Klachtenregeling stadsgewest Haaglanden 2001 (Stadsgewest Haaglanden)

Klachtenregeling stadsgewest Haaglanden 2001Het dagelijks bestuur van het stadsgewest Haaglanden; gelet op het bepaalde in de artikelen 9:2 en 9:14 van de Algemene wet bestuursrecht; BESLUIT: vast te stellen de navolgende regeling: KLACHTENREGELING STADSGEWEST HAAGLANDEN 2001 Artikel 1.Onder klacht wordt verstaan: een uiting van ongenoegen over de wijze waarop een bestuursorgaan of een lid ervan of een ambtenaar van het stadsgewest Haaglanden werkzaam onder de verantwoordelijkheid van dat bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens een natuurlijk persoon of een rechtspersoon heeft gedragen. 2.Tegen een besluit inzake de behandeling van een klacht is geen beroep mogelijk. 3.Een klacht wordt niet in behandeling genomen indien zij een gedraging betreft: waarover reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van deze klachtregeling is behandeld; die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden; waartegen door de klager bezwaar gemaakt had kunnen worden; waartegen door de klager beroep kan of kon worden ingesteld; die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is dan wel onderworpen is geweest; zolang ter zake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en ter zake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is; waarvan het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is. 4.De klager wordt van het niet in behandeling nemen van de klacht zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk en gemotiveerd door het dagelijks bestuur in kennis gesteld. 5.Het klaagschrift moet zijn ondertekend en bevat tenminste: de naam en het adres van de indiener; de dagtekening; een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht zich richt. 6.Indien het klaagschrift in een vreemde taal is gesteld en een vertaling voor een goede behandeling van de klacht noodzakelijk is, dient de indiener zorg te dragen voor een vertaling. 7.Een klaagschrift, dat bij het stadsgewest Haaglanden binnenkomt, wordt ter behandeling doorgezonden naar de klachtcoördinator. 8.De ontvangst van het klaagschrift wordt schriftelijk bevestigd, waarbij de klager in de gelegenheid wordt gesteld door de klachtcoördinator te worden gehoord. 9.Van het horen van de klager kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord. 10.Aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, wordt een afschrift van het klaagschrift alsmede van de daarbij meegezonden stukken toegezonden, met eventueel het verzoek daarop schriftelijk te reageren. Hij wordt in de gelegenheid gesteld door de klachtcoördinator te worden gehoord. 11.De behandeling van en de advisering over klachten aan het dagelijks bestuur geschiedt door een door de secretaris als klachtcoördinator aangewezen medewerker van het stadsgewestbureau. Bij verhindering van de klachtcoördinator wordt hij vervangen door een daartoe door de secretaris aangewezen medewerker van het stadsgewestbureau. In het geval dat een klacht betrekking heeft op een lid van een van de bestuursorganen of op de secretaris, wordt de voorzitter van het stadsgewest belast met de behandeling en advisering over de klacht. In het geval dat de klachtcoördinator zelf bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft, betrokken is, wordt hij voor de behandeling en advisering over deze klacht vervangen door de secretaris. 12.Als tijdens het horen blijkt dat naar het inzicht van de betrokken partijen kan worden volstaan met de tijdens het horen verstrekte informatie en/of conclusies, vindt geen verdere behandeling van de klacht plaats. Aan de klager wordt alsdan schriftelijk medegedeeld dat de klacht als afgedaan wordt beschouwd. 13.Van het horen wordt een verslag gemaakt, dat wordt toegezonden aan de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft. 14.De klacht wordt binnen tien weken na ontvangst van het klaagschrift afgehandeld. De afhandeling kan voor ten hoogste vier weken worden verdaagd. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft. 15.De klachtcoördinator zendt een rapport van bevindingen, vergezeld van zijn advies en eventuele aanbevelingen, aan het dagelijks bestuur. Het rapport bevat het verslag van het horen. 16.Het dagelijks bestuur beslist over de afhandeling van de klacht. Indien het besluit van het dagelijks bestuur afwijkt van het advies, worden hierin de redenen voor die afwijking vermeld en wordt het advies meegezonden met de kennisgeving, bedoeld in artikel

