Budgetregeling Leudal 2013 (Leudal)

Budgetregeling Leudal 2013In onderstaand document wordt de budgetverantwoordelijkheid binnen de gemeente Leudal vastgelegd. Deze regeling valt samen met de Mandaatregeling

1. Met deze regeling wordt inzicht verschaft hoe de bevoegdheden en verantwoordelijkheden ten aanzien van budgetten zijn geregeld. Artikel 1 Definities In deze regeling wordt verstaan onder: Programma: een planning voor de uitvoering van beleid op een bepaald gebied en de in dat kader te leveren prestaties en producten, met bijbehorende budgetten. Product: onderdeel van een programma, zoals in de begroting benoemd. Budget: een budget is een bedrag dat via de programmabegroting en de productenraming is toegekend aan een budgethouder voor het tot stand brengen van een (deel)product of voor de uitvoering van diensten en werken die niet direct aan een (deel) product zijn toe te wijzen. Budgetten zijn taakstellend, dat wil zeggen dat de budgethouder ervoor zorg dient te dragen dat het budget goed wordt beheerd en niet wordt overschreden. Budgethouder: de voor de budgetten van een programma verantwoordelijk afdelingshoofd en de in artikel 3 specifiek aangewezen medewerkers.. Budgetbeheerder: de ambtenaar die namens de budgethouder een (deel van het) budget van een product beheert. Pav-er (prestatie akkoordverklaarder): een ambtenaar die namens de budgethouder verplichtingen en facturen controleert en administratief verwerkt Artikel 2 Aanwijzing en wijzigingvan budgethouders algemeen 1.Het afdelingshoofd is behoudens het bij deze regeling anders bepaalde als programmaverantwoordelijke de budgethouder voor de budgetten die de raad heeft toegekend op basis van de programmabegroting. 2.De budgethouder (afdelingshoofd) kan per budget (product, kostenplaats of project) een budgetbeheer en/of pav-er aanwijzen. 3.vervallen 4.vervallen 5.vervallen Artikel 3 Aanwijzing van budgethouders specifiek 1.De griffier is budgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad staan. 2.De medewerker rekenkamer is budgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de rekenkamer staan. 3.De voorzitter van de ondernemingsraad is budgethouder voor de aan de ondernemingsraad toegewezen budgetten. 4.De gemeentesecretaris/algemeen directeur is budgethouder van de post "representatie”. Artikel 4 Onverenigbare functies De taak van budgethouder, budgetbeheerder en PAV-er binnen een functie is onverenigbaar met de functie van betalingsopdracht- verstrekker, de functie van kassier, de registrerende financiële functie, de functie van concerncontroller en de interne controlefunctie. Artikel 5 Bevoegdheden 1.De budgethouder is namens het college bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven binnen de toegekende budgetten. Hierbij is onderscheid te maken in: exploitatiebudgetten, de hoogte van deze budgetten is opgenomen in de productenraming, inclusief de daarbij behorende begrotingswijzigingen; voorzieningen, de hoogte van het budget is opgenomen in de onderbouwing van de voorziening; investeringsbudget, het investeringsbudget is opgenomen in het MIP (meerjarig investeringsplan) behorende bij de programmabegroting of is apart toegekend door de gemeenteraad. 2.De tekenbevoegdheid voor het aangaan van verplichtingen en het accorderen van facturen is gelimiteerd tot de budgetruimte van de kostenplaats waar de verplichting/factuur verantwoord wordt. 3.Voor de budgethouder, budgetbeheerder en PAV-er gelden de volgende randvoorwaarden Tekenbevoegd mits voldoende budget beschikbaar is Aangaan van een verplichting tot een bedrag van maximaal Betaling factuur zonder verplichting tot een bedrag van maximaal Betaling factuur met verplichting tot een bedrag van maximaal Pav-er € 3.500 € 5.000 € 40.000 Budgetbeheerder inkoop tweevoudig onderhands € 40.000 het drempelbedrag voor Europese aanbesteding het drempelbedrag voor Europese aanbesteding Budgethouder (afdelingshoofd) € 200.000 voor leveringen en diensten en € 1.500.000 voor werken het drempelbedrag voor Europese aanbesteding van leveringen en diensten en € 1.500.000 voor werken onbeperkt Budgethouder met medeondertekening gemeentesecretaris/ algemeen directeur € 1.500.000 voor leveringen en diensten € 1.500.000 voor leveringen en diensten onbeperkt Budgethouder met medeondertekening portefeuillehouder Hoger dan € 1.500.000 Hoger dan € 1.500.000 onbeperkt Artikel 6 Budgetverschuivingen 1.Budgetverschuivingen tussen programma’s en budgetverhogingen ten laste van het begrotingssaldo moeten ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd.
