Kilometervergoeding woon- en werkverkeer bij huisbezoeken medewerkers Sociale Zaken (Heemstede)

Kilometervergoeding woon- en werkverkeer bij huisbezoeken medewerkers Sociale Zaken Inleiding Vanaf september 2010 mogen de (senior) consulenten Sociale Zaken en de senior consulenten zorg de kilometers woon-werkverkeer naast de dienstreiskilometers declareren in enkele uitzonderlijke situaties. Voor de inhoud van deze regeling verwijs ik u naar de bijgevoegde memo "Declareren woon-werkverkeer bij dienstreizen door medewerkers Sociale Zaken". Destijds heeft het DO besloten om deze regeling bij wijze van proef goed te keuren om op een later tijdstip te kijken of dit voor de betrokkenen en voor de werkgever een acceptabele oplossing was. Deze evaluatie heeft echter nooit plaatsgevonden. Evaluatie Navraag bij de afdeling Sociale Zaken leert dat de medewerkers tevreden zijn met de geboden oplossing. Er zijn geen bezwaren meer om met de eigen auto naar Heemstede te komen op de dagen dat men een huisbezoek doet in één van de omliggende gemeenten. Voor de werkgever waren de onzekere kosten een reden om deze regeling in eerste instantie tijdelijk goed te keuren. De meerkosten van deze afspraak bedragen gemiddeld € 1.000 op jaarbasis. Gevraagde beslissing Definitief vaststellen dat de (senior) consulenten Sociale Zaken en de (senior) consulenten zorg hun woon-werkkilometers mogen declareren als zij Op huisbezoek gaan in de gemeenten Bloemendaal (Bloemendaal, Aerdenhout, Bennebroek) of Haarlemmerliede en Spaarnwoude. In opdracht van de werkgever werken bij het Loket Bloemendaal of het Loket Haarlemmerliede en Spaarnwoude. Vastgesteld door het directieoverleg gemeente Heemstede d.d. 28 november 2012 Bijlage1Declareren woon-werkverkeer bij dienstreizen door medewerkers Sociale Zaken 2009 Inleiding De (senior) consulenten Sociale Zaken en senior consulenten zorg van de afdeling Sociale Zaken dienen geregeld huisbezoeken af te leggen. In het kader van de Wet Werk en Bijstand (WWB) wordt bijvoorbeeld de rechtmatigheid van aanvragen voor levensonderhoud of aanvragen voor inrichtingskosten door asielzoekers gecontroleerd. Ook in het kader van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) worden huisbezoeken afgelegd in verband met aanvragen voor bijvoorbeeld woningaanpassingen, vervoersvoorzieningen of hulp bij het huishouden. De huisbezoeken worden afgelegd in drie gemeenten, Haarlemmerliede en Spaarnwoude, Bloemendaal en Heemstede. Men verplaatst zich te voet, per fiets of met de eigen auto. Omdat een deel van de huisbezoeken op een vrij grote afstand van Heemstede wordt afgelegd is het gebruik van de eigen auto wenselijk. De medewerker is dan snel weer terug op het Raadhuis en hierdoor wordt efficiencywinst geboekt. Het gebruik van een privé-auto voor dienstreizen is niet verplicht. Op vrijwillige basis biedt een medewerker de auto aan voor zakelijk gebruik. Huisbezoek in het kader van de WWB vindt bijna altijd met twee personen plaats, bij de WMO komt het vaker voor dat de medewerker alleen op huisbezoek gaat. Probleem Het afdelingshoofd Sociale Zaken en het hoofd Bureau Werk, Inkomen en Zorg merken dat het steeds lastiger wordt om noodzakelijke en deels beleidsmatig verplichte onderzoeken in de woonplaats en de woning van cliënten te verrichten omdat het aanbod van privé-auto's kleiner wordt. Een aantal consulenten is niet snel bereid om met de auto te komen als de kilometers tussen de woning en het Raadhuis niet worden vergoed. Voor dit deel van de consulenten geldt dat zij normaalgesproken op de fiets komen en dus ook de woon-werkkilometers als extra kosten zien. Deze kosten worden niet vergoed, wat door de medewerkers als onrechtvaardig wordt ervaren. Voor de organisatie is dit ook een probleem. Als het noodzakelijke aantal huisbezoeken niet afgelegd kan worden is er een grotere kans dat uitkeringen onterecht verstrekt worden, en daar zitten weer nadelige financiële gevolgen aan vast. Oplossing Om het gebruik van de eigen auto te stimuleren kan aan de (senior) consulenten Sociale Zaken en de senior consulenten zorg toegestaan worden om de kilometers woon-werkverkeer naast de dienstreiskilometers te declareren. Deze uitzondering wordt gemaakt in de volgende situaties: Als de medewerker op huisbezoek gaat in de