Verordening auditcommittee gemeente Zundert (Zundert)

Verordening auditcommittee gemeente ZundertVerordening auditcommittee per 1 juli 2013 Artikel1:Instelling en begripsbepalingen 1.Er is een auditcommittee 2.In deze verordening wordt verstaan onder: het auditcommittee: een door de raad benoemde commissie die zich richt op de juiste, tijdige en volledige verantwoording naar de raad in al zijn facetten; de accountant: de accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening; 3.het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening. Artikel2:Doel 1.Het auditcommittee heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad. 2.Het auditcommittee heeft als doel afstemmingsoverleg te voeren met de accountant als bedoeld in artikel 4, derde lid, van de Verordening ex artikel 212 gemeente Zundert Artikel3:Taken en bevoegdheid 1.Het auditcommittee adviseert de raad maar heeft geen eigen beslissingsbevoegdheden. Zij treedt derhalve niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en/of college. 2.Om de doelstellingen benoemd in art. 2 te realiseren omvatten de activiteiten van de auditcommittee in ieder geval: het houden van toezicht op externe risico's (aansprakelijkstelling, mogelijke problemen in voortgang, politiek-maatschappelijk e.d.) het doen van aanbevelingen voor de benoeming van de externe accountant en daarbij een passend budget vast te stellen het adviseren van de gemeenteraad over de reikwijdte van de accountantscontrole en –rapportage het adviseren van de gemeenteraad om de jaarrekening al dan niet vast te stellen het adviseren van de gemeenteraad over het gevoerde financiële beleid en de financiële positie van de gemeente het afstemming van bijzondere onderzoeken voor de gemeenteraad op de accountantscontrole, de onderzoeken ex art 213a van de Gemeentewet en de onderzoeken door de Rekenkamer West Brabant, teneinde te komen tot bekrachtiging hiervan door de raad een en ander zoals nader gespecificeerd in bijlage I behorende bij deze verordening. 3.Het auditcommittee heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie. Artikel4:Samenstelling en benoeming 1.Het auditcommittee bestaat uit minimaal drie raadsleden. De voorzitter van de raadscommissie Bestuurszaken en Middelen maakt deel uit van het Audit Committee. Vanuit de raadscommissies kunnen overige leden van het auditcommittee worden benoemd. Het auditcommittee bestaat totaal uit maximaal 5 leden. 2.Het auditcommittee heeft vier adviseurs te weten de wethouder financiën, de manager afdeling bedrijfsvoering (eventueel (desgewenst) aangevuld met een beleidsmedewerker financiën), de gemeentesecretaris (dan wel een door de gemeentesecretaris aan te wijzen vervanger),.en de concerncontroller. Facultatief kan op verzoek van het auditcommittee de voorzitter of secretaris van de rekenkamercommissie deelnemen aan de beraadslagingen. 3.De griffier (of zijn plaatsvervanger) is secretaris van het auditcommittee en neemt aan de beraadslagingen deel. 4.De raad benoemt de leden van het auditcommittee. 5.Het auditcommittee kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan het auditcommittee. Artikel5:Zittingsduur 1.De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad of bij beëindiging van het lidmaatschap van de raadscommissie, waar het lid van het auditcommittee in deelneemt. 2.De raad kan een lid tussentijds ontslaan. 3.Een lid kan te allen tijde ontslag nemen. Artikel6:Voorzitter 1.Het auditcommittee kiest uit de raadsleden in haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. 2.De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van het auditcommittee, het leiden van de vergaderingen en het bewaken van de uitgangspunten over audit committee aangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van het auditcommittee. Artikel7:Vergaderingen en verslaglegging 1.Het auditcommittee vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van het auditcommittee. 2.De adviseurs, genoemd in art. 4 lid 2, worden in principe voor elke vergadering van het auditcommittee uitgenodigd. Het auditcommittee kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs. 3.De vergaderingen van het auditcommittee zijn openbaar, tenzij het auditcommittee op grond van een uitsluitinggrond genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur anders bepaalt. 4.De adviezen van het audit committee zijn openbaar, tenzij het auditcommittee anders bepaalt. 5.Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door het auditcommittee. 6.Het vastgestelde verslag van niet openbare vergaderingen wordt vertrouwelijk ter kennis gebracht aan het college, de leden van het presidium en ligt voor de overige raadsleden vertrouwelijk ter inzage op de griffie. Artikel8:Informeren raad 1.Het auditcommittee adviseert de raad via de raadscommissie Bestuurszaken en Middelen en informeert het college via de wethouder over haar adviezen. 2.Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van het audit committee een toelichting in de functionele raadscommissie. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan. Artikel9:Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening auditcommittee gemeente Zundert”. Aldus besloten door de gemeenteraad in zijn openbare vergadering van 25 juni 2013, De griffier,drs. J.J. RochatDe voorzitter, L.C. Poppe-de Looff Bijlage I Verslaggeving

1. Het AC bespreekt met de externe accountant en de adviseurs de bevindingen van de accountant zoals verwoord in de managementletter en verslag van bevindingen en monitoort de opvolging die het college hieraan geeft ter verbetering van de interne beheersingsmaatregelen voor verslaggeving en de naleving van wet- en regelgeving.
