Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2003 (Nuenen, Gerwen en Nederwetten)

Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2003Paragraaf1Ambtelijke bijstand Artikel1 1.Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om: feitelijke informatie van geringe omvang; inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn als bedoeld in de Wet Openbaarheid van Bestuur. 2.Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist. 3.Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand. 4.De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen. Artikel2 1.Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, lid 3. 2.De secretaris kan beslissen dat de ambtelijke bijstand geweigerd wordt indien: het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad; dit het belang van de gemeente kan schaden; het bijstand, bedoeld in artikel 1, derde lid, betreft en de fractie van het betreffende raadslid reeds volledig gebruik heeft gemaakt van het aan deze fractie op grond van artikel 5, lid 2, beschikbaar gestelde aantal uren ambtelijke bijstand. 3.Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend. 4.Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek. Artikel3 1.Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris. 2.Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak. Artikel4 1.Elke raadsfractie heeft per jaar recht op ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, lid 3, te verlenen door de griffier of een medewerker van de griffie. De totaal beschikbare capaciteit wordt gelijkelijk over alle fracties verdeeld. 2. Elke raadsfractie heeft per jaar recht op ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, lid 3, te verlenen door de reguliere ambtelijke organisatie. De totaal beschikbare capaciteit wordt gelijkelijk over alle fracties verdeeld. 3. Jaarlijks voor 1 december verstrekt de griffier een overzicht van het aantal uren ambtelijke bijstand als bedoeld in lid 1 en lid 2 waarop de fracties voor het daaropvolgende jaar recht hebben. 4. De griffier houdt een register bij van de verleende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, lid 3, waarin per verzoek om bijstand wordt opgenomen: welk raadslid om bijstand heeft verzocht; over welk onderwerp om bijstand is verzocht; welke ambtenaar de bijstand heeft verleend; hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost; de reden waarom een verzoek is geweigerd. Artikel5 1.Indien het zeteltal van een fractie dan wel het aantal fracties ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt het recht op ambtelijke bijstand met ingang van de eerste dag van de maand na de verkiezingen. 2.Bij splitsing van een fractie tijdens de zittingsperiode wordt het op grond van artikel 4, eerste en tweede lid, vastgestelde recht op ambtelijke bijstand voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. 3.Bij samenvoeging van fracties tijdens de zittingsperiode wordt het op grond van artikel 4, eerste en tweede lid, vastgestelde recht op ambtelijke bijstand voor de nieuwe fractie bepaalt door de som van de aan de oorspronkelijke fracties toegekende rechten op ambtelijke bijstand. Artikel6 1.De griffier verstrekt na afloop van elk kwartaal per fractie een overzicht van de aan die fractie verleende ambtelijke bijstand aan de fractievoorzitter. Dit overzicht geeft ook aan op hoeveel uren ambtelijke bijstand de fractie in dat jaar nog recht heeft. 2.Het recht op ambtelijke bijstand is aan het kalenderjaar gebonden. Niet-genoten ambtelijke bijstandsuren kunnen niet worden overgeheveld naar een volgend dienstjaar. 3.De griffier verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek uit het register. Artikel7 1.Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijk bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden. 2.Indien het college of leden van het college informatie wensen over een dergelijk verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid. Paragraaf2Fractieondersteuning Artikel8 1.Elke fractie heeft het recht om ten behoeve van fractieactiviteiten om niet gebruik te maken van lokaliteiten in het gemeentehuis. 