Protocol bij overlijden gemeente Oldambt (Oldambt)

Protocol bij overlijden gemeente Oldambt Burgemeester en wethouders van de gemeente Oldambt; Gehoord de Ondernemingsraad; B e s l u i t e n: vast te stellen het “Protocol bij overlijden gemeente Oldambt”. Inhoud

1. Algemeen 1.
2. Een verlies verwerken kan niemand alleen, ook niet op het werk! 1.
3. Over het omgaan met een rouwende collega in het kort het volgende
4. Overlijden van een collega in actieve dienst
5. Bij het overlijden van een lid van het college
6. Bij het overlijden van een gezinslid van een lid van het college/medewerker in actieve dienst
7. Bij het overlijden van één van de ouders van een lid van het college/medewerker in actieve dienst
8. Bij het overlijden van een ex- lid van het college/medewerker
9. Bij het overlijden van een raadslid
10. Bij het overlijden van een ex-raadslid
11. Onvoorziene gevallen
12. Inwerkingtreding Bijlage 1 Hoofdstuk1Algemeen Paragraaf1.1Een verlies verwerken kan niemand alleen, ook niet op het werk! Dit protocol is een hulpmiddel bij een overlijden, voor het college en leidinggevenden en medewerkers om adequaat te kunnen handelen en te voorkomen dat mensen en gevoelens worden vergeten of genegeerd. Het is ook een draaiboek voor de eerste dagen na een overlijden van: (voormalig) collegeleden; (voormalig) medewerkers; (voormalig) raadsleden; Gezinsleden van raads- en collegeleden en medewerkers. Zoals gezegd is het een hulpmiddel bij een overlijden. Bij het rouwproces alles uitputtend regelen en vastleggen is haast onmogelijk omdat elk overlijden uniek is. Mensen reageren verschillend en hebben verschillende behoeften. Er zijn veel factoren die invloed hebben op de wijze waarop een verlies wordt verwerkt. Daardoor doet iedereen dat op een eigen wijze in een periode die varieert van enkele weken tot vele jaren. Iedere rouwende is anders en ieder verlies is anders. Dat is tegelijk het lastige in het omgaan met rouwende medewerkers. Dat is ook het lastige in het maken van beleid rond het omgaan met rouwende medewerkers. De ene rouwende zal zich gedurende enige tijd absoluut niet kunnen concentreren op het werk en zal alle energie nodig hebben om zich in de privésituatie staande te houden. Een ander zal houvast ervaren aan de structuur die werk biedt, eventueel aangepast in taak en tijd. De werkgever, de leidinggevende en de collega’s zijn in het leven van een rouwende medewerker vaak belangrijke personen. Ruimte krijgen om een ingrijpend verlies te verwerken op een wijze die past bij de culturele of religieuze achtergrond van de rouwende en bij wat hij/zij nodig heeft, is positief voor alle partijen. Een protocol, gemaakt in overleg tussen werkgever en medewerkers draagt bij aan de rust, geeft houvast aan alle betrokkenen en bevordert een goede verwerking. Dit protocol gaat voornamelijk over het handelen, niet over het omgaan met een rouwende collega. Paragraaf1.2Over het omgaan met een rouwende collega in het kort het volgende - Erken dat het niet altijd gemakkelijk is om een medewerker die rouwt tegemoet te treden. Rouwgevoelens kunnen sterk wisselen van karakter. Bedenk dat (negatieve) reacties van rouwende vaak niet persoonlijk zijn bedoeld. - Het is van belang dat zowel leidinggevenden als collega’s een actieve houding aannemen naar de rouwende collega. Steun aanbieden en het daarbij laten is niet voldoende. Vragen wat hij/zij nodig heeft is eveneens van belang. - Geef de medewerker erkenning van het verdriet en de ruimte om dit te uiten op de werkplek. Doe dit niet als hij/zij ervoor kiest om de gevoelens voor zichzelf te houden. - Geef geen ongevraagde adviezen en maak geen clichéopmerkingen (bijvoorbeeld “de tijd heelt alle wonden”). - Laat geduld en begrip gedurende een periode prevaleren boven prestatie en resultaat. Niet wat moet maar wat kan ……….. Hoofdstuk2Overlijden van een collega in actieve dienst Wat Wie Wanneer
