Gedragscode bestuurders 2012 (Hoogezand-Sappemeer)

1 Algemene bepalingen 1.1Deze gedragscode is van toepassing op bestuurders van de Gemeente Hoogezand-Sappemeer 1.2Onder bestuurders worden verstaan: leden van de Raad, het College, de Burgemeester en de Fractievertegenwoordigers 1.3Het College: het college van burgemeester en wethouders. 1.4 Gevallen waarin deze code niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is, worden besproken in het Presidium of de commissie- of raadsvergadering en het College. 1.5Deze gedragscode is openbaar en door derden te raadplegen. 1.6Alle bestuurders van de Gemeente Hoogezand-Sappemeer ontvangen bij hun aantreden een exemplaar van deze gedragscode. 2 Belangenverstrengeling en aanbesteding 2.1Een bestuurder doet opgave van zijn financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de Gemeente Hoogezand-Sappemeer zakelijke betrekkingen onderhoudt. Deze opgave is openbaar en door derden te raadplegen. 2.2Bij privaatpublieke samenwerkingsrelaties voorkomt de bestuurder (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen. 2.3Een oud-bestuurder wordt het eerste jaar na de beëindiging van zijn ambtstermijn uitgesloten van het tegen beloningen verrichten van diensten voor de Gemeente Hoogezand-Sappemeer. 2.4Een bestuurder die familie - of vriendschapsbetrekkingen of andere persoonlijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten/producten aan de gemeente, onthoudt zich van deelname aan de besluitvorming over de betreffende opdracht. 2.5Een bestuurder neemt van een aanbieder van diensten/producten aan de Gemeente Hoogezand-Sappemeer geen faciliteiten aan die zijn/haar onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kan beïnvloeden. 3 Nevenfuncties 3.1Bestuurders vervullen geen nevenfuncties waarbij strijdigheid is, of kan zijn met het belang van de Gemeente Hoogezand-Sappemeer 3.2Bestuurders maken melding van al hun nevenfuncties waarbij tevens wordt aangegeven of de functie wel of niet bezoldigd is. Deze gegevens worden openbaar gemaakt. 3.3De kosten die bestuurders maken in verband met een nevenfunctie uit hoofde van het ambt, worden vergoed door de instantie waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend. 3.4Bestuurders die nevenfuncties willen vervullen, anders dan uit hoofde van het ambt, bespreken dit voornemen met het Presidium. Daarbij komt aan de orde hoe wordt gehandeld met betrekking tot eventuele vergoedingen en de te maken kosten. In bepaalde gevallen kan het zijn dat de Raad hiermee moet instemmen. 4 Informatie 4.1Bestuurders gaan zorgvuldig en correct om met informatie waarvoor zij uit hoofde van hun ambt beschikken. Zij verstrekken geen geheime of vertrouwelijke informatie. 4.2Bestuurders houden geen informatie achter, tenzij dit geheim of vertrouwelijk is en het niet geven van informatie mogelijk is op grond van artikel 10 van de Wet Openbaar Bestuur. 4.3Bestuurders maken niet ten eigen bate of van persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie. 5 Aannemen van geschenken 5.1Gunsten van één derde met een economische waarde van minder dan € 25,– vallen buiten deze code. Geldbedragen zijn geen gunsten in de zin van deze code, deze accepteert u nooit. 5.2Vanzelfsprekend vraagt u nooit gunsten voor uzelf van derden. U dient in principe geen declaraties voor reis- en verblijfkosten bij andere bedrijven en instanties in. De gemeente betaalt normaal dit soort kosten. 5.3U voorkomt zoveel mogelijk dat geschenken op uw huisadres worden bezorgd. Aanbiedingen van dergelijke bezorging weigert u. Wordt daar toch bezorgd, dan informeert u de schenker over deze gedragsregel en bespreekt u de bestemming van dat geschenk met de ruggespraakpersoon uit artikel 5.5. 5.4Gunsten van derden neemt u niet aan, wanneer waarschijnlijk is dat een tegenprestatie wordt verwacht of uw onpartijdigheid of onafhankelijkheid anderszins in het geding is. Bijvoorbeeld gunsten van een relatie die nog iets van u 'nodig' heeft (een opdracht, vergunning, subsidie, beslissing in bezwaarprocedure). Bijvoorbeeld ook aanbiedingen voor privé-werkzaamheden en kortingen op privé-goederen. Uitgangspunt is dat bij een gunst van één derde met een economische waarde van minder dan € 25,– geen sprake is van beïnvloeding. Deze moet u echter wel vermelden op het gunstenformulier conform artikel 5.7 van deze code. 5.5Bij een gunst van één derde met een waarde van meer dan €50,– dan wel meerdere gunsten van één derde met een gezamenlijke waarde boven die grens overlegt u altijd over het aannemen of behouden ervan: - collegeleden met B&W, - raadsleden en fractievertegenwoordigers met de burgemeester, - het College als geheel met het Presidium. 