Regeling dienstvoertuigen 2014 gemeente Noordoostpolder (Noordoostpolder)

Regeling dienstvoertuigen 2014 gemeente NoordoostpolderHet college van burgemeester en wethouders van de gemeente Noordoostpolder; Gelet op artikel 15:1:22 van de Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling voor de sectorgemeenten en de Uitwerkingsovereenkomst (CAR-UWO); Gelet op artikel 160 Gemeentewet, lid 1 onder c Gemeentewet; Gezien de instemming van de ondernemingsraad van de gemeente Noordoostpolder d.d. 27 februari 2014; B E S L U I T: tot vaststelling van de navolgende Regeling dienstvoertuigen 2014 Gemeente Noordoostpolder Artikel1Begripsomschrijvingen Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder: gemeente: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Noordoostpolder; directeur: de directeur van de bestuursdienst van de gemeente Noordoostpolder; leidinggevende: de manager/teamleider van een cluster van de gemeente Noordoostpolder; medewerker: degene die door of vanwege de gemeente is aangesteld om in openbare dienst werkzaam te zijn, tevens degene met wie een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht is aangegaan, alsmede stagiaires en uitzendkrachten; bestuurder: medewerker die het gemeentelijk voertuig bestuurt; plaats van tewerkstelling: plaats waar of van waaruit de medewerker gewoonlijk zijn werkzaamheden verricht; dienstvoertuig: de auto/vrachtwagen/bus/tractiemiddel, eigendom van de gemeente, die aan de medewerker beschikbaar wordt gesteld voor zakelijk gebruik; dienstreis: de reisbeweging van een medewerker tot het verrichten van werkzaamheden buiten de plaats van tewerkstelling, evenals het hiermede verband houdende verblijf buiten deze plaats; GPS: “global positioning system”: instrument waarmee men kan bepalen waar een voertuig zich bevindt. De uit GPS gegenereerde data worden vastgelegd en bewaard; zakelijk gebruik: het gebruik van een dienstvoertuig ten behoeve van de uitvoering van de opgedragen werkzaamheden. Artikel2Gebruik dienstvoertuigen 1.De gemeente Noordoostpolder stelt dienstvoertuigen (voorzien van GPS) ter beschikking voor zakelijk gebruik. 2.De medewerker tekent voorafgaand aan het (eerste) gebruik van het dienstvoertuig de bruikleenovereenkomst dienstvoertuigen (zie bijlage). 3.Het dienstvoertuig mag alleen door de medewerker zelf worden gereden. 4.Een medewerker dient het dienstvoertuig voorafgaand aan het gebruik op eventuele schade te controleren. Namens de werkgever zal na afloop van het gebruik het dienstvoertuig op eventuele schade worden gecontroleerd. 5.De medewerker maakt zorgvuldig gebruik van het dienstvoertuig voor het doel waarvoor deze is uitgerust en bestemd, en gebruikt het dienstvoertuig “als een goed huisvader” (niet roken in het voertuig, houdt het voertuig schoon/netjes). 6.Het vastgestelde laadvermogen en aanhanggewicht van het dienstvoertuig mag niet worden overschreden. 7.Privégebruik van het dienstvoertuig is niet toegestaan. 8.De medewerker die gebruik maakt van een dienstvoertuig is verplicht een sluitende kilometeradministratie bij te houden, door dit in een (digitaal) systeem vast te (laten) leggen. 9.Een dienstvoertuig dat niet wordt gebruikt, dient te worden geparkeerd op een daartoe aangewezen locatie. 10.Bij niet voldoen aan de vereisten voor het gebruik van het dienstvoertuig zal per direct, dan wel met terug werkende kracht, conform Wet op de Loonbelasting een bijtelling via het salaris bij de betreffende medewerker worden toegepast.Bij niet voldoen aan de vereisten voor het gebruik van het dienstvoertuig zal per direct, dan wel met terug werkende kracht, conform Wet op de Loonbelasting een bijtelling via het salaris bij de betreffende medewerker worden toegepast. 11.Indien de medewerker, als gebruiker van het dienstvoertuig, handelt c.q. heeft gehandeld in strijd met één of meerdere bepalingen van deze regeling en/of de bruikleenovereenkomst komt elke schade die de gemeente lijdt als gevolg van dit handelen voor rekening van de medewerker. Hieronder vallen tevens eventuele verschuldigde naheffingsaanslagen loonheffingen en naheffingen werknemers-verzekeringen, inclusief eventuele boetes en rente die als gevolg van dit handelen worden opgelegd aan de gemeente Noordoostpolder. 