Archiefverordening Delfland 2011 (Hoogheemraadschap van Delfland)

(8189), met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Staatscourant 2010, nr. 70); waterschapsorganen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot het waterschap; de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 36 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; archiefruimte: een ruimte, ingevolge de archiefregeling 2009, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging of vernietiging; archiefbescheiden: bescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de Archiefwet 1995, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taakstelling en/of de werkprocessen van een organisatieonderdeel; beheerder: degene die ingevolge artikel 4 belast is met het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; beheereenheid: een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel1; 1 Bij Delfland is dit o.a. de ambtelijke organisatie onder leiding van de secretaris-directeur. deskundige: functionaris in het bezit van een diploma Archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet, die de archiefbewaarplaats namens de secretaris-directeur beheert; informatiebeheer: het geheel van handelingen, samenhangend met de voorzieningen inrichting en beheer van informatiesystemen en documenten; informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. Hoofdstuk2De zorg van D&H voor de archiefbescheiden Artikel2 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in Artikel 3 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel3 De in artikel 36 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in het gemeenlandshuis te Delft, Phoenixstraat 32, ruimte A 1.

1. Artikel4 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle archiefbescheiden en documentaire verzamelingen van het waterschap, ongeacht hun vorm. Artikel5 Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking kome Artikel6 Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de waterschapsbegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel7 Het dagelijks bestuur stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze voorschriften zijn opgenomen in het Regeling Informatiebeheer
2. Artikel8 Het dagelijks bestuur doet eenmaal per twee jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 37 van de wet. Hoofdstuk3Het beheer van de archiefbewaarplaats Artikel9 Onder de bevelen van het dagelijks bestuur is de secretaris-directeur belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel10 De secretaris-directeur is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentaire verzamelingen op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. Artikel11 Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de secretaris-directeur bevoegd ten behoeve van waterschapsorganen en derden onderzoek te doen in de door hem beheerde en/of in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd. De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht op basis van de Legesverordening. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld. Het raadplegen van de archiefbescheiden is geheel gratis. Artikel12 Het dagelijks bestuur kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld. Artikel13 De secretaris-directeur brengt eenmaal per jaar verslag uit aan het dagelijks bestuur over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk4Toezicht van de secretaris-directeur op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel14 De secretaris-directeur is belast met het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel15 De secretaris-directeur is bevoegd zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel16 De beheerder verstrekt aan de secretaris-directeur of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin de archiefbescheiden zijn opgenomen. De secretaris-directeur en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden. Artikel17 De secretaris-directeur doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij dit noodzakelijk acht, aan het dagelijks bestuur. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel18 De beheerder doet aan de secretaris-directeur tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan het dagelijks bestuur een voorstel te doen tot: opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichtingen en ingebruikneming van ruimte als archiefruimte; verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefcheiden; ontwerp, verandering, aanschaf of invoering van informatiesystemen; voorbereiding, invoering en wijziging vansystemen. ordenings Artikel19 De secretaris-directeur doet eenmaal per jaar verslag aan het dagelijks bestuur betreffende de uitoefening van het nalevingtoezicht. Hoofdstuk5Slotbepalingen Artikel20 De Archiefverordening Delfland 2004 wordt ingetrokken op het moment van de inwerkingtreding van deze verordening. Artikel21 Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking. Artikel22 Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Delfland
3. memorie van toelichting Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de verenigde vergadering te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet
4. Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het dagelijks bestuur draagt voor de archieven van de waterschapsorganen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 resp. in de Archiefregeling (Stb. 2010, nr. 70 Hoofdstuk III regelt het beheer van de archiefbewaarplaats, dat de wet (art. 37 AW) aan de secretaris-directeur opdraagt. Ondanks het feit, dat deze verordening beperkt is tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook documentaire verzamelingen, die aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer op dezelfde wijze. Artikel1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel2 In de Archiefregeling is vastgesteld aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel4 De Archiefregeling 2009 stelt nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de door het hoogheemraadschap opgemaakte stukken toe. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. Artikel7 De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in de Regeling Informatiebeheer
5. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschriften gegeven in de Archiefverordening Delfland
6. Artikel8-13 Binnen één zittingsperiode verneemt de verenigde vergadering aldus twee maal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Artikel10 De wet draagt de secretaris-directeur het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de secretaris-directeur. Artikel11 De wet verschaft een ieder het recht van of uit openbare archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de secretaris-directeur in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten. Artikel12 Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal. Artikel16 De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term "archiefbescheiden". De wetgever bedoelt - binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie inclusief die welke slechts via informatietechnologie kan worden opgevraagd. Ondanks de ruimere betekenis van "archiefbescheiden" kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als "beheer". Zo zal het voor het toezicht op het beheer van digitale bestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. Artikel18 Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.