Verordening rekenkamercommissie Hulst en Terneuzen (Hulst)

Verordening rekenkamercommissie Hulst en Terneuzen De raden van de gemeenten Hulst en Terneuzen; gelezen het voorstel van de Presidia van de gemeenten Hulst en Terneuzen; gelet op de artikelen 81o en 81oa van de Gemeentewet; besluiten: vast te stellen de volgende verordening: Verordening op de gezamenlijke rekenkamercommissie van de gemeenten Hulst en Terneuzen Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: college: college van burgemeester en wethouders van Hulst en Terneuzen; commissie: de bij deze verordening ingestelde gezamenlijke rekenkamercommissie van de gemeenten Hulst en Terneuzen; gemeentebestuur: ieder bevoegd orgaan van de gemeenten Hulst en Terneuzen; begeleidingscommissie: adviesorgaan dat door de raden van Hulst en Terneuzen is ingesteld voor de uitvoering van de rekenkamerfunctie; raad: de raden van Hulst en Terneuzen; secretaris: de ambtelijk secretaris van de rekenkamercommissie of diens plaatsvervanger; voorzitter: voorzitter van de rekenkamercommissie. Artikel 2 Rekenkamercommissie Er is een commissie die door de raad wordt ingesteld en wordt aangeduid als rekenkamer¬commissie. De commissie bestaat uit drie externe leden, de voorzitter inbegrepen. De commissie onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid en beheer. Het werkterrein van de commissie strekt zich uit over alle gemeentelijke instellingen en organisatieonderdelen. Artikel 3 Begeleidingscommissie Er is een begeleidingscommissie voor de rekenkamercommissie. De begeleidingscommissie bestaat uit twee leden van elk van de raden van de deelnemende gemeenten. De begeleidingscommissie benoemt de voorzitter en diens plaatsvervanger vanuit haar midden. De begeleidingscommissie heeft de volgende taken: het voordragen van de kandidaten voor het lidmaatschap en voorzitterschap van de rekenkamercommissie; het gevraagd en ongevraagd adviseren van de raad en de rekenkamercommissie over het onderzoeksprogramma van de rekenkamercommissie; het onderhouden van de contacten namens de raad met de rekenkamercommissie. De griffiers zorgen voor ambtelijke ondersteuning van de begeleidingscommissie in haar werkzaamheden. Artikel 4 Benoeming van de leden De raad benoemt de voorzitter en de leden van de commissie op voordracht van de begeleidingscommissie. Ten aanzien van de leden zijn de artikelen 81e, 81f, 81g en 81h van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. De leden worden benoemd voor een periode van drie jaar en kunnen eenmaal voor een periode van drie jaar worden herbenoemd. Artikel 5 Ontslag en non-activiteit Een lid van de commissie wordt door de raad ontslagen. Artikel 81c, zesde lid, van de Gemeente¬wet is van overeenkomstige toepassing. Een lid van de commissie wordt tevens door de raad ontslagen indien de raad besluit te stoppen met de gezamenlijke rekenkamercommissie. De raad kan in bijzondere situaties, waarbij het goed functioneren van de commissie in het geding is, een lid tijdelijk op non-activiteit stellen. Artikel 6 Vergoeding voor de werkzaamheden van de leden van de commissie De voorzitter ontvangt een maandelijkse vergoeding van € 300,00 per maand en de leden ontvangen een maandelijkse vergoeding van € 250,00 voor hun werkzaamheden. De vergoedingen kunnen aan het begin van een nieuwe zittingsperiode van de Reken¬kamer-commissie door de raad worden aangepast. Reiskosten en eventuele overige onkosten worden vergoed naar de daarvoor in het algemeen bij de gemeente geldende maatstaf. De vergoedingen genoemd in het eerste en derde lid komen ten laste van het budget van de commissie. Artikel 7 Ambtelijk secretaris De secretaris staat de commissie bij de uitvoering van haar taken terzijde. De secretaris legt rechtstreeks verantwoording af aan de commissie over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht. De secretaris draagt zorg voor de agendaplanning, de verslaglegging en de vorming van dossiers. Artikel 8 Reglement van orde De commissie stelt een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaam-heden vast. Zij zendt het reglement na de vaststelling ter kennisneming naar de raad. Artikel 9 Onderwerpselectie en opdrachtverlening Jaarlijks voor het einde van het kalenderjaar bepaalt de commissie, na raadpleging van de begeleidingscommissie, de onderwerpen welke zij in het volgende jaar wil onder¬zoeken, formuleert per onderwerp de probleemstelling en stelt de onderzoeksopzet vast. De commissie doet hiervan schriftelijk mededeling aan de raad. De commissie zorgt voor een rechtvaardige verdeling van onderzoek over de deel-nemende gemeenten, waarbij rekening wordt gehouden met het door elke gemeente beschikbaar gestelde budget. De raad kan de commissie een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. De commissie bericht de raad binnen vier weken in hoeverre aan dat verzoek wordt voldaan. Indien de commissie niet aan het verzoek van de raad voldoet, zal zij de raad hiervan met vermelding van de gronden in kennis stellen. Artikel 10 