Beheersverordening Grondkostenfonds Haaglanden (Stadsgewest Haaglanden)

besluit: Het algemeen bestuur van het stadsgewest Haaglanden; gezien het voorstel van het dagelijks bestuur d.d. 29 november 1995; gelet op de artikelen 16 en 17 van de regeling stadsgewest Haaglanden 1995; gelet op het besluit van het algemeen bestuur van 28 juni 1995 tot vaststelling van de Grondkostenverordening Haaglanden; vast te stellen de Beheersverordening Grondkostenfonds Haaglanden. Aldus besloten in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van het stadsgewest Haaglanden van 29 november 1995 De secretaris, De voorzitter, IR. J.L. REIJNEN MR. DR. A.J.E. HAVERMANS BEHEERSVERORDENING GRONDKOSTENFONDS HAAGLANDEN Begripsbepalingen Artikel1 Van de in deze verordening gehanteerde begrippen zijn de volgende omschrijvingen te geven: Algemeen bestuur Het algemeen bestuur van het stadsgewest Beleggen De aanwending van tijdelijk overtollige liquide middelen door aanschaf van vermogenstitels van derden, waarover de verkrijger voor de duur van de belegging een vergoeding ontvangt in de vorm van rente, dividend of waardeverandering. Contractrente/rendement De administratieve rente, die het stadsgewest toerekent aan het Grondkostenfonds in verband met een tijdelijke liquiditeitsoverschot of -tekort. De rente is gebaseerd op het liquiditeisverloop van het Grondkostenfonds en op de geldende rente op de geld- en kapitaal markt. De contractrente wordt vastgelegd in fictieve treasurytransacties. Bij de contractrente wordt niet gekeken of het overschot of tekort ook daadwerkelijk door het stadsgewest wordt belegd of geleend. Dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur van het stadsgewest Fictieve treasurytransactie Een intern contract tussen de taakbeheerder en de treasurer, waarin wordt vastgelegd welk bedrag de treasurer voor welke termijn moet beleggen of financieren. Bovendien wordt de rentevergoeding vastge legd. Deze vergoeding is afgeleid van de geldende rente op de geld- en kapitaalmarkt. Financiering Het lenen van tijdelijk ontbrekende liquide middelen in de vorm van leningen, waarover de lener voor de duur van de lening een vergoeding in de vorm van rente verschuldigd is. Liquiditeitenplanning De raming van het verloop van ontvangsten en uitgaven van het Grondkostenfonds en de gevolgen daarvan op de liquiditeitspositie (ook wel genoemd liquiditeitsprognose). Liquiditeitspositie De hoeveelheid aanwezige liquide- middelen op enig moment, als saldo van de ontvangsten, uitgaven, beleggingen en leningen. Stadsgewest Het stadsgewest Haaglanden Taakbeheerder De door het dagelijks bestuur aangewezen medewerker van het stadsgewest, die verantwoordelijk is voor het financieel beheer van het Grondkostenfonds. Taakgericht treasuryplan Het beleidsplan, waarin de gewenste en geraamde fictieve treasury- (TTP) transacties voor het Grondkostenfonds worden vastgelegd. Treasurer De door het dagelijks bestuur aangewezen medewerker van het stadsgewest, die is belast met de coördinatie en uitvoering van het treasurymanagement. De centrale treasury of treasurer is een onder deel van de centrale unit Financiën van het stadsgewest. Treasurybeheersverordening Verordening, waarin het stadsgewest de hoofdlijnen van het te voeren treasurymanagement vastlegt. Treasury-uitvoeringsplan Concreet beleidskader voor de uitvoering van de daadwerkelijke (TUP) treasurytransacties door de treasurer op de geld- en kapitaalmarkt. Treasurymanagement Het totale beheer van de inkomende en uitgaande geldstromen, de positieve en negatieve liquiditeitspositie Doelstelling en begrenzing van het financieel beheer van het Grondkostenfonds artikel2 Het financieel beheer van het Grondkostenfonds omvat: de betaling van alle verplichtingen uit hoofde van het Grondkostenfonds; de incasso van alle vorderingen uit hoofde van het Grondkostenfonds; de bewaarfunctie van de tijdelijk overtollige liquide middelen; de financiering van de tijdelijk ontbrekende liquide middelen, benodigd om uitgaven te doen uit hoofde van het Grondkostenfonds. artikel3 Het financieel beheer