Mandaatstatuut Baarn (Baarn)

Vaststellingsbesluit Mandaatstatuut BaarnHet college, respectievelijk de burgemeester, van de gemeente Baarn, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft, gelet op de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht, overwegende dat het gewenst is om gebruik te maken van mandaat, machtiging en volmacht, zodat: er bedrijfsmatiger, sneller en klantgerichter kan worden gehandeld de werklast van het bestuur kan worden verlicht omdat het minder uitvoerend bezig zal zijn en meer tijd zal hebben voor het sturen op hoofdlijnen en het stellen van doelen op (middel)lange termijn de deskundigheid in de organisatie maximaal benut kan worden de verantwoordelijkheden binnen de organisatie duidelijk tot uitdrukking kunnen komen besluit: tot het verlenen van bevoegdheden krachtens mandaat, machtiging en volmacht aan de ambtelijke organisatie, overeenkomstig de onlosmakelijk met dit besluit verbonden lijsten en toelichting en onder de volgende algemene regels: Artikel 1 Het mandaat wordt verleend aan de functionarissen zoals in de bij dit statuut horende mandaat-, machtiging,- en volmachtlijsten is aangegeven. Bij afwezigheid van genoemde functionarissen mag, tenzij dit in genoemde lijsten is uitgezonderd, het mandaat, de volmacht of de machtiging uitgeoefend worden door de plaatsvervang(st)er. Daar waar een bevoegdheid is gemandateerd aan een manager of machtiging/volmacht is verleend wordt de algemeen directeur geacht mede bevoegd te zijn tot uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid of de machtiging/volmacht. Artikel 2 Onverminderd het bepaalde in artikel 1, wordt bij de uitoefening van bevoegdheden in mandaat in acht genomen wat op dat gebied wordt gesteld in wetten, besluiten, verordeningen, circulaires, beleidsregels, regelingen, aanwijzingen en richtlijnen van wetgevers of bestuursorganen van rijk, provincie, regio en/of de gemeente Baarn. Onverminderd het bepaalde in artikel 1 geldt voor de uitoefening van bevoegdheden in mandaat die financiële consequenties hebben, dat hiervoor een toereikend bedrag moet zijn opgenomen in de lopende begroting. Artikel 3 Onverminderd de verlening van mandaat blijft de beslissing voorbehouden aan het college, respectievelijk de burgemeester, indien: het gaat om onderwerpen waarvoor nog geen beleidslijn is geformuleerd het voornemen bestaat tot aanvulling of wijziging van het tot nu toe gevoerde beleid het nemen van een besluit kan leiden tot strijd met bestaand beleid, dan wel overschrijding van een budget c.q. begroting tegen een genomen besluit bezwaar of beroep is aangetekend omtrent een zaak de standpunten van de mandaatgever en een voorgeschreven adviserende instantie of een andere manager c.q. algemeen directeur/gemeentesecretaris uiteenlopen de mandaatgever daartoe de wens te kennen geeft. Artikel 4 Bij de uitoefening van ieder mandaat, machtiging of volmacht worden de specifieke bepalingen, zoals vermeld op de bij het besluit behorende lijsten, onverminderd in acht genomen. Artikel 5 Behalve in zaken met een routinematig karakter geldt het mandaat niet ten aanzien van stukken gericht aan kroon, minister, staatssecretaris, commissaris der koningin en gedeputeerde staten. Artikel 6 Het college respectievelijk de burgemeester kan besluiten dat over de in een bepaalde periode genomen mandaten, machtigingen of volmachten verantwoording wordt afgelegd. De wijze waarop deze verantwoording wordt afgelegd wordt in overleg tussen de portefeuillehouder en de manager c.q. algemeen directeur bepaald. Artikel 7 De bevoegdheid tot het uitoefenen van mandaat, machtiging of volmacht vervalt door een daartoe strekkend besluit van het college respectievelijk de burgemeester, zowel in een incidenteel geval als in het algemeen. Als het laatste geval zich voordoet wordt dit besluit niet genomen dan