12.Het dienstvoertuig mag niet worden gebruikt voor snelheidsproeven, prestatieritten, rijonderricht, het vervoeren van gevaarlijke en explosieve stoffen, het vervoeren van personen of goederen tegen betaling of voor andere doeleinden waarvoor de verzekering geen dekking biedt. 13.Boetes als gevolg van verkeersovertredingen worden ingehouden op het netto salaris van de medewerker van wie de naam als gebruiker van het betreffende dienstvoertuig staat geregistreerd op het moment dat de overtreding is begaan. 14.Alle kosten en schaden die voortvloeien uit het in strijd met deze regeling en/of bruikleenovereenkomst en/of het gebruik van middelen die de rijvaardigheid beïnvloeden, komen voor rekening van de gebruiker. Artikel3Doelen van gegevens Gegevens afkomstig van het GPS zijn bedoeld voor: het monitoren van de positie van de gemeentelijke voertuigen/tractiemiddelen voor een efficiënte en effectieve planning; het kunnen weerleggen van eventuele schadeclaims door schade, waarvan wordt gesteld dat deze is veroorzaakt door gemeentelijke voertuigen; het kunnen overleggen van een rapportage van verplichte inspecties en uitgevoerde werkzaamheden; het controleren van de inzet van voertuigen; het vanuit fiscaal oogpunt bijhouden van een digitale rittenadministratie. Artikel4Registratie van gegevens 1.De gegevens over het gebruik van het voertuig zijn opgenomen in een informatiesysteem en kunnen hieruit worden gegenereerd. 2.Per dienstvoertuig is zichtbaar wie de bestuurder was, op welke locaties het voertuig is geweest en de routes en de aard van de routes (zakelijk of woon-werk) die het voertuig heeft gereden. Deze informatie wordt gerelateerd aan de datum en tijd. 3.Van de bestuurder zijn de volgende persoonsgegevens bekend: gebruikersidentificatie, naam, voornaam of voorletters van de bestuurder; naam en/of codering van het team/cluster/eenheid, waaronder de bestuurder valt; de activiteit die door de bestuurder is uitgevoerd. Artikel5Bewaartermijn Alle geregistreerde gegevens worden zeven jaar bewaard en automatisch verwijderd. Artikel6Rechten van de bestuurder 1.De bestuurder heeft het recht de over hem verwerkte gegevens in te zien. Aan degene die daarom vraagt, wordt een overzicht en/of desgewenst een afschrift (voor zover mogelijk) van de hem betreffende persoonsgegevens verstrekt. Indien een gewichtig belang van de aanvrager dit vereist, wordt aan dit verzoek voldaan in een andere dan schriftelijke vorm, die aan dat belang is aangepast. 2.Degene aan wie overeenkomstig het eerste lid kennis is gegeven van de hem/haar betreffende persoonsgegevens, kan vragen de persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. De aanvraag bevat gemotiveerd de aan te brengen wijzigingen. 3.De aanvrager verneemt binnen vier weken na ontvangst van het in het derde lid genoemde vraag schriftelijk of, dan wel in hoeverre aan het verzoek wordtvoldaan. Een weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een aanvraag geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht. 4.De gemeente draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd. Artikel7Ontvangers van GPS-data Naast de bestuurder van het dienstvoertuig kunnen de volgende personen data uit GPS opvragen: Binnen de organisatie: leidinggevende(

1. n)van de bestuurder, teamleider Bedrijf en Logistiek (cluster Wijkbeheer), monteur Wijkbeheer (alleen voor het uitvoeren van reparaties en onderhoud) degene(
2. n)die op verzoek van de verantwoordelijke en/of de directeur is (zijn) belast met of leiding geeft (geven) aan onderzoek naar onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van (een) dienstvoertuig(en). Bestuurders van een dienstvoertuig hebben zicht op de locatie van andere dienstvoertuigen. Buiten de organisatie:de gemeente kan bij schade en op verzoek van de Belastingdienst de GPS-data als bewijsmateriaal overleggen. De onder sub a. en b. genoemde personen aan wie persoonsgegevens worden verstrekt zijn tot geheimhouding verplicht, behoudens wanneer deze personen op grond van wet- en regelgeving tot mededeling verplicht zijn. Artikel8Kosten dienstvoertuigen 1.Alle kosten van normaal gebruik en onderhoud komen voor rekening van de gemeente Noordoostpolder. 