Procedureregels klachtenbehandeling gemeente Rijssen-Holten 2014 (Rijssen-Holten)

Procedureregels klachtenbehandeling gemeente Rijssen-Holten 2014 overwegingen: het college en de burgemeester van de gemeente Rijssen-Holten ieder voor zoveel het hun bevoegdheid betreft; gelet op het bepaalde in artikel 160 en 170 van de Gemeentewet, hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht en de Wet Nationale ombudsman; besluit vast te stellen de Procedureregels klachtenbehandeling gemeente Rijssen-Holten 2014 I BEGRIPSBEPALINGEN Artikel 1 Deze procedureregels zijn een aanvulling op het bepaalde in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb); klacht: een uiting van ongenoegen als bedoeld in artikel 9:1 van de Awb over een gedraging van een bestuursorgaan, een bestuurder of een medewerker; klager: de natuurlijke persoon of de rechtspersoon, die een klacht heeft ingediend; gedraging: het handelen of het bewust nalaten van handelen ten opzichte van de klager in een bepaalde aangelegenheid; bestuursorgaan: de raad, commissies ex artikel 82 Gemeentewet, het college, de burgemeester, de heffingsambtenaar en de invorderingsambtenaar; medewerker: hij / zij die door de gemeente Rijssen-Holten is aangesteld of met wie een arbeidsovereenkomst is gesloten met uitzondering van onderwijzend personeel; klachtencoördinator: de door ons college aangewezen ambtenaar die is belast met de coördinatie van de klachtenbehandeling; klachtenbehandelaar: degene die, op grond van artikel 5 van deze klachtenregeling, de klacht behandelt; ombudsman: de Overijsselse Ombudsman te Raalte; Awb: Algemene wet bestuursrecht. II KLACHTEN IN EERSTE INSTANTIE Artikel 2 Een klacht in eerste instantie wordt ingediend bij de klachtencoördinator De klachtencoördinator zorgt voor een vertrouwelijke registratie van de klacht Als een klacht betrekking heeft op de klachtencoördinator, dan wordt deze vervangen door de gemeentesecretaris / algemeen directeur. In dat geval moet in deze procedureregels voor “klachtencoördinator” gelezen worden “gemeentesecretaris / algemeen directeur”. Artikel 3 Een klacht wordt bij voorkeur schriftelijk en gemotiveerd ingediend. Een klager kan door de klachtencoördinator worden bijgestaan in het op schrift stellen van een klacht. Voor het indienen van een klacht kan, indien gewenst, gebruik worden gemaakt van een klachtenformulier. Als een schriftelijke klacht niet voldoet aan de in artikel 9:4 Awb gestelde eisen, blijft de klacht buiten behandeling. De klager krijgt de gelegenheid het verzuim te herstellen binnen een daartoe door de klachtencoördinator gestelde redelijke termijn. De klachtencoördinator bevestigt namens het bestuursorgaan schriftelijk de ontvangst van de klacht. Ter informatie wordt een kopie van de procedureregels als bijlage aan de ontvangstbevestiging toegevoegd. Artikel 4 Wanneer een klacht op grond van artikel 9:8 Awb niet in behandeling wordt genomen, informeert de klachtencoördinator de klager hierover schriftelijk. Als er voor een klacht een nadere (wettelijke) bezwaar- of beroepsmogelijkheid bestaat, zendt de klachtencoördinator de klacht ook door naar de bevoegde instantie. Van de mededeling, vermeldt in het eerste lid, stuurt de klachtencoördinator een afschrift aan de klachtenbehandelaar en de gemeentesecretaris / algemeen directeur. III DE AFHANDELING VAN KLACHTEN IN EERSTE INSTANTIE Artikel 5 De klachtencoördinator stuurt een klacht direct door naar de klachtenbehandelaar. In de regel treedt het afdelingshoofd op als klachtenbehandelaar voor klachten over een medewerker. In afwijking van het bepaalde in het tweede lid, treedt als klachtenbehandelaar op: Bij een gedraging van: Klachtbehandelaar: gemeenteraad voorzitter gemeenteraad raadscommissies voorzitter gemeenteraad college van burgemeester en wethouders voorzitter college burgemeester loco-burgemeester wethouder burgemeester griffier voorzitter gemeenteraad directie burgemeester afdelingshoofd gemeentesecretaris / algemeen directeur medewerkers griffie griffier heffingsambtenaar burgemeester invorderingsambtenaar burgemeester ambtenaar van de burgerlijke stand afdelingshoofd waaronder het team burgerzaken valt Artikel 6 De klachtenbehandelaar is verantwoordelijk voor een vertrouwelijke en zorgvuldige afhandeling van de klacht. De klachtenbehandelaar stelt degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft zo spoedig mogelijk in kennis van de klacht. De klachtenbehandelaar stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid te worden gehoord. Zowel de klager als het betrokken bestuursorgaan of medewerker kan zich laten vertegenwoordigen door een gemachtigde. De klachtenbehandelaar adviseert in de vorm van een bestuursvoorstel over het in te nemen standpunt over de gegrondheid van de klacht onder bijvoeging van een conceptbrief aan de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft. Het bestuursorgaan beslist over de gegrondheid van de klacht binnen de termijnen genoemd in artikel 7 aan de hand van het advies van de klachtenbehandelaar. Artikel 7 De klacht wordt binnen zes weken na ontvangst afgehandeld. De in het eerste lid genoemde termijn kan met ten hoogste vier weken worden verdaagd Van de verdaging wordt door de klachtencoördinator schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en