Verordening op de voorbesprekingen/informatiebijeenkomsten (Buren)

Verordening op de voorbesprekingen/informatiebijeenkomstenVERORDENING OP DE VOORBESPREKINGEN/INFORMATIE-BIJEENKOMSTEN De Gemeenteraad van Buren, gelezen het voorstel van het presidium van 14 november 2013; gelet op artikel 16, 82 en 149 van de Gemeentewet; overwegende dat het noodzakelijk is bij verordening regels te stellen aangaande de voorbesprekingen van de gemeenteraad; besluit: vast te stellen de: Verordening op de voorbesprekingen/informatiebijeenkomsten HoofdstukIAlgemene Bepalingen Artikel1Begripsomschrijvingen In deze verordening wordt verstaan onder: raad: de gemeenteraad; college: het college van burgemeester en wethouders; griffier: de door de raad aangestelde raadsgriffier of een door hem aangewezen ambtenaar; fractie: alle leden van één politieke partij in een vertegenwoordigend lichaam; raadslid: lid van de raad; voorbesprekingen: de eerste fase in de raadcyclus, waarin per geagendeerd onderwerp in een open gesprek met diverse deelnemers informatie wordt ingewonnen; een voorbespreking is een vergadering van een commissie zoals bedoeld in artikel 82 Gemeentewet; voorzitter: voorzitter van een voorbespreking; commissielid: een vertegenwoordiger van een fractie die deelneemt aan een voorbespreking. Ieder raadslid is commissielid. burgerlid: een commissielid, niet zijnde een raadslid, door de voorzitter van de raad benoemd om deel te nemen aan de voorbespreking; voorzitterspool: een groep van voorzitters voor de voorbespreking; portefeuillehouder: een lid van het college van burgemeester en wethouders dat een onderwerp dat tijdens de voorbespreking aan de orde wordt gesteld in portefeuille heeft, of diens plaatsvervanger; spreekrecht voor burgers: het recht voor burgers en/of instellingen om tijdens de behandeling van een al dan niet geagendeerd onderwerp tijdens een voorbespreking in te spreken; besluitenlijst: een bestand dat digitaal of schriftelijk een weergave is van een voorbespreking; agendacommissie: de commissie die verantwoordelijk is voor de voorbereiding van de agenda van de voorbesprekingen en raadsvergaderingen; voorstel van orde: een voorstel betreffende de orde van de vergadering; behandelmemo: een document waarin de behandeling van een onderwerp in een voorbespreking staat beschreven. Artikel2Toepasselijkheid Gemeentewet 1.De commissieleden en de voorzitters die deelnemen aan een voorbespreking vormen te zamen een raadscommissie in de zin van artikel 82 Gemeentewet. 2.De artikelen 10, 11, 12, 13, 14 en 15 Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden, zijnde niet tevens raadslid (burgerleden). Artikel3Doel van de voorbesprekingen 1.De voorbesprekingen hebben tot doel het inwinnen van informatie om zodoende de besluitvorming van de raad voor te bereiden en de raad ook in de gelegenheid te stellen zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taak uit te oefenen. 2.Tijdens de voorbesprekingen vindt geen inhoudelijke politieke discussie plaats. Artikel4Openbaarheid en geheimhouding stukken 1.De voorbesprekingen worden in de regel in het openbaar gehouden. 2.Conform artikel 82 van de Gemeentewet is het mogelijk in beslotenheid te vergaderen: de deuren worden gesloten, wanneer ten minste een vijfde van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt. De commissie beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd. Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijke besluitenlijst gemaakt, die niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de commissie anders beslist. 3.De openbaarheid doet niet af aan het bepaalde in artikel 25 leden 2, 3 en 4 Gemeentewet en artikel 86 lid 2 Gemeentewet ten aanzien van het opleggen van geheimhouding met betrekking tot stukken die worden overgelegd. Artikel5Commissieleden en burgerleden Elk raadslid kan als commissielid deelnemen aan een voorbespreking. Elke fractie mag maximaal twee burgerleden laten benoemen en deze als commissielid voordragen voor deelname aan de voorbespreking. Deze burgerleden maken in principe deel uit van de kandidatenlijsten van de politieke groeperingen. De fractie kan aan de voorzitter van de raad verzoeken hiervan af te wijken. Alvorens het burgerlid het door hem aanvaarde lidmaatschap van de voorbesprekingen kan vervullen, ondertekent deze een verklaring waarin wordt aangegeven dat: wordt voldaan aan de vereisten die worden gesteld aan het lidmaatschap van de raad als bedoeld in de artikelen 10 tot en met 13 en 15 van de Gemeentewet; met betrekking tot de informatie die ter kennis wordt gebracht dezelfde geheimhoudingsplicht indien en voor zover deze geldt voor de leden van de raad, in