Verordening op de uitgangspunten van het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiele organ

Verordening op de uitgangspunten van het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiele organisatie van de gemeente NoordwijkFinanciële verordening 2008 gemeente Noordwijk 30 oktober 2008 Besluit van de raad van de gemeente Noordwijk van 30 oktober 2008 (De Zeekant van .. november 2008) De raad der gemeente Noordwijk, gelezen de voordracht van het college van burgemeester en wethouders dd. 17 juli 2008, inzake vaststelling verordening ex art. 212 GW gelet op artikel 212 van de Gemeentewet, BESLUIT: vast te stellen de navolgende: Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Noordwijk (Financiële verordening 2008 gemeente Noordwijk) Hoofdstuk

1. Inleidende bepalingen Artikel
2. Definities Voor de gehanteerde begrippen in deze verordening gelden de definities uit de Gemeentewet, de wet Fido, het besluit Begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en het besluit Accountantscontrole provincies en gemeenten. Voorts wordt in deze verordening verstaan onder: a. afdeling iedere eenheid binnen de organisatie van de gemeente Noordwijk die als zodanig in het Organisatiebesluit van de gemeente is aangewezen. b. administratie het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Noordwijk en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. c. cluster een onderdeel van een (begrotings- of rekening)programma, bestaande uit een (samenstel van een aantal samenhangende) product(en) van de productenbegroting / -rekening. d. autorisatieniveau het niveau waarop de gemeenteraad het college van burgemeester en wethouders machtigt om voor een bepaald jaar verplichtingen aan te gaan en uitgaven te doen voor een bepaald doel. Hoofdstuk
3. Begroting en verantwoording Artikel
4. Planning- & controlcyclus Voor de aanvang van een begrotingsjaar biedt het college van burgemeester en wethouders de raad ter kennisname een planning aan met daarin de data voor de aanbieding / vaststelling van de kadernota, de tussentijdse rapportages, de begroting met investeringsplan en meerjarenbegroting, en de jaarstukken. Artikel
5. Kaders begroting
6. De gemeenteraad stelt, volgens de planning bedoeld in artikel 2, een document vast waarin de beleidskaders voor de volgende begrotingsjaren binnen de lopende raadsperiode zijn beschreven: de Kadernota. Daarbij wordt door het college van burgemeester en wethouders een prognose gevoegd van de baten en lasten, samenhangende met deze kaders.
7. Waar meerjarige onderhoudsplannen door de raad zijn vastgesteld, worden die als basis gehanteerd voor de ramingen van onderhoudsbudgetten in de ontwerpbegroting. Artikel
8. Programma-indeling
9. De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode de programma-indeling van de begroting en de jaarstukken vast.
10. De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode –op basis van de door het college van burgemeester en wethouders aan de programma’s toegewezen producten– de onderverdeling van de programma’s in clusters vast.
11. De raad stelt –op voorstel van het college van burgemeester en wethouders– per programma relevante indicatoren vast voor het meten van de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijk beleid, en voor het afleggen van verantwoording daarover. Artikel
12. Inrichting begroting en jaarstukken
13. Bij de begroting worden onder elk van de programma’s de geraamde lasten en baten per cluster weergegeven. Bij de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de gerealiseerde lasten en baten per cluster weergegeven.
14. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt een overzicht van nieuw voorgenomen investeringen voor een periode van vier jaren weergegeven: het Investeringsplan.
15. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde kredieten weergegeven. Artikel
16. Autorisatie begroting, investeringskredieten en begrotingswijzigingen
17. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de lasten en de baten van binnen de programma’s benoemde clusters.
18. Bij de begrotingsbehandeling biedt het college van burgemeester en wethouders de raad tevens het investeringsplan voor de komende vier begrotingsjaren aan, met het voorstel om met dit plan in te stemmen. Voor elk voornemen wordt op een later tijdstip een afzonderlijk voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet aan de raad aangeboden.
19. Bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad doet het college van burgemeester en wethouders voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten en zonodig voor bijstelling van het beleid.
20. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen legt het college van burgemeester en wethouders vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor. Artikel
21. Tussentijdse rapportages
22. Op de tijdstippen als bedoeld in de planning in artikel 2 informeert het college van burgemeester en wethouders de raad door middel van tussentijdse rapportages (genoemd de Voorjaarsnota en de Najaarsnota) over de realisatie van de begroting in de voorliggende maanden van het lopende boekjaar.
23. De tussentijdse rapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en (zonodig) de bijstelling van het beleid en (zonodig) een overzicht met de bijgestelde ramingen van: a. de baten en lasten per cluster binnen elk programma b. de algemene dekkingsmiddelen c. het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a. en b. d. de (voorgenomen) toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves per programma e. het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c. en d. alsmede de realisatie en de raming van de uitputting van de investeringskredieten.
24. In de tussentijdse rapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van clusters binnen elk programma en van investeringskredieten toegelicht. Daarbij zijn de bepalingen in de budgethoudersregeling van toepassing.
25. In de Voorjaarsnota worden –ter vaststelling door de gemeenteraad– de uitgangspunten voor het opstellen van de ontwerp(meerjaren-)begroting voor de volgende jaren beschreven.