gemeenten Bloemendaal (Bloemendaal, Aerdenhout, Bennebroek) of Haarlemmerliede en Spaarnwoude. Als de medewerker werkt bij het Loket Bloemendaal of het Loket Haarlemmerliede en Spaarnwoude. Voor huisbezoeken binnen de gemeente Heemstede kan de medewerker gebruik maken van de dienstfiets. Deze huisbezoeken hoeven niet meegenomen te worden in deze afspraak. De woon-werkkilometers mogen alleen gedeclareerd worden als de medewerker vanuit zijn functie regelmatig huisbezoeken buiten de gemeente Heemstede aflegt of geregeld werkzaamheden verricht bulten de gemeente Heemstede. Procedure De controle op de noodzakelijkheid van de huisbezoeken en daarmee ook op de rechtmatigheid van het declareren van de extra woon-werk kilometers wordt uitgevoerd door het afdelingshoofd Sociale Zaken of het hoofd Bureau Werk, Inkomen en Zorg. Om deze controle door de afdelingsleiding mogelijk te maken zijn duidelijke afspraken met betrekking tot het aanleveren van de declaraties noodzakelijk. De medewerker geeft op het declaratieformulier de volgende zaken aan: Datum huisbezoek, naam en adres cliënt, de gevolgde route, bijvoorbeeld huisadres-Heemstede, Heemstede-Bloemendaal, Bloemendaal-Heemstede, Heemstede-huisadres, aantal kilometers. Behalve de controle vooraf kan bij de afdeling P&O achteraf steeksproefgewijs een controle van de opgegeven afstanden plaatsvinden. Deze controle vindt plaats met behulp van de routeplanner op www.routenet.nl. Een medewerker die binnen een straal van 10 kilometer van het Raadhuis woont ontvangt geen vergoeding ingevolge de Regeling Woon-werkverkeer. Deze medewerker mag de volledige afstand woon-werkverkeer declareren naast de dienstreiskilometers. Deze afstand zal nooit meer bedragen dan 20 kilometer per dienstreis. Een medewerker die buiten een straal van 10 kilometer van het Raadhuis woont ontvangt wel een vergoeding ingevolge de Regeling Woon-werkverkeer. In deze vergoeding zijn echter de eerste 10 kilometer niet meegenomen. Deze medewerker mag daarom per dienstreis 20 kilometer woon-werkverkeer declareren. Een medewerker die een woon-werkvergoeding ontvangt op basis van openbaar vervoer mag de kilometers niet declareren. De reden hiervan is dat onkosten maar op één manier vergoed mogen worden. Als de kosten van de trein of bus al vergoed worden mogen daarnaast niet dezelfde kilometers per auto vergoed worden. Relatie tot bestaand beleid Het declareren van woon-werkkilometers bij dienstreizen kan los gezien worden van de Regeling Woon-werkverkeer van januari

1. Deze regeling gaat over de vaste vergoeding die een medewerker ontvangt ter bestrijding van de dagelijkse kosten van woon-werkverkeer, niet over dienstreizen. De uitzondering wordt vastgelegd in de procedure omtrent dienstreizen. Daar wordt aangegeven dat medewerkers in de hierboven genoemde functies de woon-werk kilometers in de hierboven genoemde situaties mogen declareren naast de dienstreiskilometers. Precedentwerking Andere (groepen) medewerkers zoals bijvoorbeeld de technisch medewerkers Bouw- en Woningtoezicht en de toezichthouders van de afdeling Uitvoering Openbare Ruimte kunnen worden uitgesloten van deze afspraak. Dit komt door de voorwaarde dat alleen medewerkers die vanuit hun functie geregeld huisbezoeken buiten de gemeente Heemstede afleggen of geregeld werk zaamheden verrichten buiten de gemeente Heemstede de woon- werkkilometers mogen declareren naast de dienstreiskilometers. Kosten In de bijlage vindt u een specificatie van de kosten die dit voorstel met zich meebrengt. De kosten bedragen op jaarbasis maximaal € 4.200,
2. Gevraagde beslissing Consulenten Sociale Zaken en senior consulenten zorg die dienstreizen maken toestemming geven om woon-werkkilometers te declareren naast de dienstreiskilometers als zij: Huisbezoeken afleggen buiten de gemeente Heemstede Werken bij het Loket Bloemendaal of het Loket Haarlemmerliede en Spaarnwoude De extra kosten van dit voorstel bedragen maximaal € 4.200,00 op jaarbasis. Bijlage 1 (bij memo: Declareren woon-werkverkeer bij dienstreizen door medewerkers Sociale Zaken 2009) Kosten Bij het bepalen van de kosten spelen veel variabelen een rol. Er wordt daarom uitgegaan van de volgende aannames; Jaarlijks worden ongeveer 240 aanvragen voor levensonderhoud ingediend en er vinden 100 heronderzoeken plaats. De helft hiervan kan met de fiets of lopend worden afgedaan. We komen dan uit op 340:2=170 huisbezoeken per jaar die met de auto zouden moeten worden afgelegd. Als we uitgaan van het maximaal extra te declaren bedrag per dienstreis per medewerker bedragen de extra kosten 170 X 20 X€ 0,36 = € 1,224,