nadat daarover advies is ingewonnen van het managementteam. Artikel 8 Het college, respectievelijk de burgemeester, heeft te allen tijde de bevoegdheid om over het mandaat, de machtiging of de volmacht nadere instructies te geven, zowel in een incidenteel geval als in het algemeen. Als het laatste geval zich voordoet wordt dit besluit niet genomen dan nadat daarover advies is ingewonnen van het managementteam. Artikel 9 Ingeval van uitoefening van mandaat, luidt de ondertekening van uitgaande stukken als volgt: Namens burgemeester en wethouders van de gemeente Baarn, ………(naam en functie gemandateerde medewerker) Ingeval van uitoefening van ondermandaat luidt de ondertekening van uitgaande stukken als volgt: Namens burgemeester en wethouders van Baarnde manager van programma (naam programma), voor deze, (naam medewerker) Ingeval van ondertekeningsmandaat wordt in de brief vermeld dat en wanneer het college respectievelijk de burgemeester het besluit genomen heeft. Artikel 10 Het mandaatstatuut kan zonodig ambtshalve worden aangepast aan nieuw vastgestelde functiebenamingen in het kader van het functiewaarderingssysteem HR21, zonder dat het mandaatstatuut opnieuw hoeft te worden vastgesteld door het college. De bevoegdheden met betrekking tot de Wet milieubeheer die gemandateerd zijn aan het Servicebureau|Gemeenten, afdeling milieu, worden geacht gemandateerd te zijn aan de Regionale Uitvoeringsdienst (RUD), zodra deze formeel is opgericht. Artikel 11 Dit mandaat-, machting-, en volmachtstatuut treedt in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking. Eerder vastgestelde mandaten, machtigingen en volmachten worden ingetrokken gelijktijdig met de inwerkingtreding van dit besluit. Voor zover nodig blijven de mandaten, machtigingen en volmachten verleend aan de medewerkers van in een gemeenschappelijke regeling verbonden partijen onverkort geldig. De eerder door managers genomen ondermandaten, ondermachtigingen en ondervolmachten blijven voor zover nog van toepassing in stand. Baarn, 7 januari 2014 burgemeester en wethouders van Baarn, De burgemeester van Baarn, de secretaris, de burgemeester, M.A. Röell Nota-toelichting gemeente Baarn Programma Ondersteuning Team Juridische Zaken Januari 2014 Mandaatstatuut gemeente Baarn 2014 Toelichting Toelichting op het Mandaatstatuut Baarn 1. Inleiding Op grond van een mandaat-, machtiging-, en volmachtstatuut (kortweg: “mandaatstatuut”) zijn bevoegdheden door bestuursorganen (in dit geval burgemeester en wethouders en de burgemeester) opgedragen aan ambtenaren. Het betekent ook dat de bevoegdheden worden uitgeoefend namens het bestuursorgaan dat de bevoegdheden mandateert. De besluiten van de ambtenaren gelden als besluiten van het bestuursorgaan, dat verantwoordelijk blijft voor het besluit. Een mandaatregeling is een weergave van bevoegdheden, functie­benamingen en functionarissen zoals die op een bepaald moment in een organisatie te vinden zijn. Diverse omstandighe­den zijn er de oorzaak van dat een mandaatregeling regelmatig geactua­liseerd moet worden. Zo kunnen functiebenamingen wijzi­gen, functionarissen kunnen de organisatie verlaten, er is een reorganisatie geweest, wetten verval­len of wijzigen, waardoor uitvoeringsbevoegdheden ook verval­len of wijzigen, of nieuwe wetten ontstaan, waardoor nieuwe bevoegdhe­den in het leven worden geroepen. Het mandaatstatuut is eigenlijk een mandaat-, machtiging-, en volmachtstatuut. In artikel 10:12 van de Awb is namelijk bepaald dat afdeling 10.1.1 van overeen­komstige toepassing is op volmacht (privaatrechtelijke rechts­handelingen) en machtiging (feite­lijke handelingen). Het statuut is daarom onderverdeeld in deze drie vormen, nl. mandaten, volmachten en machtigingen. In hoofdstuk 2 en 3 wordt de visie van Baarn en de organisatiestructuur toegelicht. In hoofdstuk 4 en 5 wordt uitleg gegeven over mandaat. Hoofdstuk 6 bevat een begrippenlijst. 