Protocol bij overlijden gemeente Oldambt (Oldambt)

Burgemeester en wethouders van de gemeente Oldambt; Gehoord de Ondernemingsraad; B e s l u i t e n: vast te stellen het “Protocol bij overlijden gemeente Oldambt”. Inhoud

1. Algemeen 3 1.
2. Een verlies verwerken kan niemand alleen, ook niet op het werk! 3 1.
3. Over het omgaan met een rouwende collega in het kort het volgende: 4
4. Bij het overlijden van een collega in actieve dienst 5
5. Bij het overlijden van een collega van de (Vrijwillige) Brandweer in actieve dienst 6
6. Bij het overlijden van een lid van het college 7
7. Bij het overlijden van een gezinslid van een lid van het college/medewerker in actieve dienst 7
8. Bij het overlijden van één van de ouders van een lid van het college/medewerker in actieve dienst 8
9. Bij het overlijden van een ex- lid van het college/medewerker 8
10. Bij het overlijden van een raadslid 9
11. Bij het overlijden van een ex-raadslid 10
12. Onvoorziene gevallen 11
13. Inwerkingtreding 11 Bijlage 1 12 Hoofdstuk1Algemeen Paragraaf1.1Een verlies verwerken kan niemand alleen, ook niet op het werk! Dit protocol is een hulpmiddel bij een overlijden, voor het college en leidinggevenden en medewerkers om adequaat te kunnen handelen en te voorkomen dat mensen en gevoelens worden vergeten of genegeerd. Het is ook een draaiboek voor de eerste dagen na een overlijden van; (voormalig) collegeleden; (voormalig) medewerkers; (voormalig) raadsleden; Gezinsleden van raads- en collegeleden en medewerkers. Zoals gezegd is het een hulpmiddel bij een overlijden. Bij het rouwproces alles uitputtend regelen en vastleggen is haast onmogelijk omdat elk overlijden uniek is. Mensen reageren verschillend en hebben verschillende behoeften. Er zijn veel factoren die invloed hebben op de wijze waarop een verlies wordt verwerkt. Daardoor doet iedereen dat op een eigen wijze in een periode die varieert van enkele weken tot vele jaren. Iedere rouwende is anders en ieder verlies is anders. Dat is tegelijk het lastige in het omgaan met rouwende medewerkers. Dat is ook het lastige in het maken van beleid rond het omgaan met rouwende medewerkers. De ene rouwende zal zich gedurende enige tijd absoluut niet kunnen concentreren op het werk en zal alle energie nodig hebben om zich in de privésituatie staande te houden. Een ander zal houvast ervaren aan de structuur die werk biedt, eventueel aangepast in taak en tijd. De werkgever, de leidinggevende en de collega’s zijn in het leven van een rouwende medewerker vaak belangrijke personen. Ruimte krijgen om een ingrijpend verlies te verwerken op een wijze die past bij de culturele of religieuze achtergrond van de rouwende en bij wat hij/zij nodig heeft, is positief voor alle partijen. Een protocol, gemaakt in overleg tussen werkgever en medewerkers draagt bij aan de rust, geeft houvast aan alle betrokkenen en bevordert een goede verwerking. Dit protocol gaat voornamelijk over het handelen, niet over het omgaan met een rouwende collega. Paragraaf1.2Nieuw Paragraaf - Erken dat het niet altijd gemakkelijk is om een medewerker die rouwt tegemoet te treden. Rouwgevoelens kunnen sterk wisselen van karakter. Bedenk dat (negatieve) reacties van rouwende vaak niet persoonlijk zijn bedoeld. - Het is van belang dat zowel leidinggevenden als collega’s een actieve houding aannemen naar de rouwende collega. Steun aanbieden en het daarbij laten is niet voldoende. Vragen wat hij/zij nodig heeft is eveneens van belang. - Geef de medewerker erkenning van het verdriet en de ruimte om dit te uiten op de werkplek. Doe dit niet als hij/zij ervoor kiest om de gevoelens voor zichzelf te houden. - Geef geen ongevraagde adviezen en maak geen clichéopmerkingen (zoals bijvoorbeeld “de tijd heelt alle wonden”). - Laat geduld en begrip gedurende een periode prevaleren boven prestatie en resultaat. Niet wat moet maar wat kan........ Hoofdstuk2Bij het overlijden van een collega in actieve dienst 01 Degene die de melding ontvangt informeert de leidinggevende van de medewerker. Ontvanger melding Direct 02 Een contactpersoon aanwijzen die met de familie/nabestaanden in contact treedt over mogelijke wensen van de overleden medewerker. Direct leidinggevende Direct 03 Informeren (indien mogelijk mondeling) de directe collega’s van de eigen afdeling. Direct leidinggevende Direct 04 Medewerkers van de eigen afdeling informeren die i.v.m. verlof/ziekte etc. niet aanwezig zijn. Direct leidinggevende van de afwezige medewerker Direct 05 Overige medewerkers van de organisatie informeren, inclusief buitendiensten, zwembad en de sporthal i.v.m. ontbreken e-mail, via prikborden. Gemeentesecretaris Direct 06 Organiseren en uitnodigen van alle medewerkers voor een bijeenkomst. In deze bijeenkomst wordt o.a. eventueel de situatie rond het overlijden toegelicht voor zover dit bekend is. Informatie wordt verstrekt over eventuele religieuze of afscheid- of rouwrituelen. Gemeentesecretaris Dezelfde dag 07 Een herdenkingsplek inrichten met een condoleanceregister. Direct leidinggevende Zo snel mogelijk 08 Condoleancebrief c.q. kaart verzenden. Gemeentesecretaris Zo snel mogelijk 09 Zorgen voor een advertentie namens het college en medewerkers, in de lokale krant in de woonomgeving van de overledenen en in het Dagblad van het Noorden. Direct leidinggevende i.o.m. communicatie Zie bijlage 1 (p. 12) Zo snel mogelijk 10 Zorgen voor een bloemstuk (indien gewenst/overleg familie) namens het college en de medewerkers. Direct leidinggevende Zo snel mogelijk 11 Een spreker namens de werkgever aanwijzen (indien gewenst/overleg familie). Direct leidinggevende Zo snel mogelijk 12 Informeren van (eventuele) externe relaties. Direct leidinggevende Zo snel mogelijk 13 Medewerkers worden, zoveel als mogelijk, in de gelegenheid gesteld de uitvaart bij te wonen. Gemeente secretaris Zo snel mogelijk Hoofdstuk3Bij het overlijden van een collega van de (Vrijwillige) Brandweer in actieve dienst Binnen de gemeente Oldambt neemt de (Vrijwillige) Brandweer in het kader van dit protocol een apart onderdeel in. Het werken bij de brandweer is immers werk omgeven met risico’s. Dat maakt dat het overlijden van een brandweerman of –vrouw, met name onder repressieve omstandigheden veelal een grote impact heeft. Niet alleen binnen de eigen organisatie, de directe omgeving maar ook in Nederland. Bij de brandweer gelden diverse procedures/protocollen. Deze protocollen zijn afhankelijk van wanneer een medewerker van de brandweer komt te overlijden. Tijdens het bestrijden/blussen van een brand, tijdens de uitoefening van het werk of in een privésituatie. De brandweer beschikt ook over een landelijk ondersteuningsteam bij het overlijden van een medewerker onder repressieve omstandigheden. Bij de Brandweercommandant en zijn team van medewerkers zijn deze protocollen bekend. Voor de medewerkers van de brandweer gelden dus specifieke eigen protocollen van de Brandweer en daarnaast het protocol van de gemeente Oldambt. Bijgevoegd: “richtlijnen bij ongevallen met eigen personeel” van de Gemeente Groningen. Hoofdstuk4Bij het overlijden van een lid van het college Gelijk aan de onder punt 2 genoemde acties: overlijden van een medewerker in actieve dienst. De direct leidinggevende wordt hier vervangen door de burgemeester/gemeentesecretaris. 