3. Binnen de WMO zijn er ongeveer 800 aanvragen in Bloemendaal en Haarlemmerliede en Spaarnwoude. Laten we aannemen dat in een kwart van de gevallen een huisbezoek met de auto noodzakelijk is. Dit komt dan neer op 200 huisbezoeken per jaar. Als we uitgaan van het maximaal extra te declareren bedrag per dienstreis per medewerker bedragen de extra kosten 200 X 20 X€ 0,36 = € 1.440,
4. Op het Loket Bloemendaal werkt drie keer per week een medewerker van de gemeente Heemstede. Op het Loket Haarlemmerliede en Spaarnwoude werkt één keer per week een medewerker van de gemeente Heemstede. Als we uitgaan van het maximaal extra te declareren bedrag per dienstreis bedragen de extra kosten 208 X 20 X € 0,36 = € 1.497,
5. Uitgaande van de bovengenoemde aannames bedragen de kosten afgerond dus maximaal € 4.200,00 op jaarbasis. Bijlage2Kilometervergoedingen bij huisbezoeken door medewerkers sociale zaken 2010 Inleiding In december 2009 is voorgesteld om aan de (senior) consulenten Sociale Zaken en de senior consulenten zorg toestemming te geven om de kilometers woon-werkverkeer naast de dienstreiskilometers te declareren in enkele uitzonderlijke situaties. Voor de inhoud van het voorstel verwijs ik u naar bijgaande memo. Het voorstel is destijds afgewezen. Vervolgens is onderzocht of een auto geleased kon worden om daarmee de huisbezoeken af te leggen. Het is geblekendat dit toch een te dure oplossing is die niet past in een tijd waarin gemeenten voor grote bezuinigingen staan. Beslispunten Geadviseerd wordt om het voorstel in bijgaande memo - bij wijze van proef-alsnog uit te voeren gedurende de periode 1 september 2010 tot en met 31 december
6. Het wordt dan aan (senior) consulenten Sociale Zaken en de senior consulenten zorg toegestaan om woon-werkkilometers naast de dienstreiskilometers declareren in twee uitzonderlijke gevallen: Als zij op huisbezoek gaan buiten de gemeente Heemstede of als zij vanwege de uitvoering van hun functie aanwezig moeten zijn bij het Loket Bloemendaal of het Loket Haarlemmerliede en Spaarnwoude. Hoogte van de vergoeding De enige wijziging ten opzichte van het voorstel uit 2009 is dat voor de woon-werkkilometers € 0,19 per kilometer gedeclareerd mag worden. Dit bedrag komt overeen met de vergoeding uit de regeling woon-werkverkeer uit
7. Voor de dienstreis zelf kan € 0,28 per kilometer worden gedeclareerd. Uitvoering Met het afdelingshoofd Sociale Zaken zijn de volgende afspraken gemaakt: Het aantal kilometers dat maximaal extra gedeclareerd mag worden wordt door de afdeling P&O aangegeven. De afstand woon-werkverkeer wordt gebaseerd op de snelste route volgens www.routenet.nl. Voor deze uitzonderlijke situatie wordt een nieuw declaratieformulier ontwikkeld waarop de extra woon-werkkilometers apart in beeld gebracht kunnen worden. De controle van de declaraties wordt uitgevoerd door het hoofd bureau werk, inkomen en zorg of het afdelingshoofd Sociale Zaken. Samenloop openbaar vervoer - gebruik eigen auto De Belastingdienst stelt dat aan een medewerker die met eigen vervoer reist maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoed mag worden. Aan medewerkers die met het openbaar vervoer reizen mogen maximaal de werkelijke kosten onbelast vergoed worden. Het is niet toegestaan om beide vergoedingen naast elkaar onbelast te verstrekken. Als een medewerker al een vergoeding woon-werkverkeer ontvangt op basis van openbaar vervoer is het wel toegestaan om daarnaast de woon-werkkilometers gebruteerd uit te betalen. Op deze manier kan aan de medewerker een dubbele vergoeding voor het woon-werkverkeer betaald worden terwijl de Belastingdienst de verplichte afdrachten ontvangt. De kosten per kilometer bedragen voor de werkgever ongeveer € 0,
8. Evaluatie Na de periode van 4 maanden zal een evaluatie plaatsvinden: Hoe hoog zijn de extra kosten voor de werkgever? Wordt het noodzakelijke aantal huis bezoeken afgelegd? Na de evaluatie volgt een advies over de periode vanaf 1 januari 2011.