wordt voldaan aan de eisen die artikel 100 Wet GBA stelt. Deze voorwaarden zijn: Er mogen geen gegevens worden verstrekt aan rechtspersonen met winstoogmerk, met andere woorden: commerciële instellingen. In de gemeentelijke verordening moet per (categorie) vrije derde(n) het doel van de verstrekking worden aangeven. Verstrekkingen kunnen alleen plaatsvinden voorzover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene dan wel van de rechten of vrijheden van anderen. Nagegaan moet worden of de verstrekking gerechtvaardigd is door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op een minder ingrijpende wijze te bereiken zijn. Elke verstrekking moet worden getoetst op proportionaliteit en subsidiariteit. Bij verstrekkingen aan organisaties buiten de Europese Unie moet men nagaan of het beschermingsniveau voor verwerking passend is. Of landen een passend beschermingsniveau bieden, zal in voorkomende gevallen worden nagevraagd bij het College Bescherming persoonsgegevens. Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist. Mogelijke categorieën voor verstrekkingen zijn: door de gemeente gesubsidieerde instellingen, zoals verenigingen; vakbonden; ouderenbonden; stichtingen met een maatschappelijk doel. Alleen de volgende gegevens mogen worden verstrekt: 'algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden'. Artikel 6 TerugmeldplichtDe GBA is de gemeentelijke basisadministratie voor personen. De gemeente is verplicht om bij correspondentie met en over haar inwoners de in de GBA vastgelegde gegevens te gebruiken. Als tijdens het gebruik van gegevens twijfel over de juistheid ontstaat over de juistheid van de in de GBA- vastgelegde gegevens dan dient te worden onderzocht wat de juiste gegevens zijn door middel van het doen van een zogenaamde terugmelding. Een goede adequate behandeling van een terugmelding is van groot belang voor de kwaliteit van de GBA. Overeenkomstig artikel 62, vierde lid, van de wet GBA geeft deze verordening onder andere nadere regels omtrent de terugmelding door de binnengemeentelijke afnemers aan de GBA en nadere regels omtrent de kennisgeving door de verantwoordelijke aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding. Artikel 7 BeveiligingArtikel 31 Besluit GBA stelt dat er voldoende voorzieningen van technische en organisatorische aard getroffen moeten zijn ter beveiliging van de in de GBA vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens. Het daarin gestelde kunt u uitsplitsen naar de volgende aandachtsgebieden: Het systeem dan wel de methode voor het ontwikkelen, uitvoeren, meten dan wel controleren en bijsturen van beveiligingsmaatregelen; de maatregelen van technische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen; de maatregelen van organisatorische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen. Voor de GBA moet een beveiligingsplan in ieder geval voldoen aan de eisen die het Logisch Ontwerp stelt. Artikel 8 SlotbepalingenArtikel 8 bevat bepalingen over de intrekking van de oude verordeningen van de gemeenten Harenkarspel, Schagen en Zijpe, de datum van inwerkingtreding, citeertitel en de terinzagelegging.