Gedragscode politieke ambtsdragers Bergen 2013 (Bergen (L))

Gedragscode politieke ambtsdragers Bergen 2013 De raad van de gemeente Bergen, gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 januari 2013; gelet op het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet Artikel1Algemene bepalingen 1 Deze gedragscode geldt voor de politieke ambtsdragers van de gemeente Bergen zijnde: - de burgemeester; - de wethouders; - de leden van de gemeenteraad; - de leden van de raadscommissies voor zover deze geen raadslid zijn, tenzij uit de tekst van een gedragsregel anders blijkt. 2 In gevallen waarin de code niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is, vindt bespreking plaats in het college als het om een lid van het college gaat, dan wel in het presidium als het een lid van de gemeenteraad of een lid van een raadscommissie betreft. 3 De code is openbaar en op toegankelijke wijze te raadplegen. 4 Politieke ambtsdragers ontvangen bij hun aantreden een exemplaar van de code. 5 Een politieke ambtsdrager is aanspreekbaar op naleving van deze code. Artikel2Belangenverstrengeling 1 Een politieke ambtsdrager doet opgave van zijn financiële belangen. 2 Bij privaat-publieke samenwerkingsrelaties voorkomt de politieke ambtsdrager (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen. 3 Een oud-politieke ambtsdrager wordt het eerste jaar na de beëindiging van zijn ambtstermijn uitgesloten van het tegen beloning verrichten van werkzaamheden voor de gemeente, waaraan hij verbonden was. 4 Indien de onafhankelijke oordeelsvorming van een politieke ambtsdrager over een onderwerp in het geding kan zijn, geeft hij bij de besluitvorming daarover aan in hoeverre het onderwerp hem persoonlijk aangaat. 5 Een politieke ambtsdrager die familie- of vriendschapsbetrekkingen of anderszins persoonlijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten of zaken aan de gemeente, onthoudt zich van deelname aan de besluitvorming over de betreffende opdracht. 6 Een politieke ambtsdrager neemt van een aanbieder van diensten aan de gemeente geen geschenken, faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kunnen beïnvloeden. 7 Een politieke ambtsdrager vervult geen nevenfuncties die een structureel risico vormen voor een integere invulling van de politieke functie. 8 Een politieke ambtsdrager geeft ten behoeve van de openbaarmaking van zijn nevenfuncties en q.q.-nevenfuncties aan voor welke organisaties de functies worden verricht, wat het tijdsbeslag is en of de functies bezoldigd zijn. 9 Een politieke ambtsdrager behoudt geen inkomsten uit een q.q.-nevenfunctie (tenzij dat op grond van de wet geheel of gedeeltelijk is toegestaan). De inkomsten komen ten goede aan de kas van de gemeente. Artikel3Informatie 1 Een politieke ambtsdrager gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt. Hij zorgt ervoor dat stukken met vertrouwelijke gegevens veilig worden opgeborgen en dat computerbestanden beveiligd zijn. 2 Een politieke ambtsdrager houdt geen informatie achter. 3 Een politieke ambtsdrager verstrekt geen informatie die vertrouwelijk of geheim is. 4 Een politieke ambtsdrager maakt niet ten eigen bate of ten bate van zijn persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie. 5 Een politieke ambtsdrager gaat verantwoord om met de e-mail- en internetfaciliteiten alsmede met de sociale media. Artikel4Geschenken, diensten en uitnodigingen 1 Een politieke ambtsdrager accepteert geen geschenken, faciliteiten of diensten indien zijn onafhankelijke positie hierdoor kan worden beïnvloed. In onderhandelingssituaties weigert hij door betrokken relaties aangeboden geschenken of andere voordelen. 2 Geschenken en giften die een politieke ambtsdrager uit hoofde van zijn functie ontvangt en die een geschatte waarde van meer dan 25 euro vertegenwoordigen worden gemeld en geregistreerd. 3 Geschenken en giften die een politieke ambtsdrager uit hoofde van zijn functie ontvangt en die een geschatte waarde van meer dan 100 euro vertegenwoordigen zijn eigendom van de gemeente. Er wordt een gemeentelijke bestemming voor gezocht. Geschenken, giften en gunsten van minder dan 100 euro die per kalenderjaar van één buitenstaander worden ontvangen, kunnen worden behouden. 4 Geschenken en giften worden niet op het huisadres ontvangen. Indien dit toch is gebeurd meldt een politieke ambtsdrager dit in het college als het om een lid van het college gaat, dan wel in het presidium als het een lid van de gemeenteraad of een lid van de raadscommissie betreft. 