heeft tot doel de activiteiten genoemd in artikel 2 zo doelmatig mogelijk uit te voeren, waarbij onnodige financiële risico's worden vermeden. artikel4 De met het financieel beheer behaalde rentebaten komen ten gunste van het Grondkostenfonds. Rentelasten uit hoofde van de financiering van tijdelijke liquiditeitstekorten komen ten laste van het Grondkostenfonds. Organisatie van het financieel beheer van het Grondkostenfonds artikel5 Het algemeen bestuur draagt de bevoegdheden voor een doelmatig en verantwoord financieel beheer van het Grondkostenfonds op aan het dagelijks bestuur. artikel6 Het dagelijks bestuur mandateert de bevoegdheden voor zover betrekking hebbend op de uitvoering van het financieel beheer aan de taakbeheerder van het Grondkostenfonds, met uitzondering van de taken die in artikel 7 zijn vermeld. artikel7 Van de volgende taken, die behoren tot de verantwoordelijkheid van de taakbeheerder, is de uitvoering opgedragen aan de treasurer: a.de uitvoering van het inkomende en uitgaande betalingsverkeer (in opdracht van de taakbeheerder); b het bijbehorende debiteuren- en crediteurenbeheer; c.de registratie van het betalingsverkeer, de debiteuren, de crediteuren en van de fictieve treasurytransacties. artikel8 De secretaris van het stadsgewest is belast met het toezicht op de correcte uitvoering van de betreffende activiteiten. Beleidskader artikel9 Bij het uitvoeren van het financieel beheer van het Grondkostenfonds zijn de algemene beleidsuitgangspunten uit de treasurybeheersverordening en het treasury-uitvoeringsplan (TUP) van toepassing. Planningsinformatie artikel10 De taakbeheerder voorziet het dagelijks bestuur halfjaarlijks vóór 1 januari en 1 juli van een actueel overzicht van de geplande ontvangsten en uitgaven en het saldo van het Grondkostenfonds. Uit dit overzicht blijkt bovendien welke fictieve financierings- en beleggingstransacties reeds in voorgaande jaren zijn afgesloten om het verwachte liquiditeitenverloop te beleggen resp. financieren. artikel11 De halfjaarlijks op te stellen liquiditeitenplanning heeft een jaarplanning met een planningshorizon van ten minste 5 jaar. Treasurymanagement artikel12 De taakbeheerder en de treasurer stellen jaarlijks vóór 1 juli een taakgericht treasuryplan (TTP) voor het Grondkostenfonds op. artikel13 Dit taakgericht treasuryplan (TTP) wordt vastgesteld door het dagelijks bestuur. artikel14 In het taakgericht treasuryplan (TTP) geeft de taakbeheerder de voorgestelde hoofdlijnen van de na 1 juli af te sluiten fictieve treasurytransacties aan, alsmede de motivering voor deze keuze. artikel15 Er worden door de taakbeheerder geen directe beleggingen of -financieringen verricht ten gunste of ten laste van het Grondkostenfonds. De taakbeheerder gaat uitsluitend fictieve transacties aan met de treasurer van het stadsgewest. artikel16 Over de fictieve beleggingen ontvangt de taakbeheerder van de treasurer een vergoeding, die marktconform en in overeenstemming met de looptijd is. Voor de bepaling van deze rentevergoeding wordt gekeken naar vergelijkbare financierings- en beleggingsinstrumenten, die voldoen aan de in artikel 17 genoemde criteria. artikel17 Fictieve transacties moeten voldoen aan de volgende criteria: De transactie moet uitvoerbaar zijn voor de treasurer, gegeven het lopende treasury-uitvoeringsplan (TUP). De looptijden van de fictieve beleggingstransacties worden afgestemd op de verwachte liquiditeitsbehoefte van het Grondkostenfonds. Tussentijdse renteherzieningen dienen te worden vermeden. De taakbeheerder kan fictieve beleggingstransacties aangaan op zowel 1 juli als op het moment waarop de rijksbijdrage wordt ontvangen. Eventuele afwijkingen dienen gemotiveerd te worden voorgelegd aan het dagelijks bestuur. De looptijden en aflossingsschema's van de fictieve financieringstransacties worden afgestemd op de verwachte liquidatiebehoefte van het Grondkostenfonds. Tussentijdse renteherzieningen dienen te worden vermeden. De taakbeheerder dient hierbij rekening te houden met de verwachte ontvangstdata van de rijksbijdrage. Eventuele