Gedragscode ambtenaren Peel en MaasVoorwoord Integriteit staat bij de overheden hoog op de agenda. Het stelt eisen aan het functioneren van de ambtenaren. Overheden dienen in deze een voorbeeldfunctie te vervullen. Wij maken deel uit van de overheid en daarom willen wij onze verwachtingen uitspreken over het integer optreden van de ambtenaren van de gemeente Peel en Maas. Integriteit gaat over normen voor gedrag. We zien dat normen differentiëren. Wat voor de ene persoon acceptabel lijkt kan door de andere worden afgekeurd. Om die reden blijven we er van tijd tot tijd aandacht voor vragen. Daarom is het goed om heldere afspraken te maken en om duidelijke normen vast te leggen. In deze gedragscode worden onze normen op een rij gezet. Je kunt deze gedragscode gebruiken als toetssteen en als vertrekpunt bij discussies over integriteit. Aanspreekbaarheid is, naast professionaliteit, één van de kenmerken voor de gewenste cultuur in onze organisatie. Integriteit hangt daarmee nauw samen. Deze gedragscode geldt voor de ambtenaren, de uitzendkrachten, de medewerkers van externe bureaus en stagiaires. Wij bevelen u deze code warm aan en spreken de wens uit dat iedereen, zijn bijdrage levert aan het realiseren van een integere organisatie zodat burgers het vertrouwen in de organisatie blijven genieten, nu en in de toekomst. Hoofdstuk1OMGAAN MET INFORMATIE Paragraaf1.1Wie is verantwoordelijk? Je bent zelf verantwoordelijk voor wat je zegt of doet. Het is dus verstandig om stil te staan bij de mogelijke risico’s van jouw uitlatingen. Vertrouwelijke gegevens waarvan je door jouw functie op de hoogte bent, behandel je ook als zodanig en mogen nooit ten eigen bate gebruikt worden. Vertrouwelijke informatie hoort niet op een bureau te liggen, waar iedereen het kan lezen. Als je gaat lunchen, of aan het einde van de werkdag je kamer verlaat, ruim je vertrouwelijke stukken op, je sluit de computer af, en sluit de kasten met vertrouwelijke stukken. Paragraaf1.2Vertrouwelijke stukken Binnen de organisatie is openheid en openbaarheid (transparantie) vanzelfsprekend. Dit maakt dat alle inkomende post wordt opengemaakt door de medewerkers van de postkamer, ook als er ´vertrouwelijk´ op staat. De brief wordt geregistreerd en raakt niet kwijt. Het geeft tevens een zekerheid dat elke binnengekomen brief afgehandeld wordt. Over enkele specifieke uitzonderingen, zoals bepaalde post voor de burgemeester of post met ´vertrouwelijk´ en ´medisch geheim´ voor de personeelsadministratie, worden nadere afspraken gemaakt. Paragraaf1.3Informatiebeveiliging Informatie (gegevens) zit ook in de computer. Afhankelijk van je functie is bepaald welke informatie je mag raadplegen en/of muteren. In het gebruikersprofiel is precies omschreven welke autorisaties aan een functie zijn gekoppeld. Op het moment dat je onder de naam van een collega gaat werken, loopt je het risico dat je niet geautoriseerd bent voor de gegevens die op het scherm komen. Omgekeerd, laat je collega ook niet onder jouw naam werken. Misbruik van niet voor jou bestemde informatie of het beschikbaar stellen hiervan, kan als fraude worden aangemerkt. Hoe het precies zit kunt je nalezen in het Beveiligingsbeleid. Paragraaf1.4Hoe ga ik om met de pers? De adviseurs van ons cluster Communicatie spreken met de pers. Het kan gebeuren dat een journalist een ambtenaar belt voor informatie over een bepaald onderwerp. Hoe onschuldig de vragen ook lijken, verwijs de pers altijd door naar de communicatieadviseur. Deze is ervaren in de omgang met de pers en weet precies welke informatie wel en welke informatie niet kan worden verstrekt. Hoofdstuk2BELANGENVERSTRENGELINGEN Er is sprake van belangenverstrengeling als het publiek belang wordt vermengd met het persoonlijk belang of dat van derden, zoals familieleden of vrienden. Dit kan bijvoorbeeld ontstaan als een politiek ambtsdrager of een ambtenaar een nevenfunctie vervult die raakvlakken heeft of gaat krijgen met de gemeente. Belangenverstrengeling ligt ook op de loer als sprake is van financiële belangen bij organisaties of ondernemingen die een relatie hebben of kunnen krijgen met de gemeente. Paragraaf2.1Nevenwerkzaamheden Ben je naast je werk actief in bijvoorbeeld bestuurszaken of het verenigingsleven? Nevenwerkzaamheden moet je melden. Deze zouden