Reglement op de rekeningcommissie Noord-Brabant Provinciale Staten van Noord-Brabant Gelezen het voorstel van de Rekeningcommissie d.d. 21 maart 2014; Gelet op artikel 80 van de Provinciewet; Overwege

nde dat de Rekeningcommissie door Provinciale Staten op 25 januari 2013 is ingesteld als een aparte technische Statencommissie, bedoeld voor overleg binnen de commissie over onder meer thema’s van financieel-technische aard, bedrijfsvoering en organisatieontwikkeling en het overleg daarover met de door Provinciale Staten aangestelde accountant; Overwegende dat de Rekeningcommissie zich meer richt op de financieel technische aspecten dan op politieke aspecten bij haar overleg; Overwegende de op 17 januari 2014 in de Rekeningcommissie uitgesproken intenties om haar functioneren duidelijker vast te leggen; Overwegende dat het gezien de omvang van de wijzigingen de voorkeur verdient een geheel nieuwe regeling vast te stellen; Artikel 1 Begripsbepaling In dit reglement wordt verstaan onder: commissie: Rekeningcommissie; fractie: groepering binnen Provinciale Staten als bedoeld in artikel 2 van het Reglement van orde Provinciale Staten 2012; accountant: door Provinciale Staten aangewezen accountant als bedoeld in artikel 217, tweede lid, van de Provinciewet; controleopdracht: de opdracht van Provinciale Staten aan de externe accountant betreffende het jaarlijks uitvoeren van de controle op de provinciale jaarrekening; derden: Gedeputeerde Staten of namens hen opererende externe organisaties. Artikel 2 Uitzonderingen op Reglement op de statencommissies Noord-Brabant 2012 Op de commissie is het Reglement op de statencommissies Noord-Brabant 2012 van toepassing met uitzondering van: artikel 4 en artikel 5, derde en zevende lid, betreffende het aantal leden en plaatsvervangende leden; artikel 6, eerste lid, betreffende de benoeming van een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter; artikel 12 betreffende het gezamenlijk vergaderen van commissies; artikel 14 betreffende het spreekrecht van toehoorders; artikel 15, tweede en derde lid, betreffende de besluitvorming en het quorum; artikel 17, tweede en vierde lid, betreffende het verslag en de besluitenlijst. Artikel 3 Taken en bevoegdheden 1 De commissie richt zich op onderwerpen en documenten die verband houden met de planning- en control cyclus, bedrijfsvoering en organisatieontwikkeling, voor zover het de financieel-technische aspecten daarvan betreft. 2 De commissie voert namens Provinciale Staten met Gedeputeerde Staten of de ambtelijke organisatie het overleg hierover. 3 Leden van de commissie kunnen op uitnodiging van Gedeputeerde Staten optreden als gesprekspartner bij het formuleren en operationaliseren van verbeteringen in de documenten van de provinciale planning- en control cyclus. 4 De commissie heeft als primaire taak de controle op de rechtmatige en doelmatige besteding van de collectieve middelen. 5 De commissie adviseert Provinciale Staten over de door Gedeputeerde Staten aangeboden jaarrekening met bijbehorende bijlagen op getrouwheid en rechtmatigheid van financieel beheer. 6 De commissie adviseert Provinciale Staten over de door Gedeputeerde Staten aangeboden jaarrekening op de doelmatigheid van het door of namens Gedeputeerde Staten gevoerde financieel beheer en beleid. 7 De commissie overlegt met de accountant over de door deze uit te voeren controle op de provinciale jaarrekening. 8 De commissie treedt namens Provinciale Staten op als opdrachtgever voor de accountant. 9 Onverminderd het eerste tot en met achtste lid kunnen Provinciale Staten de commissie opdracht geven tot een nader onderzoek naar het door of namens Gedeputeerde Staten gevoerde financieel beheer en beleid. 10 Op een onderzoek als bedoeld in het negende lid is de Verordening onderzoeksrecht van Provinciale Staten van overeenkomstige toepassing. Artikel 4 Samenstelling 1 Iedere fractie kan maximaal een lid en een plaatsvervangend lid ter benoeming voordragen aan Provinciale Staten. 