Regeling inzake de zorg voor het beheer van en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. (Leeuwarderadeel)

De raad der gemeente Leeuwarderadeel; gelet op artikel 23 van de Archiefwet

1. gezien het voorstel van burgemeester en wethouders b e s l u i t: vast te stellen de navolgende: Regeling inzake de zorg voor, het beheer van en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. HOOFDSTUKIALGEMENE BEPALINGEN Artikel1 In deze regeling wordt verstaan onder: "de wet" – de Archiefwet 1962 "het besluit" – het Archiefbesluit. HoofdstukIIArchiefbescheiden, welke niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Ordening en beschrijving Artikel
2. De ordening en beschrijving van de archiefbescheiden moeten zodanig zijn, dat deze op doelmatige wijze voorzien in de behoefte van de administratie aan gegevens. De voor dit doel op te stellen plannen behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders. De secretaris wordt terzake gehoord. Beheerder Artikel
3. Het hoofd van elk gemeentelijk orgaan is belast met het beheer van de onder dat orgaan berustende archiefbescheiden. Vernietiging en in bewaring geven Artikel
4. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat ten minste éénmaal in de Vijf jaren tot vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden wordt overgegaan. Artikel
5. Met machtiging van burgemeester en wethouders de secretaris gehoord, kunnen archiefbescheiden door de beheerder in bewaring worden gegeven aan het hoofd van een ander gemeentelijk orgaan, waaronder zij dan in de zin van artikel 3 komen te berusten. Toezicht op het beheer. Artikel
6. Onder de bevelen van burgemeester en wethouders oefent de secretaris toezicht uit op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Burgemeester en wethouders kunnen een deskundige aanwijzen die de secretaris daarin bijstaat. Artikel
7. De secretaris of degene, die hem bijstaat of vervangt heeft met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen toegang tot de ruimten waarin de archiefbescheiden worden bewaard. Artikel
8. De secretaris ziet toe, dat het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet, het besluit en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. Artikel
9. De secretaris of de deskundige bedoeld in artikel 6, tweede lid, deelt de beheerder van de archiefbescheiden zijn bevindingen mede voortvloeiende uit het in artikel 6 bedoelde toezicht, onder vermelding van de voorzieningen welke naar zijn mening moeten worden getroffen. Indien daartoe aanleiding bestaat 5, wordt aan burgemeester en wethouders mededeling van de bevindingen gedaan. Artikel10 De secretaris of de deskundige bedoeld in artikel 6, tweede lid, brengt ter zake van dit toezicht tenminste éénmaal in de vijf jaren verslag uit aan burgemeester en wethouders. HoofdstukIII. Archiefbescheiden, welke naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Artikel
10. De beheerder kan bij de overbrenging van archiefbescheiden burgemeester en wethouders verzoeken de openbaarheid van die archiefbescheiden te beperken. De secretaris wordt terzake gehoord. Artikel
11. Van zijn beheer over de archiefbewaarplaats brengt de secretaris éénmaal in de vijf jaren verslag uit aan burgemeester en wethouders. HOOFDSTUKIVSlotbepalingen Artikel
12. Deze regeling kan worden aangehaald als “Archiefverordening". Artikel
13. Deze regeling treedt in werking op 1 april
14. Aldus vastgesteld door de raadvoornoemd in zijn openbare vergadering van 27 februari
15. de secretaris, de voorzitter, (F.J. Kram) (F.Th. Dijkstra l.b.)