Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer (Heiloo)

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheerTiteldeel1 Artikel1Definities 1In deze verordening wordt verstaan onder: sector:ledere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig is ingesteld. administratie:Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Heiloo en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. financiële administratie:Het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiele gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Heiloo, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

1. de financieel-economische positie;
2. het financiële beheer:
3. de uitvoering van de begroting;
4. het afwikkelen van vorderingen en schulden;
5. alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover. administratieve organisatie:Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding. financieel beheer:Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen rechten van de gemeente Heiloo. rechtmatigheid:Het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving. Het in overeenstemming zijn met de geldende interne regelgeving wordt in overleg met de accountant bepaald. doelmatigheid:Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen. doeltreffendheid:De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald. Titeldeel1Begroting en verantwoording Paragraaf1Kaderstellen Artikel2Programmabegroting 1De raad stelt een programma-indeling vast. 2De raad stelt per programma vast: de belangrijkste actiepunten en prioriteiten; de te leveren inzet of goederen en diensten; de uitgaven en inkomsten. 3Het college stelt, daar waar mogelijk, per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren goederen en diensten. 4De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast. 5Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst. Artikel3Producten 1Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productraming aan de programma's. 2De onderverdeling van de programma's in de producten staat vast en kan slechts bij raadsbesluit gewijzigd worden. Artikel4Kaders begroting 1Het college biedt medio juni een brief aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze brief worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in artikel
6. Het college biedt met de programmabegroting een meejarenperspectief aan. 2De raad stelt de programmabegroting en het meerjarenperspectief vóór 15 november vast. Paragraaf1Uitvoering Artikel5Uitvoering begroting 1Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt. 2Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat: de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming; de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiele positie; de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt. 3Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma's zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden. Paragraaf1Beheersing en interne controle Artikel6Interne controle 1Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel. 2Het college biedt ten minste elke vier jaar een nota aan inzake de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. De raad stelt deze nota vast binnen drie maanden nadat deze is aangeboden. 3Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. De meest relevante bedrijfsonderdelen enlof bedrijfsprocessen worden minimaal eens per 2 jaar getoetst. 4Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het derde lid indien nodig voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. 5De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Paragraaf1Rapportage en verantwoording Artikel7Tussentijdse rapportage en informatie 1He! college informeert de raad door middel van tussentijdse bestuursrapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente. 2De bestuursrapportages worden aan de raad aangeboden op de volgende tijdstippen: de eerste bestuursrapportage v66r 15 juni van het lopende begrotingsjaar; de lweede bestuursrapportage v60r 15 november van he! lopende begmtingsjaar; voor specifiek door de raad aan te wijzen programma's en projecten of paragrafen, wordt minimaal eenmaal per vier maanden een rapportage aangeboden. 3De inrichting van de bestuursrapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting. 4De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten, de geleverde goederen en diensten en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten. In de rapportages wordt indien hier aanleiding toe is aandacht besteed aan afwijkingen van: inkomsten uit de algemene uitkering gemeentefonds; de renteonlwikkeling op de kapitaalmarkt; resultaten uit grondexploitaties; realisatie op begrote subsidieverwachtingen. 5He! college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van he! college te brengen voor zover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen, inzake: investeringen groter dan € 250.000; aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan € 100.000; het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 100.