2 De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een waarnemend voorzitter. Artikel 5 Besluitvorming en verslaglegging 1 De commissie kan slechts besluiten nemen indien ten minste drie leden, waaronder de voorzitter, aanwezig zijn. 2 Van de vergaderingen van de commissie wordt uitsluitend een besluitenlijst opgesteld. 3 De besluitenlijst, bedoeld in het tweede lid, wordt beschikbaar gesteld via de website van de provincie. Artikel 6 Opdrachten aan de accountant 1 De commissie kan namens Provinciale Staten rechtstreeks aanvullende opdrachten verlenen aan de accountant. 2 De onderzoeksvragen van de commissie dienen als basis voor een offerteaanvraag aan de accountant ten behoeve van een opdracht als bedoeld in het eerste lid. 3 Indien de opdracht, bedoeld in het eerste lid, voortvloeit uit de verleende controleopdracht aan de accountant, besluit de commissie over al dan niet instemmen met deze opdracht. 4 Indien derden een opdracht wensen te verstrekken aan de accountant, beoordeelt de commissie deze op de vraag of zij in potentie strijdig kan zijn met de aan de accountant verleende controleopdracht. 5 Het resultaat van de beoordeling, bedoeld in het vierde lid, luidt dat de commissie “wel of geen bezwaar” bezwaar heeft tegen het aanvaarden van de opdracht door de accountant. 6 Indien de commissie niet instemt met een opdracht als bedoeld in het derde lid, respectievelijk bezwaar heeft tegen het aanvaarden van een opdracht als bedoeld in het vierde lid, kan de commissie besluiten de kwestie onder de aandacht van Provinciale Staten te brengen. 7 De commissie verstrekt Provinciale Staten aan het einde van ieder begrotingsjaar een overzicht van de verleende opdrachten als bedoeld in het derde en vierde lid. Artikel 7 Intrekking De Verordening Rekeningcommissie 2013 wordt ingetrokken. Artikel 8 Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst. Artikel 9 Citeertitel Deze regeling wordt aangehaald als: Reglement op de rekeningcommissie Noord-Brabant. ’s-Hertogenbosch, 11 april 2014Provinciale Staten voornoemd,de voorzitter prof. dr. W.B.H.J. van de Donkde griffier mw. drs. C.J.M. DortmansToelichting bij Reglement op de rekeningcommissie Noord-Brabant. Op 17 januari 2014 heeft de Rekeningcommissie (verder afgekort met RC) een aantal alternatieven besproken over aangepaste en/of aangevulde regels ten opzichte van het in het ‘Reglement voor Statencommissies Noord-Brabant 2012’; op te nemen in een nieuw Reglement RC. Essentie uit de bespreking in de vergadering betreft een door de (meerderheid van

1. de)leden gewenst functioneren van de commissie(vergaderingen), waarbij een platform ontstaat voor een uitnodigende uitwisseling van informatie tussen leden en de gedeputeerde/ambtelijke organisatie. Om dat te bereiken is gewenst, dat de huidige taken van de RC gehandhaafd blijven, er geen politieke intenties aan de orde zijn, er een beperkte vergaderlast in aantallen vergaderingen is en er aan een minimaal aantal formele regels voldaan behoeft te worden. Gelet op de uitgesproken intenties van de (meerderheid van
2. de)leden van de RC dient de vaststelling van een nieuw reglement de formele regels te geven om als een Statencommissie te kunnen opereren, maar daarin geen beperkingen voor het feitelijk kunnen functioneren van de commissie(vergaderingen) op te werpen. Argumenten 1. De RC heeft een optimale bestaanswaarde als zij in haar feitelijk functioneren door een zo min mogelijk aantal formele regel belemmerd wordt. 