5 Aanbiedingen voor privéwerkzaamheden of kortingen op privégoederen worden niet geaccepteerd. 6 Een politieke ambtsdrager maakt in het college als het om een lid van het college gaat, dan wel in het presidium als het een lid van de gemeenteraad of een lid van de raadscommissie betreft melding van uitnodigingen voor excursies en evenementen op kosten van derden. Artikel5Bestuurlijke uitgaven, onkostenvergoedingen, buitenlandse reizen en voorzieningen 1 Uitgaven worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond. Een politieke ambtsdrager is terughoudend bij het in rekening brengen van uitgaven die zich op het grensvlak van privé en publiek bevinden. 2 Een politieke ambtsdrager declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed. 3 Ingeval van twijfel over een declaratie of over het correct gebruik van een creditcard wordt dit aan het college gemeld. 4 Een politieke ambtsdrager die het voornemen heeft uit hoofde van zijn functie een buitenlandse reis te maken of is uitgenodigd voor een buitenlandse reis of werkbezoek op kosten van derden, heeft vooraf toestemming nodig van het college als het om een lid van het college gaat, dan wel van het presidium als het een lid van de gemeenteraad of een lid van de raadscommissie betreft. Het gemeentelijk belang van de reis is doorslaggevend voor de besluitvorming. Indien het toestemming aan de burgemeester of een wethouder betreft wordt de gemeenteraad van de besluitvorming in het college op de hoogte gesteld. 5 Een politieke ambtsdrager meldt het voornemen tot een buitenlandse reis of een uitnodiging daartoe in het college als het om een lid van het college gaat, dan wel in het presidium als het een lid van de gemeenteraad of een lid van de raadscommissie betreft en verschaft daarbij informatie over het doel van de reis, de bijbehorende beleidsoverwegingen, de samenstelling van het gezelschap, de geraamde kosten en de wijze waarop van de reis verslag wordt gedaan. 6 Het ten laste van de gemeente meereizen van de partner van de politieke ambtsdrager naar en in het buitenland is uitsluitend toegestaan wanneer dit gebeurt op uitnodiging van de ontvangende partij en het belang van de gemeente daarmee gediend is. Het meereizen van de partner wordt bij de besluitvorming betrokken. 7 Het anderszins meereizen naar en in het buitenland van derden op kosten van de gemeente is niet toegestaan. Het meereizen van derden op eigen kosten is toegestaan en wordt in dat geval bij de besluitvorming betrokken. 8 Het verlengen van een buitenlandse dienstreis voor privédoeleinden is toegestaan, mits dit is betrokken bij de besluitvorming. De extra reis- en verblijfkosten komen volledig voor rekening van de politieke ambtsdrager. 9 Gebruik van gemeentelijke eigendommen of voorzieningen voor privédoeleinden is niet toegestaan uitgezonderd de bij verordening geregelde voorzieningen. Artikel6Slotbepaling 1 De Gedragscode Bestuurders Gemeente Bergen 2007 wordt ingetrokken 2 De Gedragscode politieke ambtsdragers Bergen 2013 treedt in werking de dag na bekendmaking. Toelichting1Nieuwe Toelichting Leden van het dagelijks en algemeen bestuur stellen bij hun handelen de kwaliteit van het openbaar bestuur centraal. Integriteit van het openbaar bestuur is daarbij een belangrijke voorwaarde. De belangen van de gemeente Bergen en in het verlengde daarvan die van haar burgers, zijn het primaire richtsnoer. Integriteit van politieke ambtsdragers houdt in dat de verantwoordelijkheid, die met de functie samenhangt, wordt aanvaard. Dat betekent onder meer dat politieke ambtsdragers zich permanent ervan bewust moeten zijn dat zij voor de gemeenschap werken en besluiten nemen over de besteding van gemeenschapsgeld. Zij moeten bereid zijn om daarover verantwoording af te leggen. Verantwoording wordt intern afgelegd aan collega-bestuurders of de gemeenteraad, maar ook extern aan organisaties en burgers voor wie bestuurders en gekozen volksvertegenwoordigers hun functie vervullen. De volgende kernbegrippen zijn daarbij leidend en plaatst integriteit van politieke ambtsdragers in een breder perspectief. Dienstbaarheid Het handelen van een politieke ambtsdrager is gericht op het belang van de gemeente en op de organisaties en burgers die daarvan deel uitmaken. Functionaliteit Het handelen van een politieke ambtsdrager heeft een herkenbaar verband met de functie die hij in het bestuur vervult. Onafhankelijkheid Het handelen van een politieke