2. Budgetverschuivingen tussen producten van eenzelfde portefeuillehouder vinden plaats in overleg met het managementteam. Budgetverschuivingen tussen producten van verschillende portefeuillehouders vinden plaats in overleg met het managementteam en worden geaccordeerd door het college. 3.De budgethouder is gemachtigd tot het budgettair neutraal wijzigen van budgetten binnen een product, kostenplaats en project. 4.De in het tweede- en derde lid genoemde wijzigingen mogen niet leiden tot een verhoging van het totaalbudget per programma op lasten- of batenniveau. Als dit wel zo is, is een raadsbesluit vereist (Rarap / begrotingswijziging). 5.De budgethouder draagt er zorg voor dat wijzigingen bedoeld onder het derde en vierde lid worden aangeleverd bij team beheer en ondersteuning, die deze als administratieve begrotingswijziging verwerkt Artikel 7 Verantwoordelijkheid 1.De budgethouder is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten die tot het taakgebied van zijn programma behoren, ongeacht de in deze regeling opgenomen bepalingen en taken voor budgetbeheerders. 2.Bij afwezigheid van budgethouder, budgetbeheerder of paver dient vervanging te worden geregeld door het betreffende afdelingshoofd. Het afdelingshoofd wordt vervangen door een ander afdelingshoofd directeur. Artikel 8 Verplichtingen van de budgethouder, budgetbeheerder en PAV-er 1.De budgethouder en budgetbeheerder laten iedere verplichting boven een bedrag van € 3.500 in de financiële administratie registreren op het moment dat de verplichting ontstaat. 2.Het gestelde in het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op vorderingen. 3.De budgetbeheerder en/of pav-er draagt er zorg voor dat de facturen voor het verstrijken van de betalingstermijn(en) in de workflow zijn geaccordeerd. 4.vervallen Artikel 9 Budgetafwijkingen 1.Er mogen uitsluitend verplichtingen (bestellingen) aangegaan worden als hiervoor voldoende budget beschikbaar is. 2.Budgetafwijkingen of dreigende budgetafwijkingen op het productniveau, waarbij sprake is van een onder- dan wel overschrijding van € 25.000 en/ of 10 % van het geraamde bedrag dienen zo spoedig mogelijk gemeld te worden aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de portefeuillehouder. 3.De budgethouder wordt geacht dekking binnen zijn budgetten aan te geven op het moment dat één van zijn budgetten overschreden dreigt te worden. Artikel 10 Rapportage en verantwoording 1.De budgethouder (tevens programmaverantwoordelijke) legt aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur en het college verantwoording af over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken op grond van deze regeling conform de planning- en control cyclus. 2.Jaarlijks ontvangen de budgethouders en budgetbeheerders een planning van de planning- en control cyclus. Artikel 11 Informatieverstrekking 1.De teamcoördinator beheer en ondersteuning draagt er zorg voor dat budgethouders en budgetbeheerders beschikken over actuele en volledige informatie over de aan hen toebedeelde budgetten en de uitputting daarvan. 2.Budgethouders, budgetbeheerders en PAV-ers dragen er – ten behoeve van het genoemde in lid 1- zorg voor, dat alle relevante gegevens tijdig bij het team geneer en ondersteuning worden aangeleverd alsmede dat de workflow tijdig wordt afgehandeld. 3.Budgethouders en budgetbeheerders bewaken hun budgetten en de uitputting daarvan en melden eventuele onjuistheden direct bij het team beheer en ondersteuning, zodat deze voor correctie kan zorg dragen. Artikel 12 Slotbepalingen 1.Deze regeling treedt in werking op de datum van publicatie. 2.Op de in het eerste lid genoemde datum worden alle budgetregelingen van eerdere datum ingetrokken. 3.De regeling wordt aangehaald als “Budgetregeling Leudal 2013”. Heythuysen, 9 april 2013.BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN LEUDALDe secretaris,De burgemeester,mr. A.J.A. RikkenA.H.M. Verhoeven MPMBijlageAutorisatietabel 7Budgethouders 13Budgetbeheerders 31Pav-ers programma directeuren teamleiders prestatie akkoordverklaarders Aaken, Jose van Bronkhorst, Mariëlle Alofs, Dorus Donders, Ton Caris, Ron Boonen, Paula Lucassen, Erik Douven, Thijs Coopmans, Jan Gastel, José van Cuijpers, Geert specifiek Heuts, Pierre Dierx, Jan secretaris Janssen, Leon Francot, Peter Rikken, Alphons Meerbeek, Ernst-Jan Heesewijk, Hugo van griffier Ruijters, Theo Heijnen, Dré Cornelissen, Wim Vogelaar, Michel Heldens, Piet ondernemingsraad Steeghs, Ruud Helwegen, Lars Ghijsen, Harrie Heijnens, Monique Hermes, Marijke rekenkamer Janssen, Gerard Monod de Froideville, Lea projectleiders Kanders, Hen Krijn, Hans Kop, William van der Wolters, Ivo Kroonenberg, Marianne van den Kuijpers, Ingrid Leunissen, Petra Loo, Eddy van der Majolée, Bas Nazarski, Carmen Pasmans, Peter Peeters, Roel Pennings, Vic Roij, Hen van Schinck, Bas Schroen, Peter Schrurs, Caroline Schwartzenberg, Raymond von Timmermans, Chantal Verboeket, Marleen Vossen, Lisette