5.6Voor zakelijke lunches, diners en dergelijke op kosten van derden geldt bovendien dat ze alleen zijn toegestaan, als ze functioneel zijn. Als u meerdere zakelijke etentjes met dezelfde relatie heeft, betalen de gemeente en die relatie in principe afwisselend de kosten. 5.7Jaarlijks worden de aan u in de voorafgaande periode aangeboden en/of verkregen gunsten op het ingevulde gunstenformulier besproken in het betreffende kader (Presidium of B&W) op zodanige wijze dat die gunsten -inclusief geschatte waarde per gunst- in beeld komen. 6 Bestuurlijke uitgaven 6.1Uitgaven worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond en verklaard. 6.2Indien de uitgaven niet vallen onder de vastgestelde vergoedingsregeling, wordt voor de functionaliteit van deze uitgaven de volgende criteria gehanteerd: a. met de uitgave is het belang van de Gemeente Hoogezand-Sappemeer gediend; b. de uitgave vloeit voort uit de bestuursfunctie. 7 Declaraties 7.1De bestuurder declareert geen kosten die al op andere wijze worden vergoed. 7.2Declaraties worden afgewikkeld volgens de geldige administratieve procedure. 7.3Een declaratie wordt ingediend door middel van het vastgestelde declaratieformulier. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld. 7.4Gemaakte kosten en voorschotten die uiterlijk op de 1e van de maand worden ingediend, worden binnen een maand afgerekend. 7.5De secretaris respectievelijk de griffier is verantwoordelijk voor een deugdelijke administratieve afhandeling en registratie van declaraties. 7.6In geval van twijfel omtrent een declaratie, wordt deze voorgelegd aan de burgemeester. Zonodig wordt de declaratie aan het Presidium voorgelegd. 8 Gebruik van gemeentelijke voorzieningen 8.1Gebruik van gemeentelijke eigendommen of voorzieningen voor privé-doeleinden is niet toegestaan. 8.2Het College van B&W kan bepalen dat in bijzondere gevallen van de dienstauto gebruik kan worden gemaakt voor woon-werkverkeer of voor de uitoefening van nevenfuncties. 9 Buitenlandse reizen 9.1Een bestuurder die in functie het voornemen heeft een buitenlandse reis te maken, meldt dit aan het Presidium (raadsleden) of aan het College (leden van het College). 9.2Een bestuurder die het voornemen van een reis meldt, verschaft informatie over het doel van de reis, de bijbehorende beleidsoverwegingen, de samenstelling van het gezelschap en de geraamde kosten. 9.3Uitnodigen voor reizen, werkbezoeken en dergelijke op kosten van derden worden altijd in het Presidium (raadsleden) of het College (collegeleden) besproken en onder meer getoetst op het risico van belangenverstrengeling. 9.4Van de buitenlandse reis wordt een verslag opgesteld. Reizen worden vermeld in een jaarverslag. 9.5Het ten laste van de Gemeente Hoogezand-Sappemeer meereizen van de partner van een bestuurder is uitsluitend toegestaan wanneer dit gebeurt op uitnodiging van de ontvangende partij en het belang van de Gemeente Hoogezand-Sappemeer daarmee gediend is. Het meereizen van de partner wordt in dit geval bij de besluitvorming van het College dan wel het Presidium betrokken. 9.6Het anderszins meereizen van derden op kosten van de gemeente is in beginsel niet toegestaan. Het meereizen van derden op eigen kosten is toegestaan en wordt in dat geval bij de besluitvorming van het College dan wel het Presidium betrokken. 9.7Het verlengen van een buitenlandse dienstreis voor privé-doeleinden is toegestaan, mits dit is betrokken bij de besluitvorming van het College. De extra reis- en verblijfkosten komen volledig voor rekening van de bestuurder (privé). 9.8De in verband met de buitenlandse dienstreis gedane functionele uitgaven worden vergoed conform de geldende regelingen. Uitgaven worden vergoed voorzover zij redelijk en verantwoord worden geacht.