Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, verordening (Heiloo)

Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, verordeningDeel1 Paragraaf1AMBTELIJKE BIJSTAND Artikel1Verzoek om informatie 1Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om: feitelijke informatie van geringe omvang; inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn; bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand. 2Het raadslid dat een verzoek indient om ambtelijke bijstand maakt een grondige afweging of het een reeel verzoek betreft en realiseert zich dat het verzoek beslag legt op ambtelijke capaciteit die op dat moment niet elders ingezet kan worden. 3De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven. 4lndien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris neemt het besluit. 5De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. lndien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen. Artikel2Verlenen van ambtelijke bijstand 1Een ambtenaar verleent op verzoek van de secretaris ambtelijke bijstand aan een raadslid tenzij: het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad; dit het belang van de gemeente kan schaden; 2De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt. 3lndien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend. 4De secretaris verstrekt het college desgewenst een afschrift van het verzoek. Artikel3Weigering verzoek ambtelijke ondersteuning 1lndien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgerneester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek. Artikel4Geschil over ambtelijke bijstand 1lndien een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar verleende ambtelijke bijstand kan hiervan mededeling worden gedaan aan de secretaris; 2lndien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie. Paragraaf2FRACTIEONDERSTEUNING Artikel5Recht op financiële vergoeding 1De fracties ontvangen jaarlijks een bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. Artikel6Besteding financiële vergoeding 1Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. Minimumeis is dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden; 2De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van: uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie; verkiezingscampagnes: 60 dagen voor en 60 dagen na de dag van de verkiezingen; giften; uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen; opleidingen voor raads- en cornmissieleden voor zover deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers. Artikel7Voorschot bijdrage fractieondersteuning 1De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, na vaststelling van de verantwoording financiële bijdrage van het vorige kalenderjaar; 2Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld. Artikel8Tijdstip verstrekken voorschot in verkiezingsjaar 1In afwijking van het bepaalde in artikel 7 wordt in een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar. Artikel9Gevolgen splitsen fractie 1Bij afsplitsing van een fractie wordt de vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. 2Bij afsplitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het eerste lid. Artikel10Reserve 1De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren. 2De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam op grond van artikel6. 3Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de verrekening over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats. 4De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan we1 voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd. 5Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere. 6Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving. Artikel11Verantwoording en controle 1Elke fractie legt voor 1 februari van elk jaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning. De griffie attendeert de raadsleden hierop in de eerste week van het nieuwe kalenderjaar. 2De verantwoording wordt ingediend in een bij deze verordening opgenomen formatverslag. Dit verslag wordt voor 1 februari ingediend bij de griffier. lndien deze datum niet valt op een werkdag, wordt het verslag de eerste werkdag na 31 januari ingediend. 3Wordt het verslag te laat en incompleet ingediend, dan wordt het verslag niet in behandeling genomen en leidt dit tot volledige temgbetaling van het voorschot. 4De griffier controleert of de uitgaven van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie ingediend zijn en of het verslag voldoet aan de eisen. 5De commissie Bestuurlijke Zaken bespreekt de verslagen en adviseert de raad of de uitgaven we1 of niet verantwoord zijn en vastgesteld kunnen worden door de raad. 6De raad stelt de bedragen vast van: de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn; de wijziging van de reserve; de resterende reserve; de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten. Artikel12Toepassing Awb 1Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de financiele middelen die een fractie ontvangt. Paragraaf3SLOTBEPALINGEN Artikel13Intrekking oude verordening 1De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning