Organisatiebesluit gemeente Reusel-De Mierden 2014 (Reusel-De Mierden)

Organisatiebesluit gemeente Reusel-De Mierden 2014Burgemeester en wethouders van de gemeente Reusel-De Mierden; gelet op artikel 160, eerste lid, aanhef onder c en artikel 103 tweede lid van de Gemeentewet; gelet op de Financiële beheersverordening 2013; gezien het advies van het Managementteam en de Ondernemingsraad; overwegende, dat artikel 103, tweede lid, van de Gemeentewet het college opdraagt nadere regels over de taken en bevoegdheden van de secretaris te stellen; besluit vast te stellen het: Organisatiebesluit gemeente Reusel-De Mierden 2014 Hoofdstuk1Inleiding Artikel1Begripsbepaling Afdeling: organisatieonderdeel belast met een functionele taakstelling, dat volgens het sturingsprincipe van de organisatie wordt geleid en aansluit op de gemeentebrede planning & controlcyclus. Afdelingshoofd: de ambtenaar die belast is met en verantwoordelijk gesteld is voor de algemene en dagelijkse (hiërarchische, functionele en operationele) leiding van een afdeling en als manager verantwoordelijk is voor het maximaal, efficiënt, effectief, integraal en transparant uitvoeren van reguliere en wettelijke taken en projecten. Algemeen directeur/gemeentesecretaris: hoofd van de ambtelijke organisatie. Budgethouder: de ambtenaar aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten en aan wie het (onder-)mandaat is toegekend bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten. Budgethouderschap: de bij een bepaald persoon in de organisatie neergelegde verantwoordelijkheid voor het beheren en beheersen van een budget en voor de realisatie van de bij dit budget behorende taken. Concerncontroller: ambtenaar die belast is met de ontwikkeling van de organisatiebrede strategische bedrijfsvoering. Financiële rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie. Gemeentelijk managementteam: organisatieonderdeel belast met de zorg en verantwoordelijkheid voor het bewaken van de eenheid in uitoefening van de organisatiebrede opgedragen taken en het bevorderen van het goed functioneren van de ambtelijke organisatie. De algemeen directeur/gemeentesecretaris, het afdelingshoofd Ontwikkeling en Dienstverlening en het afdelingshoofd Bedrijfsvoering vormen het gemeentelijk managementteam. Juridische rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving. Medewerker: ambtenaar in functie werkzaam bij de gemeente Reusel-De Mierden die een bijdrage aan de doelstellingen van de gemeentelijke organisatie levert en door zijn leidinggevende op zijn functioneren kan worden aangesproken. PIOFAH-taken: oftewel het middelenbeheer omvat de voorbereiding en uitvoering van: het personeelsbeleid het financiële beleid het organisatiebeleid het automatiseringsbeleid het investeringsbeleid in bedrijfsmiddelen het huisvestingsbeleid van het gemeentelijk apparaat, alsmede het afleggen van verantwoording over het gevoerde beleid. Project: tijdelijke organisatievorm, in opdracht van de gemeenteraad of het college van burgemeester en wethouders, managementteam of afdelingshoofd, gericht op de realisatie van een specifiek, meetbaar, geaccepteerd, realistisch en tijdgebonden omschreven doel en de daarvoor beschikbaar gestelde middelen (personele capaciteit, budget) die wordt ingezet met voorbijgaan aan de bestaande organisatievormen, maar met inachtneming van bestaande lijnverantwoordelijkheden. Team: organisatieonderdeel van een afdeling belast met de uitvoering van wettelijke en reguliere taken en waarvan de teamcoördinator aanspreekpunt is. Teamcoördinator: de ambtenaar die belast is met de dagelijkse coördinatie en werkverdeling van de door een team uit te voeren wettelijke en reguliere taken. Inhoudelijk aanspreekpunt binnen een team voor de medewerkers en eerste aanspreekpunt voor het afdelingshoofd voor wat betreft de wettelijke en reguliere taken. Adviseert het afdelingshoofd ten aanzien van personele aangelegenheden binnen het team en levert een bijdrage aan bedrijfsvoeringprocessen. Is als meewerkend voorman lid van een team en heeft geen leidinggevende hiërarchische bevoegdheden. Hoofdstuk2De ambtelijke organisatie