13. Degene die de melding ontvangt informeert de leidinggevende van de medewerker. Ontvanger melding Direct
14. Een contactpersoon aanwijzen die met de familie/nabestaanden in contact treedt over mogelijke wensen van de overleden medewerker. Direct leidinggevende Direct
15. Informeren (indien mogelijk mondeling) de directe collega’s van de eigen afdeling Direct leidinggevende Direct
16. Medewerkers van de eigen afdeling informeren die i.v.m. verlof/ziekte etc. niet aanwezig zijn. Direct leidinggevende van de afwezige medewerker Direct
17. Overige medewerkers van de organisatie informeren (buitendienst, sporthal en het zwembad i.v.m. ontbreken van e-mail via prikborden). Gemeentesecretaris Direct
18. Organiseren en uitnodigen van alle medewerkers voor een bijeenkomst. In deze bijeenkomst wordt o.a. eventueel de situatie rond het overlijden toegelicht voor zover dit bekend is. Informatie wordt verstrekt over eventuele religieuze afscheid- of rouw-rituelen. Gemeentesecretaris Dezelfde dag
19. Een herdenkingsplek inrichten met een condoleanceregister. Direct leidinggevende Zo snel mogelijk
20. Condoleancekaart verzenden. Gemeentesecretaris Zo snel mogelijk
21. Zorgen voor een advertentie namens het college en medewerkers in de lokale krant in de woonomgeving van de overledene en in het Dagblad van het Noorden. Direct leidinggevende i.o.m. communicatie. Zie bijlage 1 (p.9) Zo snel mogelijk
22. Zorgen voor een bloemstuk (indien gewenst/overleg familie) namens het college en de medewerkers. Direct leidinggevende Voor de uitvaart
23. Een spreker namens de werkgever aanwijzen (indien gewenst/overleg familie). Direct leidinggevende Zo snel mogelijk
24. Informeren van (eventuele) externe relaties. Direct leidinggevende Zo snel mogelijk
25. Medewerkers worden, zoveel als mogelijk is, in de gelegenheid gesteld de uitvaart bij te wonen. Gemeentesecretaris Zo snel mogelijk Hoofdstuk3Bij het overlijden van een lid van het college Gelijk aan de onder punt 2 genoemde acties: overlijden van een medewerker in actieve dienst. De direct leidinggevende wordt hier vervangen door de burgemeester/gemeentesecretaris. Wat Wie Wanneer
26. Persbericht laten uitgaan Burgemeester/Gemeentesecretaris Zo snel mogelijk
27. In Memoriam in de Raad Burgemeester Raadsvergadering Hoofdstuk4Bij het overlijden van een gezinslid van een lid van het college/medewerker in actieve dienst Wat Wie Wanneer
28. Degene die de melding ontvangt vraagt of het collegelid/medewerker zelf wil dat het overlijden op de afdeling/organisatie bekend wordt gemaakt. Ontvanger melding Direct
29. Degene die de melding ontvangt informeert de gemeentesecretaris/ leidinggevende Ontvanger melding Direct
30. Medewerkers van de eigen afdeling informeren inclusief de medewerkers die i.v.m. verlof/ziekte etc. niet aanwezig zijn. Direct leidinggevende Direct
31. Indien wenselijk overige medewerkers van de organisatie informeren inclusief buitendiensten, zwembad en de sporthal i.v.m. ontbreken van email, via prikborden. Gemeentesecretaris Direct
32. Condoleancekaart verzenden namens het college. Gemeentesecretaris & afdeling Zo snel mogelijk
33. Zorgen voor een advertentie namens het college en de medewerkers in de lokale krant in de woonomgeving van de overledene en in het Dagblad van het Noorden. Gemeentesecretaris i.o.m. communicatie Zie bijlage 1 (p. 9) Zo snel mogelijk