2. Visie van Baarn Huis van Baarn Baarn wil een organisatie hebben, die zodanig is ingericht dat het efficiënt, flexibel en creatief kan werken. De Baarnse visie is, dat de ambtelijke organisatie extern en vraaggericht te werk gaat, waarbij elementen als professioneel, zakelijk en integraal de kern vormen. Deze visie is vertaald in het huis van Baarn: Een helder mandaatstatuut ondersteunt deze visie. Mandatering van bevoegdheden heeft vele voordelen. Het bestuur wordt zo ontlast van uitvoe­ringstaken. Het kan zich dan meer toeleggen op bepaling van hoofdlijnen en - in samenwerking met de andere gemeentelijke bestuursorganen - het stellen van doelen op middellange en lange termijn. Ook verlopen de besluitvor­mings- en administratieve processen sneller, nu op ambtelijk niveau afdoening en/of ondertekening plaatsvindt. Die versnelling in afdoening impliceert een verbetering van de dienstverlening. Tenslotte is mandaatverlening bij uitstek het middel om be­voegdheden lager in de organisatie te leggen en bij medewer­kers het verantwoordelijkheidsgevoel te vergroten. Mandaat heeft gevolgen voor de verhouding tussen bestuur en medewerkers. Maar ook de verhouding tussen programmamanager en medewerker dient in het licht van mandaat aan een nadere beschouwing te worden onderworpen. In beginsel wordt mandaat verleend aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de programmamanager of aan een teamcoördinator en in een enkel geval direct aan een medewerker. In door het be­stuur be­paalde gevallen is ondermandaat mogelijk aan één of meer van zijn/haar medewerkers. De gemandateerde is en blijft tegenover het bestuur verantwoor­de­lijk voor wat krach­tens mandaat wordt besloten. Overigens is mandaat vooral gebaseerd op vertrouwen tussen bestuur en medewerker. Het bestuur moet er immers op kunnen vertrouwen dat de medewerker aan wie de bevoegdheid is gemanda­teerd over voldoende inschattingsvermogen beschikt om te kunnen beoordelen in welke gevallen terugkoppeling naar het college of naar de portefeuillehouder geboden is. De medewerker dient zich bewust te zijn van de aan hem/haar toegekende verantwoordelijkheden en zich te realiseren dat het hebben van verantwoordelijkheid direct gekop­peld is aan het afleggen van verantwoording. De medewerker zal zich in de eerste plaats moeten afvragen of het besluit dat genomen wordt in overeenstemming is met wet en andere regelgeving, maar even zo belangrijk is de inschatting of het bestuursorgaan ook zo zou besluiten als de medewerker voornemens is te doen. 3. Organisatiestructuur Programmastructuur De gemeente Baarn werkt met een indeling van de organisatie in programma’s: Met het programmatisch werken wordt, naast de pijlers van het Huis van Baarn, verder uitvoering gegeven aan de organisatievisie en –doelstelling. Met de programmatisch werkende organisatie wordt een strategische benadering en flexibiliteit bereikt. Deze is nodig om in te spelen op de dynamische omgeving, de steeds sneller veranderende vraag en externe ontwikkelingen. Dit vraagt een proactieve instelling en een organisatie die geëquipeerd is om mee te bewegen met deze ontwikkelingen. Binnen de organisatie worden in de managementstructuur twee hiërarchische lagen onderscheiden: - 1e echelon: algemeen directeur - 2e echelon: programmamanagers Daarnaast is er een hulpstructuur bestaande uit teamcoördinatoren die zijn belast met operationele dagelijkse aansturing gericht op werkverdeling en realisatie werkplanning e.d.. Het betreft hier geen extra hiërarchische laag. Een programma kenmerkt zich door: Samenhang in beleidsterreinen. Integrale doelen en daarmee samenhangend integrale acties – uitvoering – planning. Het samenbrengen van de drie besturingsniveaus per beleidsterrein (strategisch, tactisch en operationeel). Het programma Ondersteuning kenmerkt zich door: Ondersteunen van het primair proces (programma’