ambtsdrager wordt gekenmerkt door onpartijdigheid, dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat ook iedere schijn van een dergelijke vermenging wordt vermeden. Openheid Het handelen van een politieke ambtsdrager is transparant, opdat optimale verantwoording mogelijk is en de controlerende organen volledig inzicht hebben in het handelen van de politieke ambtsdrager en zijn beweegredenen daarbij. Betrouwbaarheid Op de politieke ambtsdrager moet men kunnen rekenen. Die houdt zich aan zijn afspraken. Kennis en informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt, wendt hij aan voor het doel waarvoor die zijn gegeven. Zorgvuldigheid Het handelen van een politiek ambtsdrager is erop gericht dat alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect worden bejegend en dat belangen van partijen op correcte wijze worden afgewogen. Deze kernbegrippen zijn de toetssteen voor de geformuleerde gedragsafspraken. Gedragingen moeten aan deze kernbegrippen kunnen worden getoetst. Het doel van de gedragscode is om politieke ambtsdragers een houvast te bieden bij het bepalen van normen over de integriteit van het bestuur. Gedragscodes zijn voor gemeenten verplicht op grond van de Gemeentewet. De gedragscode bevat regels zowel voor het bestuursorgaan in zijn geheel als voor politieke ambtsdragers afzonderlijk. Onder politieke ambtsdragers worden verstaan: de burgemeester, de wethouders, de leden van de gemeenteraad en de leden van raadscommissies, die geen lid zijn van de raad. De gedragscode heeft vooral bestuurlijke en politieke relevantie. Politieke ambtsdragers zijn op de naleving van de gedragscode aanspreekbaar. Zij vervullen immers een voorbeeldfunctie voor de burgers en voor hun ambtenaren. De gedragscode bevat zowel normen over hoe in een bepaalde situatie te handelen als regels over procedures die moeten worden gevolgd. Er dient een duidelijke verdeling te zijn van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, waarbij sprake is van wederzijdse controle en evenwicht (checks and balances). Integriteitsbeleid is meer dan regels en procedures. Integriteit is een grondhouding, een kwestie van mentaliteit, waaraan gewerkt moet worden. Belangrijk is de cultuur in een organisatie. Dit moet een cultuur van openheid zijn, waarin men elkaar durft aan te spreken op elkaars gedrag en handelen. De gedragscode politieke ambtsdragers Bergen 2013 is geënt op de model-gedragscode van de VNG. Toelichting per artikel Artikel 2 Belangenverstrengeling Het onafhankelijk handelen van een politieke ambtsdrager staat zowel in de eed of belofte als in een aantal wettelijke bepalingen. Ze moeten hun taken onbevooroordeeld en objectief vervullen. Als er sprake is van belangenverstrengeling is dit niet langer mogelijk. Van belangenverstrengeling is sprake als het publiek belang wordt vermengd met het persoonlijk belang van een politieke ambtsdrager of dat van derden, zoals familie of vrienden. Hierdoor is een zuiver besluiten of handelen in het publiek belang niet langer gewaarborgd. Niet alleen feitelijke belangenverstrengeling, maar ook de schijn ervan moet worden vermeden. Er geldt geen wettelijke verplichting voor commissieleden niet zijnde raadsleden om de eed/belofte als bedoeld in artikel 14 van de Gemeentewet af te leggen. Door ook commissieleden de eed af te laten leggen wordt tot uitdrukking gebracht dat zij volwaardig meedoen aan het politieke proces en deel uitmaken van een gemeentelijk adviesorgaan waar geheimhouding aan de orde kan zijn. Ook wordt hiermee uiting gegeven aan het integriteitsbeleid van het openbaar bestuur. De eedaflegging voor commissieleden wordt geregeld in de Verordening op de raadscommissies. Het risico van belangenverstrengeling kan bijvoorbeeld ontstaan als een politieke ambtsdrager een nevenfunctie vervult die raakvlakken heeft met de uitoefening van het politieke ambt. Het kan daarbij gaan om een bestuurslidmaatschap van een vereniging of een commissariaat bij een bedrijf dat met de gemeente zaken doet. Ook als het gaat om de uitoefening van een nevenfunctie waarin de politieke ambtsdrager qualitate qua (q.q.) is benoemd – bijvoorbeeld als commissaris van een overheidsbedrijf – kan het risico op belangenverstrengeling aanwezig zijn. Ook dan hoeven de belangen van de gemeente en die van de organisatie waarin de q.q.