2.Het tanken van brandstof dient uitsluitend te geschieden bij de aangewezen tankstations met behulp van de meegeleverde brandstofcreditcard. 3.Indien, in geval van een lange dienstreis, tanken met de brandstofcreditcard niet mogelijk is, kunnen de kosten onder overlegging van het betalingsbewijs gedeclareerd worden bij de gemeente Noordoostpolder. 4.De ter beschikking gestelde brandstofcreditcard moet in overeenstemming met de instructies worden gebruikt. Oneigenlijk gebruik of misbruik van de brandstofcreditcard komen voor rekening van de medewerker. Artikel9Schade Schade en defecten aan, dan wel diefstal van, de dienstauto dienen direct aan de direct leidinggevende te worden gemeld. De medewerker dient alle medewerking te verlenen aan een spoedige afhandeling van de schade. Ingeval van schade moet de gebruiker binnen 24 uur een schadeformulier invullen en retourneren aan de medewerker verzekeringen. Door de werkgever wordt zorg gedragen voor reparatie of herstel en zonodig voor een vervangende dienstauto. Artikel10Eindigen bruikleenovereenkomst / Teruggave dienstvoertuig 1.De bruikleenovereenkomst eindigt door opzegging hiervan door de werkgever, functieverandering of beëindiging van het dienstverband. 2.Bij het eindigen van de bruikleenovereenkomst dient de medewerker het voertuig op het daarvoor afgesproken moment in goede staat te retourneren op de daarvoor aangewezen locatie. 3.Indien de medewerker na beëindiging van de bruikleenovereenkomst niet onmiddellijk voldoet aan een verzoek tot teruggave van het dienstvoertuig, zal de gemeente de medewerker een disciplinaire straf opleggen zoals genoemd in de CAR-UWO artikel 16:1:2. Artikel11Slotbepalingen 1.In onvoorziene gevallen is het college bevoegd in alle redelijkheid een beslissing te nemen. 2.Onverminderd het bepaalde in deze regeling is het Privacyreglement van de gemeente Noordoostpolder en de wet bescherming persoonsgegevens van toepassing. 3.Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling dienstvoertuigen 2014” van de gemeente Noordoostpolder en treedt in werking op 1 mei 2014. 4.Met de inwerkingtreding van deze regeling vervalt de Regeling GPS gemeente Noordoostpolder zoals deze is vastgesteld in oktober 2009. Emmeloord, 1 april 2014Het college van burgemeester en wethouders,de secretaris, de burgemeester,BIJLAGE BRUIKLEENOVEREENKOMST DIENSTVOERTUIGENDe ondergetekenden:Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Noordoostpolder te Emmeloord, in deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet, vertegenwoordigd door <naam manager>, manager van het cluster <naam cluster>, hierna te noemen de gemeente Noordoostpolder en ……………………., geboren op ……-………-……, hierna te noemen de medewerker, komen het volgende overeen: Artikel 1De gemeente Noordoostpolder stelt aan de medewerker, gebruiker van het dienst-voertuig, tot wederopzegging een dienstvoertuig ter beschikking. Indien er sprake is van incidenteel en/of (al of niet herhalend, niet dagelijks) kortdurend gebruik van een dienstvoertuig wordt deze overeenkomst geacht elke keer te zijn ingegaan op het moment van gebruik van een dienstvoertuig en wordt geacht elke keer te zijn geëindigd op het moment van teruggave van het dienstvoertuig. Van dit gebruik (en aldus de werking van deze overeenkomst) wordt aantekening bijgehouden in een daartoe geëigend register. Artikel 2Op deze overeenkomst is de meest recente versie van de “Regeling gebruik dienstvoertuigen gemeente Noordoostpolder” van toepassing. Door ondertekening van deze overeenkomst bevestigt de medewerker van de regeling kennis te hebben genomen en met de inhoud akkoord te gaan. Artikel 3De medewerker dient in het bezit te zijn van een geldig rijbewijs. Aanvullend geldt dat als er aan het dienstvoertuig een aanhanger wordt gekoppeld, het rijbewijs van de betreffende medewerker geldig moet zijn met betrekking tot de betreffende (categorie) aanhanger. Artikel 4 De vergoedingen, boetes, etc. die de medewerker aan de gemeente Noordoostpolder dient te betalen worden via de salarisadministratie ingehouden. De medewerker machtigt met ondertekening van dit formulier de gemeente Noordoostpolder het verschuldigde bedrag in te houden op zijn netto salaris. Aldus opgemaakt te Emmeloord, d.d. ……….. Handtekening medewerker Handtekening manager ………………………..……………………………..