1. s)door integraal aanbieden van verschillende faciliteiten. Dienstverlening m.b.t. communicatie, DIV, facilitaire zaken, huisvesting, F&C, Juridische Zaken, P&O en I&A. Het mandaatstatuut volgt deze programmatische indeling. 4. Definitie, betekenis en vormen van mandaat Artikel 10:1 van de Awb omschrijft mandaat als: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan be­sluiten te nemen. Een bestuursorgaan kan mandaat verlenen, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich tegen mandaat verzet. De hoofdregel is dus: mandaat is mogelijk, tenzij…. Het tweede lid van artikel 10:3 bepaalt dat mandaat niet is toegestaan indien het betreft de bevoegdheid tot: a. het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, tenzij bij de verlening van die bevoegdheid in mandaat­verlening is voorzien b. het nemen van een besluit ten aanzien waarvan is bepaald dat het met versterkte meerderheid moet worden genomen of waarvan de aard van de voorgeschreven besluit­vormingspro­cedure zich anderszins tegen de mandaatverle­ning verzet c. het beslissen op een beroepschrift d. het vernietigen van of het onthouden van goedkeuring aan een besluit van een ander bestuursorgaan. Het aantal uitzonderingen is beperkt en juist omdat vele bevoegdheden voor mandaat in aanmerking komen dient er voor gewaakt te worden dat op een te lichtvaardige manier met mandatering wordt omgegaan. Anderzijds kan een goed doordachte mandaatrege­ling het bestuur in grote mate ontlas­ten en de efficiency van een organisatie ten goede komen. Beslissen op bezwaarschriften Mandaat tot het beslissen op bezwaarschriften wordt niet verleend aan degene die het besluit, waartegen het bezwaar is gericht, krachtens mandaat heeft genomen. Dus als de manager Dienstverlenend Domein namens het college een besluit tot weigering van een vergunning heeft genomen, dan moet het college een besluit nemen op het bezwaarschrift tegen die weigering. Afdoeningsmandaat of ondertekeningsmandaat? Mandaat kan verleend worden voor de gehele afdoening, maar ook kan het mandaat beperkt zijn tot de ondertekening. Afdoenings­mandaat (ook wel beslissingsmandaat genoemd) houdt in dat niet het bestuursorgaan het besluit neemt, maar de gemandateerde. De gemandateerde ondertekent tevens het besluit. Ondertekeningsmandaat houdt in dat het bestuursorgaan wel het besluit neemt en dat uitsluitend de voorbe­reiding en onderte­ke­ning aan een medewerker is opgedragen. Uit het besluit moet dan blijken dat dit door het bestuursorgaan zelf is genomen. De aard van het besluit (meer of minder beleidsruimte) kan dus mede bepalen of er afdoenings­mandaat wordt verleend of dat volstaan wordt met onderteke­ningsman­daat. Bestuursorgaan blijft bevoegd Het bestuursorgaan dat bevoegdheden mandateert is zijn be­voegdheid niet "kwijt". Mandaat kan te allen tijde worden ingetrokken (een algemeen mandaat wordt schriftelijk verleend en schriftelijk ingetrokken). De mandaatgever kan ook instructies geven aangaande de uitoefening van de gemandateerde be­voegdheid. Algemene in­structies zijn in deze toelichting te vinden en in het vaststellingsbesluit; bijzondere instructies zijn te vinden in het statuut zelf in de kolom "Bijzondere bepalingen en beperkingen". De mandaatgever blijft bevoegd de gemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen, ongeacht het mandaatbesluit. Er kunnen zich bijvoorbeeld situaties voordoen, waarin de mandaatgever in dat specifieke geval zelf wil beslissen. Vaak gaat het dan om situaties met een sterke politieke component. Bij de overdrachtsvorm delegatie is dat anders: daar kan het bestuursorgaan dat gedelegeerd heeft niet ad hoc (dus in het specifieke geval) de be­voegdheid aan zich houden, maar kan uitsluitend het