Regeling reis- en verblijfkosten Kempengemeenten 2011 (Samenwerking Kempengemeenten)

Regeling reis- en verblijfkosten Kempengemeenten 2011Reis- en verblijfkosten (dienstreizen) Regeling reis- en verblijfkostenvergoeding Artikel 1 Begripsomschrijvingen Artikel 2 Toestemming Artikel 3 Begin en einde van de dienstreis Artikel 4 Vergoedingen reiskosten Artikel 5 Vergoeding verblijfkosten Artikel 6 Vergoeding in verband met extra reis- en/of verblijf Artikel 7 Declaraties Artikel 8 Onvoorziene gevallen Artikel 9 Inwerkingtreding en overgangsbepalingen Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder: Medewerker: de ambtenaar als bedoeld in artikel 1:1 lid 1 sub a van de CAR/UWO; Dienstreis: reis die direct voortvloeit uit de taakstelling van de medewerker of die hem expliciet wordt opgedragen; Standplaats: de gebruikelijke plaats van tewerkstelling van waaruit de medewerker zijn werkzaamheden verricht; Afdelingshoofd P&O: het hoofd van de afdeling Personeel en Organisatie van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten (GRSK). De medewerker heeft voor het maken van een dienstreis toestemming nodig van zijn leidinggevende. De standplaats is het begin- en eindpunt van de dienstreis. De medewerker plant, indien mogelijk, de dienstreis zodanig dat deze zowel wat betreft kosten als tijd vanuit werkgeversoogpunt optimaal is. Als dat aan de orde is, dan kan afgeweken worden van het gestelde in het vorige lid. De dienstreizen dienen met de goedkoopste vorm van openbaar vervoer te worden gemaakt. De bewijsstukken van de gemaakte kosten worden met de declaratie ingeleverd. Indien het gebruik van openbaar vervoer niet mogelijk of doelmatig is mag de medewerker gebruik maken van een eigen vervoermiddel, een en ander ter bepaling van zijn leidinggevende. De kosten worden vergoed overeenkomstig en met inachtneming van de desbetreffende bepalingen in de Reisregeling Binnenland. Indien het gebruik van openbaar vervoer wel mogelijk en doelmatig is, dan kan de leidinggevende in bijzondere gevallen het gebruik van een eigen vervoermiddel toestaan. De kosten worden vergoed overeenkomstig en met inachtneming van de desbetreffende bepalingen in de Reisregeling Binnenland. In afwijking van de Reisregeling Binnenland komen parkeerkosten in aanmerking voor vergoeding met dien verstande dat deze conform de belastingregelgeving belast worden ten laste van de medewerker. Burgemeester en wethouders danwel het dagelijks bestuur van de Samenwerking Kempengemeenten kunnen in bepaalde gevallen een vaste vergoeding toekennen indien er sprake is van een vrijwel permanent gebruik van een eigen vervoermiddel voor dienstdoeleinden. De in verband met een dienstreis gemaakte verblijfkosten worden vergoed overeenkomstig en met inachtneming van de desbetreffende bepalingen in de Reisregeling Binnenland. Indien de medewerker met toestemming van de leidinggevende meer dan eenmaal per dag naar zijn standplaats moet reizen, wordt die tweede reis als dienstreis aangemerkt. Indien de medewerker met toestemming van de leidinggevende als gevolg van een verlenging van de ingeroosterde tijd met minimaal twee uren, niet in staat is zijn avondmaaltijd thuis te gebruiken, worden de kosten van de avondmaaltijd vergoed. Artikel 5 is van overeenkomstige toepassing. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de inhoudelijke controle op de ingediende declaraties. Het afdelingshoofd P&O bepaalt de wijze waarop de declaraties worden ingediend en vergoed. In gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, kan het afdelingshoofd P&O een bijzondere voorziening treffen. Deze regeling kan aangehaald worden als “Regeling reis- en verblijfkostenvergoeding Kempengemeenten 2011” en treedt in werking met ingang van 1 november

