Verordening op de werkgeverscommissie van de raad van de gemeente Heiloo 2010 (Heiloo)

Verordening op de werkgeverscommissie van de raad van de gemeente Heiloo 2010Voorwoord De raad van de gemeente Heiloo is de werkgever van de griffier en de bij de griffie werkzame ambtenaren. Dit werkgeverschap wordt geregeld in deze verordening. De raad delegeert deze taak aan de daartoe ingestelde bestuurscommissie (art. 83 Gemeentewet): de werkgeverscommissie. Voor u ligt de Verordening op de werkgeverscommissie van de raad van Heiloo. De bevoegdheid tot het vaststellen van regelingen (algemeen verbindende voorschriften voor de griffie(r)) blijft bij de raad, de te nemen personele besluiten en dergelijke worden gedelegeerd aan de commissie. De raad behoudt ook het recht van benoemen/schorsen of ontslaan van de griffier, stelt deinstructie voor de griffier vast en regelt de vervanging van de griffier. De raad stelt ook een organisatieverordening van de griffie vast. De commissie voert jaarlijks tenminste twee gesprekken met de griffier: een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek. De raad belast de werkgeverscommissie ook met het voeren van de voortgangsgesprekken tussen de raad en de burgemeester. De raad is niet de werkgever van de burgemeester maar voert wel tenminste drie maal in de ambtperiode een gesprek om de wijze van samenwerken tussen de raad en de burgemeester te bespreken. Deze voortgangsgesprekken worden door de commissie met de burgemeester gevoerd. De commissie vergadert en voert gesprekken. Dit zijn twee verschillende zaken en worden dan ook in de verordening in verschillende hoofdstukken geregeld. De commissie vergadert over de volgende onderwerpen: het werkgeverschap ten aanzien van de griffier en de op de griffie werkzame ambtenaren; de voorbereiding en uitvoering van de overige tot het werkgeverschap behorende besluiten en regelingen de voorbereiding van de gesprekken tussen de commissie en de burgemeester en de gesprekken met de griffier. Heiloo, oktober 2010 Hoofdstuk1ALGEMENE BEPALINGEN Artikel1Begripsbepaling 1commissie: de werkgeverscommissie vergadering: de vergadering van de werkgeverscommissie gesprek met de burgemeester: voortgangsgesprek tussen de raad met de burgemeester gesprek met de griffier: functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek van de raad met de griffier voorzitter: de voorzitter van de werkgeverscommissie Artikel2Commissie 1Aan de commissie worden de bevoegdheden gedelegeerd met betrekking tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met de griffier en de overige op de griffie werkzame ambtenaren (artikel 107e, lid 2, Gemeentewet). 2Ten aanzien van de lokale regelingen voor arbeidsvoorwaarden die niet zijn geregeld in de landelijk geldende CAO, worden de bepalingen gevolgd zoals die voor de gemeentelijke werkorganisatie BUCH ressorterend onder de algemeen directeur in het personeelshandboek zijn vastgelegd. Indien toepassing daarvan een ongewenste of onredelijke situatie zou opleveren, kan de werkgeverscommissie hiervan besluiten af te wijken. 3 Aan de commissie worden de bevoegdheden gedelegeerd om in het kader van een zorgvuldig personeelsbeleid gesprekken te voeren met de burgemeester tijdens zijn/haar ambtstermijn. Artikel3Taken en bevoegdheden commissie 1De commissie oefent het werkgeverschap uit ten aanzien van de griffier en de overige op de griffie werkzame ambtenaren. 2Tot de bevoegdheid van de commissie behoren ook de voorbereiding en uitvoering van de overige tot het werkgeverschap van de raad behorende besluiten en regelingen. 3De commissie mandateert de aan haar overgedragen bevoegdheden ten aanzien van het griffiepersoneel aan de griffier. 4De commissie voert tenminste drie gesprekken met de burgemeester per ambtsperiode van de burgemeester. 5De commissie voert tenminste twee gesprekken per kalenderjaar met de griffier (functionerings- en beoordelingsgesprek). Artikel4Samenstelling commissie 1De commissie bestaat uit drie raadsleden, bij voorkeur afkomstig uit de coalitie en de oppositie. 2De commissie wijst uit haar midden een voorzitter aan. 3De leden van de commissie worden door de raad uit zijn midden benoemd voor de duur van de zittingsperiode van de raad. 4Het lidmaatschap van de commissie eindigt: op eigen verzoek; het lid doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad; het ontslag gaat in als de opvolger door de raad is benoemd; indien het lid aftreedt als lid van de raad; indien de raad van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie van lid van de commissie te vervullen. 5De voorzitter van de raad kan in voorkomende gevallen worden uitgenodigd om in de vergadering van de commissie aanwezig te zijn en deel te nemen aan de beraadslagingen. 6De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider. Artikel5Taken voorzitter 1De voorzitter draagt in ieder geval zorg voor: het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie; het leiden van de vergaderingen en het leiden van de gesprekken met de burgemeester of met de griffier; het doen naleven van deze verordening; het ondertekenen van de stukken en de besluiten die van deze commissie uitgaan, alsmede het zorg dragen voor de uitvoering van de besluiten van de commissie; het optreden, voor zover nodig, als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten; de verbinding tussen de commissie en de griffier als eerstverantwoordelijke voor de personele en organisatorische zaken van de griffie. Artikel6Ondersteuning van de commissie 1De griffier of een door deze aan te wijzen functionaris staat de commissie terzijde, draagt zorg voor het secretariaat. De griffier maakt met het college of de gemeentesecretaris afspraken over ondersteuning. Hoofdstuk2DE VERGADERINGEN VAN DE COMMISSIE Artikel7Vergaderfrequentie 1De commissie vergadert tenminste twee maal per jaar en voorts zo vaak als door de voorzitter of één van de leden nodig wordt geacht. Artikel8Beslotenheid van de vergadering 1De vergaderingen van de commissie worden in het belang als bedoeld in artikel 10, tweede lid, onder e of f van de Wet openbaarheid van bestuur in beslotenheid gehouden. 2De agenda, de stukken en de besluitenlijst van de vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie beslist dat op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, hierop of een deel daarvan geheimhouding moet worden gelegd. 3Indien een raadslid de stukken als bedoeld in het tweede lid wil inzien, kan hij daartoe een verzoek indienen bij de commissie. De voorzitter weigert een dergelijk verzoek slechts als sprake is van strijd met het openbaar belang. Het tweede lid is van overeenkomstige toepassing. 4De commissie noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen. Artikel9Besluitvorming 1Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen, uitgebracht door de leden zoals bedoeld in artikel