Artikel2Organisatie-eenheden Het ambtelijk apparaat van de gemeente is, afgezien van de griffie, ingedeeld in de volgende eenheden: afdeling Ontwikkeling en Dienstverlening, waartoe de volgende teams behoren: Maatschappelijke en Ruimtelijke Ontwikkeling (MRO) Externe Dienstverlening (ED) Ruimtelijk Beheer (RB) Vergunningverlening, Toezichthouding en Handhaving (VTH) afdeling Bedrijfsvoering, waartoe de volgende teams behoren: Concern en Control (C&C) Interne Dienstverlening (ID) De organisatiestructuur van de ambtelijke organisatie is vastgelegd in aangehecht organogram (bijlage I). Artikel2.1Kerntaken afdeling Ontwikkeling en Dienstverlening De kerntaken van de afdeling Ontwikkeling en Dienstverlening bestaan uit de zorg voor beleidsontwikkeling, de voorbereiding en de werkuitvoering op het gebied van: milieu, waterhuishouding, riolering, afval, klimaat openbaar groen en bossen wegen, straten, pleinen en verkeer ruimtelijke ordening, bouwen, volkshuisvesting toezicht en handhaving grondexploitatie economische zaken, toerisme en vastgoed monumenten en archeologie weekmarkt burgerzaken, burgerlijke stand, reisdocumenten, rijbewijzen, verkiezingen externe dienstverlening en receptie agrarische gronden onderwijs, schoolbegeleiding, volwasseneneducatie cultuur, bibliotheek, kunst, volksfeesten welzijn en sport jeugd- en jongeren subsidies gezondheidszorg, Centrum voor Jeugd en Gezin Wet maatschappelijke ondersteuning kinderopvang Artikel2.2Kerntaken afdeling Bedrijfsvoering De kerntaken van de afdeling Bedrijfsvoering bestaan uit de zorg voor beleidsontwikkeling, de voorbereiding en de werkuitvoering op het gebied van: openbare orde, rampenbestrijding en integrale veiligheid interne en externe communicatie, website juridische zaken bestuurszaken en bestuurlijke samenwerking (digitale) dienstverlening, documentaire informatievoorziening, archivering financiële administratie, heffing en invordering, belastingen, verzekeringen, inkoop- en aanbestedingsbeleid gegevensbeheer planning & control, interne controle en algemeen financieel beleid facilitaire diensten, bodediensten, representatie en administratieve ondersteuning Artikel3Structuur afdelingen Het college van burgemeester en wethouders kan veranderingen in de structuur van de organisatie in afdelingen en teams of de toewijzing van taken aan afdelingen en teams aanbrengen. Dit gebeurt op voorstel van de algemeen directeur/gemeentesecretaris. De algemeen directeur/gemeentesecretaris voert hierover overleg met het managementteam en hoort, voordat hij adviseert, de betrokken medewerkers op grond van de wet op de Ondernemingsraden. Artikel4Dagelijkse functionele leiding 1.Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor de dagelijkse leiding van de ambtelijke organisatie bij de algemeen directeur/gemeentesecretaris, met uitzondering van de griffie. 2.Onder de eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur/gemeentesecretaris berust de dagelijkse leiding van een afdeling bij het afdelingshoofd van de afdeling. 3.Onder de eindverantwoordelijkheid van het desbetreffende afdelingshoofd van de afdeling berust de dagelijkse leiding van een taakveld bij de teamcoördinator van het taakveld. 4.Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verleent het college mandaten, machtigingen en volmachten aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris, afdelingshoofden, teamcoördinatoren en medewerkers, en medewerkers van de Samenwerking Kempengemeenten. Artikel5Ondersteunende werkzaamheden deelneming in rechtspersonen Bij oprichting en deelneming in rechtspersonen als bedoeld in het tweede lid van artikel 160 van de Gemeentewet, bepaalt het college, welke afdelingen ten behoeve van de vertegenwoordigers van het gemeentebestuur ter zake ondersteunende werkzaamheden verrichten. Hoofdstuk3Taken en verantwoordelijkheden Artikel6Algemeen directeur/gemeentesecretaris Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, bij de algemeen directeur/gemeentesecretaris. De algemeen directeur/gemeentesecretaris draagt als hoofd van de ambtelijke organisatie in het bijzonder zorg voor: De ondersteuning van