delegatie­besluit intrekken (artikel 10:17 Awb). In dit mandaatstatuut komt delegatie niet voor. In het bevoegdhedenstatuut zijn de besluiten grofweg onder te verdelen in routinematige zaken en besluiten met een gebonden karakter. Dit zijn besluiten, waarbij beleidsvrijheid geen of nagenoeg geen rol speelt. Het kenmerk van mandaat (in tegenstelling tot bijvoorbeeld delegatie) is, dat de uitoefening van gemandateerde bevoegdhe­den geschiedt namens het bestuursorgaan. Op grond van artikel 10:10 van de Awb moet dit ook uit het besluit blijken. Een krachtens mandaat genomen besluit dient de medede­ling te bevatten namens welk be­stuursorgaan het besluit is genomen. Het mandaat moet daarom in de ondertekening tot uit­drukking worden gebracht. Indien de mandaat­gever dit wenselijk vindt, kan een vorm van informa­tie­plicht voor- of achteraf aan het mandaat worden verbonden, zodat de porte­feuillehouder op deze wijze tijdig ingeschakeld kan wor­den. 5. Toelichting lijsten Het statuut bestaat uit drie onderdelen, nl. mach­tiging, mandaat en volmacht. Machtiging betreft de feitelijke handelingen, mandaat betreft de (publiekrechtelijke) besluiten en volmacht betreft de privaatrechtelijke rechtshandelingen. Per onderdeel wordt eerst een overzicht gegeven van bevoegdheden die niet speci­fiek aan een bepaald programma zijn gekoppeld. Dit zijn dus de programmaoverschrijdende mandaten, machtigingen en volmachten. Daarna volgt een overzicht per programma en team. Het overzicht van de nummering is bij deze toelichting opgenomen. Ieder onderdeel bestaat uit zeven kolommen. Hieronder worden de afzonderlijke kolommen toegelicht: Nr. Omschrijving onderwerp van naar TM/ AM Ondermandaat Mogelijk? Zo ja, aam wie? Bijzondere Bepalingen en beperkingen MAN-2014 004 Het horen van belanghebbenden in het kader van de voorbereiding van beschikkingen ingevolge afdeling 4.1.2 van de Algemene wet bestuursrecht. Het college van B&W Programma- manager AM Ja, programma- managers aan medewerkers In de beschikking moet van het horen melding gemaakt worden. Nr.: Het nummer is opgebouwd uit letters en cijfers. De letters staan voor: MAN = mandaat MAC = machtiging VOL = volmacht Daarachter volgt het jaargetal en een volgnummer. De nummering is als volgt: Nummer Betreft Onderverdeling in teams 0 Allen 1 Algemeen directeur/gemeentesecretaris 2 Programma Dienstverlenend Domein 21 Team vergunningverlening, handhaving en OOV 22 Team Burgerzaken en loketten 23 Team DIV 3 Programma Sociaal Domein 31 Team Beleid Sociaal Domein 4 Programma Fysiek Domein 41 Team Planontwikkeling en milieu 42 Team Planvoorbereiding en beheer 5 Programma Ondersteuning 51 Team Financieel beleid en –beheer 52 Team belastingen en vastgoed 53 Team communicatie en secretariaten 54 Team P&O, JZ en BA 55 Team Facilitaire zaken en centrale balie Omschrijving onderwerp Het onderwerp wordt zo beknopt mogelijk omschreven, maar wel zodanig concreet dat duidelijk is welke bevoegdheid het betreft. Waar mogelijk is in deze omschrijving opgenomen op welke wettelijke regeling de bevoegdheid is gebaseerd. Een eenduidige, zo concreet mogelijke, niet voor meerdere uitleg vatbare omschrijving, is van groot belang, te meer omdat de bestuursrechter hieraan grote eisen stelt en (
2. te)vaag omschreven mandaten niet accepteert. Van In deze kolom is vermeld het bestuursorgaan dat de bevoegdheid heeft en kan mandateren. In de meeste gevallen betreft dit het college; in enkele gevallen betreft dit de burgemeester. Naar Zoals al is toegelicht wordt in beginsel gemandateerd aan de programmamanager. In het vaststellingsbesluit is opgenomen dat de algemeen directeur (gemeentesecretaris) mede bevoegd is tot de uitoefening van de aan de managers gemandateerde bevoegdheden. Verder neemt bij afwe­zigheid van de manager zijn/haar plaatsvervanger waar­ en is daarom eveneens