Verordening op de raadscommissie beeldvormende raad 2013 (Doetinchem)

Verordening op de raadscommissie beeldvormende raad 2013De raad van de gemeente Doetinchem; gelezen het voorstel van 10 juli 2013; gelet op artikel 82 van de Gemeentewet; b e s l u i t : vast te stellen de volgende Verordening op de raadscommissie beeldvormende raad 2013 Artikel1Instelling 1.De raad stelt de commissie beeldvormende raad in, hierna te noemen beeldvormende raad. 2.De beeldvormende raad adviseert en overlegt over onderwerpen in de eerste fase van het besluitvormingsproces door de gemeenteraad, namelijk de beeldvormende fase. 3.De beeldvormende raad behandelt de onderwerpen in deelsessies. Artikel2Taken De beeldvormende raad heeft de volgende taken: door middel van vragen stellen aan college of burgemeester en gasten van de raad zich een compleet beeld vormen van een onderwerp dat voorligt, teneinde zich uit te kunnen spreken over een vervolg; het uitbrengen van advies aan de raad over het vervolg van de behandeling van een voorstel of onderwerp dat betrekking heeft op de in artikel 1, tweede lid, bedoelde beeldvormende fase; het uitbrengen van advies aan de raad uit eigen beweging; het voeren van overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval door het college of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de in artikel 1, tweede lid, bedoelde onderwerpen. Artikel3Samenstelling 1.Deelnemers aan een beeldvormende raad kunnen zijn raadsleden en raadsopvolgers. 2.Iedere in de raad vertegenwoordigde fractie kan één raadslid of raadsopvolger laten deelnemen aan deelsessies van de beeldvormende raad. 3.Bij onderwerpen van groot gewicht, te bepalen door het presidium, kunnen fracties met twee raadsleden of een raadsopvolger deelnemen. 4.De beeldvormende raad kent geen vaste samenstelling. Artikel4Voorzitter De voorzitters van de deelsessies van de beeldvormende raad worden door de gemeenteraad uit zijn midden benoemd. Artikel5Zittingsduur 1.De zittingsperiode van een deelnemer eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de gemeenteraad. 2.De gemeenteraad kan de voorzitters ontslaan. 3.Voorzitters kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de gemeenteraad. Het ontslag gaat in een maand na de schriftelijke mededeling of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd. Artikel6Griffier beeldvormende raad Medewerkers van de griffie voeren het secretariaat van de beeldvormende raad en ondersteunen de voorzitters. Artikel7Burgemeester en wethouders 1.Het presidium nodigt collegeleden uit aan de beeldvormende raad deel te nemen. 2.Indien een collegelid aan de beeldvormende raad wil deelnemen over een onderwerp buiten de agenda om, doet hij hiertoe een verzoek aan de voorzitter van een deelsessie. 3.De voorzitter neemt zo spoedig mogelijk een beslissing op het verzoek. Artikel8Vergaderfrequentie 1.In de regel vergadert de beeldvormende raad maandelijks. 2.Een fractie kan een verzoek voor een extra beeldvormende raadsbijeenkomst aan het presidium voorleggen. Artikel9Oproep en agenda 1.Het presidium zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de leden een oproep en agenda, onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. 2.Het presidium kan na het publiceren van de agenda en de stukken als bedoeld in het eerste lid zo nodig een aanvullende agenda doen uitgaan. Deze agenda en de daarop vermelde onderwerpen worden zo spoedig mogelijk aan de deelnemers bekendgemaakt. 3.Wanneer de beeldvormende raad een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan hij aan het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen. De beeldvormende raad bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt. 4.De agenda van een niet-besloten bijeenkomst kan aan inwoners of belanghebbenden de gelegenheid bieden om het woord te voeren over een onderwerp buiten de geagendeerde onderwerpen om. Artikel10Ter inzage leggen van stukken 1.Stukken die ter toelichting van de onderwerpen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep voor eenieder in het stadhuis ter inzage gelegd. Het presidium maakt van de terinzagelegging melding in de openbare kennisgeving als bedoeld in artikel