-functie wordt vervuld, niet parallel te lopen. Ook het hebben van bepaalde financiële belangen of het verrichten van bepaalde financiële transacties kan (de schijn van) belangenverstrengeling veroorzaken. Het kan daarbij gaan om: het bezit van effecten, koersgevoelige informatie, vorderingsrechten, onroerend goed, bouwgrond en financiële deelnemingen in ondernemingen e.d.. Ook negatieve financiële belangen, zoals schulden uit hypothecaire vorderingen, kunnen in verband met mogelijke belangenverstrengeling relevant zijn. Dergelijke financiële belangen kunnen bijvoorbeeld een rol gaan spelen bij besluiten over grondverkopen of het vaststellen van een bestemmingsplan. Bij belangenverstrengeling gaat het niet alleen om mogelijk persoonlijk voordeel voor de politieke ambtsdrager, maar de bevoordeling kan zich ook uitstrekken tot vrienden, familieleden, instellingen of bedrijven waarmee de politieke ambtsdrager als privé-persoon banden heeft. De bevoordeling kan naast het verlenen van overheidsgunsten ook bestaan uit het doorgeven van vertrouwelijke overheidsinformatie. Soms moet een politieke ambtsdrager stemmen over een onderwerp waar hij direct of indirect persoonlijk bij betrokken is. Het kan daarbij gaan om familierelaties, eigendommen, financiële belangen (aandelen), of een bestuurslidmaatschap van een gesubsidieerde instelling. In zo’n geval mag de politieke ambtsdrager niet aan de stemming deelnemen (artikel 28 Gemeentewet). De verantwoordelijkheid hiervoor ligt in eerste instantie bij de politieke ambtsdrager zelf. Hij moet zelf de afweging maken of het nodig is zich van stemming te onthouden. Wel is het verstandig dat als een mogelijk persoonlijk belang aan de orde is de politieke ambtsdrager dit in de discussie aangeeft. De Algemene wet bestuursrecht (Awb) bevat eveneens een bepaling over onafhankelijke besluit-vorming door het openbaar bestuur (artikel 2:4 Awb: het bestuursorgaan vervult zijn taak zonder vooringenomenheid). Het bestuursorgaan moet ervoor waken dat personen die deel uitmaken van het bestuursorgaan of ervoor werken de besluitvorming beïnvloeden doordat zij een persoonlijk belang hebben bij het besluit. Dit artikel heeft niet alleen betrekking op de stemming maar het gehele proces van besluitvorming. Dit betekent dat zowel de politieke ambtsdrager als het gehele bestuursorgaan (burgemeester, college, raad) elk een eigen verantwoordelijkheid heeft. Zij moeten afwegen of de onafhankelijke besluitvorming (of de schijn daarvan) van de betrokken ambtsdrager in het geding is. Betrekkingen met het bedrijfsleven Het risico van belangenverstrengeling zal met name groot zijn in de zakelijke betrekkingen van de overheid met het bedrijfsleven, waarbij grote sommen geld omgaan. Ook tussen overheden onderling en in hun relatie met semi-overheidsinstellingen kunnen er grote belangen spelen. Besluiten over de aanbesteding van werken waar overheid en de particuliere markt elkaar ontmoeten en waar veelal grote bedragen mee gemoeid zijn verdienen bijzondere aandacht. In het kader van de integriteit gaat het om een kwetsbare activiteit, waarbij het vertrouwen in de overheid in hoge mate in het geding is. De gemeente beschikt over een aanbestedings- en inkoopbeleid waaraan besluiten – o.a. op integriteit – kunnen worden getoetst. Zo’n beleid zorgt voor transparantie en objectiviteit. Dit beleid wordt binnenkort geactualiseerd. Nevenfuncties Naast het politieke ambt hebben veel politieke ambtsdragers nevenfuncties, betaald of onbetaald. Ingeval van part-timers zijn nevenfuncties vaak een bron van inkomsten. Maatschappelijk, bestuurlijk en persoonlijk gezien zijn nevenfuncties positief te waarderen. Er zitten echter ook risico’s aan nevenfuncties: zij kunnen het onafhankelijk oordeel van de ambtsdrager in gevaar brengen, het aanzien van het ambt schaden en de ambtsdrager belemmeren optimaal te functioneren. Een goede functievervulling en handhaving van onpartijdigheid en onafhankelijkheid dienen bepalend te zijn bij de beslissing of een nevenfunctie wordt aanvaard. De beslissing om de nevenfunctie al dan niet te aanvaarden of aan te houden ligt bij de politieke ambtsdrager zelf, maar betrokkene zelf zal daarover openheid moeten betrachten en zich daarvoor moeten kunnen verantwoorden in de raad. Het risico van belangenverstrengeling hoeft niet altijd te betekenen dat de nevenfunctie moet worden opgegeven. Als sprake is van een incidenteel risico zou de betrokken ambtsdrager zich in dat geval buiten de concrete besluitvorming of de voorbereiding daarvan kunnen houden. Bij het aanvaarden van nevenfuncties zijn de volgende afwegingen van belang:

