Procedureregeling grote projecten gemeente Rijswijk (Rijswijk)

De gemeenteraad van Rijswijk, bijeen in openbare vergadering op 10 juni 2008; gelezen het voorstel van de raad d.d. 3 juni 2008, no. 08-042; BESLUIT vast te stellen de volgende regeling:Procedureregeling Grote Projecten Rijswijk (-1.733.4) Artikel1.Aanwijzing groot project 1.De raad kan – gehoord het college van burgemeester en wethouders - besluiten een activiteit aan te wijzen tot groot project, indien hij van mening is dat zijn kaderstellende en controlerende taak vereist dat meer toegesneden informatie noodzakelijk is. Deze aanwijzing vindt plaats op grond van een of meer van de volgende overwegingen: er is sprake van een niet routinematige, grootschalige en in de tijd begrensde activiteit; het project is politiek zeer relevant; er is sprake van aanmerkelijke risico’s; er zijn substantiële financiële gevolgen aan verbonden; er is sprake van een in organisatorisch opzicht complex besturings- en uitvoeringsproces. Artikel2.Startdocument 1.Het college zendt binnen vier weken na een besluit ingevolge artikel 1, 1e lid, van deze regeling aan de raad een startdocument betreffende het project waarin tenminste de volgende elementen worden besproken: de probleemanalyse die aan het project ten grondslag ligt; de specifiek, meetbaar, realistisch en tijdgebonden geformuleerde doelstelling(en) van het project; een weergave van de geldende beleidskaders en de beleidsruimte; een schets van de diverse beleidsalternatieven; de verwachte maatschappelijke of bestuurlijke consequenties van de alternatieven; financiële consequenties van de alternatieven; de motivering waarom wordt gekozen voor het voorgestelde project en waarom de alternatieven zijn afgevallen; de rol van de gemeente bij dit project; betrokkenheid van andere publieke of private partijen; een globale kostenraming, de wijze van financiering, de inpassing van de exploitatielasten in de begroting; een risicoanalyse en de maatregelen die zijn genomen om de risico’s te beheersen; de voorziene planning van de te nemen beslissingen en de rol van de raad daarin; de hoofdlijnen van de organisatie van het project alsmede de aansturing en de beheersing daarvan; een communicatieparagraaf. De raad kan desgewenst aanvullende eisen stellen aan de te verstrekken informatie. Artikel3.Voortgangsrapportages In de tenminste eenmaal per halfjaar uit te brengen voortgangsrapportage is de door het college aan de raad te verstrekken informatie – indien en voorzover van toepassing - gericht op: de voortgang en de resultaten van de doelstellingen ten opzichte van de startnotitie; de politieke keuzevraagstukken, mede gelet op wat er leeft in de samenleving, inclusief de rol van de gemeenteraad daarin; de eventuele wijzigingen in de reikwijdte van het project; de ontwikkeling van de planning van het project; de ontwikkeling van de financiën van het project (waaronder dreigende kostenoverschrijdingen en het opvangen daarvan); f.de ontwikkelingen met betrekking tot de aan het project verbonden risico’s, zowel eerder genoemde als nieuwe risico’s; de wijze waarop het project wordt aangestuurd en beheerst; de voorgenomen acties; alle door de raad daarnaast gevraagde informatie; alle overige informatie betreffende het project waarvan redelijkerwijs kan worden verondersteld dat deze informatie noodzakelijk is voor de uitoefening van de controlerende taak van de raad. Artikel4.Eindevaluatie Het college zendt ter afronding van het project een evaluatienotitie aan de raad. Daarin wordt tenminste aandacht besteed aan de volgende elementen: a.informatie over de vraag in welke mate de oorspronkelijke doelstellingen van het project zijn verwezenlijkt; informatie over de kosten van het project; informatie over de wijze waarop de risico’s zijn onderkend en beheerst; informatie over de wijze waarop het project is aangestuurd en beheerst; informatie over de vraag hoe de samenwerking tussen college en raad is verlopen en hoe de informatievoorziening heeft gefunctioneerd. Artikel5.Slotbepaling Deze regeling wordt aangehaald als “Procedureregeling grote projecten gemeente Rijswijk”. Aldus besloten door de raad van de gemeente Rijswijk in zijn openbare vergadering van 10 juni 2008