Werkwijze De voorzitter draagt zorg voor: het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie; het leiden van de vergaderingen; het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze; het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming. De voorzitter voert hiertoe regelmatig overleg met de onderzoekers en met het secretariaat. Bij ontstentenis van de voorzitter treedt het langst zittende lid op als voorzitter, dan wel, als de overige leden een gelijke periode zitting hebben gehad, het oudste lid in jaren. De commissie is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering, begeleiding en sturing van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet. De commissie beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren. De commissie is bevoegd bij alle leden van het gemeentebestuur en bij alle ambtenaren de mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig acht voor de uitvoering van onderzoeken. De leden van het gemeentebestuur en de gemeente¬ambtenaren zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de commissie gestelde redelijke termijn te verstrekken. De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van het onderzoek. De commissie vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van Bestuur kan de commissie rapporten die aan de raad worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aan-merken. De commissie kan openbare informatieve vergaderingen beleggen. Voor de uitvoering van het onderzoek kan de commissie, met inachtneming van het beschikbare budget, externe personen of bureaus inschakelen. De commissie stelt betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die tenminste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het concept-onderzoeksrapport aan de commissie kenbaar te maken. Betrokkenen zijn degenen wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. De commissie bepaalt wie verder als betrokkenen worden aangemerkt. Na vaststelling door de commissie worden het onderzoeksrapport en de nota met conclusies en aanbevelingen en de zienswijze van betrokkenen op het rapport zo spoedig mogelijk, onder toezending van een afschrift aan het college en betrokkenen, aan de raad aangeboden. Artikel 11 Budget De commissie is bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken. Ten laste van het in het voorgaande lid bedoelde budget worden de kosten gebracht van: de vergoedingen aan de leden; externe deskundigen die eventueel door de commissie zijn ingeschakeld; eventuele overige uitgaven die de commissie nodig acht voor de uitoefening van haar taak. De commissie is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording ver-schuldigd aan de raad. Artikel 12 Jaarverslag De commissie brengt jaarlijks voor 1 april schriftelijk verslag uit van haar werkzaamheden over het daaraan voorafgaande kalenderjaar, voorzien van een verantwoording van de besteding van het budget. De commissie legt dit verslag ter kennisneming voor aan de raad. Artikel 13 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op 1 januari

1. Artikel 14 Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening rekenkamercommissie Hulst en Terneuzen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Hulst van 27 juni
2. De gemeenteraad van de gemeente Hulst, De Raadsgriffier, De Raadsvoorzitter, Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begripsbepalingen Dit artikel bevat enkele definities om te voorkomen dat bepaalde begrippen telkens in hun geheel moeten worden uitgeschreven. Deze begrippen spreken voor zich en behoeven geen nadere toelichting. Artikel 2 Rekenkamercommissie Wanneer gemeenten geen rekenkamer instellen, moeten zij op grond van artikel 81oa van de Gemeentewet regels vaststellen voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie. Een ander begrip hiervoor is rekenkamercommissie, waarvoor in deze verordening ook is gekozen. De term ‘door het gemeentebestuur gevoerde beleid en beheer’ wil niet zeggen dat het onderzoek alleen betrekking heeft op het college. Ook kunnen onderzoeken van de rekenkamercommissie ineffectiviteit, ongewenste neveneffecten en inefficiënties aantonen die mede het gevolg zijn van beslissingen die de raad heeft genomen. In deze verordening is ervoor gekozen om de betekenis van de begrippen doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid (die in artikel 182 van de Gemeentewet zijn genoemd) niet in artikel 2 zelf op te nemen. Deze begrippen kunnen als volgt worden geïnterpreteerd: - doelmatigheid is de mate waarin de nagestreefde beleidsdoelen tegen zo gering mogelijke kosten worden bereikt; - bij doeltreffendheid gaat het er om of het resultaat van het beleid beantwoordt aan wat er met het beleid werd beoogd en de gestelde beleidsdoelen worden verwezenlijkt; - bij rechtmatigheid gaat het om het voldoen aan de wettelijke kaders en regelgeving. Het gaat dan vooral om wet- en regelgeving die direct van belang is voor de rechtmatigheid van de totstandkoming van de gemeentelijke baten en lasten. Artikel 3 Begeleidingscommissie