Regeling over de ambtelijke organisatie van de Gemeente Westland met uitzondering van de organisatie van de griffie (Westland)

Regeling over de ambtelijke organisatie van de Gemeente Westland met uitzondering van de organisatie van de griffieHet college van Westland, Gelet op de artikelen 103, 106 en 160 van de Gemeentewet; BESLUIT: Vast te stellen de regeling over de ambtelijke organisatie van de Gemeente Westland met uitzondering van de organisatie van de griffie. Artikel1Begripsomschrijvingen In deze regeling wordt verstaan onder: concernplan: het sturingsinstrument door de directie opgesteld mede op basis van de programmabegroting, waarin de beoogde inzet voor het realiseren van de productenraming wordt uitgewerkt in concernkaders voor de bedrijfsvoering en op concernniveau wordt vertaald in termen van geld en capaciteit; afdelingsplan: het sturingsinstrument door de afdelingshoofden opgesteld op basis van de productenraming en het concernplan, waarin de activiteiten en middelen op afdelingsniveau en de relatie met de andere afdelingen wordt weergegeven; programma: een samenhangend geheel van activiteiten, waarin zowel de doelstelling, in het bijzonder de beoogde maatschappelijke effecten, als de wijze waarop ernaar zal worden gestreefd die effecten te bereiken en de raming van baten en lasten worden beschreven; concernkader: een door de directie vastgestelde aanwijzing, richtlijn of instructie voor de bedrijfsvoering. HOOFDSTUK1STRUCTUUR VAN DE AMBTELIJKE ORGANISATIE Artikel2Doel en uitgangspunt van de ambtelijke organisatie De ambtelijke organisatie van de gemeente is gebaseerd op het directiemodel en heeft tot doel het gemeentebestuur en zijn organen bij de uitoefening van hun taken te ondersteunen en zorg te dragen voor een adequate dienstverlening aan de burger. Integraal management is hierbij het uitgangspunt. Artikel3Inrichting en hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie De ambtelijke organisatie wordt aangestuurd door een directie en bestaat uit de volgende afdelingen: Bedrijfsvoering, Advies en Services; Dienstverlening; Ruimte, Omgeving en Veiligheid; Samenleving; Planontwikkeling, en Inrichting en Beheer Openbare Ruimte. Strategie. Artikel4Inrichting van de directie 1.De directie is samengesteld uit directeuren, waar onder de algemeen directeur. 2.De directie verdeelt onderling haar taken. 3.De algemeen directeur treedt op als voorzitter en is eindverantwoordelijk voor het functioneren van de directie. 4.De algemeen directeur is het hoofd van de ambtelijke organisatie en in die hoedanigheid over het functioneren van de organisatie verantwoording verschuldigd aan het college van burgemeester en wethouders. 5.De directeur legt verantwoording af aan de algemeen-directeur. 6.Bij afwezigheid van de algemeen-directeur neemt de directeur zijn functie waar. Artikel5Hoofdtaken van de directie De directie is verantwoordelijkheid voor het functioneren en de integrale bedrijfsvoering van de gehele ambtelijke organisatie met uitzondering van die van de griffie. Zij legt hierover verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders. De directie kan richtlijnen en aanwijzingen geven aan de afdelingshoofden om de kwaliteit en de samenhang van de organisatie te verzekeren. Daartoe: ontwikkelt zij concernkaders en ziet zij toe op de correcte naleving daarvan; draagt zij zorg voor de gemeentebrede (strategische) beleidsontwikkeling en bewaakt zij de beleidsuitvoering; initieert, ontwikkelt en evalueert zij de visie, doelen en strategie van en voor de ambtelijke organisatie; bevordert en bewaakt zij de samenhang binnen de organisatie; bevordert en bewaakt zij de bestuurlijk-ambtelijke samenwerking; bevordert zij het functioneren van de organisatie; legt zij als houder van de programma’s verantwoording af en rapporteert zij hierover aan het college. Zij is eindverantwoordelijk voor de opstelling van de