immers kunnen leiden tot belangenverstrengeling met jouw functie of zouden kunnen botsen met het dienstbelang. Het begrip nevenwerkzaamheden is ruim: het betreft alle activiteiten die je naast je werk kunt verrichten, zowel betaald als onbetaald. Het vervullen van nevenfuncties is in zijn algemeenheid uit maatschappelijk, bestuurlijk en ook persoonlijk oogpunt veelal positief te waarderen. Het vervullen van nevenfuncties, in het bijzonder van nevenfuncties buiten de publieke sfeer, vindt echter zijn grens indien dit afbreuk zou kunnen doen aan het aanzien van het ambt en een optimaal functioneren van degene die het ambt vervult. Een goede functievervulling en handhaving van onpartijdigheid en onafhankelijkheid dient bepalend te zijn bij de beslissing of een nevenfunctie aanvaard wordt. Zie ook CAR/UWO. Paragraaf2.2Financiële belangen Het begrip financieel belang is zeer divers. Het kan gaan om het bezit van effecten, vorderingen, onroerend goed, bouwgrond, of om financiële deelnemingen in ondernemingen, enz. Ook negatieve financiële belangen, zoals schulden uit hypothecaire vorderingen, kunnen in verband met mogelijke belangenverstrengeling relevant zijn. Om ook maar de schijn van belangenverstrengeling tegen te gaan, dienen ambtenaren financiële belangen(verstrengelingen) te melden. Paragraaf2.3Wie is verantwoordelijk Voor het aangaan van nevenactiviteiten of financiële belangen ben jezelf verantwoordelijk. Je maakt in eerste instantie zelf de beoordeling of de nevenactiviteit of het financieel belang geen belangenverstrengeling inhoudt. Het gemeentebestuur, vertegenwoordigt door de directie, blijft echter verantwoordelijk voor het reilen en zeilen binnen de organisatie. Om de directie in staat te stellen deze verantwoordelijkheid waar te maken, worden alle nevenactiviteiten of financiële belangen van ambtenaren aan hun gemeld. De beslissing om een nevenfunctie te aanvaarden of aan te houden is primair de verantwoordelijkheid van elk individu. Ben je van plan een nevenfunctie te aanvaarden, ook hiervoor geldt: “maak het bespreekbaar”. Eenzelfde lijn geldt ook voor financiële belangen. Paragraaf2.4Wat mag niet? Welke nevenwerkzaamheden of financiële belangen ontoelaatbaar zijn, is afhankelijk van de omstandigheden. Denk daarbij aan zaken als: - Onoorbare belangenverstrengeling. - Botsing van belangen. - Schade aan het aanzien van het ambt. - Onvoldoende beschikbaar zijn voor de ambtelijke functie. Paragraaf2.5Het melden van nevenactiviteiten Zoals gezegd dien je alle nevenwerkzaamheden en financieel belang te melden. De regel is dat iedereen zijn nevenactiviteit(en) meldt, ook als het gaat om onbetaalde nevenactiviteiten. De ambtenaar meldt nevenactiviteiten en financiële belangen door tussenkomst van zijn leidinggevende bij het cluster P&O. De nevenactiviteiten van topambtenaren zijn openbaar en worden gepubliceerd. Als blijkt dat jouw nevenactiviteiten niet verenigbaar zijn met jouw functie, dan ontvang je hiervan bericht. Het kan ook gebeuren dat voorwaarden aan het uitvoeren van de nevenactiviteiten worden verbonden. Over het beëindigen van nevenactiviteiten zegt de regelgeving niets. In het verlengde van de melding van de nevenactiviteit, is het vanzelfsprekend dat je het beëindigen van je nevenactiviteit ook meldt. Hoofdstuk3EIGENDOMMEN VAN DE GEMEENTE PEEL EN MAAS Om je werk goed uit te kunnen voeren heb je een computer, telefoon en kantoorartikelen als pennen en papier nodig. Dit geldt voor de medewerkers met een bureaufunctie. De medewerkers in de buitendienst hebben een bestelauto, kostbaar gereedschap van een hamer tot een houtversnipperaar, nodig om het werk goed uit te kunnen voeren. Deze zaken stelt de gemeente Peel en Maas ter beschikking. Je mag deze artikelen en gebruiksgoederen alleen gebruiken voor je werk en niet voor privé zaken. Wil je voor privé-doeleinden kopieerwerk verrichten dan zijn daar kosten aan verbonden. De kosten worden contant aan de huismeesters betaald. Het verzenden van privé post via de postkamer is verboden. Het gebruik van auto’s en gereedschappen van de buitendienst voor privé-doeleinden, is gezien de omvang van de dienst, niet meer toegestaan. Hoofdstuk4E-MAIL, INTRANET EN INTERNET Tijdens je werk kun je gebruikmaken van e-mail, intranet en internet. Het gebruik van deze faciliteiten