1. Tussen het ambt en de nevenfunctie mag geen (schijn van) belangenverstrengeling optreden.
2. Het vervullen van een nevenfunctie mag geen afbreuk doen aan het aanzien van het ambt.
3. De nevenfunctie mag niet zoveel tijd kosten dat het functioneren als politieke ambtsdrager in het geding komt.
4. De (hoogte van de) honorering van de nevenactiviteiten mag geen aanleiding geven tot discussie. De politieke ambtsdrager die een nevenfunctie vervult dient dit te doen vanuit het besef dat de belangen van de nevenfunctie en de gemeente uit elkaar moeten worden gehouden. Q.q. nevenfuncties Sommige nevenfuncties vervullen politieke ambtsdragers uit hoofde van hun politieke functie: dat zijn de functies waarin zij qualitate qua zijn benoemd (de zogenoemde q.q.-nevenfunctie). Aan de hand van de volgende criteria kan worden bepaald of sprake is van een q.q.-nevenfunctie:
5. Er is een aantoonbaar belang voor de gemeente dat de nevenfunctie door een politieke ambtsdrager wordt vervuld. De politieke ambtsdrager bekleedt in dat geval de nevenfunctie uit hoofde van het ambt en behartigt (in)direct de belangen van de gemeente.
6. De nevenfunctie is gekoppeld aan de inhoud en duur van het politieke ambt. De nevenfunctie moet worden neergelegd als het ambt wordt beëindigd. Of sprake is van een q.q.-functie zal moeten blijken uit de feiten en omstandigheden. Melding en openbaarmaking van nevenfuncties en q.q.-nevenfuncties Bestuurders (burgemeester en wethouders) hebben een wettelijke meldplicht als zij voornemens zijn om een nevenfunctie te aanvaarden. Zij melden dit aan de gemeenteraad. Ook raadsleden zijn wettelijk verplicht om hun nevenfuncties openbaar te maken (artikel 12 Gemeentewet). Voor commissieleden is in artikel 4 van de Verordening op de raadscommissies artikel 12 Gemeentewet van overeenkomstige toepassing verklaard. Voor q.q.-nevenfuncties ontbreekt een wettelijke meldingsplicht. De gedragscode regelt dat alle politieke ambtsdragers ook hun q.q.-nevenfunctie openbaar maken. Melding inkomsten uit nevenfuncties en q.q.-nevenfuncties. Sinds 10 maart 2010 moeten bestuurders (burgemeester en voltijds wethouder) ook hun inkomsten uit nevenfuncties openbaar maken. Hiermee wordt een indicatie gegeven van het belang van deze functies ten opzichte van de hoofdfunctie van de bestuurder. Ook biedt het zicht op eventuele andere (financiële) belangen. Op alle overige politieke ambtsdragers is de verplichting om inkomsten uit andere functies openbaar te maken, niet van toepassing. De gedragscode vraagt hen wel aan te geven of een nevenfunctie bezoldigd is (zonder inkomsten te vermelden) en hoeveel tijd de uitoefening van de functie in beslag neemt. De wethouder/burgemeester geniet géén vergoedingen - in welke vorm dan ook - voor werkzaamheden, verricht in q.q.-nevenfuncties, ongeacht of de vergoeding ten laste van de gemeente komt of niet (artikel 44/66 van de Gemeentewet). Ontvangen beloningen moeten in de gemeentekas worden gestort. De overweging hierbij is dat werkzaamheden verricht in een q.q.-nevenfunctie geacht worden te behoren tot de normale taakvervulling van de functie of het ambt. Aangezien een hoofd- of nevenfunctie of de relatie van de gemeente met een instantie waar de politieke ambtsdrager een nevenfunctie uitoefent kan wijzigen, is het van belang dat de registers, waarin de (q.q.)-nevenfuncties staan vermeld actueel worden gehouden. De politieke ambtsdrager dient jaarlijks een opgave te verstrekken van zijn (q.q.)nevenfuncties. Op de gemeentelijke website wordt de presentatie van de leden van de raad en de commissies aangevuld met een lijst van hun hoofd- en nevenfuncties. Onverenigbaarheid van functies Het uitoefenen van een of meer andere functies naast de functie als raadslid respectievelijk het ambt van wethouder kan onder omstandigheden leiden tot belangenverstrengeling en daarmee een onafhankelijk oordeel in de weg staan. In artikel 13 en 36b van de Gemeentewet is vastgelegd welke functies in ieder geval onverenigbaar zijn met het raadslidmaatschap c.q. het wethoudersambt. Dit geldt ook voor commissieleden: artikel 4 van de Verordening op de raadscommissies voorziet hierin. Controle hierop vindt plaats bij de benoeming (onderzoek naar de geloofsbrieven). Een wethouder, raads- of commissielid die een onverenigbare functie gaat vervullen, verliest zijn ambt. Financiële belangen Het gevaar van belangenverstrengeling doet zich voor als een politieke ambtsdrager financiële belangen bezit in een organisatie of onderneming, die de belangen van de gemeente kunnen raken. In de praktijk kan dit risico optreden bij besluiten over een aanbesteding, subsidieverlening, verstrekking van leningen en bij de verlening van advies- en