het college door: het college te informeren en adviseren bij de uitvoering van taken erop toe te zien dat het bestuur tijdig, volledige en correcte informatie en adviezen krijgt de eindverantwoordelijkheid te dragen voor de verslaglegging van de vergaderingen het bevorderen van een goede ambtelijke ondersteuning van het college het sturen en bewaken van procedures en afspraken tussen bestuur en ambtelijke organisatie het verstrekken van integrale en besluitrijpe voorstellen aan het college het nemen van initiatief tot het ontwikkelen, evalueren en bijstellen van de lange termijnvisie, doelen en strategie van de gemeente. Het aansturen van het ambtelijk apparaat door: het geven van directe leiding aan de hoofden van afdelingen de eindverantwoordelijkheid te dragen voor werving en selectie, ontwikkelingen ontslag van medewerkers met toepassing van de CAR/UWO het creëren van een goede afstemming tussen de beleidsvelden onderling en tussen de meerjaren)beleidsplanning (en het (meerjaren)middelenbeleid het nemen van initiatief tot het ontwikkelen, evalueren en bijstellen van de lange termijn visie, doelen en de strategie met betrekking tot bedrijfsvoering en organisatiestructuur het realiseren van managementdoelstellingen. De algemeen directeur/gemeentesecretaris is daarbij de voorzitter van het managementteam het dragen van de eindverantwoordelijkheid voor het opzetten en in stand houden van de financiële organisatie. Het uitoefenen van zijn taak als WOR-bestuurder op grond van de wet op de Ondernemingsraden (WOR). Het bouwen en onderhouden van een (regionaal) relatienetwerk op bestuurlijk- en ambtelijk niveau. De algemeen directeur /gemeentesecretaris wordt bij afwezigheid volledig vervangen door de loco-secretaris. Deze vervanging is vastgelegd in een collegebesluit. Artikel7Afdelingshoofd Onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur/gemeentesecretaris draagt een afdelingshoofd, met inachtneming van de gemeentebrede kaders, de zorg voor: Het leidinggeven aan een afdeling met strategische- en/of afdelingsoverstijgendebeleidsontwikkelingstaken waaronder de verantwoordelijkheid voor: het direct aansturen en de ontwikkeling van medewerkers het bewaken en realiseren van doel- en taakstellingen de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de producten en/of diensten het uitvoeren van PIOFAH-taken het maken van afdelingsplannen met doel- en taakstellingen het managen van de toegewezen programma’s het (collectief met andere managementteamleden) zorgdragen voor de integraliteit tussen afdelingen de juridische en financiële rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van voorstellen. Het integraal informeren en het integraal adviseren van de algemeen directeur/gemeentesecretaris en het managementteam en bijdragen aan de ontwikkeling en functioneren van de organisatie. Integrale strategische beleidsinitiëring, -ontwikkeling en –kaderstelling van de afdeling, waaronder: het signaleren en analyseren van maatschappelijke en politieke strategische ontwikkelingen en vertalen van deze ontwikkelingen in strategische beleidsinitiatieven het toetsen van beleidsvoornemens op effect. Het adviseren en rapporteren aan de directie en bestuur over realisatie van gestelde doelen, inzet van middelen en strategische beleidsontwikkelingen betreffende het werkterrein. Het terugkoppelen van informatie en besluitvorming van het college van burgemeester en wethouders en het gemeentelijk managementteam. Artikel8Teamcoördinator Onder de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd draagt een teamcoördinator, met inachtneming van de gemeentebrede kaders, de zorg voor de dagelijkse coördinatie en werkverdeling binnen een team medewerkers met verantwoordelijkheid voor het eindresultaat, waaronder: medewerkers vakinhoudelijk instrueren en begeleiden werkzaamheden bepalen, plannen en controleren problemen (op inhoud en functioneren) en opleidingsbehoeften signaleren aan leidinggevende optreden als klankbord/fungeren als aanspreekpunt naar medewerkers coördinatie en aanleveren van cijfers voor de begroting, jaarrekening en bestuursrapportages het terugkoppelen