acht zal nemen en dezelfde zorgvuldigheid, als te verwachten is van de leden van de raad, zal betrachten; de gedragscode als bedoeld in artikel 15, lid 3, van de Gemeentewet geldt ook voor burgerleden. De voorzitter van de raad benoemt en ontslaat de commissieleden, zijnde burgerleden. De benoeming en het ontslag gaan onmiddellijk in. Een commissielid, zijnde burgerlid, kan in ieder geval worden ontslagen op voorstel van de fractie op voordracht van welke het commissielid is benoemd. Een commissielid, zijnde burgerlid, kan te allen tijde ontslag nemen. Hij doet daarvan schriftelijk mededeling aan de voorzitter van de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in. De zittingsperiode van een commissielid eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad. Indien een fractie blijkens een schriftelijke verklaring van de voorzitter van de raad niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege het lidmaatschap van het commissielid dat op voordracht van die fractie is benoemd. Artikel6Benoeming, zittingsduur en ontslag van de voorzitters 1.De agendacommissie wijst uit de voorzitterspool de voorzitter van een voorbespreking aan. De voorzitterspool bestaat uit raadsleden. 2.De agendacommissie kan een voorzitter ontslag verlenen. 3.Een voorzitter kan te allen tijde ontslag nemen. Hij doet daarvan schriftelijk mededeling aan de voorzitter van de raad. Het ontslag gaat in een maand na de schriftelijke mededeling. 4.De zittingsperiode van de voorzitters van de voorbespreking eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad. Artikel7De voorzitter De voorzitter is belast met: het leiden van de voorbespreking die hij voorzit; het bewaken van de vermelde tijdsindicaties van de voorbespreking; het gastheerschap voor insprekers voor, tijdens en na de vergadering; het bewaken en handhaven van de orde; het doen naleven van deze verordening; hetgeen deze verordening hem verder opdraagt. Artikel8De griffier De griffier of diens plaatsvervanger ondersteunt de voorbesprekingen en zorgt voor een besluitenlijst. De griffier zorgt voor een goede voorbereiding en begeleiding van de voorbesprekingen. . Artikel9Deelnemers De voorzitter als bedoeld in artikel 7 leidt de voorbespreking. Bij de voorbespreking is de griffier of diens plaatsvervanger aanwezig. Aan een voorbespreking kunnen verder, per onderwerp, deelnemen: per fractie maximaal één commissielid c.q. burgerlid; daartoe door de raad uitgenodigde deskundigen of andere personen die expliciet zijn uitgenodigd om hun mening aan de raad kenbaar te maken; de portefeuillehouder en op diens verzoek een of meer medewerkers of andere personen die betrokken zijn geweest bij de voorbereiding van het onderwerp en die namens de portefeuillehouder informatie kunnen verstrekken; inwoners of vertegenwoordigers van instellingen die zich hebben aangemeld om in te spreken. Artikel10Frequentie en tijdstippen 1.De voorbesprekingen vinden in de regel plaats op dinsdag, twee weken voordat de raadsvergadering wordt gehouden, volgens een jaarlijks vooraf vast te stellen vergaderschema. De voorbesprekingen vinden in het gemeentehuis plaats of op locatie. Ze vangen aan om 19.00 uur en worden in beginsel uiterlijk 21.30 uur beëindigd. 2.Op een avond worden maximaal drie voorbesprekingen gehouden. Voor elke voorbespreking wordt maximaal 30 minuten uitgetrokken. Alleen in uitzonderlijke gevallen kunnen meer voorbesprekingen op één avond gehouden worden. HoofdstukIIVoorbereidingen Artikel11Agenda 1.De agendacommissie als bedoeld in artikel 7 van het Reglement van orde voor de raad stelt de voorlopige agenda van de voorbesprekingen vast. De agenda vermeldt een tijdsindicatie per onderwerp. 2.De agendacommissie kan na het uitbrengen van de agenda bij uitzondering onderwerpen aan de agenda toevoegen of verwijderen, al dan niet op voorstel van een van de fracties. Artikel12Oproep 1.De griffier zendt ten minste 7 dagen voor een voorbespreking de leden van de raad en de commissieleden een schriftelijke oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats. Op verzoek van de agendacommissie wordt deze schriftelijke oproep aan andere genodigden gezonden. 