Archiefverordening gemeente Simpelveld 2013 (Simpelveld)

Archiefverordening gemeente Simpelveld 2013 gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 14 mei 2013 gelet op artikelen 30 eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995 B e s l u i t : vast te stellen de “ Archiefverordening gemeente Simpelveld 2013", betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. HoofdstukI.Algemene bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a. de wet: de Archiefwet 1995 b het besluit het Archiefbesluit 1995 c gemeentelijke organen de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente d archiefbescheiden bescheiden, zoals omschreven in artikel 1, onder c van de wet, waaronder ook wordt verstaan vastgelegde informatie, opgemaakt of ontvangen bij de aanvang, uitvoering of voltooiing van een institutionele of individuele activiteit van de gemeente of van haar ambtenaren, die voldoende inhoud, context en structuur bevat om als bewijs van de activiteit te dienen e informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend, geraadpleegd en vernietigd. f de archiefbewaarplaats de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders aangewezen archiefbewaarplaats g archiefruimte een ruimte, of locatie aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, lid 1 of artikel 13 lid 1 van de wet h de archivaris de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris; i beheerder degene die ingevolge Artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; i beheereenheid een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, zelfstandig belast met de (documentaire) informatievoorziening; HoofdstukII.De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Artikel2 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder. Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. Artikel5 1.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel6 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter dekking van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel7 Burgemeester en wethouders stellen, voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voorschriften vast. Artikel8 Burgemeester en wethouders bevorderen, dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen zo veel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet. Artikel9 Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over, de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. HoofdstukIII.Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel10 De archivaris is belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, overeenkomstig de bepalingen van de Archiefwetwet 1995, de Archiefregeling 2010 en de ter uitvoering daarvan geldende regels. Artikel11 De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel12 1.De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden. Artikel13 De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel14 De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot: opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijk archiefruimte verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem voorgenomen conversie of migratie van documenten en informatiebestanden voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen voorgenomen substitutie opschorting van overbrenging van te bewaren archieven naar de archiefbewaarplaats vervreemding van archieven Artikel15 De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht. HoofdstukIV.Slotbepalingen Artikel16 Met ingang van inwerkingtreding van deze verordening wordt ingetrokken de “Archiefverordening gemeente Simpelveld 2007” vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad van 18 oktober 2007. Artikel17 Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking. Artikel18 Deze verordening wordt aangehaald als “Archiefverordening gemeente Simpelveld 2013”. Vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Simpelveld van27 juni 2013. , burgemeester, griffier