programmabegroting en de productenraming, en stelt zij jaarlijks een concernplan vast. stelt zij jaarlijks een concernplan vast en draagt zorg voor de uitvoering daarvan. geeft zij leiding aan de afdelingshoofden. geeft zij als opdrachtgever leiding aan de aan hem toebedeelde programma’s. zorgt zij voor de voorbereiding en het management van de uitvoering van de hem opgedragen onderdelen van het concernplan. adviseert, ondersteunt en rapporteert zij (aan) het college en de individuele leden van het college over strategische en bestuurlijke kwesties. informeert zij elkaar over relevante aangelegenheden. Artikel6Inrichting van de afdelingen 1.De afdelingen zijn in beginsel samengesteld uit teams en staan onder leiding van een afdelingshoofd. Een team vormt een organisatie-eenheid binnen een afdeling met een vastomlijnd aantal taakvelden. 2.De directie kan de taakvelden en programma's en de toedeling daarvan aan de afdelingen nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven en daartoe zo nodig teams toevoegen of opheffen. 3.Afdelingshoofden kunnen met inachtneming van de bestaande afdelingsstructuur, wijzigingen aanbrengen in de organisatie van de afdelingen. Deze besluiten dienen binnen het kader van het vastgestelde loonbudget te passen. Artikel7Hoofdtaken van de afdelingen 1.De afdelingen zijn belast met de zorg voor de beleidsontwikkeling, de -voorbereiding, de -uitvoering en de -evaluatie van de aan hen toebedeelde taakvelden, programma's en producten. 2.De afdelingen stellen jaarlijks een afdelingsplan op. Het afdelingsplan wordt voor de aanvang van het desbetreffende begrotingsjaar vastgesteld door de directie. Artikel8Managementteam 1.Ter bevordering van het goed functioneren van de ambtelijke organisatie als geheel is er een managementteam, bestaande uit de directie en de afdelingshoofden. Het managementteam vergadert periodiek. 2.De voorzitter kan in voorkomende gevallen functionarissen aanwijzen om aan het overleg deel te nemen. 3.De algemeen directeur is voorzitter van het managementteam en is eindverantwoordelijk voor het functioneren ervan. 4.In het managementteam vindt: a. terugkoppeling plaats uit de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders, de directie, de raadscommissies en de gemeenteraad; b. een vertaling plaats van college en directiebesluiten van strategisch naar tactisch operationeel niveau; c. onderlinge informatie-uitwisseling, consultatie en afstemming plaats. 5.Bij afwezigheid van de algemeen-directeur treedt de directeur op als voorzitter van het managementteam. 6.Bij afwezigheid van een afdelingshoofd is er sprake van verticale vervanging. HOOFDSTUK2SECRETARIS Artikel9Hoofdtaken 1.De secretaris is verantwoordelijk voor de algehele ondersteuning van de bestuursorganen met uitzondering van de gemeenteraad. 2.De secretaris is de eerste adviseur van het college en in dat kader verantwoordelijk voor: a. de voorbereiding van de vergaderingen van het college; b. het zorgdragen voor het vastleggen van de besluitvorming in de vergadering van het college en de terugkoppeling daarvan naar de ambtelijke organisatie. c. het toezien op de uitvoering van genomen besluiten en het zo nodig initiëren van nader overleg over de daaraan verbonden uitvoeringsaspecten. 3.De secretaris ondersteunt, in afstemming en samenwerking met de raadsgriffier, het samenspel tussen het college en de raad. 4.Bij afwezigheid van de secretaris worden zijn taken waargenomen door de eerste loco-secretaris of bij afwezigheid hiervan de tweede loco-secretaris. Artikel10Bevoegdheden 1.De secretaris heeft als zodanig de aan hem bij wet- en regelgeving toebedeelde bevoegdheden. 2.De secretaris ziet bij de voorbereiding van voorstellen voor het college toe op: a. de tijdigheid, de juistheid, de volledigheid en de kwaliteit van de gegeven informatie; b. de rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid; c. de organisatorische consequenties. Artikel11Ondersteuning college en burgemeester 1.De secretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning, informatievoorziening en advisering van het college en de individuele leden van het college. 2.De secretaris ziet toe op een volledige, tijdige en geïntegreerde advisering aan het college en aan de burgemeester als zelfstandig gemeentelijk bestuursorgaan. 3.De secretaris zorgt gevraagd en ongevraagd voor informatie die voor de burgemeester noodzakelijk is om zijn functie als zelfstandig bestuursorgaan en als voorzitter van het college goed te kunnen vervullen. Artikel12Ambtelijke coördinatie 1.Met het oog op eenheid van beleid ziet de secretaris toe op de coördinatie van de ambtelijke adviezen en de uitvoering van besluiten. 2.Voor de uitvoering van het genoemde in het eerste lid van dit artikel toetst de secretaris ambtelijke adviezen. 3.Als het advies niet voldoet aan de door hem gestelde eisen, zal hij het advies, met vermelding van zijn bevindingen, niet doorgeleiden naar het college en terugsturen naar de verantwoordelijke organisatorische eenheid. HOOFDSTUK3OVERIGE FUNCTIONARISSEN Artikel13Afdelingshoofd 1.Het afdelingshoofd geeft leiding aan zijn afdeling en legt verantwoording af aan de directie. 2.Het afdelingshoofd is integraal verantwoordelijk voor het realiseren van de met de directie overeengekomen doelstellingen, programma's, de omvang en de kwaliteit van producten en diensten en de bedrijfsvoering van de afdeling binnen de daarvoor vastgestelde concernkaders. 3.Het afdelingshoofd rapporteert en legt verantwoording af aan de directie over de overeengekomen doelstellingen en de aan hem toebedeelde programma's, producten en diensten. 4.Het afdelingshoofd fungeert als eerste aanspreekpunt voor de hem/haar betreffende leden van het college. 5.Het afdelingshoofd informeert gevraagd en ongevraagd de hem/haar betreffende directeur over alle relevante ontwikkelingen met betrekking tot de hem/haar toegewezen taakvelden en programma's. 6.Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de integrale voorbereiding, ontwikkeling, uitvoering en evaluatie van het beleid van de aan hem/haar toegewezen taakvelden en programma's ten behoeve van het gemeentebestuur. 7.Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het organiseren van de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers van de afdeling binnen de gestelde concernkaders. Artikel14Teamleider 1.De teamleider geeft leiding aan de medewerkers van het team en legt verantwoording af en rapporteert aan het afdelingshoofd. 2.De teamleider is verantwoordelijk voor het realiseren van de met het afdelingshoofd overeengekomen doelstellingen, de omvang en kwaliteit van producten en diensten en de bedrijfsvoering van het team binnen de daarvoor vastgestelde concernkaders. 3.De teamleider fungeert voor het taakveld waaraan hij leiding geeft mede als aanspreekpunt voor de hem betreffende leden van het college. 4.De teamleider informeert en adviseert het afdelingshoofd over de ontwikkelingen op het taakgebied van het team rekening houdend met de vastgestelde beleidslijnen en wet- en regelgeving. Artikel15Controller 1.De controller is werkzaam binnen de afdeling Strategie. 2.De controller vervult zijn adviserende en toetsende taak in opdracht van en ter ondersteuning van het college en de directie. Hij is onafhankelijk in zijn oordeel. 3.De controller is verantwoordelijk voor het toetsen van de opzet en de werking van de administratieve organisatie en het rapporteren daarover. 4.De controller verricht onderzoek naar en bewaakt de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het college gevoerde bestuur. 5.Indien de controller bij de uitoefening van de hierboven genoemde werkzaamheden een ten opzichte van de directie afwijkend standpunt inneemt, doet hij hiervan, na de algemeen directeur hierover te hebben ingelicht, mededeling aan het college. 