1. 2Besluiten worden alleen genomen indien in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Artikel10Verslaglegging 1De griffier draagt zorg voor het opstellen van een besluitenlijst van elke vergadering. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering van de commissie definitief vastgesteld. Hoofdstuk3GESPREKKEN MET DE BURGEMEESTER OF MET DE GRIFFIER Artikel11Voorbereiding gesprekken 1De commissie maakt tijdens de vergadering afspraken over de werkverdeling voorafgaand aan de gesprekken als bedoeld in artikel
2. 2Het op andere wijze dan overeen gekomen onder lid 1 inwinnen van inlichtingen, informatie of overleg met derden door commissieleden is uitgesloten. 3De leden van de commissie krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaande verslag van het gesprek met de burgemeester of met de griffier in te zien bij de griffier. 4Leden van de commissie en de burgemeester of de griffier krijgen de gelegenheid bespreekpunten aan te leveren bij de griffier voor het gesprek. 5Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie, de burgemeester of de griffier een schriftelijke uitnodiging. De uitnodiging bevat plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten. Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen, delen dit tijdig mee aan de griffier. 6Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak. Artikel12Gesprek 1Het gesprek vindt plaats in beslotenheid. 2Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester of de griffier de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten. 3Uitgangspunt bij het gesprek met de burgemeester is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd. 4De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken: De burgemeester als voorzitter van de raad en in het overleg met de fractievoorzitters; in het proces van dualisme; als voorzitter van het college; als coördinator van het beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van art. 170 Gemeentewet 6 die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name de handhaving en de openbare orde enveiligheid; en zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven; als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie, rijk en Europa; en zijn contacten met de ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie; en zijn nevenfuncties en integriteit; en zijn aan de profielschets gerelateerde competenties. 5In het tweede deel van het gesprek kan worden gesproken over de ontwikkelingen van de gemeente. 6Uitgangspunt bij het gesprek met de griffier is de functieomschrijving. De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken:De griffier: als procesadviseur van de raad; zijn adviesfunctie en ondersteuning van de raad en zijn ondersteuning van de voorzitter van de raad; als bewaker van procedures; als leidinggevende van de griffie; zijn contacten en samenwerking met voorzitter van de raad, gemeentesecretaris, college, managementteam, ambtenaren en extern. Artikel13Verslaglegging van de gesprekken 1De griffier maakt van de gesprekken van de commissie met de burgemeester een conceptverslag in drievoud. Dit conceptverslag wordt aan de commissie en de burgemeester voor akkoord voorgelegd. Het verslag wordt door ondertekening door de voorzitter van de commissie en de burgemeester vastgesteld. De griffier ondertekent het verslag en verklaart daarmee dat aan hetgeen in deze verordening is vastgesteld, is voldaan. 2Het onder lid 1 genoemde verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene. 3Een afschrift van het onder lid 1 vastgestelde verslag wordt door de griffier aan de burgemeester en de Commissaris der Koningin van de Provincie Noord Holland verstuurd. 4Het verslag van de gesprekken met de griffier wordt verzorgd door een ambtenaar van de gemeente Heiloo in overeenstemming met de onder artikel 6 lid 1 gemaakte afspraken met de gemeentesecretaris. 5Het onder lid 4 genoemde verslag wordt voor akkoord voorgelegd aan de commissie en de griffier. Het verslag wordt vastgesteld door ondertekening door de voorzitter van de commissie en de griffier. 6Een afschrift van het verslag wordt aan de griffier gestuurd en een afschrift wordt opgeslagen in het personeelsdossier. Artikel14Beslotenheid van de gesprekken 1De gesprekken van de commissie met de burgemeester of de griffier worden in het belang als bedoeld in artikel 10, tweede lid, onder e of f van de Wet openbaarheid van bestuur in beslotenheid gehouden. 2De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie over de verslagen en over het behandelde aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen. 3De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen. Artikel15Geheimhouding 1De commissie legt voorafgaand aan de gesprekken, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken als bedoeld in artikel
3. 2De voorzitter ziet er op toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan. 3Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. 4De griffier draagt zorg voor de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van de documenten, voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijd van de gesprekken. 5De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht. 6Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, de adviseurs, betrokken ambtenaren en een mogelijke gespreksleider. Artikel16Verantwoording 1De commissie brengt, met inachtneming van het bepaalde in artikel 8, jaarlijks verslag uit aan de raad van haar werkzaamheden en bevindingen. Artikel17Onvoorziene omstandigheden 1In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing ervan beslist de commissie op voorstel van de voorzitter. Artikel18Inwerkingtreding 1Dit besluit treedt in werking op 5 oktober
4. Artikel19Citeertitel 1Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening werkgeverscommissie Heiloo. Aldus besloten door de raad van de gemeente Heiloo in zijn openbare vergadering van 4 oktober 2010