automatisch bevoegd tot uitoefening van de gemandateerde bevoegdhe­den (tenzij expliciet aangegeven wordt dat het mandaat niet uitgeoefend mag worden door de plaatsvervanger). In sommige gevallen wordt machtiging verleend aan de “functioneel medewerker”. Hiermee wordt de medewerk(st)er bedoeld die met het betreffende onderwerp van bijvoorbeeld de brief of de aanvraag op basis van zijn/haar functieomschrijving is belast. TM of AM In deze kolom is weergegeven of er sprake is van onderteke­ningsmandaat (TM) of afdoeningsmandaat (AM). Ondermandaat mogelijk? Zo ja, aan wie? Deze kolom is toegevoegd, omdat in artikel 10:9 van de Awb uitdrukkelijk de mogelijkheid van onder­mandaat is opgenomen. Wordt gebruik gemaakt van ondermandaat, dan zal dit expliciet in het mandaatstatuut tot uitdrukking moeten komen. In vele gevallen wordt ondermandaat voorgesteld. De programmamanager heeft dan de mogelijkheid de aan hem of haar gemandateerde bevoegdheid door te mandateren aan een medewerker. Is onderman­daat niet toege­staan, dan blijkt dit eveneens uit deze kolom. Ondermandaat kan zowel aan een individuele medewerker (op naam) worden verleend, als aan de betreffende functie. Het ondermandateren aan de functie verdient de voorkeur, omdat deze vorm minder onderhevig is aan wisselingen/verloop van personeel, etc. Bijzondere bepalingen en beperkingen Deze kolom kan bijzondere richtlijnen bevatten, uitsluitingen voor bepaalde gevallen, beperking tot bijvoorbeeld positieve besluiten, enz.. Maar ook kan deze kolom informatie bevatten over bijvoorbeeld de herkomst van de bevoegdheid zelf. Tenslotte kan deze kolom andere informatie bevatten die van belang kan zijn voor de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid of de toetsing van het mandaat door de rechter. 6. Begrippenlijst mandaatstatuut Mandaat (= MAN) Het gaat hier om publiekrechtelijke besluiten. De bevoegdheid tot het nemen van een besluit kan door het bevoegde bestuursorgaan worden gemandateerd/ overgedragen aan bijv. een programmamanager. De gemandateerde bevoegdheden worden uitgeoefend namens het bestuursorgaan. Voorbeeld: MAN – 2014 nr. 2218: toekennen van gehandicaptenparkeerplaatsen. Deze bevoegdheid is door het college van burgemeester en wethouders gemandateerd aan de programmamanager. Ondermandaat (= OM) In sommige gevallen kan de gemandateerde (meestal is dit de programmamanager) ondermandaat verlenen aan een medewerker. Als ondermandaat mogelijk is wordt dit in de rechterkolom aangegeven. Voorbeeld: MAN – 2014 nr. 2218: zie hierboven. Hier is een ondermandaat mogelijk. De programmamanager kan ondermandaat verlenen aan de medewerkers van het Team Burgerzaken en loketten. Afdoeningsmandaat (= AM) Dit wordt ook wel beslissingsmandaat genoemd. Het mandaat wordt verleend voor de gehele afdoening van de bevoegdheid. Voorbeeld: MAN – 2014 nr. 2218: toekennen van gehandicaptenparkeerplaatsen. Ondertekeningsmandaat (= TM) Dit is een beperktere bevoegdheid dan het afdoeningmandaat. Het bestuursorgaan neemt hier het besluit; de ondertekening van het besluit is aan de gemandateerde overgedragen. Voorbeeld: MAN - 2014 nr. 2126: verlenen van vergunning voor speelautomaten. De burgemeester neemt het besluit. De ondertekening van het besluit is gemandateerd aan de programmamanager, met de mogelijkheid tot ondermandaat. Volmacht (= VOL) Het gaat hier om privaatrechtelijke handelingen. Ook hierbij is een onderscheid tussen afdoening en ondertekening en kan de bevoegdheid door bijv. de programmamanager worden overgedragen aan een medewerker. Voorbeeld: VOL - 2014 nr. 3102: het in bruikleen geven van kunstwerken aan derden. Machtiging (= MAC) Het gaat hier om feitelijke handelingen. Zie verder de toelichting bij volmachten. Voorbeeld: MAC – 2014 nr. 01: het mondeling of schriftelijk verstrekken van informatie van feitelijke aard.