is uitsluitend bedoeld voor het uitvoeren van je werk. Privé-gebruik is op kleine schaal toegestaan, als het de functievervulling niet schaadt. Misbruik hiervan wordt gezien als plichtsverzuim. Een grote groep medewerkers werkt regelmatig vanuit hun thuis. Daarbij wordt gebruik gemaakt van privé-hulpmiddelen. Voor deze groep loopt het gebruik van werk- en privé-hulpmiddelen door elkaar. Zij zullen zelf de balans hierbij in acht moeten nemen. Uiteraard is het downloaden van illegale software en het verspreiden van racistische of seksistische teksten en afbeeldingen verboden. Hoofdstuk5INKOOP Soms staat er voor een leverancier veel op het spel. Dan kan het gebeuren dat deze meer dan de kwaliteit van zijn product gebruikt om jou te overtuigen. Het inkopen van goederen of diensten hoort onafhankelijk te gebeuren. Het is je plicht om te voorkomen dat middelen als geschenken je beïnvloeden bij de inkoop- of aanbestedingsprocedure (zie ook geschenken en voordelen). Paragraaf5.1Belangenverstrengeling Denk je erover om in te kopen bij iemand die je privé kent? Laat de aankoopbeslissing dan altijd door iemand anders nemen. Zo voorkom je belangenverstrengeling. Paragraaf5.2Hoe werkt de inkoopprocedure? Inkopen of aanbesteden kan op verschillende manieren. Hoe dat gebeurt hangt af van de geschatte hoogte van de offerte. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen een dienst, een levering en een werk. Bij het inkopen van een dienst denkt u aan het inhuren van een derde, bijvoorbeeld het laten uitvoeren van onderhoud, maar ook het inhuren van een uitzendkracht. Koopt u een concreet product in, bijvoorbeeld een bureaustoel of een zaag, dan hebben we het over een levering. Een werk is groot, u denkt aan bouwprojecten of wegenbouwprojecten. Het ligt aan de geschatte hoogte van de offerte of je bij één of meerdere leveranciers een offerte opvraagt. Soms moet een aanbesteding openbaar gemaakt worden. Dan kennen we nog een onderscheid in onderhandse en openbare inkopen of aanbestedingen. Als je ermee te maken krijgt zoekt je het op in de Regeling Producthouderschap of in het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Hoofdstuk6DRAAIDEURCONSTRUCTIE Een ambtenaar die bij de gemeente Peel en Maas vertrekt, neemt heel wat kennis en kunde mee. Als de persoon in kwestie vervolgens bij een adviesbureau aan de slag gaat, kan de verleiding groot zijn om deze ex-medewerker voor de gemeente Peel en Maas in te huren. Dit is de zogenaamde draaideurconstructie, waarbij voormalig ambtenaren na hun ontslag ingehuurd worden om (dezelfde) werkzaamheden te verrichten. Deze constructie vormt risico´s voor het integer functioneren van de gemeente. Het kan de schijn van vriendjespolitiek en oneerlijke concurrentie oproepen. We kennen daarentegen voorbeelden waarbij de organisatie uiterst prettig heeft samengewerkt, en nog samenwerkt met ex-collega´s. De draaideurconstructie hoeft niet per definitie tegengegaan te worden. Soms worden er, in het kader van een actief loopbaanbeleid, met ambtenaren afspraken gemaakt over een opdracht na zijn ontslag. Dit moet dan gezien worden als een zetje in de rug bij het opstarten van een eigen bedrijf. Als er maar transparant en openlijk mee wordt omgegaan. Paragraaf6.1De spelregels De vertrokken ambtenaar kan ingehuurd worden als zijn ontslag langer dan een jaar geleden is. Over het inhuren van een vertrokken ambtenaar eerder dan een jaar na het ontslag, beslist de Directie. Bij aanbestedingsprocedures mag een voormalig ambtenaar niet betrokken worden bij de uitvoering van deze te verstrekken werkzaamheden. Hoofdstuk7GESCHENKEN EN VOORDELEN Het kan gebeuren dat een zakelijk contact jou iets aanbiedt. Dit kan een fles wijn zijn maar ook een weekendje weg. Zo’n geschenk mag je niet zomaar aannemen. Steekpenningen aannemen is altijd verboden. Een steekpenning is een geschenk in de vorm van een cadeau, een geldbedrag, of een korting dat je aangeboden krijgt van een belanghebbende, op een moment dat nog een onderhandelingsfase loopt, waarna besluitvorming nog moet plaatsvinden. Het maximum waarde voor het aanvaarden van een geschenk is vastgesteld op € 50,- Belangrijk is dat je bij het aannemen van geschenken onafhankelijk blijft. Paragraaf7.1De regels
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.