afwijkingen dienen gemotiveerd te worden goedgekeurd door het dagelijks bestuur. Over de middelen van het Grondkostenfonds, die (nog) niet middels fictieve transacties bij de treasurer zijn belegd resp. gefinancierd, vergoedt resp. berekent de treasurer een rentevergoeding die is afgeleid van het daggeldtarief, zoals dat wekelijks door de Bank Nederlandse Gemeenten wordt gepubliceerd. artikel18 Indien de werkelijke geldstromen afwijken van de planning, zullen de fictieve transacties niet meer volledig aansluiten op de financierings- resp. beleggingsbehoefte. De rentevoor- of nadelen, die voortvloeien uit de herfinanciering of herbelegging van dit verschil, komen ten gunste resp. ten laste van het Grondkostenfonds. artikel19 De fictieve treasurytransacties worden geacht te zijn afgesloten binnen een periode van 21 dagen na de vaststelling van het taakgericht treasuryplan (TTP) door het dagelijks bestuur. artikel20 Artikel 19 is niet van toepassing indien op genoemde einddatum een gedeelte ter grootte van 25 % van het eventueel te beleggen bedrag nog niet van de gemeenten is ontvangen. Zodra meer dan 75% van de gemeentelijke bijdrage is ontvangen, dient de taakbeheerder zorg te dragen voor een zo spoedig mogelijke uitvoering van het taakgericht treasuryplan (TTP). Debiteurenbeheer artikel21 De gemeenten worden geacht op uiterlijk 1 juli van enig jaar hun financiële verplichtingen te hebben voldaan. Indien van een gemeente op die datum nog geen bijdrage is ontvangen zorgt de treasurer in overleg met de taakbeheerders voor directe aanmaning waarbij verwezen wordt naar het gestelde in de artikelen 22 en 23 van deze verordening. artikel22 Bij overschrijding van de betalingstermijn met meer dan 7 dagen brengt de treasurer de gemeente, die in gebreke blijft, rente in rekening over de vordering. artikel23 Voor de berekening van de rente wordt gedurende de eerste 14 dagen het geldende debettarief op het rekening-courant gehanteerd. Als daarna, zonder opgaaf van redenen, nog niet aan de financiële verplichting is voldaan wordt het wettelijke rentepercentage gehanteerd, zoals dat op dat moment geldt. Voor de renteberekeningsmethode wordt uitgegaan van enkelvoudige interest, de maand op het juiste aantal dagen en het jaar op het juist aantal dagen. artikel24 De treasurer verstrekt het dagelijks bestuur iedere maand een overzicht van de openstaande vorderingen en de te berekenen rente. artikel25 De ontvangen boeterente wordt toegevoegd aan het Grondkostenfonds. Crediteurenbeheer artikel26 Over vorderingen, die deelnemende gemeenten hebben op het stadsgewest, vergoedt het stadsgewest rente vanaf het moment waarop de vordering op grond van een besluit van het algemeen bestuur is ontstaan. artikel27 Voor de renteberekening hanteert het stadsgewest het credit-rentetarief zoals zij dit ontvangt over tegoeden op haar rekening-courant. Realisatie- en verantwoordingsinformatie artikel28 De taakbeheerder stelt halfjaarlijks binnen 6 weken na 1 januari en 1 juli een overzicht op, waarin hij aan het dagelijks bestuur verantwoording aflegt over het gevoerde financiële beheer van het Grondkostenfonds. artikel29 In deze verantwoording presenteert de taakbeheerder: de gerealiseerde rentebaten en -lasten van de fictieve treasurytransacties; de afwijkingen tussen de liquiditeitenplanning en de werkelijke geldstromen en de renteverliezen resp. -winsten, die hierdoor zijn opgetreden. Slotbepalingen artikel30 De beheersverordening Grondkostenfonds treedt na bekendmaking van het besluit tot vaststelling in werking op 1 januari

1. artikel31 De verordening wordt aangehaald als "Beheersverordening Grondkostenfonds Haaglanden". Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van het stadsgewest Haaglanden van 29 november 1995 De secretaris, De voorzitter, IR. J.L. REIJNEN MR. DR. A.J.E. HAVERMANS Toelichting AlgemeenHet Grondkostenfonds is een egalisatierekening voor de onrendabele delen van de Vinex-projecten in de periode 1995-