7. Dit geldt niet voor grondtransacties waarvoor een specifiek kader is vastgesteld. Artikel8Jaarstukken 1Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de diensten naar de productenrealisatie en naar de programma verantwoording. 2Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma's. In de verantwoording geeft het college aan: wat is bereikt; wat was daarvoor nodig; wat de kosten zijn; hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen. 3De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma's of de beleidsdoelen van de programma's voor het lopende jaar bijstelling behoeven. Titeldeel2Financiële positie Paragraaf1Kaderstellen Artikel9Financiële positie 1Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiele positie en de meejarenramingen is opgenomen. 2Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de programmarekening vermeld. 3De raad autoriseert met het vaststellen van de programmabegroting de investeringskredieten. Artikel10Waardering en afschrijving vaste activa 1In de balans worden onder de immateriele vaste activa afzonderlijk opgenomen: Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio. Deze kosten worden lineair afgeschreven, met een maximale afschrijvingstermijn die gelijk is aan de looptijd van de lening. lndien boeterente in rekening wordt gebracht en tegelijkertijd een nieuwe lening wordt afgesloten is het toegestaan de boeterente eveneens te activeren. Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief. Deze kosten worden lineair maximaal in 5 jaar afgeschreven. In de regel zijn dit investeringen, waar geen fysieke bezittingen tegenover staan. 2De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven. Moment van activeren:Activa dienen op het moment van ingebruikname te zijn geactiveerd. Aanvang afschrijven:In de periode van verkrijging- of vervaardiging wordt geen afschrijving berekend. De afschrijving vangt aan in de eerste periode na ingebruikname. De twee verschillende doorlooptijden voor investeringen zijn: lnvesteringen met een doorlooptijd < 1 boekingsperiodeMet afschrijven wordt begonnen in de periode na ingebruikname van de investering (n+l) ongeacht de datum van ingebruikname.(n = de periode waarin de investering (het object) in gebruik is genomen) lnvesteringen met een doorlooptijd > 1 boekingsperiodeAan het eind van betreffende periode wordt de investering op de balans geboekt als onderhanden werk. Met afschrijven wordt gestart in de periode nadat het activurn in gebruik is genomen. leder investeringsproject dient binnen maximaal 2 jaren te zijn afgesloten en naar status AIB te zijn gebracht. Uitzondering hierop vormen de meerjarig durende projecten waarvoor bij de investeringsaanvraag is vastgesteld, op welke wijze activering gaat plaatsvinden (bijvoorbeeld deelactivering). De belangrijkste termijnen zijn: 40 jaar: nieuwbouw woonruirnten en bedrijfsgebouwen; 45 jaar: rioleringen; 25 jaar: renovatie, restauratie en aankoop woonruimten en bedrijfsgebouwen; 30 jaar: aanleg en reconstructie van wegen; 15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen; 10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; telefooninstallaties; kantoormeubilair; schoolrneubilair; aanleg tijdelijke terreinwerken; nieuwbouw tijdelijke woonruimten en bedrijfsgebouwen; 5 tot 10 jaar: zware transportmiddelen; aanhangwagens; schuiten; personenauto's; lichte motorvoertuigen; 3 tot 10 jaar: softare en automatiseringsapparatuur; niet: gronden en terreinen; 5 jaar: immateriële vaste activa. Activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 5.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd. 3Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden verstaan investeringen in infrastructuur te weten waterwegen, waterbouwkundige werken, permanente terreinwerken, wegen, straten, fietspaden, voetpaden, bruggen, viaducten, tunnels, verkeerslichtinstallaties, openbare verlichting, straatmeubilair, reconstructie openbare ruimten, parken en overig groen. 4Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aflrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie gebracht. Hiervan kan bij afzonderlijk raadsbesluit of bij de vaststelling van het meerjarenbeleidplan (voor- of najaarsnota) en of de programmabegroting waarin de (voorgenomen) investeringen zijn opgenomen worden afgeweken. In geval van activering bij raadsbesluit wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere, door de raad aan te geven tijdsduur. 5De twee verschillende grondslagen voor renteberekening voor activa zijn: a. Activa in aanbouw (AIA):Onder activa in aanbouw (AIA) wordt verstaan de fase van ontwikkeling en vervaardiging van de investering (onderhanden werk). Gedurende de ontwikkeling en vervaardiging dienen de directe en indirecte kosten te worden geregistreerd op het project. Jaarlijks wordt bepaald wat de stand is van deze kosten per 31-
8. Deze boekwaarde wordt vervolgens meegenomen naar de beginbalans van het jaar daaropvolgend en gaat dan dienen als grondslag voor de rentetoerekening in dat betreffende jaar. Over het jaar waarin de kosten zijn ontstaan en geboekt wordt geen rente toerekening toegepast. De rentekosten worden in het jaar n+1 ten laste van de exploitatie genomen. Activa in bedrijf (AIB):Onder activa in bedrijf wordt verstaan de fase van gereed product. Oftewel het in bedrijf hebben van de investering. Voor de renteberekening is de boekwaarde van belang. Periodiek (huidige situatie: jaarlijks per 01-01) zal op basis van de boekwaarde een renteberekening worden gemaakt en de kosten worden doorberekend. Deze actie vindt plaats in het jaar nadat voor het eerst een boekwaarde op 01-01 op de balans is vastgesteld. Artikel11Voorziening voor oninbare vorderingen 1Voor openstaande vorderingen betreffende: onroerende zaakbelasting gebruikers; onroerende zaakbelasting eigenaren; hondenbelasting; rioolrechten; en afvalstoffen- en reinigingsheffingen; leges en rechten; wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid. 2Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden. Artikel12Reserves en voorzieningen 1Het college biedt jaarlijks gelijktijdig met de in artikel 2 genoemde programmabegroting een overzicht of paragraaf aan van de reserves en voorzieningen. 