6.Het college kan, gehoord de controller, een instructie voor de controller vaststellen. Artikel16Gemeentearchivaris 1.De gemeentearchivaris geeft leiding aan de medewerkers van het Historisch Archief Westland en legt verantwoording af en rapporteert aan het afdelingshoofd. 2.De gemeentearchivaris is verantwoordelijk voor het realiseren van de met het afdelingshoofd overeengekomen doelstellingen, de omvang en kwaliteit van producten en diensten en de bedrijfsvoering van het team binnen de daarvoor vastgestelde concernkaders. 3.De gemeentearchivaris ziet toe op de kwaliteit van het archiefbeheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats. De gemeentearchivaris verricht hiertoe periodiek onderzoek. 4.Indien de gemeentearchivaris bij de uitoefening van zijn werkzaamheden in het kader van het toezicht als bedoeld in lid 3 van dit artikel, een ten opzichte van het afdelingshoofd en de directie afwijkend standpunt inneemt, doet hij hiervan, na het afdelingshoofd en de algemeen directeur hierover te hebben ingelicht, mededeling aan het college. 5.De gemeentearchivaris informeert en adviseert het afdelingshoofd over de ontwikkelingen op het taakgebied van het team rekening houdend met de vastgestelde beleidslijnen en wet- en regelgeving. Artikel17Theaterdirecteur De Naald 1.De theaterdirecteur De Naald geeft leiding aan de medewerkers van het theater De Naald en legt verantwoording af en rapporteert aan het afdelingshoofd. 2.De theaterdirecteur De Naald is verantwoordelijk voor het realiseren van de met het afdelingshoofd overeengekomen doelstellingen, de omvang en kwaliteit van producten en diensten en de bedrijfsvoering van het theater De Naald binnen de daarvoor vastgestelde concernkaders. 3.De theaterdirecteur De Naald fungeert voor zijn verantwoordelijkheden voor het theater De Naald mede als aanspreekpunt voor de hem betreffende leden van het college. 4.De theaterdirecteur De Naald informeert en adviseert het afdelingshoofd over de ontwikkelingen op het taakgebied van het theater de Naald rekening houdend met de vastgestelde beleidslijnen en wet- en regelgeving. HOOFDSTUK5VASTSTELLING EN INGANGSDATUM Artikel18Slotbepalingen 1.Deze regeling treedt in werking op 1 januari

1. 2.De regeling kan worden aangehaald als ‘Organisatieregeling gemeente Westland 2014’. 3.De organisatieregeling Westland 2011 wordt ingetrokken. Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van 17 december
2. Westland, 17 december 2013 de secretaris, de burgemeester, M. van Beek J. van der Tak Toelichting Organisatieregeling Algemeen De invoering van het dualisme en de hieruit voortgevloeide wijziging van de Gemeentewet, heeft de verantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie (met uitzondering van de organisatie van de griffie) bij het college gelegd. Op grond van artikel 160 Gemeentewet heeft het college de bevoegdheid regels vast te stellen over de organisatie van het ambtelijke apparaat. Daartoe stelt het college een organisatieregeling of -besluit vast. De raad heeft de bevoegdheid in een organisatieverordening regels vast te stellen over de organisatie van de griffie (artikel 107e Gemeentewet). Over de uitoefening van het gezag van het college over de ambtelijke organisatie is het college uiteraard wel verantwoording schuldig aan de raad. Het college van Westland legt met de organisatieregeling voor de ambtelijke organisatie een kader vast voor de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. De regeling is een vertaling van het directiemodel en de daarbij behorende organisatieopzet. Daarnaast zijn elementen als het onderscheid programmahouder/producthouder, taken en verantwoordelijkheden die voortvloeien uit de functies van gemeentesecretaris en Controller meegenomen en is aansluiting gezocht bij de verordeningen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet (rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid). De regeling moet overigens worden gelezen in samenhang met de regeling budgethouderschap en de mandaatregeling. De burgemeester is niet alleen voorzitter van de gemeenteraad en voorzitter van het college. Hij is ook zelf bestuursorgaan en heeft eigenstandige wettelijke bevoegdheden. Deze bevoegdheden hebben met name betrekking op het gebied van openbare orde en veiligheid. De burgemeester heeft het toezicht op openbare bijeenkomsten en op voor het publiek openstaande gebouwen, zoals horecagelegenheden. Ingeval van calamiteiten is hij bevoegd noodbevelen te geven en noodverordeningen vast te stellen. De burgemeester heeft het opperbevel bij brand en bij ongevallen waarbij de brandweer een taak heeft. Voor de uitoefening van deze wettelijke taken en bevoegdheden is de ondersteuning van de burgemeester ondergebracht bij twee teams (Openbare Orde en Veiligheid en Toezicht Openbare Ruimte) van de afdeling Ruimte, Omgeving en Veiligheid. In geval van calamiteiten en indien de burgemeester dit anderszins wenselijk acht, kan hij voor de uitoefening van zijn wettelijke taken en bevoegdheden rechtstreeks de teamleiders van de genoemde teams benaderen. Andersom bestaat voor de desbetreffende teamleiders ook de bevoegdheid om rechtstreeks de burgemeester te benaderen. De algemeen directeur is verantwoordelijk voor de gemeentelijke kolom in de rampenbestrijding, dat wil zeggen aansturing van de gemeentelijke operationele processen. De algemeen directeur wordt hierin ondersteund door team OOV. Artikelsgewijs Artikel 1 Begripsomschrijvingen In artikel 1 worden de voor de organisatieregeling nog nader te definiëren begrippen omschreven. Over de verschillende programma’s en de verantwoordelijkheden voor de uitvoering ervan, kunnen tussen de directie en de afdelingshoofden nadere afspraken worden gemaakt. Artikel 2 Doel en uitgangspunt van de ambtelijke organisatie De organisatie Westland is gebaseerd op het zogenaamde directiemodel. Dit organisatiemodel gaat ervan uit dat de eindverantwoordelijkheid voor de integraliteit van beleidsvoorbereiding en –uitvoering en de ontwikkeling van de bedrijfsvoering ligt bij een meerhoofdige directie, onder leiding van een hiërarchisch bovengeschikte algemeen directeur, waarbij de directie onderling haar taken heeft verdeeld. Ter versterking en verheldering van de uitwerking van het directiemodel zijn de taken van de directie volledig gescheiden van de (wettelijke) taken van de gemeentesecretaris. Dit weerhoudt niet de praktijk dat de taken van de algemeen-directeur en die van de gemeentesecretaris in een medewerker worden verenigd. Daarnaast zijn afdelingen geformeerd rond samenhangende taakclusters, die staan onder leiding van een afdelingshoofd. Het afdelingshoofd is integraal manager is en daarmee verantwoordelijk voor de inhoud, het proces, de omvang en kwaliteit van producten en diensten, de middeleninzet en de afstemming met de andere afdelingen Ook draagt hij zorg voor het doorontwikkelen van de eigen afdeling. Hij geldt als sparringpartner van de leden van het college. Artikel 3 Inrichting en hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie In dit artikel is weergegeven de indeling van de organisatie in vakafdelingen, ondersteunende afdelingen en organisatorische eenheden overeenkomstig de detailstructuur. Artikel 4 Inrichting van de directie De directie kan ertoe besluiten om periodiek wijzigingen aan te brengen in de onderlinge taakverdeling. Artikel 5 Hoofdtaken van de directie De hoofdtaken van de directie volgen uit de bestuurlijke besluiten. Daarnaast heeft het college ook in de mandaatregeling bevoegdheden gemandateerd aan de secretaris, ook dit wordt niet expliciet vermeld en is ook aansluiting gezocht bij de door het college vastgestelde regeling budgethouderschap. De expliciet in de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) neergelegde