2.De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden van de raad en de commissieleden gezonden. Stukken conform artikel 25, eerste en tweede lid van de Gemeentewet worden separaat aan de leden van de raad en de commissieleden gezonden. Artikel13Behandelmemo 1.De griffier stelt voor de agendacommissie voor een te behandelen onderwerp in een voorbespreking een behandelmemo op. 2.In de behandelmemo wordt ten aanzien van een voorbespreking aangegeven: het onderwerp, inclusief toelichting; de naam van de portefeuillehouder; de naam van de steller, bij wie technische vragen kunnen worden gesteld; de deelnemers aan de voorbespreking, inclusief genodigden; de status van het onderwerp: raadsvoorstel (informatief of opiniërend) of startnotitie (oriënterend of richtinggevend); de doelstelling van de voorbespreking: het voeren van overleg met het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester over in ieder geval door het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur en/of het namens de raad formuleren van zienswijzen op begrotingen en jaarrekeningen van gemeenschappelijke regelingen; de wijze van behandeling in de voorbespreking met een tijdpad. Artikel14Ter inzage leggen van stukken 1.Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder in het gemeentehuis ter inzage gelegd. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, dan wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raad en de commissieleden en zo mogelijk in een openbare kennisgeving, als bedoeld in artikel

1. 2.Onverminderd het bepaalde in het eerste lid kunnen stukken ook op elektronische wijze aan een ieder ter beschikking worden gesteld. 3.Indien omtrent stukken op grond van artikel 25, eerste of tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, dan blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier de leden van de raad en de commissieleden inzage. Artikel15Openbare kennisgeving 1.De voorbesprekingen worden door aankondiging in een in de gemeente verschijnend regionaal nieuws- en advertentieblad en door plaatsing op de gemeentelijke website openbaar gemaakt. 2.De openbare kennisgeving vermeldt: de datum, aanvangstijd en plaats van de voorbesprekingen; de voorlopige agenda; de wijze waarop en de plaats waar een ieder de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien; de mogelijkheid tot inspreken bij de voorbesprekingen en de wijze waarop men zich daarvoor kan aanmelden. 3.De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden, indien elektronisch beschikbaar, op de website van de gemeente geplaatst. Artikel16Sprekers burgers 1.Inwoners en vertegenwoordigers van instellingen die gebruik willen maken van het spreekrecht voor burgers melden dit uiterlijk op de dag van de bijeenkomst aan de griffier. De inspreker vermeldt daarbij: naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer, en het al dan niet geagendeerd onderwerp waarover hij het woord wil voeren. 2.Insprekers kunnen niet spreken over: een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan; benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen; een gedraging waarover een klacht ingevolge artikel 9:1 Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend. HoofdstukIIIOrde van de voorbesprekingen Artikel17Presentielijst Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid van de raad/commissielid onmiddellijk de presentielijst. Artikel18Voorbespreking De voorzitter opent de voorbespreking op het vastgestelde uur. De voorzitter stelt per geagendeerd onderwerp de deelnemers aan de voorbespreking in de gelegenheid het woord te voeren. Een inspreker kan gedurende de behandeling van het onderwerp waarover hij spreekrecht heeft aangevraagd, aan het gesprek deelnemen. De portefeuillehouder krijgt de gelegenheid te reageren op de inbreng van insprekers. De voorzitter vat de inbreng van de deelnemers aan de voorbespreking samen. Artikel19Besluitenlijst 1.De griffier of diens plaatsvervanger zorgt voor het bijhouden van de presentielijst en de besluitenlijst van de voorbesprekingen. De vergadering wordt opgenomen op geluidsband. De geluidsband wordt bewerkt, waarna de voorbesprekingen via de gemeentelijke website kunnen worden beluisterd. 2.De conceptbesluitenlijst van de voorgaande voorbesprekingen wordt, zo mogelijk, aan de leden van de raad en de commissieleden toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep. 3.De griffier vermeldt in de besluitenlijst: het onderwerp; de verkorte inhoud van het onderwerp; het aan de raad voorgestelde besluit; de toezeggingen van het college aan de raad; de conclusie van de voorbespreking met eventueel genoemde debatpunten voor behandeling in de raadsvergadering. 4.De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende voorbespreking vastgesteld, waarna deze door de voorzitter en de griffier wordt ondertekend. Artikel20Handhaving orde; schorsing 1.Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de desbetreffende spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de voorbespreking waarin zulks plaats heeft over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen. De voorzitter kan ter handhaving van de orde een voorbespreking voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord – een voorbespreking sluiten. De voorzitter kan een deelnemer aan de voorbespreking die door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, de verdere deelname aan de desbetreffende voorbespreking ontzeggen. Deze deelnemer dient in dat geval onmiddellijk de voorbespreking te verlaten. Zo nodig laat de voorzitter hem verwijderen. HoofdstukIVInformatiebijeenkomst Artikel21Informatiebijeenkomst, openbaar of besloten 1.De agendacommissie als bedoeld in artikel 7 van het Reglement van orde voor de raad stelt het onderwerp/de onderwerpen van de informatiebijeenkomst vast. 2.De agendacommissie maakt hierbij, met het oog op het te behandelen onderwerp, onderscheid in een openbare informatiebijeenkomst en een besloten informatiebijeenkomst. 3.De openbare informatiebijeenkomsten vinden in de regel plaats op dinsdag, aansluitend aan de voorbesprekingen, volgens een jaarlijks vooraf vast te stellen vergaderschema. De informatiebijeenkomsten vinden in het gemeentehuis plaats of op locatie. Ze vangen aan om 21.30 uur en worden in beginsel uiterlijk 23.00 uur beëindigd. 4.Naast raadsleden kunnen commissieleden aan de openbare informatiebijeenkomst deelnemen. 5.De agendacommissie stelt zich terughoudend op ten aanzien van het houden van besloten informatiebijeenkomsten. Deze besloten bijeenkomsten vinden zo nodig plaats op een ‘vrije’ dinsdag, volgens een jaarlijks vooraf vast te stellen vergaderschema en vangen om 19.00 uur aan. De agendacommissie bepaalt de deelnemers van deze besloten bijeenkomst. 6.Het doel van de informatiebijeenkomst is het verstrekken van informatie. 7.De griffier is belast met de voorbereiding van de informatiebijeenkomst. 8.De openbare informatiebijeenkomst wordt door aankondiging in een in de gemeente verschijnend regionaal nieuws- en advertentieblad en door plaatsing op de gemeentelijke website openbaar gemaakt. 9.De openbare kennisgeving vermeldt de datum, aanvangstijd en plaats van de informatie-bijeenkomst. 10.Van de informatiebijeenkomst worden geen notulen/besluitenlijst gemaakt, noch bandopnames. HoofdstukVToehoorders en pers; geluid- en beeldregistraties Artikel22Toehoorders en pers 1.Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare voorbesprekingen en informatiebijeenkomsten bijwonen. 2.Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden. 3.De voorzitters zijn bevoegd toehoorders die op enigerlei wijze de orde van devoorbespreking verstoren, op te dragen de zaal te verlaten. Artikel23Geluid- en beeldregistraties Degenen die in de vergaderzaal tijdens een openbare voorbespreking geluid- dan wel beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten. HoofdstukVISlotbepalingen Artikel24Uitleg verordening In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van de verordening, beslist de voorzitter in overleg met de agendacommissie. Artikel24In werking treden Dit reglement treedt in werking op 1 januari
2. Vastgesteld in de openbare vergadering van 10 december 2013 De voorzitter, J.A. de Boer MSC De griffier, G. van Droffelaar Toelichting op de Verordening op de voorbesprekingen/informatiebijeen-komsten In de Gemeentewet wordt een onderscheid gemaakt tussen raadscommissies, bestuurscommissies en andere commissies (resp. artikel 82, 83 en 84 Gemeentewet). Raadscommissies bereiden de besluitvorming in de raad voor en voeren overleg met het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester. Bestuurscommissies zijn commissies waaraan bevoegdheden van de raad, het college of de burgemeester worden overgedragen. Andere commissies kunnen alle mogelijke denkbare taken hebben. Er kan gedacht worden aan adviescommissies, ad hoc commissies en wijkraden. In de nieuwe vergaderstructuur zijn de voorbesprekingen en informatiebijeenkomsten ingevoerd om de besluitvorming van de raad voor te bereiden. De regels voor de voorbesprekingen en informatiebijeenkomsten worden vastgelegd in een verordening ex artikel 82 van de Gemeentewet. Hiermee ontstaat een raadscommissie. Dit biedt de volgende voordelen: burgerleden worden in hun formele functie van commissielid, conform de gemeentewet, officieel ingebed in de vergaderorde; het biedt de gemeenteraad de mogelijkheid om een voorbespreking desgewenst in beslotenheid te houden conform de Gemeentewet; vastgelegd kan worden hoe wordt omgegaan met stukken die worden aangeboden onder geheimhouding; indien onder het regime van een officiële raadscommissie wordt vergaderd, dan zijn de deelnemers aan de vergadering onschendbaar; deelnemers aan een voorbespreking kunnen daardoor niet in rechte worden aangesproken op hetgeen zij ter vergadering hebben verklaard.