via de klachtenbehandelaar aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft. Verder uitstel is mogelijk voor zover de klager daarmee schriftelijk instemt. De klachtencoördinator neemt hierover contact op met de klager. Artikel 8 De klachtenbehandelaar stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft schriftelijk en gemotiveerd in kennis van: de bevindingen van het onderzoek naar de klacht; het oordeel daarover; de eventuele conclusies die daaraan worden verbonden. IV KLACHTEN IN TWEEDE INSTANTIE Artikel 9 Bij de schriftelijke kennisgeving zoals bedoeld in artikel 8 wordt ook vermeld dat betrokkene een verzoekschrift (klacht in tweede instantie) kan indienen bij de ombudsman binnen een jaar na behandeling van de klacht in eerste instantie indien men niet tevreden is met de wijze van afhandeling. Artikel 10 Als een beslissing op een klacht in eerste instantie uitblijft, kan de klager een verzoekschrift (klacht in tweede instantie) indienen bij de ombudsman. V RAPPORTAGE Artikel 11 De klachtencoördinator stelt jaarlijks een rapportage op over alle klachten die zijn behandeld. In deze rapportage wordt een overzicht gegeven van het aantal en de aard van de klachten, de wijze van afhandeling en indien relevant, de maatregelen die naar aanleiding van de klachten zijn doorgevoerd. In de rapportage worden geen privacygevoelige gegevens opgenomen. De rapportage wordt aan het bestuursorgaan en de ondernemingsraad aangeboden. VI SLOTBEPALINGEN Artikel 12 Deze procedureregels treden in werking op de eerste dag na bekendmaking daarvan en werken terug vanaf 1 januari 2014. De Klachtenregeling gemeente Rijssen-Holten 2011 wordt ingetrokken (voor zover het de bevoegdheid betreft van het college en de burgemeester). Deze procedureregels kunnen worden aangehaald als Klachtenregeling gemeente Rijssen-Holten 2014. besluit genomen in de vergadering van 7 januari 2014 A.C. van Eck, A.C. Hofland secretaris, voorzitter Nota-toelichting Toelichting behorende bij de Klachtenregeling gemeente Rijssen-Holten 2014 Algemeen Met ingang van 1 januari 2014 is de gemeente Rijssen-Holten aangesloten bij de Overijsselse ombudsman. ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING Artikel 1 Contactgegevens ombudsman: De Overijsselse ombudsman Postbus 140 8100 AC RAALTE t. 0572 – 352 687 i. www.overijsselseombudsman.nl U heeft het recht om een klacht in te dienen bij een bestuursorgaan van de gemeente over de wijze waarop dat bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid (dus niet over het algemene beleid of de algemene uitvoering daarvan) tegen u of een andere heeft gedragen. In de praktijk gaat het vaak om gedragingen van bestuurders of ambtenaren. Artikel 125 Grondwet in samenhang met artikel 5, 6 en 7 Gemeentewet bepalen welke organen er binnen de gemeente zijn. Artikel 3 In artikel 9:4 Awb is opgenomen dat het klaagschrift aan de volgende voorwaarden moet voldoen: het wordt ondertekend en bevat tenminste de naam en het adres van de indiener; de dagtekening; een omschrijving van de gedragingen waartegen de klacht is gericht. Is de klacht of klaagschrift in een vreemde taal gesteld en een vertaling is voor een goede behandeling van de klacht noodzakelijk dan zorgt de indiener voor een vertaling (artikel 9:4, 3e lid en artikel 6:5, 3e lid Awb) Artikel 4 Tekst artikel 9:8 Awb Wanneer klachten behandeling niet verplicht is: Het bestuursorgaan is niet verplicht de klacht te behandelen indien zij betrekking heeft op een gedraging: waarover reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van de artikelen 9:4 en volgende is behandeld; die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden; waartegen door de klager bezwaar gemaakt had kunnen worden; waartegen door de klager beroep kan worden ingesteld, tenzij die gedraging bestaat uit het niet tijdig nemen van een besluit, of beroep kon worden ingesteld; die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is, dan wel onderworpen is geweest of, zolang terzake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en terzake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is. Het bestuursorgaan is niet verplicht de klacht te behandelen indien het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is. Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk in kennis gesteld. Artikel 9:12, tweede lid, is van overeenkomstige toepassing. Tekst artikel 9:12, tweede lid, Awb: Bij de kennisgeving wordt vermeld bij welke ombudsman en binnen welke termijn de klager vervolgens een verzoekschrift kan indienen. U kunt geen klacht indienen omdat u bijvoorbeeld geen vergunning krijgt voor het bouwen van een schuur of voor het houden van een evenement. Daarvoor bestaat er een speciale bezwaar- en beroepsprocedure. Artikel 7 Verdaging of verder uitstel van de behandeltermijn kan nodig zijn in bijvoorbeeld de vakantieperiode en wanneer de te onderzoeken klacht van groot belang is. Artikel 9 De termijn is geregeld in artikel 9:24 Awb: binnen 1 jaar na beëindiging van de klachtbehandeling in eerste instantie. In artikel 9:18 Awb is opgenomen dat een ieder het recht heeft de ombudsman schriftelijk te verzoeken een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen. Artikel 11 Publicatieplicht is opgenomen in artikel 9:12a van de Awb