Dit artikel regelt de instelling van een begeleidingscommissie. De begeleidingscommissie bestaat uit twee leden van elk van de deelnemende raden. Deze leden kiezen zelf de voorzitter en diens plaatsvervanger uit hun midden. Artikel 4 Benoeming van de leden De raad benoemt de leden van de rekenkamercommissie op voordracht van de begeleidingscommissie. Voor de leden gelden dezelfde beperkingen als voor leden van een rekenkamer. Er is voor gekozen om de benoemingstermijn op drie jaar te stellen met eenmalig de mogelijkheid tot herbenoeming voor een periode van drie jaar. De leden leggen een eed of verklaring en belofte af overeenkomstig het bepaalde in artikel 81g van de Gemeentewet. Artikel 5 Ontslag en non-activiteit Dit artikel handelt over het ontslag van de leden en over de mogelijkheid hen op non-activiteit te stellen in bepaalde situaties. Dit zijn de enig mogelijke redenen van ontslag. Hiermee wordt voorkomen dat de raad commissieleden ‘willekeurig’ ontslaat. Artikel 6 Vergoeding voor de werkzaamheden van de leden van de commissie Dit artikel spreekt voor zich. Artikel 7 Ambtelijk secretaris De rekenkamercommissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris. De rekenkamercommissie dient zelfstandig te functioneren. Daarom is voorzien in een rechtstreekse verantwoordingsrelatie van de secretaris ten opzichte van de rekenkamercommissie. Artikel 8 Reglement van orde Artikel 81i van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing verklaard op de rekenkamercommissie. In het reglement van orde kunnen zaken worden geregeld als de volgorde van aftreden, verhouding secretaris-voorzitter, de procedure die wordt gevolgd bij onderzoeken, hoe wordt omgegaan met verzoeken van derden om onderzoek te verrichten enzovoorts. Artikel 9 Onderwerpselectie en opdrachtverlening De rekenkamercommissie dient onafhankelijk te zijn en om deze onafhankelijkheid te bevorderen is het van belang dat zij zelfstandig de onderzoeksonderwerpen kan kiezen. De rekenkamercommissie kan op verzoek van de raad een onderzoek instellen maar is niet verplicht het verzoek van de raad in te willigen. Dit verzoek van de raad wordt in artikel 182, tweede lid van de wet expliciet genoemd. Doordat deze mogelijkheid uitdrukkelijk in de wet is genoemd, wordt er een bepaald gewicht toegekend aan het verzoek van de raad. Indien de rekenkamercommissie niet voldoet aan een goed gemotiveerd verzoek van de raad zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren. De rekenkamercommissie dient haar onderzoeken zo te kiezen dat sprake is van een rechtvaardige verdeling van de onderzoeken (en daaruit voortkomende resultaten) over de deelnemende gemeenten. Daarbij geldt dat dit niet elk jaar het geval behoeft te zijn, maar wel binnen de zittingsperiode van drie jaar. De onderwerpen van de onderzoeken van de rekenkamercommissie worden aan de begeleidingscommissie bekend gemaakt, zodat zij kan aangeven welke onderwerpen meer of minder belangrijk worden gevonden. De rekenkamercommissie is echter niet verplicht om gehoor te geven aan de ‘wensen en bedenkingen’ van de begeleidingscommissie. Indien zij het programma wenst te bespreken, dan is het wenselijk om de voorzitter van de rekenkamercommissie uit te nodigen om aan de bespreking deel te nemen. De commissie kan immers niet worden geacht het programma te verdedigen. Artikel 10 Werkwijze Om te waarborgen dat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar onderzoek over voldoende en relevante gegevens kan beschikken is voorzien in de bevoegdheid om inlichtingen in te winnen van alle leden van het gemeentebestuur en van alle ambtenaren. De rapporten van de rekenkamercommissie zijn in beginsel openbaar maar op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wob kunnen rapporten of gedeelten daarvan als geheim worden aangemerkt. Uit oogpunt van zorgvuldigheid is het van groot belang dat de onderzochte partij de kans krijgt om te reageren op het (nog niet gepubliceerde) conceptonderzoeksrapport. Er vindt dan wederhoor plaats waarbij de feitelijke bevindingen die uit het onderzoek voortvloeien aan de betreffende ambtenaren worden voorgelegd met de vraag eventuele onjuistheden uit te halen en te corrigeren. Indien van toepassing wordt de verantwoordelijke wethouder of het college de gelegenheid geboden om te reageren op de conceptaanbevelingen die de rekenkamercommissie verbindt aan de (gecorrigeerde) bevindingen. Tot slot brengt de rekenkamercommissie een definitief rapport naar buiten met bevindingen, conclusies en eventueel aanbevelingen. Artikel 11 Budget De rekenkamercommissie is zelfstandig verantwoordelijk voor de besteding van het budget dat noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taak. In dit artikel is geregeld welke kosten ten laste van het budget mogen worden gebracht. Artikel 12 Jaarverslag Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 13 Inwerkingtreding Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 14 Citeertitel – Dit artikel behoeft geen toelichting.