34. Zorgen voor een bloemstuk (indien gewenst/overleg familie) namens het college en de medewerkers. Direct leidinggevende Voor de uitvaart
35. Collega’s worden, voor zover als mogelijk is, in de gelegenheid gesteld de uitvaart bij te wonen. Direct leidinggevenden Hoofdstuk5Bij het overlijden van één van de ouders van een lid van het college/medewerker in actieve dienst Wat Wie Wanneer
36. Verzenden van een condoleancekaart Afdeling / collega’s Direct Hoofdstuk6Bij het overlijden van een ex- lid van het college / medewerker Bij het overlijden van een ex- lid van het college / medewerker, die drie jaar voor zijn overlijden wegens (flex)pensioen of wegens volledige arbeidsongeschiktheid is ontslagen en waarvan een melding of aankondiging binnenkomt bij de werkgever. Wat Wie Wanneer
37. Medewerkers informeren via de e-mail Gemeentesecretaris / Direct leidinggevende Direct
38. Zorgen voor een advertentie namens het college en medewerkers mogelijk in de lokale krant in de woonomgeving van de overledene en in het Dagblad Van het Noorden. Direct leidinggevende i.o.m. communicatie. Zie bijlage 1 (p.9) Zo snel mogelijk
39. Medewerkers worden, voor zover als mogelijk is, in de gelegenheid gesteld de uitvaart bij te wonen. Direct leidinggevende Hoofdstuk7Bij het overlijden van een raadslid Wat Wie Wanneer
40. Degene die de melding ontvangt informeert de Griffier/Gemeentesecretaris. Ontvanger melding Direct
41. Een contactpersoon aanwijzen die met de familie/nabestaanden in contact treedt over mogelijke wensen van de overledene. Griffier Direct
42. College, raadsleden en medewerkers Informeren (buitendienst, sporthal en zwembad i.v.m. ontbreken van email via prikborden). Griffier/gemeentesecretaris Direct
43. Medewerkers informeren die i.v.m. verlof/ziekte etc. niet aanwezig zijn. Direct leidinggevende van de afwezige medewerker Direct
44. Indien gewenst organiseren en uitnodigen van alle medewerkers voor een bijeenkomst. In deze bijeenkomst wordt o.a. eventueel de situatie rond het overlijden toegelicht voor zover dit bekend is. Informatie wordt verstrekt over eventuele religieuze afscheid- of rouw-rituelen. Griffier/gemeentesecretaris Dezelfde dag
45. Een herdenkingsplek inrichten met een condoleanceregister. Griffier Zo snel mogelijk
46. Persbericht laten uitgaan Griffier i.o.m. communicatie. Zie bijlage 1 (p.9) Zo snel mogelijk i.o.m. nabestaanden
47. Een condoleancebrief c.q. kaart verzenden Griffier / Gemeentesecretaris Direct
48. Bericht op de website van de gemeente Oldambt Griffier Direct
49. In Memoriam in de Raad Burgemeester Raadsvergadering
50. Zorgen voor een advertentie namens het college en medewerkers in de lokale krant in de leefomgeving van de overledene en in het Dagblad van het Noorden. Griffier / Gemeentesecretaris i.o.m. communicatie. Zie bijlage 1 (p.9) Zo snel mogelijk
51. Zorgen voor een bloemstuk (indien gewenst/overleg familie) Griffier Voor de uitvaart
52. Een spreker namens de gemeente aanwijzen (indien gewenst/overleg familie) Griffier Zo snel mogelijk
53. Medewerkers worden, voor zover als mogelijk is, in de gelegenheid gesteld de uitvaart bij te wonen. Gemeentesecretaris Hoofdstuk8Bij het overlijden van een ex-raadslid Bij het overlijden van een ex- raadslid. Indien het langer dan drie jaar geleden is dat de overledene in genoemde functie actief was vervalt het protocol. Wat Wie Wanneer
54. College, de Raad en medewerkers informeren via de e-mail (buitendienst, sporthal en zwembad i.v.m. ontbreken van email via prikborden). Griffier/Gemeentesecretaris. Zo snel mogelijk.
