Archiefverordening van de Gemeenschappelijke regeling Werk en Inkomen Lekstroom (Werk en Inkomen Lekstroom)

Archiefverordening van de Gemeenschappelijke regeling Werk en Inkomen LekstroomHet algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Werk en Inkomen Lekstroom; gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 18 april 2013; gelet op artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 37 van de ‘Gemeenschappelijke regeling Werk en Inkomen Lekstroom’; B E S L U I T : vast te stellen de: Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van het openbaar lichaam, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening). HoofdstukI.Algemene bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: wet: de Archiefwet 1995; openbaar lichaam: het openbaar lichaam, genaamd Werk en Inkomen Lekstroom, als bedoeld in artikel 8, eerste lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen; archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 40 van de wet door het dagelijks bestuur aangewezen archiefbewaarplaats; archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde archivaris; beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; informatie: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c, lid 1-4 van de wet, zijnde het geheel van op één of meerdere informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taakstelling en/of de werkprocessen van een organisatieonderdeel; informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. HoofdstukII.De aanwijzing van de archiefbewaarplaats Artikel2 1.Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats. 2.Als archiefbewaarplaats wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van de gemeente Nieuwegein (locatie Utrecht). HoofdstukIII.De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden Artikel3 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel4 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder. Artikel5 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle informatie/archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. Artikel6 1.Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de informatie/archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel7 Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting van het openbaar lichaam voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de informatie/archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel8 Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de informatie/archiefbescheiden en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast. Artikel9 Het dagelijks bestuur doet eenmaal per jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 40 van de wet. Het dagelijks bestuur legt daarbij over het verslag dat door de archivaris aan hem is uitgebracht in verband met het toezicht op het beheer van de informatie/archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. HoofdstukIVToezicht van de archivaris op het beheer van de informatie/archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel10 De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie/archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel11 De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel12 1.De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden. Artikel13 De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel14 De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan het dagelijks bestuur een voorstel te doen tot: opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie/archiefbescheiden; ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. Artikel15 De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan het dagelijks bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht. HoofdstukVSlotbepalingen Artikel16 Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na die van de bekendmaking. Artikel17 Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van de Gemeenschappelijke regeling Werk en Inkomen Lekstroom. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van Werk en Inkomen Lekstroom, gehouden op 18 april

1. de secretaris, de voorzitter, R.Esser drs. C. van DalenToelichting Algemeen De wet stelt algemene eisen aan het beheer van alle informatie van de overheid. Daarmee is deze wet de belangrijkste voor de informatievoorziening van de Nederlandse overheid. De wet stelt extra eisen aan bescheiden die blijvend worden bewaard. De wet regelt ook dat deze blijvend te bewaren informatie wordt bewaard in openbare archiefbewaarplaatsen en daar beschikbaar wordt gesteld voor iedere burger. De wet is een wet op hoofdlijnen. Een aantal onderdelen is verder uitgewerkt in het Archiefbesluit. Op zijn beurt bevat dit Archiefbesluit weer bepalingen op hoofdlijnen. Die bepalingen zijn weer verder uitgewerkt in de Archiefregeling en de verordening. De verordening is opgesteld voor de gemeenschappelijke regeling Werk en Inkomen Lekstroom, ter behartiging van gemeenschappelijke belangen van de gemeenten Houten, IJsselstein, Lopik, Nieuwegein en Vianen, kortweg GR WIL. De verordening is opgesteld aan de hand van de vigerende landelijke wet- en regelgeving geldend op 1 januari
2. Conform artikel 40, lid 1 van de wet dient de zorg te worden geregeld omtrent alle informatie van de bij die regeling ingestelde openbare lichamen of gemeenschappelijke organen. Daarbij dient zoveel mogelijk de bepalingen van de wet te worden gevolgd. Dit betekent dat het dagelijks bestuur zorg draagt voor informatie van de gemeenschappelijke regeling en dat de archivaris van de aangewezen archiefbewaarplaats toezicht uitoefent op het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie. Evenals de wet is deze verordening zowel van toepassing op papieren als op digitale documenten. Vandaar dat in plaats van het begrip ‘archiefbescheiden’ de term ‘informatie’ wordt gehanteerd. Beide begrippen worden in het kader van deze verordening als synoniem beschouwd. In de wet is een uitgebreide definitie van het begrip ‘archiefbescheiden’ opgenomen, waardoor nadrukkelijk alle vormen van informatie die de gemeente in het kader van haar taakuitoefening ontvangt en creëert, onder de werking van de wet en de daarop gebaseerde regelgeving worden gebracht. Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip ‘zorg’, dat niet wordt gedefinieerd in de wet. Hoofdstuk IV is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32 lid 2 van de wet. Artikelsgewijs Artikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moet worden toegekend. De in artikel 1 bedoelde archivaris betreft de beheerder van de gemeentelijke archiefbewaarplaats. De benoeming van deze archivaris is gekoppeld aan de vestigingsplaats van de gemeenschappelijke regeling. De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van ‘informatie’. De wetgever heeft binnen de formele betekenis van het begrip alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie bedoeld inclusief die welke enkel met informatietechnologie kan worden opgevraagd. Ondanks de verruimde betekenis van het begrip ‘informatie’ kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als beheer. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van digitale bestanden niet meer voldoende dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht. Artikel 2 De GR WIL heeft haar zetel in Houten, maar is feitelijk gevestigd (en ook in het handelsregister van de Kamer van Koophandel ingeschreven) in Nieuwegein. De regelgeving op het gebied van het archief gaat voor wat betreft de aanwijzing van de archiefbewaarplaats uit van de plaats van de statutaire vestiging, i.c. Houten. De archiefbewaarplaats van Houten bevindt zich in Wijk bij Duurstede (RHC Zuidoost Utrecht); die van Nieuwegein in Utrecht (Het Utrechts Archief). Gezien de praktische problemen die uit de twee verschillende vestigingsplaatsen voortvloeien is, na overleg met en met instemming van beide archiefinspecties, in artikel 2 van de Archiefverordening de archiefbewaarplaats van Nieuwegein (locatie Utrecht) aangewezen als archiefbewaarplaats van WIL. Te zijner tijd dient de formele situatie met de feitelijke situatie in overeenstemming te worden gebracht en wel door de vestigingsplaats van de WIL in de Gemeenschappelijke regeling te wijzigen in Nieuwegein. Artikel 4 De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: Besluit Informatiebeheer. Artikel 5 De regeling stelt op grond van artikel 11, lid 2 van het besluit nadere regels over de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende informatie. Artikel 11 van het besluit kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel dienen ook de te verzenden stukken aan genoemde regeling te voldoen. Artikel 8 De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Artikel 9 De jaarlijkse verslaglegging door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur vormt de basis voor de door het algemeen bestuur aan de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling te verstrekken informatie en inlichtingen. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt gelegd op horizontale verantwoording. Artikel 15 De verslaglegging door de archivaris vormt de basis voor de verantwoording van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur als bedoeld in artikel 9.