2. Het rijk en de deelnemende gemeenten zijn overeengekomen voor de financiering ervan gedurende een aantal jaren een storting te doen in het fonds. De gemeenten met naar verwachting onrendabele grondexploitatieprojecten ontvangen naar rato van de gerealiseerde bouwgrond een bijdrage uit het fonds. De verwachting is dat de jaarlijkse stortingen en onttrekkingen niet aan elkaar gelijk zullen zijn. Dit betekent dat er, òf middelen te beleggen zijn dan wel dat het stadsgewest zo nodig moet lenen om de bijdragen te kunnen voldoen. De rentebaten resp. lasten spelen een belangrijke rol bij het streven om het fonds uiteindelijk zonder verlies te kunnen afsluiten. Ook de toepassing van de hardheidsclausule (art. 13 van de Grondkostenverordening Haaglanden) is afhankelijk gesteld van de eventuele rentebaten. Om die redenen is een goed financieel beheer van het Grondkostenfonds van groot belang. Het streven naar rendement mag echter niet leiden tot onverantwoorde risico's. Per artikelartikel 2 t/m 4 Doelstelling en begrenzing van het financieel beheer van het GrondkostenfondsHet financieel beheer omvat meer dan uitsluitend beleggen of financieren. Ook het beheer van de vorderingen en schulden draagt bij aan een zo gunstig mogelijk renteresultaat van het Grondkostenfonds. artikel 5 t/m 8 Organisatie van het financieel beheer van het GrondkostenfondsDe bevoegdheden en de verantwoordelijkheid voor het financieel beheer worden door het dagelijks bestuur van het stadsgewest gemandateerd aan de taakbeheerder van het Grondkostenfonds. Omdat dit niet noodzakelijk een financieel deskundige behoeft te zijn, is een belangrijk deel van de uitvoering opgedragen aan de treasurer (onderdeel van de centrale unit Financiën van het stadsgewest). Deze verzorgt ook het financieel beheer verzorgt voor andere taken van het stadsgewest en beschikt bij uitstek over de kennis van de geld- en kapitaalmarkt. Zoals in artikel 15 is vastgelegd beschikt, wordt er voor de belegging en financiering van het Grondkostenfonds ook een getrapte methode gehanteerd. De taakbeheerder gaat een fictieve transactie aan met de treasurer. De treasurer belegt of financiert vervolgens op de geld- of kapitaalmarkt. Bovendien voert hij de debiteuren- en crediteurenadministratie. De taakbeheerder blijft echter eindverantwoordelijk. De taakbeheerder is ook de eerst aangewezene voor de prognose van de geldstromen. Voor een goed financieel beheer is een goede samenwerking tussen deze twee disciplines een vereiste. De secretaris van het gewest ziet toe op de goede werking van het proces. artikel 9 BeleidskaderVooral voor het financieren en beleggen geldt dat aanzienlijke risico's gelopen kunnen worden. Om die reden is er voor het stadsgewest op centraal niveau een treasurybeleid geformuleerd. Dit beleid geeft de grenzen aan voor de manier waarop de treasurer mag beleggen of financieren. In de fictieve transacties, die de treasurer met de taakbeheerder aangaat, mag hij dan ook geen zaken toezeggen, die hij zelf niet kan waarmaken. Om die reden is de treasurybeheersverordening en het treasury-uitvoeringsplan (TUP) ook van toepassing op het financieel beheer van het Grondkostenfonds. artikel 10 en 11 PlanningsinformatieDe basis voor het financieel beheer ligt in de liquiditeitenplanning. Deze planning wordt voor een belangrijk deel bepaald door de voortgang van de bouwactiviteiten. De taakbeheerder is bij uitstek degene die hierop zicht heeft. Een actuele planning is van belang omdat er soms voor meerdere jaren belegd of gefinancierd wordt om bijvoorbeeld zekerheid te krijgen over de hoogte van de rente. Een onjuiste planning kan leiden tot onjuiste financierings- of beleggingsbeslissingen. Een goede planning betekent echter geen zekerheid omtrent de ontvangsten en uitgaven. De toekomst is immers altijd onzeker. Een goede planning zorgt er wel voor dat de kans op afwijkingen zo gering mogelijk is en dat eventuele afwijkingen in een zo vroeg mogelijk stadium worden gesignaleerd. artikel 12 t/m 20 TreasurymanagementOp grond van de liquiditeitenplanning krijgt de taakbeheerder inzicht in de bedragen, die belegd kunnen worden c.q. gefinancierd moeten worden. Ook krijgt hij inzicht