26. Indien nodig biedt het college van burgemeester en wethouders in december van elk kalenderjaar de raad een nota aan (genoemd de decembernota), waarin wordt voorgesteld om voor de afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van baten en lasten een begrotingswijziging vast te stellen. Artikel
27. Informatieplicht Het college van burgemeester en wethouders informeert de raad vooraf over een voornemen om nieuwe meerjarige verplichtingen aan te gaan waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 25.000 Hoofdstuk
28. Financieel beleid Artikel
29. Waardering & afschrijving vaste activa
30. Kosten voor het afsluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio worden niet geactiveerd, en direct ten laste van de exploitatie gebracht.
31. Activa met economisch nut en een nader –door het college van burgemeester en wethouders– te bepalen verkrijgingsprijs worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd; er wordt niet op afgeschreven.
32. Het college van burgemeester en wethouders stelt in een afzonderlijke nota regels vast voor te hanteren afschrijvingspercentages voor materiële vaste activa met economisch nut.
33. Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden, onder aftrek van bijdragen van derden, ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan bij raadsbesluit wordt afgeweken, wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere door de raad te bepalen tijdsduur. Artikel
34. Voorziening voor oninbare vorderingen
35. Voor openstaande vorderingen betreffende belastingen, rechten en heffingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historisch percentage van oninbaarheid.
36. Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op oninbaarheid van de openstaande vorderingen, ouder dan 3 maanden. Artikel
37. Reserves en voorzieningen
38. Jaarlijks, gelijktijdig met de in artikel 3 genoemde Kadernota, biedt het college van burgemeester en wethouders de raad een (bijgestelde) nota reserves en voorzieningen aan. Met het vaststellen van de nota bepaalt de raad de kaders voor de vorming van reserves en voorzieningen. De nota behandelt: a. de vorming en besteding van reserves b. de vorming en besteding van voorzieningen c. de toerekening en verwerking van rente over de reserves en voorzieningen
39. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven: a. het specifieke doel van de reserve b. de voeding van de reserve c. de maximale hoogte van de reserve d. de maximale looptijd van de investering / de reserve
40. Indien een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, doet het college van burgemeester en wetyhouders een voorstel aan de raad om de bestemmingsreserve vrij te laten vallen en aan de algemene reserve toe te voegen. Artikel
41. Kostprijsberekening
42. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van werken, leveringen en diensten en bij de bepaling van tarieven voor rechten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.
43. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.
44. De omslagrente voor de rentetoerekening aan de activa wordt bepaald op het bij de begroting vastgestelde rentepercentage. Artikel
45. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen
46. Het college van burgemeester en wethouders doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen, rechten, heffingen en leges.
47. Het college van burgemeester en wethouders biedt de raad eens in de 4 jaar ter vaststelling een nota aan met betrekking tot de kaders voor de prijzen voor de verhuur en verkoop van onroerende goederen en voor de prijzen van overige gemeentelijke diensten, leveringen en werken.
48. De besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen c.q. het wijzigen van bestaande prijzen worden ter kennisname aan de raad aangeboden. Artikel
49. Financieringsfunctie
50. Het college van burgemeester en wethouders draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor: a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting te kunnen uitvoeren b. het beheersen van de aan de financieringsfunctie verbonden rente-, koers- en kredietrisico’s c. het zoveel mogelijk beperken van de kosten van geldleningen en het bereiken van voldoende rendement op uitzettingen d. het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities
51. Het college van burgemeester en wethouders stelt regels op ter uitvoering van de financieringsfunctie en legt deze regels vast in een treasurystatuut. Het college van burgemeester en wethouders zendt het treasurystatuut ter kennisgeving aan de raad. Hoofdstuk
52. Financieel beheer en Interne controle Artikel
53. Administratie De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij dienstbaar is voor: a. het sturen en beheersen van activiteiten en processen in de gemeentelijke organisatie als geheel en in de afdelingen; b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, e.d.; c. het verschaffen van informatie over uitputting van toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties; d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijk beleid; e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving. Artikel
54. Interne controle Het college van burgemeester en wethouders zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college van burgemeester en wethouders maatregelen tot herstel. Artikel
55. Misbruik en oneigenlijk gebruik Het college van burgemeester en wethouders zorgt voor regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, en legt deze regels vast. Hoofdstuk
56. Financiële organisatie Artikel
57. Financiële organisatie Het college van burgemeester en wethouders zorgt voor: a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van gemeentelijke taken aan de afdelingen; b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd; c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van toegekende budgetten en investeringskredieten; d. de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie; e. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen; f. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan producten van de productenraming en de productenrealisatie. en legt dit vast. Artikel
58. Inkoop en aanbesteding Het college van burgemeester en wethouders zorgt voor interne regels voor de inkoop en voor de aanbesteding van werken, leveringen en diensten, en legt deze regels vast. Artikel
59. Subsidieverstrekking en steunverlening Het college van burgemeester en wethouders zorgt voor interne regels voor de toekenning van subsidies en de steunverlening aan ondernemingen en instellingen, en legt deze regels vast. Hoofdstuk
60. Slotbepalingen Artikel
61. Intrekken oude verordening De “Financiële verordening 2004 gemeente Noordwijk”, vastgesteld bij raadsbesluit van 28 oktober 2003, wordt ingetrokken. Artikel
62. Inwerkingtreding
63. Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar
65. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere jaren, voor zover ze zijn opgemaakt en vastgesteld vóór de inwerkingtreding van deze verordening, worden geacht te voldoen aan de bepalingen van deze verordening. Artikel
66. Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening 2008 gemeente Noordwijk”. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 30 oktober
67. , voorzitter. , griffier.