Instructie gemeentesecretaris (Losser)

Instructie gemeentesecretaris Het college van burgemeester en wethouders van Losser; Gelet op artikel 103, tweede lid Gemeentewet BESLUIT: de instructie gemeentesecretaris vast te stellen Artikel1Begripsomschrijvingen Deze instructie verstaat onder : college : het college van burgemeester en wethouders ; de wet : de Gemeentewet de secretaris : de secretaris als bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet Artikel2Ondersteuning college en burgemeester 1.De secretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van het college en de burgemeester en de door hen ingestelde commissies bij de uitvoering van hun taken. 2.De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college. 3.De secretaris is aanwezig in de vergaderingen van het college en heeft daarin een adviserende stem. 4.De secretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor, dat het college en de burgemeester over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed uit te kunnen oefenen. 5.Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college en de burgemeester. Zo nodig adviseert de secretaris het college en de burgemeester met betrekking tot te nemen besluiten. 6.Hij is verantwoordelijk voor een correct en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van besluiten. 7.De secretaris draagt er zorg voor, dat door het college genomen besluiten worden vastgelegd in een besluitenlijst en dat een presentielijst wordt bijgehouden. Artikel3Leiding ambtelijk organisatie De secretaris heeft de eindverantwoordelijkheid voor: een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen; de coördinatie van de (beleids)inhoudelijke advisering van de afdelingen/teams aan het college; het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning; een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan, met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid; de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de verschillende organisatieonderdelen; de kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat; de (juridische en financiële) rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijke (ontwikkelings-)beleid, beheer en realisatie; de voorbereiding en uitvoering van de begroting evenals de verantwoording over het gevoerde beleid; de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving; het bevorderen van de ambtelijke integriteit. Artikel4Secretaris als bestuurder De secretaris is bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden. Artikel5Afwezigheid secretaris 1.Indien de secretaris verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan het college. 2.De secretaris draagt er zorg voor dat tijdens zijn verlof of afwezigheid om andere redenen, zijn vervanging adequaat is geregeld. Artikel6Niet voorziene gevallen In de gevallen waarin deze instructie niet voorziet, beslist het college. Artikel7Hardheidsclausule Het college kan één of meerdere artikelen van deze instructie buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voorzover toepassing, gelet op het belang van de door de secretaris uit te voeren taken en verantwoordelijkheden, leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard. Artikel8Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking Artikel9Citeertitel Deze regeling wordt aangehaald als: Instructie gemeentesecretaris gemeente Losser. Losser, 4 maart 2014Het college van burgemeester en wethouders van Losser;secretaris, burgemeester,drs. J. van Dam mr. drs. M. SijbomAlgemene toelichting In artikel 103, eerste lid Gemeentewet is bepaald dat de secretaris het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde staat. Het is primair aan het college om te bepalen op welke wijze dit ‘terzijde staan’ nader moet worden ingevuld. Om te bereiken dat het college zich uitdrukkelijk over de positie van de secretaris buigt, is in het tweede lid van artikel 103 Gemeentewet imperatief voorgeschreven dat het college in een instructie nadere regels vaststelt over de taak en de bevoegdheden van de secretaris. Met de vaststelling van deze instructie wordt aan deze wettelijke verplichting voldaan. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begripsomschrijvingen In dit artikel worden de in deze instructie gehanteerde begrippen omschreven. Artikel 2 Ondersteuning college en burgemeester In van dit artikel zijn de taken en verantwoordelijkheden van de secretaris ten behoeve van de ondersteuning van het college neergelegd. Deze taken en verantwoordelijkheden spreken voor zich. Artikel 3 Leiding ambtelijke organisatie De secretaris is als hoogste (gemeentelijke) ambtenaar eindverantwoordelijk voor de gehele ambtelijke organisatie. Als aanvulling hierop is nog aan te geven dat in de gemeentelijke besturingsfilosofie is vermeld dat de gemeentesecretaris eenheid smeedt in de organisatie, de cultuur bewaakt en zo nodig de kwaliteit van het management en bedrijfsvoering verbetert. De gemeentesecretaris draagt zorg voor een innoverende organisatie met een ontwikkelingsgerichte cultuur van openheid en een flexibele werkwijze en korte communicatielijnen, waarbij het pakken/geven van verantwoordelijkheid passend bij het niveau van de medewerkers wordt aangemoedigd. Artikel 4 Secretaris als bestuurder Hiermee wordt vastgelegd dat de secretaris bestuurder is in de zin van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Artikel 5 Verhindering, afwezigheid en vervanging Het kan voorkomen dat de secretaris verhinderd is zijn ambt te vervullen of voor een bepaalde periode afwezig is. Bij verhindering moet hij dit tijdig meedelen aan het college (eerste lid). Heeft de secretaris verlof of is hij afwezig om andere redenen, dan moet hij ervoor zorgen dat zijn vervanging adequaat is geregeld (lid 2) . Artikel 6 Niet voorziene gevallen Dit artikel behoeft geen nadere toelichting, anders dan dat het college beslist in die gevallen waarin deze instructie niet voorziet. Dit voorkomt dat de instructie eerst moet worden aangepast, als zich een dergelijk geval voordoet. Artikel 7 Hardheidsclausule Hierbij zij opgemerkt dat deze clausule strikt genomen alleen kan worden toegepast in die gevallen, die ten tijde van het vaststellen van deze instructie niet waren (te) voorzien. Wordt eenmaal een beroep op deze clausule gedaan, dan impliceert dat dat de instructie moet worden aangepast. Artikel 8 Inwerkingtreding Deze instructie treedt in werking op de dag na de bekendmaking. Artikel 9 Citeertitel Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.