bevoegdheid dat de algemeen directeur optreedt als WOR-bestuurder is niet als zodanig opgenomen, maar daarvan is wel sprake. Immers komt uit deze regeling helder naar voren dat de algemeen-directeur in de gemeentelijke organisatie de hoogste zeggenschap uitoefent bij de leiding van de arbeid. Artikel 6 Inrichting van de afdelingen In dit artikel is bewust gekozen voor de formulering dat ‘afdelingen zijn onder andere samengesteld uit teams’, aangezien er in de afdeling ook nog medewerkers zijn die niet tot een team behoren en daardoor rechtstreeks onder het afdelingshoofd vallen. Artikel 7 Hoofdtaken van de afdelingen Na goedkeuring van het afdelingsplan door de directie, wordt het afdelingsplan gezien als sturingsinstrument voor het afdelingshoofd en vormt het de basis voor de teamplannen en de rapportages. Artikel 8 Managementteam In de organisatie is de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken een belangrijke randvoorwaarde. Ter bewaking hiervan en ter bevordering van een goede samenwerking en samenhang tussen de directie en de afdelingen onderling voert de directie regelmatig overleg met de afdelingshoofden. Het managementteam heeft tot doel: - een podium zijn voor collegiale feedback; - bevorderen van de samenwerking, integraliteit en professionalisering van vakmanschap; - de informatie-uitwisseling van gemeenschappelijke zaken; - tijdig signaleren en voorleggen van relevante (beleids)ontwikkelingen; - tijdig signaleren en voorleggen van relevante bedrijfsvoeringaspecten; - de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording (op tactisch en strategisch niveau); - het vaststellen van de inhoud van afdelingoverstijgende adviezen. Artikel 9 Hoofdtaken secretaris De secretaris is verantwoordelijk voor de algehele ondersteuning van de bestuursorganen. Daarmee wordt gedoeld op het college van burgemeester en wethouders (tezamen en individueel) de door het college ingestelde commissies. In het vierde lid van dit artikel is de vervanging van de secretaris geregeld, waarmee uitvoering wordt gegeven aan artikel 106 van de Gemeentewet, waarin wordt vermeld dat het college deze vervanging regelt. Voor wat betreft de verplichting uit artikel 33 van de Gemeentewet waarin aan groeperingen in de raad en individuele raadsleden zo nodig ook ambtelijke ondersteuning wordt geboden, wordt hierbij verwezen naar de verordening “ambtelijke bijstand aan raadsleden 2006”. Hierin is geregeld hoe de ambtelijke organisatie zich verhoudt tot de rol van de secretaris en de griffier. Artikel 10 Bevoegdheden secretaris De secretaris bewaakt de kwaliteit die worden gesteld aan de stukken voor het college. Daarbij beziet hij met name of die voldoen aan alle daarvoor geldende vereisten die worden genoemd in lid 2 van dit artikel. Artikel 11 Ondersteuning college en burgemeester De omschrijving van dit artikel is inherent aan de functie van gemeentesecretaris. Artikel 12 Ambtelijke coördinatie De omschrijving van dit artikel is inherent aan de functie van gemeentesecretaris. Artikelen 13 t/m 15 Behoeven geen nadere toelichting. Artikel 16 De gemeentearchivaris heeft een uit de Archiefwet voortvloeiende verantwoordingsverplichting richting het college omtrent het toezicht op het beheer van archiefbescheiden voor zover hij die niet zijn overgedragen naar de archiefbewaarplaats (die door hemzelf wordt beheerd). Deze eigenstandige onafhankelijke taak (buiten de hiërarchische lijn om) wordt hiermee gegarandeerd. Artikel 17 Het theater De Naald wordt in 2014 verzelfstandigd. De Stichting WestlandTheater De Naald wordt met ingang van 1 januari 2014 opgericht, maar de budgetten (via subsidiebesluit) en medewerkers gaan niet eerder dan 1 april 2014 over naar de Stichting WestlandTheater De Naald. Dit ertoe dat de functionaris theaterdirecteur De Naald nog in deze regeling wordt opgenomen. Artikel 18 Behoeft geen nadere toelichting.