2Daarin worden mutaties in reserves en voorzieningen weergegeven. Artikel13Nieuw Artikel 1Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Heiloo wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten. 2Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW. 3De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen inclusief de voorzieningen. Artikel14Financieringsfunctie 1Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor het aantrekken van voldoende financiele middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma's binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren; het beheersen van de risico's verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico's, koersrisico's en kredietrisico's; het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen; het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstrornen en financiele posities. 2Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht: het uitzetten van overtollige geldrniddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een AA rating afgegeven door tenminste één gezaghebbende rating agency, of bij instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0%; overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd intact is; derivaten worden uitsluitend gebruikt ter beperking van financiële risico's; voor het aantrekken van financieringen voor langer dan 1 jaar worden tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende financiele instellingen gevraagd; overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro; voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de wettelijke waarden. Het college infomeert de raad indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm wordt overschreden. 3Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bii het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiïle participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties. 4Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met derde lid en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende infomatievoorziening vast in een treasurystatuut. Het college zendt het besluit financieringsstatuut ter kennisgeving aan de raad. Artikel15Registratie bezittingen, activa en vermogen 1Het college draagt zorg voor een actuele registratie van bezittingen. 2Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren. de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedriifsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar. 3Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Titeldeel3Subsidies Artikel16Verstrekking subsidies 1Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een (bijgestelde) nota verstrekking gemeentelijke subsidies aan. De nota bevat het kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies en een overzicht van de toegekende gemeentelijke subsidies. In het jaarlijks op te stellen subsidieboek worden de uitgangspunten van de nota vertaald. Titeldeel4Financiële organisatie en administratie Artikel17Administratie 1De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor: het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de diensten; het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts; het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties; het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving; het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving; de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen. Artikel18Financiële administratie 1Het college draagt er zorg voor dat: de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante weten regelgeving; de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten. Artikel19Financiële organisatie 1Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast: een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de diensten; een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleid- en beheersorganen is gewaarborgd; de verlening van rnandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de diensten van de gemeente; de te maken afspraken met de sectoren over de te leveren prestaties, de daarwoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen; de regels voor de verlening van decharge over het gevoerde beheer van de sectoren. Artikel20Aanbesteding en inkoop 1Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken, leveringen en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met nationale en Europese wet- en regelgeving. Artikel21Subsidievertrekking en steunverlening 1Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de tekenning van steunverlening aan ondernemingen en subsidies. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie en de subsidieverordening van de gemeente Heiloo. Titeldeel5Slotbepalingen Artikel22Inwerkingtreding 1Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2012, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtlngen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2012 voldoen aan de bepalingen van deze verordening. 2Deze verordening treedt in plaats van de "Financiële verordening gemeente Heiloo" vastgesteld door de raad op 3 november
9. Artikel23Citeertitel 1Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Financiële verordening gemeente Heiloo 2011 ". Aldus besloten door de raad van de gemeente Heiloo in de openbare raadsvergadering van 12 december
10. Toelichting1Toelichting op de artikelen van de verordening artikel212 Gemeentewet