onderzoeksopdrachten. Hiervoor is een procedure tot melding opgesteld: a. De politieke ambtsdrager meldt jaarlijks voor 1 maart van elk jaar schriftelijk zijn of haar financiële belangen die de belangen van de gemeente, voor zover deze in verband staan met de functievervulling, kunnen raken. b. De schriftelijke melding wordt vertrouwelijk gedaan aan de gemeentesecretaris (voor collegeleden en burgemeester) dan wel de griffier (voor raadsleden en raadscommissieleden, niet zijnde raadsleden). c. Van de schriftelijke meldingen wordt een apart vertrouwelijk register bijgehouden dat uit-sluitend mag worden ingezien door de burgemeester, de wethouders, de raadsleden, de commissieleden, de griffier en de gemeentesecretaris. d. De politieke ambtsdrager dient, indien dit noodzakelijk is voor het beoordelen of de gemelde belangen en bezittingen risico opleveren in de werkzaamheden van de politieke ambtsdrager, alle informatie te verschaffen die nodig is. Draaideurconstructie De draaideurconstructie betekent dat oud-politieke ambtsdragers direct na hun aftreden betaalde activiteiten verrichten in of voor dezelfde gemeente waar zij bestuurder of volksvertegenwoordiger zijn geweest. Om de indruk van “cliëntelisme” te vermijden staat de gedragscode dit gedurende het eerste jaar na vertrek niet toe. Bovendien is er een risico op verstrengeling van persoonlijke en functionele belangen. Dit risico ontstaat als een politieke ambtsdrager en een bedrijf die in een functionele relatie tot elkaar staan in de verleiding komen om afspraken te maken over toekomstige betaalde activiteiten van de politieke ambtsdrager. Artikel 3 Informatie Politieke ambtsdragers beschikken over veel informatie. Als zij daar verkeerd mee omgaan kan dit de geloofwaardigheid van zowel henzelf als hun organisatie aantasten. In de gedragscode staan basisregels voor het integer omgaan met informatie: a. Ga zorgvuldig en correct om met informatie waarover de politieke ambtsdrager uit hoofde van zijn functie beschikt. Vermijd het lekken naar “de media” om politieke doelen te bereiken. Zorg dat stukken met vertrouwelijke gegevens veilig worden opgeborgen en computerbestanden beveiligd zijn. Vermijd het geven van (nog) niet openbare informatie: dit kan leiden tot oneigenlijk gebruik. b. Verstrek geen onjuiste informatie. c. Gebruik informatie die is gekregen bij de uitoefening van het ambt niet ten eigen bate of ten bate van derden. d. Verstrek geen geheime informatie. Oneigenlijk gebruik van overheidsinformatie Integriteitsrisico’s kunnen ontstaan als een politieke ambtsdrager over vertrouwelijke informatie beschikt die hij kan gebruiken om persoonlijk voordeel mee te behalen of kan aanwenden ten behoeve van derden (familie, vrienden, relaties). Het kan daarbij gaan om de gunning van een opdracht, de aan-/verkoop van een huis etc. Soms gaat het om informatie die openbaar wordt, maar waarbij de politieke ambtsdrager of zijn relatie voordeel heeft bij het eerder verkrijgen van die informatie. De geloofwaardigheid van de organisatie wordt hiermee aangetast. Er moet op kunnen worden vertrouwd dat informatie bij de gemeente niet wordt gebruikt voor andere doeleinden dan waarvoor die informatie is verkregen. Ook het lekken van informatie naar pers en media dient te worden vermeden. Geheime of vertrouwelijke informatie Er zijn aangelegenheden die naar hun aard vertrouwelijk behandeld moeten worden. Vergaderingen van het college zijn in beginsel besloten. De vergaderingen van de raad of een commissie zijn in beginsel openbaar, maar er kan worden besloten dat de vergadering met “gesloten deuren” wordt gehouden. Het feit dat een zaak in een besloten vergadering wordt behandeld en de notulen niet openbaar zijn, betekent niet zonder meer dat op de leden een geheimhoudingsplicht ligt. De raad, commissie resp. het college kunnen wel geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die in een besloten vergadering zijn behandeld (artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet). Het schenden van de geheimhoudingsplicht is strafbaar. E-mailprotocol Voor politieke ambtsdragers is – net als voor ambtenaren - reglementering van het juiste gebruik van e-mail en internetgebruik relevant. Hieronder valt ook de sociale media. Sociale media is één van de mogelijkheden voor politieke ambtsdragers om op een snelle en gebruiksvriendelijke manier de dialoog met burgers aan te gaan. Anderzijds kleven er ook risico’s aan deze communicatievorm. De politieke ambtsdrager dient zich ervan bewust te zijn, dat bijvoorbeeld online verklaringen rechtsgevolgen kunnen hebben en publicaties op internet niet weg zijn maar altijd te vinden zijn. Ook hier geldt: ga zorgvuldig om met informatie en