in de mogelijke termijnen van de beleggingen en de leningen. De taakbeheerder legt deze uitgangspunten ieder jaar vast in het taakgericht treasuryplan (TTP) voor het Grondkostenfonds. Hij stelt dit plan op samen met de treasurer. Voor de belegging resp. financiering van het saldo van het Grondkostenfonds is gekozen voor een getrapte benadering. Een liquiditeitsoverschot in het Grondkostenfonds betekent niet altijd dat ook het stadsgewest als geheel een liquiditeitsoverschot heeft. Om het financieel beheer van het stadsgewest te vergemakkelijken is gekozen voor een methode waarbij het Grondkostenfonds(evenals de andere taken) een rentevergoeding krijgt die uitsluitend is gebaseerd op de beleggingsmogelijkheden van het Grondkostenfonds. Bij de verwachte looptijden en bedragen wordt gekeken naar de rente "in de markt" op het moment waarop de fictieve treasurytransactie wordt afgesloten. De taakbeheerder weet dus welke rente hij ontvangt van resp. moet betalen aan de treasurer. De rentevergoeding wordt dus niet meer beïnvloed door de werkelijke rentebate van het stadsgewest ais geheel. De transacties moeten wel aan dezelfde eisen voldoen als de beleggingen, die de treasurer op de geld- en kapitaalmarkt uitvoert. Anders kan de treasurer immers niet de overeengekomen rentevergoeding (bij beleggingen) realiseren. Aanvullend wordt vastgelegd dat er geen renterisico mag worden gelopen gedurende de looptijd van de fictieve transactie. De rente wordt dus vooraf voor de gehele looptijd van de belegging vastgelegd. Voor de bedragen, die (nog) niet voor langere tijd kunnen worden belegd, ontvangt de taakbeheerder van de treasurer een geldmarktvergoeding die is gekoppeld aan het daggeldtarief. Omdat dit tarief voortdurend schommelt, geldt als basis het indicatietarief dat de NV Bank Nederlandse Gemeenten wekelijks in haar tarievenoverzicht publiceert. Omdat de mogelijkheden om te beleggen c.q. de noodzaak om te financieren afhankelijk is van de daadwerkelijke ontvangst van de gemeentelijke bijdragen, is een bepaling opgenomen voor de condities waaronder de taakbeheerder wel of niet voor langere tijd beleggingen of financiering mag aantrekken. In de tussentijd ontvangt resp. betaalt de taakbeheerder de daggeldvergoeding (art. 17). Als het grootste gedeelte van de gemeentelijke bijdragen (75%) is ontvangen mag de taakbeheerder het taakgericht treasuryplan (TTP) uitvoeren alsof alle bijdragen zijn ontvangen. De eventuele rentenadelen die ontstaan doordat nog niet alle bijdragen ontvangen zijn, worden verrekend met het Grondkostenfonds (zie ook de artikelen over het debiteurenbeheer, artikel 21 t/m 25). artikel 21 t/m 25DebiteurenbeheerIn deze artikelen worden een aantal spelregels vastgelegd voor het geval gemeenten in gebreke blijven ten aanzien van de tijdige betaling van hun bijdrage. Het hoge wettelijke rentepercentage is uitsluitend van toepassing als een gemeente, na aanmaning en zonder opgave van redenen, de betaling achterwege laat. Als een gemeente wel een argument voor de te late betaling geeft, beoordeelt de taakbeheerder de validiteit ervan. In uitzonderingsgevallen zou het dagelijks bestuur gekend moeten worden. De treasurer rapporteert in overleg met de taakbeheerder over de achterstallige ontvangsten aan het dagelijks bestuur. artikel 26 en 27 CrediteurenbeheerVergelijkbaar met het debiteurenbeheer zijn er spelregels voor renteverrekening als het stadsgewest te laat aan haar verplichtingen voldoet. De spelregels gelden uitsluitend vanaf het moment dat de vertraagde betaling op grond van een besluit van het algemeen bestuur waarop de vordering is ontstaan. artikel 28 en 29 Realisatie- en verantwoordingsinformatieDe taakbeheerder is belast met de regelmatige presentatie van de werkelijke uitkomsten van het financieel beheer aan het dagelijks bestuur. Het spreekt voor zich dat dit gebeurt in samenwerking met de treasurer. Conform artikel 17 van de Grondkostenverordening zal het dagelijks bestuur jaarlijks bij de jaarrekening van het stadsgewest rekening en verantwoording afleggen aan het algemeen bestuur.