1. Tegelijk met de inwerkingtreding van deze regeling komen alle andere regelingen en besluiten op het gebied van vergoeding of tegemoetkoming van reis- en verblijfkosten te vervallen. Het betreft de “Regeling reis- en verblijfkosten Bladel” aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van Bladel bij besluit van 25 februari 1997; de “Algemene regelen met betrekking tot de vergoeding van reis- en verblijfkosten ter zake van reizen in het belang van de dienst” aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van Eersel bij besluit van 4 november 1997 en de “Vergoedingsregeling reis- en verblijfkosten Reusel – De Mierden” aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van Reusel-De Mierden bij besluit van 27 januari
2. Hier niet genoemde regelingen of besluiten die betrekking hebben op hetzelfde onderwerp worden geacht te zijn ingetrokken met de inwerkingtreding van deze regeling. Vastgesteld 28 september 2011 Algemene en artikelsgewijze toelichting Uitgangspunt is dat de kosten van een dienstreis die direct voortvloeien uit de taakstelling van de medewerker vergoed worden. De regeling is algemeen van opzet. Voorkomen is dat allerlei details zijn opgenomen. Het is in de praktijk aan de medewerker en zijn leidinggevende om hierover, zonodig, heldere afspraken te maken. In de regeling is bijvoorbeeld niet opgenomen dat voor de dienstreis vooraf toestemming nodig is van de leidinggevende. Praktijk is dat voor dienstreizen zelden vooraf expliciet toestemming van de leidinggevende wordt gevraagd/verkregen. Veelal is dat ook niet nodig. Uitgegaan mag worden van de taakvolwassenheid van elke medewerker. Uitgangspunt is dat de dienstreis zo optimaal mogelijk gepland wordt, zowel in tijd als in kosten. Daarbij geldt dat de standplaats het begin- en eindpunt van de reis vormt. Dit is niet van toepassing als bijvoorbeeld de reis vanuit de woning gemaakt wordt of daarnaar wordt teruggekeerd aan het einde van de dienstreis. Lid 1 beschrijft de goedkoopste vorm van openbaar vervoer. Voorbeeld: de medewerker wordt geacht tweedeklas te reizen in plaats van eersteklas. Lid 2 en lid 3 benoemen de doelmatigheid van het openbaar vervoer. Met doelmatigheid wordt bedoeld dat het gebruik van openbaar vervoer en het gebruik van een eigen vervoersmiddel in verhouding blijft. Voorbeeld: indien de dienstreis met openbaar vervoer 2 uur kost en dezelfde dienstreis kost een half uur met eigen vervoer, is het gebruik van het openbaar vervoer niet doelmatig. Deze doelmatigheid is altijd ter beoordeling aan de leidinggevende. In de Reisregeling Binnenland komen parkeerkosten niet in aanmerking voor vergoeding omdat deze geacht worden te zijn opgenomen in de kilometervergoeding. Omdat in onze regio vervoer per openbaar vervoer veelal minder doelmatig is, wordt het redelijk geacht de parkeerkosten wel te vergoeden. Fiscaal echter zijn deze belast. Deze belasting komt voor rekening van de medewerker. Eventuele verblijfkosten worden vergoed conform de Reisregeling Binnenland. Als een lunch is inbegrepen bij een dienstreis, kunnen uiteraard niet apart lunchkosten worden gedeclareerd. Dit is ter toetsing aan de leidinggevende (artikel 7 lid 1). Er wordt vanuit gegaan dat een medewerker één- of tweemaal daags naar de standplaats gaat. Dit behoort tot het normale woon-werkverkeer. Incidenteel kan het voorkomen dat een medewerker, bijvoorbeeld bij een avondvergadering, extra moet komen. In die gevallen komt dat woon-werkverkeer voor vergoeding in aanmerking. Indien de medewerker niet in staat is om naar huis te gaan, komt de avondmaaltijd voor vergoeding in aanmerking. Verschillende artikelen verwijzen naar de Reisregeling Binnenland. De onderstaande link geeft de meest recente versie van de Reisregeling Binnenland weer. http://wetten.overheid.nl/BWBR0005912