Archief- en Documentatieverordening (Noordwijk)

Archief- en DocumentatieverordeningBesluit van de raad van de gemeente Noordwijk van 25 JUNI 1996 (De Zeekant van PUBLICATIEDATUM) De raad der gemeente Noordwijk; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 19 juni 1991, nr. 77; gelet op artikelen 23, 24 en 25, 1e en 2e lid van de Archiefwet 1962; besluit: onder intrekking van de Archiefverordening van 17 november 1970 vast te stellen de navolgende "ARCHIEF- EN DOCUMENTATIEVERORDENING". HOOFDSTUKI Algemene bepalingen Artikel1. In deze regeling wordt verstaan onder: de wet: de Archiefwet 1962; archief- en documentatiebescheiden: bescheiden als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onder b van de wet; archiefbewaarplaats: de in artikel 24 van de wet bedoelde gemeentelijke archiefbewaarplaats; archiefruimte: ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van gemeentelijke archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats; de gemeentesecretaris, zijnde de in artikel 25, eerste lid van de wet bedoelde funktionaris. HOOFDSTUKII Zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Artikel2 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van de archiefbewaarplaats en archiefruimten, een en ander overeenkomstig de daaraan bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van een voldoende aantal ambtenaren zowel voor het beheer van de archiefbewaarplaats als voor het verrichten van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente. Artikel4 Burgemeester en wethouders stellen, met inachtneming van hetgeen daaromtrent bij of krachtens de wet is bepaald, voorschriften vast voor het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende bescheiden, alsmede voor het beheer van de archiefbescheiden, welke nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Artikel5 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de uitgaven ter bestrijding van de kosten, welke aan de uitoefening van de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden, jaarlijks op de gemeentebegroting worden geraamd. HOOFDSTUKIII Aanwijzing archiefbewaarplaats Artikel6 Als archiefbewaarplaats wordt bij deze aangewezen de hiervoor bestemde, als zodanig door Gedeputeerde Staten bij besluit nr. B 74524 van 10 september 1985 goedgekeurde, archiefbewaarplaats. HOOFDSTUKIV Toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Artikel7 De secretaris ziet toe dat het beheer van de archiefbescheiden geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en van ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. Artikel8 De secretaris en degenen die hem vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van de geheimen, toegang tot de ruimten, waarin de archiefbescheiden worden bewaard. Artikel9 De secretaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan degene, die door burgemeester en wethouders is belast met het beheer van de archiefbescheiden, alsmede wanneer hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De secretaris brengt jaarlijks aan burgemeester en wethouders schriftelijk verslag uit van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht gedurende het afgelopen jaar. HOOFDSTUKV Slotbepalingen Artikel10 Burgemeester en wethouders kunnen, de secretaris gehoord, bepalen dat ook niet-gemeentelijke bescheiden, in de archiefbewaarplaats opgenomen worden. Artikel11 Burgemeester en wethouders doen ten minste éénmaal in de vijf jaren aan de gemeenteraad verslag omtrent hetgeen is verricht ter uitvoering van artikel 23 van de wet. Artikel12 Deze regeling kan worden aangehaald als Archief- en Documentatieverordening van de gemeente Noordwijk. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 25 juni 1991 , voorzitter , secretaris TOELICHTING Artikel 1 a t/m d: Bij de omschrijving van de begrippen wordt verwezen naar het betreffende artikel in de archiefwet. Het verwijzen naar deze artikelen wordt verder in de archief- en documentatieverordening achterwege gelaten, hetgeen de leesbaarheid ten goede komt. b. : Archief- en documentatiebescheiden: daar de definitie in artikel 1, lid 1, onder b3, van de archiefwet niet (zoals onder b1 en b2) de bestemming als kriterium hebben, kunnen hieronder ook worden begrepen bescheiden (documenten) die geen archiefstuk zijn (bijvoorbeeld een aangeboden fotokollektie). c. : Archiefbewaarplaats: in elke gemeente/waterschap dient door de raad/dagelijks bestuur een archiefbewaarplaats te worden aangewezen. d. : Archiefruimte: met archiefruimte worden tevens bedoeld de ruimten waarin dynamische archieven worden bewaard. e. : De gemeentesecretaris. Artikel 2 t/m 5 Een regeling van de zorg voor archiefbescheiden behoort voor te schrijven, dat burgemeester en wethouders moeten zorgen: - voor een door Gedeputeerde Staten goedgekeurde archiefbewaarplaats alsmede adequate archiefruimten; - aanstelling van gekwalificeerd personeel zowel voor het beheer van statische, semi-statische als dynamische archieven; - het uitvaardigen van voorschriften teneinde een goed beheer te garanderen; - het jaarlijks op de begroting opvoeren van de benodigde financiën ter realisering van de voornoemde zorgelementen (daaronder ook begrepen de benodigde gelden voor inventarisatie, restauratie, conservering e.d.. Artikel 6 Aanwijzing archiefbewaarplaats, ingevolge artikel 24/30 van de wet, kan ook bij afzonderlijk besluit geschieden. De formulering van artikel 6 zou in dat geval kunnen luiden: "Bij afzonderlijk besluit wordt, voor de bewaring van de op grond van de wet over te brengen archiefbescheiden, een archiefbewaarplaats aangewezen". Artikel 7 Van toezicht door de secretaris op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden kan vanzelfsprekend alleen sprake zijn in die gemeenten waar geen archivaris is benoemd. Ondertekende versie van de verordening. Publicatie in de Weekendkrant.