van informatie en besluitvorming van het college van burgemeester en wethouders en het gemeentelijk managementteam. Artikel9Concerncontroller Het afdelingshoofd Bedrijfsvoering treedt op als concerncontroller en draagt onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur/gemeentesecretaris en onverminderd de integrale verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden de zorg voor: gevraagd en ongevraagd organisatiebreed adviseren over strategische bedrijfsvoering een juiste uitvoering van het bedrijfsvoeringinstrumentarium waaronder de planning en controlcyclus het (laten) voorbereiden en (laten) uitvoeren van periodieke onderzoeken naar doelmatigheid endoeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur de ontwikkeling en implementatie van risicobeheersing en risicomanagement in het belang van de organisatie kan de concerncontroller, zonder tussenkomst van de algemeen directeur/gemeentesecretaris, zzich rechtstreeks wenden tot het college. Hoofdstuk4Gemeentelijk managementteam Artikel10Gemeentelijk managementteam 1.De algemeen directeur/gemeentesecretaris is voorzitter van het gemeentelijk managementteam. 2.Het managementteam wijst een ambtelijke secretaris aan. 3.Bij afwezigheid van de algemeen directeur/gemeentesecretaris treedt de locosecretaris op als voorzitter van het gemeentelijk managementteam. 4.De voorzitter van het gemeentelijk managementteam stelt de vergaderdata en agenda voor de vergaderingen vast. De vergaderingen vinden in beginsel wekelijks plaats. Ieder lid van het gemeentelijk managementteam kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen. 5.De voorzitter zorgt ervoor dat de agenda en de bijbehorende stukken worden gereed gemaakt en dat deze tenminste 2 dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het managementteam. 6.Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter andere dan de in het eerste lid bedoelde leden uit om aan een vergadering deel te nemen. 7.De ambtelijke secretaris maakt een afspraken- en voortgangslijst. De afdelingshoofden dragen zorg voor een snelle overdracht van de gemaakte afspraken naar de afdelingen. De afdelingshoofden dragen er daarnaast zorg voor dat er voldoende ruimte voor gedachtewisseling is met hun medewerkers over wat in de vergadering is besproken. Artikel11Taken gemeentelijk managementteam Het gemeentelijk managementteam heeft tot doel het bewaken en integraal managen van de eenheid in uitoefening van de organisatiebrede opgedragen taken en het bevorderen van het goed functioneren van de ambtelijke organisatie door middel van: het ontwikkelen van een visie voor middellange- en lange termijn; de coördinatie van en advisering over PIOFAH taken; de coördinatie van activiteiten en informatie tussen afdelingen onderling en in relatie tot het bestuur; de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording; de coördinatie van het organisatie-ontwikkelingstraject; het tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen en het onderling afstemmen van reacties daarop; het bespreekbaar maken van problemen en deze gezamenlijk aan te pakken; het uitwisselen van informatie van gemeenschappelijke zaken. Hoofstuk 5 Slotbepalingen Artikel12Intrekking eerder organisatiebesluit en inwerkingtreding 1.Het “organisatiebesluit Reusel-De Mierden 2013” wordt ingetrokken. 2.Het “organisatiebesluit gemeente Reusel-De Mierden 2014” treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking in het gemeenteblad en werkt terug tot en met 1 januari 2014. Artikel13Citeertitel Dit organisatiebesluit kan worden aangehaald als “ Organisatiebesluit gemeente Reusel-De Mierden 2014”. Aldus besloten in de vergadering van 25 maart 2014.Burgemeester en wethouders van Reusel-De Mierden,de secretaris, de burgemeester,M.J. Doeven H.A.J. TuerlingsBijlage1Organigram gemeente Reusel-De Mierden College van B&W Algemeen directeur/secretaris Afdeling Ontwikkeling en Dienstverlening Maatschappelijke en Ruimtelijke Ontwikkeling Externe Dienstverlening Ruimtelijk Beheer Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving Afdeling Bedrijfsvoering Concern & Control Interne Dienstverlening