2.Onder gebruik van lokaliteiten is tevens begrepen de personele inzet van bodedienst en de verstrekking van koffie en thee. 3.De bode is belast met de toewijziging van de verschillende ruimten. 4.Indien een fractie buiten de in het vergaderschema opgenomen fractievergaderingen gebruik wenst te maken van een ruimte in het gemeentehuis, wordt dit voornemen tenminste 10 dagen van tevoren kenbaar gemaakt aan de griffier. Artikel9 1.Voor het inzien van raadsstukken, documentatie en vakliteratuur wordt om niet een leeskamer ter beschikking gesteld aan alle raads- en burgercommissieleden. 2.Deze ruimte is voorzien van een koffieapparaat en een kopieermachine, welke om niet gebruikt kan worden. Artikel10 1. Uitsluitend ten behoeve van fractieactiviteiten kan elke fractie om niet gebruik maken van de kopieerfaciliteiten van het gemeentehuis 2.Het aantal gemaakte kopieën worden per fractie geregistreerd. Jaarlijks ontvangen de fractievoorzitters een overzicht van de per fractie gemaakte kopieën. Artikel11 Jaarlijks bij de begrotingsbehandeling zal worden bezien in hoeverre een financiële bijdrage voor de fractieondersteuning noodzakelijk en financieel haalbaar is Paragraaf3Slotbepaling Artikel12 Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2003. Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 30 januari 2003, DE RAAD VOORNOEMD, de voorzitter,de griffier.Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier of een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces. In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn. Op grond van het tweede lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft. Artikel 2 Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In dit artikel is verder aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet). Artikel 3 Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris. Artikel 4 Het recht op ambtelijke bijstand komt toe aan elk individueel raadslid. Om praktische redenen is er voor gekozen om de omvang van het recht op bijstand niet te koppelen aan individuele raadsleden maar een totaalrecht per fractie vast te stellen. Door aan iedere raadsfractie een vooraf bepaalde hoeveelheid uren op ambtelijke bijstand door de griffier en de reguliere ambtelijke organisatie toe te kennen wordt een extra garantie geboden dat dit recht ook geëffectueerd kan worden. Het biedt de organisatie bovendien de mogelijkheid enigszins grip te houden op de omvang van de werkzaamheden. Deze begrenzing geldt niet voor eenvoudige informatieverschaffing als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel a en b. Deze hulp kan onbeperkt verleend worden. Het register dat door de griffier wordt bijgehouden maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak er al een beroep is gedaan op de ambtelijke organisatie en kan een belangrijke rol spelen bij het in kaart brengen van de behoefte aan deze voorzieningen. Voor 2003 is de totale beschikbare capaciteit voor ondersteuning van de raad in kaart gebracht. Naast de ambtelijke bijstand als bedoeld in deze verordening wordt daarin ook rekening gehouden met de diverse griffiers- en notulistenfuncties alsmede de ontwikkeling van het instrumentarium voor wat betreft de dualisering. Dit levert het volgende overzicht op. Totaal Griffier GGZ BZ Midd. BMO Structureel: Raads-/Commissiegriffier(

1. s)550 185 125 125 115 Notulisten 395 143 143 108 Subtotaal 945 185 268 268 223 - Incidenteel: Ontwikkeling instrumentarium 440 340 - - 100 Ambtelijke bijstand 1.150 700 100 150 100 100 Vervanging griffier 145 - - - 145 Vragen ex art. 37 Reglement van Orde p.m. p.m. p.m. p.m. p.m. Overige vragen, vragenhalfuurtje e.d. p.m. p.m. p.m. p.m. p.m. Totaal 2.680 1.225 368 418 323 345 Waar het in deze verordening met name om gaat is de ambtelijke bijstand. In de verordening is er voor gekozen om het recht op ambtelijke bijstand van zowel de griffier als van de reguliere ambtelijke organisatie voor elke raadsfractie vooraf te kwantificeren, dit om een onevenredig beslag op de beschikbare capaciteit door enige fractie te voorkomen. Daarbij wordt de beschikbare capaciteit gelijkelijk verdeeld over de verschillende raadsfracties. Voor het jaar 2003 is de verdeling als volgt: Totaal Griffier GGZ BZ Midd. BMO Structureel: Raads-/Commissiegriffier(