reageer niet impulsief op elk bericht. Voor het opstellen van regels voor het juiste gebruik van e-mail en internet kan aansluiting worden gezocht bij het e-mailprotocol zoals dit thans voor de ambtenaren van de gemeente geldt. Artikel 4 Geschenken, diensten, uitnodigingen Bij het afleggen van de ambtseed of belofte verklaren politiek ambtsdragers dat zij geen giften of gunsten hebben gegeven of beloofd om benoemd te worden. Ook beloven ze geen geschenken of beloften te hebben aangenomen of te zullen aannemen om iets te doen of te laten. Dit betekent dat er geen giften of gunsten mogen worden aangenomen in ruil voor een tegenprestatie. Het geven en ontvangen van geschenken hoeft geen probleem te zijn zolang de onafhankelijkheid van de politiek ambtsdrager niet in het geding is. Geschenken van de gemeente Wanneer politieke ambtsdragers (relatie)geschenken geven namens de gemeente is het verstandig om dit transparant te houden door hiervoor richtlijnen op te stellen en een administratie bij te houden. In de “representatieregeling gemeente Bergen” zijn hiervoor richtlijnen vastgesteld. Over het algemeen gaat het om relatiegeschenken met een beperkte waarde. Voor grote geschenken is een gemotiveerd collegebesluit noodzakelijk. Geschenken aan de gemeente c.q. politieke ambtsdragers Als politieke ambtsdragers persoonlijk geschenken ontvangen, brengt dit meer risico’s met zich mee dan als dit gebeurt namens de gemeente. Persoonlijk ontvangen of aangeboden geschenken met een (geschatte) waarde van meer dan 25 euro (dus pennen, blocnotes, boeket bloemen, fles wijn uitgezonderd) worden gemeld in het college respectievelijk het presidium en door de secretaris respectievelijk de griffier ingeschreven in een openbaar register. Jaarlijks wordt van de ontvangen geschenken verslag gedaan. o geschenken tot een waarde van 100 euro die per kalenderjaar van één buitenstaander worden ontvangen, kunnen worden behouden. o geschenken boven een totale waarde van 100 euro die een politieke ambtsdrager uit hoofde van zijn functie ontvangt worden eigendom van de gemeente. Ingeval van meerdere geschenken afkomstig van dezelfde buitenstaander is de totale waarde bepalend. Geschenken van welke waarde dan ook kunnen niet worden geaccepteerd als de onafhankelijkheid van de besluitvorming op enigerlei wijze kan worden aangetast (dit is het geval zolang overleg- of onderhandelingssituaties gaande zijn). Betrokkene zal dan ook schriftelijk worden geïnformeerd over het niet gewenst zijn van het geschenk. Bij het ontvangen van geschenken past openheid. Geschenken worden daarom dan ook niet op het huisadres ontvangen. In het kader van het integriteitsbeleid dienen de begrippen schenkingen en diensten ruim te worden geïnterpreteerd. Ook uitnodigingen voor een diner, een excursie, een bezoek aan een evenement kunnen hieronder vallen. Voorwaarde om op een uitnodiging in te gaan is dat het diner, de excursie etc. functioneel is en in het belang is van de gemeente. Ook hier geldt het principe van openheid en registratie om controle en verantwoording af te kunnen leggen. Artikel 5 Bestuurlijke uitgaven Politieke ambtsdragers ontvangen naast hun wedde of bezoldiging een vergoeding van kosten die zij maken bij de uitoefening van hun ambt. Alleen voorzieningen die in de Gemeentewet staan worden vergoed. Alle andere kosten komen voor rekening van de ambtsdrager zelf. Belangrijke uitgangspunten voor het vergoeden van voorzieningen voor politieke ambtsdragers zijn: - bij uitgaven voor voorzieningen van politieke ambtsdragers gaat het uitsluitend om functionele kosten om het ambt te vervullen. Er moet een directe relatie zijn tussen de uitgave en de taak van de gemeente. - de functionaliteit van de uitgave moet aantoonbaar zijn of tenminste aannemelijk worden gemaakt. - als met de uitgave geen duidelijk belang van de gemeente wordt gediend, blijven de kosten voor eigen rekening. - kosten die een bestuurder maakt uit hoofde van een (q.q.)-nevenfunctie, worden vergoed door de instantie waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend; - voorzieningen en bestuurskosten worden zoveel mogelijk direct door het bestuursorgaan zelf betaald; - bestuurders dienen verantwoord om te gaan met publieke middelen. Openheid en verant-woording is essentieel. Om af te kunnen wegen of verstrekkingen en voorzieningen kunnen worden vergoed of voor eigen rekening moeten blijven is het van belang na te gaan welke kosten het betreft:
7. bedrijfsvoeringskosten: de voorzieningen die een politieke ambtsdrager nodig heeft om zijn werk te kunnen doen (werkkamer, ICT-apparatuur- en toepassingen, vakliteratuur etc.). Deze kosten worden gefinancierd vanuit de begroting of verstrekt in bruikleen.