01 Persbericht laten uitgaan Burgemeester/Gemeentesecretaris Zo snel mogelijk i.o.m. nabestaanden 02 In Memoriam in de Raad Burgemeester Raadsvergadering Hoofdstuk5Bij het overlijden van een gezinslid van een lid van het college/medewerker in actieve dienst 01 Degene die de melding ontvangt vraagt of het collegelid/medewerker zelf wil dat het overlijden op de afdeling/in de organisatie bekend wordt gemaakt. Ontvanger melding Direct 02 Degene die de melding ontvangt informeert de gemeentesecretaris/leidinggevende. Ontvanger melding Direct 03 Medewerkers van de eigen afdeling informeren inclusief de medewerkers die i.v.m. verlof/ziekte etc. niet aanwezig zijn. Direct leidinggevende Direct 04 Indien wenselijk de overige medewerkers van de organisatie informeren, inclusief buitendiensten, zwembad en de sporthal i.v.m. ontbreken e-mail, via prikborden. Gemeentesecretaris Direct 05 Condoleancebrief c.q. kaart verzenden. Gemeentesecretaris Zo snel mogelijk 06 Zorgen voor een advertentie namens het college en de medewerkers in de lokale krant in de woonomgeving van de overledene in het Dagblad van het Noorden. Direct leidinggevende i.o.m. communicatie Zie bijlage 1 (p. 12) Zo snel mogelijk 07 Zorgen voor een bloemstuk (indien gewenst/overleg familie) namens het college en de medewerkers. Direct leidinggevende Voor de uitvaart 08 Collega’s worden, voor zover als mogelijk is, in de gelegenheid gesteld de uitvaart bij te wonen. Direct leidinggevende Hoofdstuk
14. Bij het overlijden van één van de ouders van een lid van het college/medewerker in actieve dienst Verzenden van een condoleancebrief namens de werkgever. Gemeentesecretaris Direct Hoofdstuk7Bij het overlijden van een ex- lid van het college/medewerker Bij het overlijden van een ex- lid van het college / medewerker, die drie jaar voor zijn overlijden wegens (flex)pensioen of wegens volledige arbeidsongeschiktheid is ontslagen en waarvan een melding of aankondiging binnenkomt bij de werkgever. 01 Medewerkers informeren via de e-mail. Gemeentesecretaris/ direct leidinggevende Direct 02 Zorgen voor een advertentie namens het college en medewerkers in de lokale krant in de woonomgeving van de overledene en in het Dagblad van het Noorden. Direct leidinggevende i.o.m. communicatie Zie bijlage 1 (p. 12) Zo snel mogelijk 03 Medewerkers worden, voor zover als mogelijk is, in de gelegenheid gesteld de uitvaart bij te wonen. Direct leidinggevende Hoofdstuk8Bij het overlijden van een raadslid 01 Degene die de melding ontvangt informeert de Griffier/Gemeentesecretaris. Ontvanger melding Direct 02 Een contactpersoon aanwijzen die met de familie/nabestaanden in contact treedt over mogelijke wensen van de overledene. Griffier Direct 03 College, raadsleden en medewerkers informeren, inclusief buitendiensten, zwembad en de sporthal i.v.m. ontbreken e-mail, via prikborden. Griffier/ Gemeentesecretaris Direct 04 Medewerkers informeren die i.v.m. verlof/ziekte etc. niet aanwezig zijn. Direct leidinggevende van de afwezige medewerker Zo snel mogelijk 05 Indien gewenst organiseren en uitnodigen van alle medewerkers voor een bijeenkomst.In deze bijeenkomst wordt o.a. eventueel de situatie rond het overlijden toegelicht voor zover dit bekend is. Informatie wordt verstrekt over eventuele religieuze afscheids- of rouwrituelen. Griffier/ Gemeentesecretaris Dezelfde dag 06 Een herdenkingsplek inrichten met een condoleanceregister Griffier Zo snel mogelijk 07 Persbericht laten uitgaan. Griffier i.o.m. communicatie Zo snel mogelijk. i.o.m. nabestaanden 08 Een condoleancebrief c.q. kaart verzenden. Griffier/ Gemeentesecretaris Direct 09 Bericht op de website van de gemeente Oldambt Griffier Direct 10 In Memoriam in de Raad Burgemeester Raadsvergadering 11 Zorgen voor een advertentie namens het college en medewerkers in de lokale krant in de leefomgeving van de overledene en in het Dagblad van het Noorden. Griffier/ Gemeentesecretaris i.o.m. communicatie Zie bijlage 1 (p. 12) Zo snel mogelijk 12 Zorgen voor een bloemstuk (indien gewenst/overleg familie). Griffier Voor de uitvaart 13 Een spreker namens de gemeente aanwijzen (indien gewenst/overleg familie) Griffier Zo snel mogelijk 14 Medewerkers worden, voor zover als mogelijk is in de gelegenheid gesteld de uitvaart bij te wonen Gemeentesecretaris Hoofdstuk9Bij het overlijden van een ex-raadslid Bij het overlijden van een ex-raadslid. Indien het langer dan drie jaar geleden is dat de overledene in genoemde functie actief was vervalt het protocol. 