2. Het AC beoordeelt samen met het college en de externe accountant, na voltooiing van zijn controle, de financiële resultaten voor het jaar. Dit doet het AC voordat deze publiek worden gemaakt.
3. De beoordeling van het AC omvat het jaarverslag van de gemeente en de jaarrekening met toelichting. Het gaat om de jaarrekening zoals deze is vereist volgens de algemeen aanvaarde grondslagen voor verslaggeving, inclusief: - belangrijke transacties die normaal geen deel uitmaken van de bedrijfsvoering van de gemeente; - keuze van en eventuele wijzigingen in de waarderingsgrondslagen van de gemeente gedurende het jaar; - belangrijke aanpassingen die het college of de externe accountant voorstellen; - discussiepunten tussen de externe accountant en het college over zaken die van belang kunnen zijn voor de jaarrekening van de gemeente of de accountantsverklaring; - moeilijkheden bij de uitvoering van de accountantscontrole; - belangrijke zaken die zijn besproken tussen de accountant en het college voordat de controleopdracht van de accountant is verlengd. Intern beheersingssysteem
4. Het AC bespreekt samen met de accountant en de adviseurs genoemd in art. 4 de reikwijdte en kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing voor de verslaggeving en de naleving van wet- en regelgeving.
5. Het AC beoordeelt het proces van de gemeente voor het vaststellen van risico’s en invloeden van bevestigde en niet- bevestigde rechtszaken en claims en van niet-naleving van wet- en regelgeving. Accountantscontrole
6. Het AC beoordeelt voorafgaande aan de start van de jaarlijkse accountantscontrole, de reikwijdte en algehele omvang van het onderzoek dat de externe accountant plant, inclusief zijn opdrachtbevestiging. Het controlebudget van de accountant komt hij overeen met het college en wordt jaarlijks samengevat zodat het AC dit kan beoordelen. De beoordeling van het AC strekt zich uit over de mening van de externe accountant over de factoren die hij bij het vaststellen van de reikwijdte in overweging nam. Dit zijn: - risicokenmerken van de organisatie; - externe rapporteringvereisten; - de kwaliteit van de interne beheersingsmaatregelen voor de verslaggeving en de naleving van wet- en regelgeving; - de mate van betrokkenheid van de interne accountant of controleur bij de accountantscontrole; - andere zaken die bij de accountantscontrole betrokken moeten worden.
7. Het AC adviseert de gemeenteraad over de omvang van geplande adviesdiensten, die de externe accountant verleent. Dit doet zij in het licht van de objectiviteit en onafhankelijkheid die nodig is tijdens de accountantscontrole.
8. Het AC evalueert de samenwerking die de externe accountant heeft ondervonden tijdens zijn accountantscontrole, inclusief zijn toegang tot alle aangevraagde documenten, gegevens en informatie..
9. Het AC bespreekt met de externe accountant de kwaliteit van het financiële en verslaggevingproces van de gemeente. Ook bespreekt zij aanbevelingen die de externe accountant mogelijk heeft. Onderwerpen die tijdens deze bespreking aan de orde kunnen komen zijn verbetering van de interne beheersingsmaatregelen, beheersingsmaatregelen voor de naleving van wet- en regelgeving, de keuze van waarderingsgrondslagen en managementsrapportagesystemen.
10. Het AC beoordeelt schriftelijke antwoorden van het college op managementletter van de interne accountant of controleur en bespreekt met de accountant en de adviseurs genoemd in art 4 de voortgang van de invoering van aanbevelingen en verbeteringsplannen van het voorgaande jaar.
11. Het AC beoordeelt samen met de externe accountant en de adviseurs genoemd in art. 4 gevallen waar het management second opinions heeft gekregen van andere accountants, bijvoorbeeld over waarderingsgrondslagen.