2. s)550 185 125 125 115 Notulisten 395 143 143 108 Subtotaal 945 185 268 268 223 - Incidenteel: Ontwikkeling instrumentarium 440 340 - - 100 Ambtelijke bijstand 1.150 700 100 150 100 100 Vervanging griffier 145 - - - 145 Vragen ex art. 37 Reglement van Orde p.m. p.m. p.m. p.m. p.m. Overige vragen, vragenhalfuurtje e.d. p.m. p.m. p.m. p.m. p.m. Totaal 2.680 1.225 368 418 323 345 Waar het in deze verordening met name om gaat is de ambtelijke bijstand. In de verordening is er voor gekozen om het recht op ambtelijke bijstand van zowel de griffier als van de reguliere ambtelijke organisatie voor elke raadsfractie vooraf te kwantificeren, dit om een onevenredig beslag op de beschikbare capaciteit door enige fractie te voorkomen. Daarbij wordt de beschikbare capaciteit gelijkelijk verdeeld over de verschillende raadsfracties. Voor het jaar 2003 is de verdeling als volgt: Onderst. Onderst. Totaal ambt. Griffie Organisatie ondersteuning W70 80 50 130 Nuenens Belang 80 50 130 Combinatie 80 50 130 CDA 80 50 130 VVD 80 50 130 PvdA 80 50 130 D66 80 50 130 VN 80 50 130 Fractie Ubachs 80 50 130 720 450 1.170 Beschikbare uren 700 450 1.150 Jaarlijks kan aan de hand van de beschikbare capaciteit dan wel een grotere behoefte een nieuwe verdeling worden opgemaakt. In de verordening is vastgelegd, dat de griffier uiterlijk op 1 december aan alle fractievoorzitters een overzicht geeft van het recht op ambtelijke bijstand voor het daarop volgende jaar. Artikel 5 Aangezien de omvang van het recht op ambtelijke bijstand op fractieniveau wordt vastgesteld, moet er in de verordening ook een regeling worden opgenomen wat te doen, als het aantal dan wel de grootte van de fracties wijziging ondergaat. Dat kan zich voordoen bij verkiezingen, dan wel bij splitsing of samenvoeging van fracties. Bij verkiezingen vindt er herbereking plaats op basis van de nieuwe getalsverhoudingen in de raad. Voor het aantal maanden t/m de verkiezingsmaand gebeurt dit op basis de oude samenstelling en voor de eerste maand na de verkiezingen t/m het einde van het jaar op basis van de nieuwe samenstelling. De basisberekening zoals neergelegd in artikel 5, lid 1 en lid 2, geldt voor de gehele zittingsperiode. Tussentijds kunnen zich echter wijzigingen voordoen als gevolg van splitsing of samenvoeging van fracties. Bij splitsing van fracties is bepaald, dat het recht voor de oorspronkelijke fractie over de nieuwe fracties verdeeld wordt op basis van het bij de splitsing betrokken aantal raadsleden. Daarmee wordt voorkomen, dat andere fracties rechten moeten inleveren als gevolg van zo'n splitsing. Bij samenvoeging van fracties geldt, dat de rechten van de oorspronkelijke fracties worden opgeteld. Een nieuwe verdeling op basis van de in artikel 5 vermelde berekeningssystematiek vindt pas plaats na de eerstvolgende verkiezingen. De eerste verdeling vindt plaats op basis van de getalsverhoudingen in de gemeenteraad op het moment van vaststellen van deze verordening. Artikel 6 Teneinde de fractievoorzitters in de gelegenheid te stellen de voor hun fracties ingezette ambtelijke capaciteit te bewaken en zo nodig bij te sturen, is bepaald, dat elk kwartaal een overzicht van de verleende ambtelijke bijstand evenals het nog resterende tegoed aan de fractievoorzitters wordt verstrekt. Het recht op ambtelijke bijstand is jaargebonden. Dit houdt in, dat, indien in enig jaar niet het volledige recht wordt gebruikt, het restant niet kan worden overgeboekt naar een volgend jaar. In lid 3 van dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de vergroting van de afstand tussen raad en college die met de dualisering is gecreëerd, is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verschaffen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt. Artikel 7 Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. De mogelijkheid wordt dan ook geopend dat een raadslid aangeeft dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim wordt gehouden. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelende ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand. De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken. Artikel 8 Artikel 33 van de Gemeentewet geeft de fracties ook recht op fractieondersteuning. Veelal is dit een geldelijke vergoeding doch de wet sluit niet uit dat dit op geld waardeerbare faciliteiten kunnen zijn. Mede gelet op de zorgelijke financiële positie, heeft de werkgroep Dualisering er voor gekozen om voorlopig voor het jaar 2003 de fractieondersteuning te beprken tot de facilitaire voorzieningen. In artikel 8 betreft dit het om niet ter beschikking stellen van ruimten in het gemeentehuis ten behoeve van fractieactiviteiten. Veelal zal dit betreffen het houden van fractievergaderingen maar er zijn ook andere activiteiten van fracties denkbaar. Omdat geen vaste ruimten beschikbaar zijn, zal de verdeling van de beschikbare ruimten over de fracties door de bodes plaatsvinden. Teneinde te kunnen waarborgen dat er én ruimte én personele bezetting aanwezig is, dienen activiteiten, die buiten het vergaderschema plaatsvinden, tenminste 10 dagen daarvoor aan de griffier te worden gemeld. Artikel 9 Naast de vergaderfaciliteiten als bedoeld in artikel 8 wordt aan alle raadsleden en burgercommissieleden ook continu een leeskamer beschikbaar gesteld. Deze ruimte kan gebruikt worden om de ter inzage liggende stukken in te zien en documentatie te raadplegen e.d. Ook een koffieautomaat en een kopieermachine behoren tot de beschikbaar gestelde faciliteit. Artikel 10 Naast het beschikbaar stellen van ruimten, kunnen de fracties ook ondersteund worden door het beschikbaar stellen van kopieerfaciliteiten. Echter uitsluitend voor activiteiten van de fracties in de raad. Het is dus niet de bedoeling dat alle partijdrukwerk bij de gemeente kan worden neergelegd. Teneinde inzicht te krijgen in de omvang daarvan, zal registratie daarvan plaatsvinden. Jaarlijks wordt aan de fractievoorzitters een overzicht verstrekt van de omvang van het gebruik van deze faciliteit. Artikel 11 Niet mag worden uitgesloten, dat het in de (nabije) toekomst voor een goed functioneren van de fracties nodig is om daar ook een financiële bijdrage voor ter beschikking te stellen. In de verordening is vastgelegd, dat van jaar tot jaar bij de behandeling van de begroting bekeken wordt: of het ontbreken van financiële ondersteuning afbreuk doet aan het goed functioneren van de fracties; of een financiële bijdrage budgettair in te passen is. Gelet op de precaire financiële situatie van de gemeente wordt vooralsnog voor het jaar 2003, buiten de in deze verordening genoemde facilaire ondersteuning, afgezien van een financiële ondersteuning van de fracties. Artikel 12 Dit artikel behoeft geen toelichting. BIJLAGE GEDRAGSREGELS M.B.T. INFORMATIEVRAGEN EX ART. 1 LID 1 VERORDENIG AMBTELIJKE BIJSTAND 2002 • Bij korte informatieve vragen dan wel verzoeken om afschrift van dan wel inzage in stukken heeft het raadslid de keuze uit contact met de griffier dan wel direct contact met de betrokken ambtenaar. • Korte informatieve vragen dan wel het verzoeken om afschrift van bepaalde stukken worden bij voorkeur telefonisch dan wel via E-mail gesteld. • Indien een dergelijk verzoek niet telefonisch of via E-mail kan worden afgedaan dan wel als een raadslid inzage wil hebben in bepaalde stukken, wordt vooraf telefonisch contact opgenomen met de griffier of de behandelend ambtenaar, teneinde af te spreken wanneer een bezoek gelegen komt. • Artikel 1 lid 1 is uitdrukkelijk bedoeld voor informatieve vragen, inzage in of afschriften van stukken. In principe moet er van uit worden gegaan, dat dit verzoeken betreft die slechts een kort tijdsbeslag vergen van de betrokken medewerker. Dit legt beperkingen op bij zowel de vragensteller als bij de beantwoorder daarvan. Van beide zijden vergt dit de nodige discipline. • Indien een verzoek als bedoeld in artikel 1 lid 1 van de Verordening meer dan 10 minuten vergt, wordt het beschouwd als bijstand op basis van artikel 1 lid 3 van de verordening. De werkelijk bestede tijd wordt geregistreerd en afgeboekt van het tegoed aan bijstandsuren van de betrokken fractie. In juni 2003 een tussenevaluatie houden en in december een eindevaluatie over de praktische werking van deze gedragsregels. Zonodig bijstelling van de afspraken dan wel aanpassen van de verordening.