1. 17.De klager wordt door het dagelijks bestuur schriftelijk en gemotiveerd in kennis gesteld van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht en ook van de eventuele conclusies die daaraan verbonden worden. Zodra bij het stadsgewest Haaglanden een externe klachtvoorziening is geregeld wordt daarvan bij de kennisgeving melding gemaakt. 18.De klachtcoördinator draagt zorg voor een aparte registratie van de ingediende schriftelijke klachten. De geregistreerde klachten worden jaarlijks gepubliceerd. 19.Een klacht, die tijdens een persoonlijk of telefonisch contact met een ambtenaar van het stadsgewest Haaglanden naar voren is gekomen, wordt zo veel mogelijk direct door de desbetreffende ambtenaar afgehandeld en door deze aan de klachtcoördinator gemeld. Als de klager hierom verzoekt, wordt die klacht schriftelijk vastgelegd en zo spoedig mogelijk aan de klager ter bevestiging gezonden. De klacht wordt verder als een klaagschrift behandeld. 20.Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van bekendmaking. 21.Dit besluit kan worden aangehaald als: Klachtenregeling stadsgewest Haaglanden
2. Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van het stadsgewest Haaglanden d.d. 17 oktober 2001 de voorzitter, DRS. W.J. DEETMAN de secretaris, DRS. A. HARKES Toelichting bij de Klachtenregeling Stadsgewest Haaglanden 2001 A.Inleiding Sinds 1 juli 1999 is in de Algemene wet bestuursrecht een hoofdstuk 9 "Klachtbehandeling" opgenomen. Iemand moet een klacht kunnen indienen over de manier waarop een bestuursorgaan of een lid hiervan of een persoon die werkt onder verantwoordelijkheid van dat bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid tegenover hem of een ander heeft gedragen. De afdoening van klachten is primair een verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan zelf. Daarom is de wettelijke verplichting van een klachtprocedure in eerste instantie bij het bestuursorgaan zelf gelegd. Dit wordt de interneklachtenproceduregenoemd. B.Uitwerking Ingevolge artikel 9:2 Awb moet het bestuursorgaan zorg dragen voor een behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten over zijn gedragingen en gedragingen van bestuursorganen die onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zijn. Hoewel de regeling van klachtbehandeling in hoofdstuk 9 van de Awb uitvoerig is beschreven, verdient het aanbeveling om de wijze waarop binnen het stadsgewest Haaglanden klachten over gedragingen van ambtenaren en bestuurders worden behandeld in een nadere regeling, die voor alle sectoren binnen de bestuurlijke en ambtelijke organisatie geldt, vast te leggen. Het wordt belangrijk geacht dat de behandeling van klachten, waar deze zich ook binnen de gewestelijke organisatie voor doen, op dezelfde en een eenduidige wijze plaats vindt. Ook het hierna te vermelden extern klachtrecht, waar burgers gebruik van moeten kunnen maken, pleit ervoor dat de interne behandeling van klachten op een transparante en zorgvuldige wijze moet gebeuren. De uitwerking heeft onder meer betrekking op hoe en door wie de behandeling van(schriftelijke) klachten wordt verzorgd. Er wordt een vast persoon binnen de ambtelijke organisatie belast met de behandeling enadvisering over de klacht. Deze persoon wordt klachtcoördinator genoemd. Ook wordt nadrukkelijk aangegeven dat de klachten door het dagelijks bestuur worden afgedaan. Enkele belangrijke onderwerpen, die in de uit te werken regeling worden vermeld, zijn: aanwijzing van de ambtenaar die als klachtcoördinator belast is met de behandeling van klachten; wie een klacht over een bestuurder of de secretaris van het stadsgewest behandelt en daarover aan het dagelijks bestuur adviseert; registratie van de klachten. C. Externe klachtenregeling Nadat de interne behandeling van klachten nadrukkelijk vorm is gegeven dient ook aandacht te worden besteed aan een externe mogelijkheid voor de burger om zijn klacht voor teleggen aan een onafhankelijke instantie (tweedelijns voorziening). Het betreft hier de situatie dat hij niet tevreden is over de interne procedure of dat hij zich niet kan vinden in deuitkomst van die interne procedure. Medio 1999 heeft de Tweede Kamer de politieke wens uitgesproken en de regering verzocht om “al dan niet met behulp van een wettelijke regeling te bevorderen dat iedere gemeente vóór 1 januari 2002 in een met waarborgen omklede ombudsfunctie zal hebben voorzien”. Het is de bedoeling dat vóór 1 januari 2002 een landelijk dekkend stelsel van externe klachtvoorzieningen bij gemeenten tot stand is gebracht. De volgende stap is het voorbereiden van een korte notitie, waarin de keuzemogelijkheden voor een externe voorziening met voor- en nadelen worden aangegeven en voorts een voorstel wordt gedaan. Daarvoor zullen de nodige contacten worden gelegd met andere personen en instanties om tot een weloverwogen afweging te kunnen komen.