8. bestuurskosten: kosten die rechtstreeks voortvloeien uit het ambt. o specifieke geregelde bestuurskosten, zoals verhuiskosten of de vergoeding van tijdelijke woonruimte. Regel is dat de declarabele kosten met bewijsstukken moeten worden aangetoond. o algemene bestuurskosten: voorzieningen die aan het ambt verbonden zijn, zoals reis- en verblijfvoorzieningen, cursussen, opleidingen en congressen en functionele diners buitenshuis. Deze kosten worden door het betreffende bestuursorgaan vergoed. Reizen buitenland Voor een buitenlandse reis geldt in beginsel hetzelfde als voor een binnenlandse reis: de reis moet altijd een functioneel karakter hebben. Kan de functionaliteit niet worden aangetoond dan heeft de deelname aan de reis een privé-karakter en worden de kosten niet vergoed. Of een buitenlandse reis functioneel is dient van geval tot geval te worden beoordeeld: afwegingen kunnen worden gemaakt aan de hand van het tijdstip van de reis (bijvoorbeeld net voor het einde van de zittingstermijn) het tijdsbeslag en de omvang van de delegatie. Van belang is dat in alle openheid vooraf besluitvorming plaatsheeft en achteraf verantwoording wordt afgelegd. Is de functionaliteit van de reis aangetoond dan komen de redelijke gemaakte reis- en verblijfkosten voor vergoeding in aanmerking. Bekostiging (geheel of gedeeltelijk) van reizen door derden wordt in beginsel afgewezen. Hiermee kan de onafhankelijke positie van de gemeente in gevaar komen. Het meereizen van partners is mits vooraf gemeld, toegestaan. De kosten zijn in be-ginsel voor eigen rekening behalve als de aanwezigheid van de partner van belang is voor de behartiging van het belang van de gemeente c.q. de partner expliciet is uitgenodigd. Verlenging van de reisduur voor privé-doeleinden is bij uitzondering mogelijk, maar moet vooraf worden gemeld zodat hierover besluitvorming kan plaatsvinden. Onkostenvergoeding Politieke ambtsdragers (uitgezonderd de commissieleden) ontvangen een maandelijkse onkostenvergoeding voor voorzieningen die niet zuiver functioneel, noch zuiver privé zijn. Omdat de voorzieningen toch een functioneel element bevatten worden dergelijke voorzieningen wel vergoed. De politiek ambtsdrager moet deze kosten zelf betalen uit de maandelijkse vergoeding. Er is sprake van een vast forfaitair bedrag. Wanneer de uitgaven meer zijn dan het maximumbedrag blijft het meerdere voor eigen rekening. De vergoeding is vastgelegd in de Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden Bergen
9. Declaraties en facturen Voorzieningen voor politieke ambtsdragers worden bij voorkeur rechtstreeks door het bestuursor-gaan voldaan. Het indienen van declaraties dient zoveel mogelijk te worden beperkt aangezien hierdoor een vermenging van publieke middelen met privégelden kan optreden. De Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden bevat een regeling over de declaratie van kosten. Creditcard Een creditcard is een betaalmiddel. Het gebruik van een creditcard op naam van de gemeente heeft bepaalde nadelen. Door het gebruiksgemak van dit betaalmiddel loopt men het risico dat er achteraf niet afdoende duidelijk kan worden gemaakt dat er sprake is geweest van een functionele uitgave in het belang van de gemeente. Ook indien een creditcard wordt gebruikt, zal er een rekening of factuur moeten worden overlegd om de uitgave te verantwoorden. Een creditcardafschrift alleen geeft onvoldoende informatie over de aard en strekking van de uitgave. Het gebruik van een creditcard wordt zoveel mogelijk beperkt. De burgemeester wordt in het bezit gesteld van een creditcard. Gebruik van gemeentelijke eigendommen. Het gebruik van gemeentelijke eigendommen of voorzieningen voor privé-doeleinden is niet toegestaan tenzij dit in een verordening is geregeld. Te denken valt aan de bruikleen van een mobiele telefoon door de wethouder.