2. De RC heeft een minimaal aantal formele regels nodig om als RC als zelfstandige Statencommissie te kunnen bestaan. De RC bestaat uit Statenleden die in principe interesse hebben in het financiële werkveld en daarover van gedachten willen wisselen binnen de afgesproken taken van de RC. Daarbij willen ze niet alleen onderling maar ook met de betreffende gedeputeerde en het daarbij horende ambtelijke apparaat discussies kunnen voeren en informatie kunnen uitwisselen in het belang van de provinciale Planning- & Control-cyclus en de daarbij horende documenten en de daarin te onderkennen ontwikkelingen. In het belang van Provinciale Staten (kaderstelling en controle) maar ook in het belang van Gedeputeerde Staten (uitvoering). Daarnaast ligt er een expliciete rol en taak bij de RC om namens Provinciale Staten (zijnde de formele opdrachtgever) overleg te voeren met de externe accountant in het kader van de opdracht tot het jaarlijks uitvoeren van de controle op de provinciale jaarrekening. Tot dit overleg behoort in ieder geval afstemming over de meest logische interpretatie van de PS-opdracht. De RC moet in staat zijn om de haar gegeven taken en rollen ook daadwerkelijk uit te voeren en te oefenen; zelfstandig als een reguliere commissie, met een consultatie (vooraf) van Provinciale Staten als het onderwerp dat vraagt. Vooral geldt dit in directe relatie tot de taken van de RC ten aanzien van het functioneren van de externe accountant. Indien nodig orden opdrachten direct door de RC aan de externe accountant gegeven; in mandaat namens Provinciale Staten. Daarnaast moet de RC niet belemmeringen van regels ervaren die voortvloeien uit het feit dat ze een vergelijkbare commissie is als de overige Statencommissies. Om die redenen is een aantal basisregels vereist, maar moet de RC naar bevind van zaken kunnen handelen; wetende dat zij zich te allen tijde in de richting van Provinciale Staten kan verantwoorden voor functioneren en handelen. De oorspronkelijke taakstelling van de RC wordt met het voorgestelde reglement niet gewijzigd. Maar het functioneren van de commissie als vooral gesprekspartner wordt versterkt, zonder dat afbreuk aan een transparant functioneren wordt gedaan. 3. De RC heeft behoefte aan afwijkende regels ten opzichte van het Reglement op statencommissies Noord-Brabant 2012. Door de (meerderheid van
3. de)RC is aangegeven, dat een aantal regels dat van toepassing is op de RC vanuit het Reglement voor statencommissies Noord-Brabant 2012 niet noodzakelijk is in het kader van het gewenste functioneren van de RC. Daarbij gaat het om: • het aantal te benoemen leden en plaatsvervangende leden; • de benoeming (plaatsvervangend) voorzitter: de RC benoemt deze uit haar eigen midden; • het spreekrecht toehoorders: de RC vergadert openbaar, maar het intern gerichte karakter van de onderwerpen maakt dat (externe) insprekers hierop niet wenselijk zijn; • besluitvorming: een getalsmatige meerderheid van aanwezige leden van de RC kan besluiten nemen. Om überhaupt te kunnen vergaderen is het gewenst dat een minimaal aantal leden van de RC aanwezig is; • verslag en besluitenlijst: de RC levert alleen een schriftelijke besluitenlijst op. Daarnaast is tegelijkertijd behoefte om aanvullend een aantal regels te stellen als aanvulling op het genoemde reglement. Daarbij gaat het om: • de RC moet, vanuit haar rol als gesprekspartner namens PS, opdrachten aan de externe accountant kunnen beoordelen en hierover kunnen besluiten. Het gaat daarbij om afstemming over opdrachten voortvloeiend uit de controleopdracht van PS, om het eventueel in mandaat namens PS verlenen van opdrachten boven de reguliere natuurlijke adviesfunctie van de accountant en het beoordelen van opdrachten die voortvloeien uit de uitvoerende rol van GS en in potentie strijdig kunnen zijn met de aan de accountant verleende controleopdracht. • vanuit de RC moet een aantal leden deel kunnen nemen aan een bredere (ambtelijke) werkgroep die zich bezig houdt met de verbetering van de Planning- & Control cyclus (wg VPC) en de documenten (in het bijzonder de provinciale begroting als eerste focus). Het presidium van Noord-Brabant, de voorzitter de secretaris prof. dr. W.B.H.J. van de Donk mw. drs. C.J.M. Dortmans