Besluit informatiebeheer gemeente Peel en Maas 2012 (Peel en Maas)

Besluit informatiebeheer gemeente Peel en Maas 2012BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN PEEL EN MAAS; Gelet op het bepaalde in artikel 4:81 Algemene wet bestuursrecht; Gelet op het bepaalde in artikel 14 Archiefbesluit 1995; Gelet op het bepaalde in artikel 7 van de Archiefverordening gemeente Peel en Maas 2010; Overwegende dat: beheersregels nodig zijn betreffende het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaats; deze beheersregels in de vorm van een beleidsregel kan worden vastgesteld; door het inwerking treden van de Archiefregeling (Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen) de tekst van de beheersregels van 2010 moet worden aangepast. BESLUITEN: Vast te stellen de volgende beheersregel: Besluit Informatiebeheer gemeente Peel en Maas 2012 Hoofdstuk1Algemene bepalingen Artikel1 1.Deze beheersregel verstaat onder: archiefbescheiden:de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden; archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; archiefruimte: de in de wet in artikel 1, onder e bedoelde ruimte; archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet 1995 benoemde gemeentearchivaris; archiefverordening: Archiefverordening gemeente Peel en Maas 2010; document: een archiefstuk dat onderdeel is van een binnen een proces voorkomende zaak; DSP: documentair structuurplan: een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt; informatievoorziening: het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten; Archiefregeling: Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen; vervanging: reproductie van archiefbescheiden, met het doel om tot vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden over te gaan; wet: Archiefwet 1995; werkproces: een geordende set activiteiten met een specifiek doel. De stappen, actoren, verantwoordelijkheden en (tussen) producten worden aangeduid; zaak: een uitvoering van een werkproces ofwel een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteiten doorlooptijd bewaakt moeten worden. 2.Deze beheersregel is mede van toepassing op documenten die ingevolge de voor de gemeente geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit in deze beheersregel anders is bepaald. Hofdstuk2De archiefbewaarplaats Artikel2 1.De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in de kelder op het adres Wilhelminaplein 1 te 5981 AS Panningen. 2.Ten behoeve van de bewaring van digitale archiefbescheiden kan het college van burgemeester en wethouders nadere regels stellen. Artikel3 De archivaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel4 De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. Artikel5 1.Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens en afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd. 2.Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die dit verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd. 3.De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld. Artikel6 Het college van burgemeester en wethouders kan nadere regels stellen over de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld. Artikel7 De archivaris brengt jaarlijks tijdens de gebruikelijke planning en control cyclus verslag uit over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk3Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening Artikel8 Als beheerseenheid wordt de secretarie van de gemeente Peel en Maas enl andere onderdelen, die belast zijn met zelfstandige uitvoering van taken en het zelfstandig documenten registreren, ordenen en beheren. Artikel9 1.De gemeentesecretaris is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken en met het beheer van de documenten van de gemeente Peel en Maas, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2.De gemeentesecretaris kan de uitvoering van de bepalingen in dit Besluit mandateren aan het hoofd van het team informatisering en Automatisering. Artikel10 De gemeentesecretaris ziet er op toe dat deze beheersregels worden nageleefd door medewerkers die met documentaire informatievoorziening te maken hebben. Artikel11 De gemeentesecretaris kan de uitvoering van de bepalingen van deze beheersregel mandateren aan één of meer medewerkers. Hoofdstuk4Archiefvorming en -ordening Artikel12 De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel13 De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast. Artikel14 Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut. Artikel15 De gemeentesecretaris stelt regels voor het gebruik van een elektronische handtekening en andere goedkeuringshandelingen in systemen. Artikel16 De gemeentesecretaris draagt - voor zover van toepassing - zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen. Artikel17 1.De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat uit ieder document, of de bijbehorende informatie blijkt wanneer het stuk is ontvangen, opgemaakt of verzonden, wie de afzender, opsteller of geadresseerde is en op welke zaak het betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden. 2.Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden. 3.Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger. Artikel18 De gemeentesecretaris draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningtermijnen worden bewaakt. Artikel19 De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling. Artikel20 1.De gemeentesecretaris ziet erop toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 18 van de Archiefregeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken. 2.In afwijking van de regeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden. 3.Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 17 van de Archiefregeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt. 4.Tenminste eenmaal per jaar verricht team informatisering & automatisering een inventarisatie binnen de organisatie betreffende documenten en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn. 5.Team informatisering & automatisering doet, zodra nodig, opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid. 6.Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in zesde lid bedoelde conversie en migratie zijn: de onderdelen als bedoeld in artikel 8 van deze beheersregel waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen; de onderdelen als bedoeld in artikel 8 van deze beheersregel waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overdragen digitale documenten of informatiebestanden; team informatisering & automatisering, indien er volgens beide voorgaande punten geen verantwoordelijk onderdeel is. 7.Team informatisering & automatisering verleent technische ondersteuning bij de in zesde lid bedoelde conversie en migratie. Artikel21 Uit de in het vorige artikel beschreven inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer en aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd. Hoofdstuk5Beheer van documenten Artikel22 De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard. Artikel23 De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel24 Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van documenten behoeven de goedkeuring van het college van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord. Artikel25 De gemeentesecretaris draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen. Artikel26 1.Inzage en uitlening en van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige en volledige terugbezorging ervan. 2.Dossiers mogen uitsluitend in het gebouw van de beheerseenheid worden geraadpleegd, tenzij het dossiers betreft die voor de uitoefening van de taken van de gemeente buiten het gebouw nodig zijn. Artikel27 Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij de wetgeving anders voorschrijft. Artikel28 1.De gemeentesecretaris draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten. 2.Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid. 3.De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 11 van deze beheersregel de uitvoering van deze beheersregel is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is. 4.Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden. Artikel29 Archiefbescheiden, ongeacht in welke vorm (papier of digitaal) worden na beëindiging van het werkproces opgeschoond en ter archivering aangeboden bij de afdeling informatisering & automatisering. Artikel30 Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris, ingewonnen. Artikel31 Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen. Artikel32 1.De gemeentesecretaris zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten en informatiebestanden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften. 2.Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten en informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft. 3.Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 20 van deze beheersregel bedoelde inventaris. Artikel33 De gemeentesecretaris stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging. Artikel34 Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht. Artikel35 1.De gemeentesecretaris neemt in het informatie beveiligingsplan bepalingen op om de archiefbescheiden in het geval van calamiteiten of incidenten in veiligheid te brengen. 2.Zodra de omstandigheden het toelaten worden de feiten gemeld aan de Provinciale Archiefinspectie. Paragraaf6Slotbepalingen Artikel36 1.Deze beheersregel wordt aangehaald als het Besluit Informatiebeheer gemeente Peel en Maas 2012. 2.De beheersregel treedt in werking per de eerste dag na publicatie ervan. 3.Het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Peel en Maas 2010 wordt gelijktijdig ingetrokken. Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van 31 januari 2012de gemeentesecretaris/directeur, de burgemeesterde heer H. Mensink, mevrouw W.J.G. Delissen-van TongerloToelichting Dit Besluit Informatiebeheer gemeente Peel en Maas 2010 is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening en artikel 14 Archiefbesluit 1995. Met deze beheersregel wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Deze beheersregel is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden. Deze beheersregel bevat bepalingen over de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming- en ordening en inzake het beheer van documenten met inbegrip van e-mail. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband met de noodzaak de bepalingen van deze beheersregel te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening - bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders - is de terminologie van deze beheersregel daarop aangepast. Het gebruik van het begrip 'document' is daarvan een voorbeeld. Het is aangepast aan de regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/178205