01 College, de Raad en medewerkers informeren via de e-mail. Buitendiensten, zwembad en de sporthal informeren via de prikborden i.v.m. ontbreken e-mail. Griffier/Gemeentesecretaris Zo snel mogelijk 02 Een condoleancebrief c.q. kaart verzenden. Griffier/Gemeentesecretaris Zo snel mogelijk 03 Zorgen voor een advertentie namens het college en de medewerkers in de lokale krant in de woonomgeving van de overledene en in het Dagblad van het Noorden. Griffier/Gemeentesecretaris i.o.m. communicatie Zie bijlage 1 (p. 12) Zo snel mogelijk 04 Medewerkers worden, voor zover als mogelijk is in de gelegenheid gesteld de uitvaart bij te wonen. Gemeentesecretaris Hoofdstuk10Onvoorziene gevallen In gevallen waarin dit protocol niet of niet in redelijkheid voorziet, kan het college (bij overlijden van collegeleden en raadsleden) of de gemeentesecretaris (bij overlijden van medewerkers) een bijzondere voorziening treffen. Hoofdstuk11Inwerkingtreding Dit protocol kan aangehaald worden als “Protocol bij overlijden gemeente Oldambt”, en treedt in werking met ingang van 1 december
15. Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oldambt d.d. …….. november
16. De secretaris, De burgemeester, H.J.J. Groothuis P. Smit Procedure opstellen overlijdensadvertentie1
17. Zorgen voor een advertentie namens het college en medewerkers, in de lokale krant Direct leidinggevende Zo snel mogelijk. In de woonomgeving van de overledene en in het Dagblad van het Noorden. Advertentie niet eerder dan dat familie heeft geplaatst.
18. De clusterdirecteur/griffier/gemeentesecretaris geeft de eerste input. O.a. de basisgegevens over de overledene.
19. De tekst / opmerkingen naar communicatie
20. Vervolgens vanuit communicatie ruimte reserveren ( meestal DvhN) via mediabureau HMA.
21. Tekstredactie door communicatie en iemand even laten meelezen voor de juiste toon in de advertentie.
22. Akkoord door gemeentesecretaris
23. Advertentie zenden per email van Gemeente Oldambt aan : wim@hma.nu Tevens HMA, Wim Bouwsema bellen dat er een overlijdensadvertentie moet worden geplaatst 050-3183266 of 06-514 14 906
24. Hierbij vermelden in mail onderwerp : overlijdensadvertentie DvhN
25. De advertentie heeft geen gemeentelogo maar gemeentewapen met daarnaast Gemeente Oldambt als kop Hieronder een standaard voorbeeld van de advertentie Gaarne bijgaande advertentie te plaatsen op …… in Dagblad v.h. Noorden, dubbel koloms met gemeentewapen ( dus geen logo!)
26. keuze: a. Afgelopen dag datum ontvingen wij het droevige bericht van het overlijden van
27. keuze b. Wij ontvingen het droevige bericht van het overlijden van
28. naam : A…….
29. aanvullen met naam etc. : A….. was werkzaam als ……. bij de afdeling ……. van de gemeente Oldambt. Of de functie de iemand heeft vervul bv raadslid, gedeputeerde wethouder etc.
30. hieronder eventueel een persoonlijke gemeentelijke tekst: bijvoorbeeld We herinneren ons A. als een bevlogen collega met een warme persoonlijkheid.
31. wens: Wij wensen de familie veel sterkte toe in deze moeilijke tijd.
32. Ondertekening kan verschillend wezen en moet met bestuur worden afgestemd Bestuur en medewerkers van de gemeente Oldambt Pieter Smit, burgemeester Herman Groothuis, secretaris Pieter Norder, griffier Advertentie ter goedkeuring voorleggen aan bestuurder / gemeentesecretaris In een aantal gevallen worden verschillende advertenties tegelijk gezet.