1. 2.Indien ten aanzien van stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, worden deze gelegd in het daarvoor bestemde kastje in de fractiekamer. Na inzage leggen de raadsleden en raadsopvolgers de stukken weer terug in het hiervoor genoemde kastje. Artikel11Openbare kennisgeving 1.De agenda van de beeldvormende raad wordt gepubliceerd in een huis-aan-huisblad en op de website van de gemeente. 2.De publicatie vermeldt: de datum, aanvangstijd en plaats van de bijeenkomst; de wijze waarop en de plaats waar eenieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien; de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel
2. Artikel12Opening vergadering; quorum 1.De voorzitter van een deelsessie opent de vergadering op de aanvangstijd. 2.Indien bij de behandeling van een onderwerp minder dan de helft van het aantal in de gemeenteraad vertegenwoordigde fracties aanwezig is, beslist de voorzitter - na overleg met de aanwezige fracties - over het vervolg van de behandeling van het geplande onderwerp. Artikel13Spreekrecht 1.Aan niet-raadsleden en niet-raadsopvolgers kan de mogelijkheid worden geboden over een of meer agendapunten, niet zijnde de rondvraag, een mening kenbaar te maken. 2.Degenen die hiervan gebruik willen maken, moeten zich voor of bij de aanvang van de vergadering bij de griffier melden onder opgave van naam en het onderwerp waarover zij het woord willen voeren. 3.Zij worden per agendapunt gedurende korte tijd, maximaal 5 minuten, in twee instanties in de gelegenheid gesteld hun mening kenbaar te maken. In bijzondere gevallen kan de voorzitter voorwaarden stellen aan het spreekrecht. Artikel14Verslaglegging 1.Van de beeldvormende raad worden een audio- of videoverslag gemaakt en een conclusielijst opgesteld. 2.De conclusielijst wordt gepubliceerd op de website van de gemeente. 3.De raadsleden, raadsopvolgers en de collegeleden hebben het recht een voorstel tot verandering aan de raad te doen, indien de conclusielijst onjuistheden zou bevatten of niet duidelijk weergeeft wat afgesproken is. Een voorstel tot verandering wordt schriftelijk bij de griffier ingediend. 4.De conclusielijst moet inhouden: een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest; een vermelding van de aanwezige gasten van de raad; een vermelding van de conclusie over het vervolg van de behandeling van een onderwerp; een vermelding of een behandeld onderwerp als hamerstuk dan wel discussiestuk een vervolg krijgt in de raadsvergadering; een vermelding van toezeggingen door het college; de datum van de raadsvergadering waarin de vervolgbehandeling plaatsvindt. 5.De conclusielijst wordt opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de griffier. Artikel15Deelname aan de beraadslaging door anderen 1.De beeldvormende raad kan bepalen dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging. 2.Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een deelnemer genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen. Artikel16Geheimhouding en opheffing geheimhouding Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de beeldvormende raad overeenkomstig artikel 86, eerste lid van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De beeldvormende raad kan besluiten de geheimhouding op te heffen. Artikel17Geluid- en beeldregistraties Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter van een deelsessie en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Artikel18Verbod gebruik mobiele telefoons In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de bijeenkomst het gebruik van moderne communicatiemiddelen die inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering, zonder toestemming van de voorzitter niet toegestaan. Artikel19Inwerkingtreding Deze verordening treedt de dag na bekendmaking in werking. Terzelfder tijd wordt ingetrokken de Verordening op de raadscommissies Doetinchem, vastgesteld op 3 januari
3. Deze verordening wordt aangehaald als Verordening op de raadscommissie beeldvormende raad
4. Aldus vastgesteld door de raad in zijn vergaderingvan 18 juli 2013,griffier voorzitter