55. Een condoleancekaart verzenden Griffier/Gemeentesecretaris Zo snel mogelijk
56. Zorgen voor een advertentie namens het college en de medewerkers in de lokale krant in de woonomgeving van de overledene en in het Dagblad van het Noorden. Griffier/Gemeentesecretaris i.o.m. communicatie. Zie bijlage 1 (p.9) Zo snel mogelijk
57. Medewerkers worden, voor zover als mogelijk in de gelegenheid gesteld de uitvaart bij te wonen. Gemeentesecretaris Hoofdstuk9Onvoorziene gevallen In gevallen waarin dit protocol niet of niet in redelijkheid voorziet, kan het college (bij overlijden van collegeleden en raadsleden) of de gemeentesecretaris (bij overlijden van medewerkers) een bijzondere voorziening treffen. Hoofdstuk10Inwerkingtreding Dit protocol kan aangehaald worden als “Protocol bij overlijden gemeente Oldambt”, en treedt in met ingang van 1 februari
58. Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oldambt d.d. 9 september
59. De secretaris, De burgemeester, H.J.J. Groothuis P. Smit Bijlage1Procedure opstellen overlijdensadvertentie Zorgen voor een advertentie namens het college en medewerkers, in de lokale krant Direct leidinggevende Zo snel mogelijk. In de woonomgeving van de overledene en in het Dagblad van het Noorden. Advertentie niet eerder dan dat familie heeft geplaatst. De clusterdirecteur/griffier/gemeentesecretaris geeft de eerste input. O.a. de basisgegevens over de overledene. De tekst / opmerkingen naar communicatie Vervolgens vanuit communicatie ruimte reserveren ( meestal DvhN) via mediabureau HMA. Tekstredactie door communicatie en iemand even laten meelezen voor de juiste toon in de advertentie. Akkoord door gemeentesecretaris Advertentie zenden per email van Gemeente Oldambt aan : wim@hma.nu Tevens HMA, Wim Bouwsema bellen dat er een overlijdensadvertentie moet worden geplaatst 050-3183266 of 06-514 14 906 Hierbij vermelden in mail onderwerp: overlijdensadvertentie DvhN De advertentie heeft geen gemeentelogo maar gemeentewapen met daarnaast Gemeente Oldambt als kop Hieronder een standaard voorbeeld van de advertentie Gaarne bijgaande advertentie te plaatsen op …… in Dagblad v.h. Noorden, dubbel koloms met gemeentewapen ( dus geen logo!)
60. keuze: a. Afgelopen dag datum ontvingen wij het droevige bericht van het overlijden van
61. keuze b. Wij ontvingen het droevige bericht van het overlijden van
62. naam : A…….
63. aanvullen met naam etc. : A….. was werkzaam als ……. bij de afdeling ……. van de gemeente Oldambt. Of de functie de iemand heeft vervul bv raadslid, gedeputeerde wethouder etc.
64. hieronder eventueel een persoonlijke gemeentelijke tekst: bijvoorbeeld We herinneren ons A. als een bevlogen collega met een warme persoonlijkheid.
65. wens: Wij wensen de familie veel sterkte toe in deze moeilijke tijd.
66. Ondertekening kan verschillend wezen en moet met bestuur worden afgestemd Bestuur en medewerkers van de gemeente Oldambt Pieter Smit, burgemeester Herman Groothuis, secretaris Pieter Norder, griffier Advertentie ter goedkeuring voorleggen aan bestuurder / gemeentesecretaris In een aantal gevallen worden verschillende advertenties tegelijk gezet.