Archiefverordening gemeente Waalwijk 2014 (Waalwijk)

Archiefverordening gemeente Waalwijk 2014De gemeenteraad van Waalwijk gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 15 april 2014 gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995 Besluit vast te stellen de navolgende: ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE WAALWIJK 2014 HoofdstukIAlgemene bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de wet de Archiefwet 1995; gemeentelijke organen de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, 1º, van de wet, voor zover behorende tot de Gemeente Waalwijk; Het college Het College van burgemeester en wethouders van de gemeente Waalwijk. de archiefbewaarplaats de archiefbewaarplaats die door het college op basis van artikel 31 van de Archiefwet is aangewezen; de archivaris de streekarchivaris die op basis van artikel 32 van de Archiefwet is benoemd; beheerder degene die volgens artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; beheerseenheid een door het college aan te wijzen organisatieonderdeel dat zelfstandig belast is met de documentaire informatievoorziening informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, waarmee archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, ontvangen, verzonden, bewaard, geordend en geraadpleegd. HoofdstukIIDe zorg van het college voor de archiefbescheiden Artikel2 Het college draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats zoals in artikel 31 van de wet is beschreven, evenals voor voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel3 Het college draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder/beheerders. Artikel4 Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende en deskundig personeel voor de werkzaamheden die nodig zijn voor het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. Artikel5 1.Het college draagt er zorg voor dat er op een zodanige manier documenten worden gemaakt en bewaard, dat deze documenten goed behouden kunnen worden. 2.Het eerste lid is ook van toepassing op documenten die blijvend bewaard moeten worden bij andere overheidsorganen of belanghebbende. Artikel6 Het college zet zich ervoor in dat de gemeenteraad jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen raamt ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel7 Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats nadere regels vast. Artikel8 Het college doet minstens eenmaal per jaar aan de raad verslag over wat er is gedaan voor de uitvoering van artikel 30 van de wet. Het college stelt aan de raad de verslagen beschikbaar die de archivaris heeft gemaakt over het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op de naleving van het beheer van de archiefbescheiden die niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel9 De archivaris controleert of het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, gebeurt volgens de regels van de wet en de voorschriften die zijn opgesteld aan de hand van de wet. Artikel10 De archivaris mag een vervanger aanwijzen voor het uitvoeren van het toezicht dat in artikel 32, tweede lid van de wet wordt beschreven. De vervanger moet in het bezit zijn van een diploma archivistiek zoals vermeld in artikel 22 van de wet. De archivaris blijft verantwoordelijk. Artikel11 1.De beheerder of beheerders verlenen medewerking aan de archivaris of zijn vervanger, zodat hij zijn taak goed kan uitoefenen. Deze medewerking bestaat onder andere uit het geven van uitleg over en inzicht in de ordening en toegankelijkheid van de documenten, de hulpmiddelen en de systemen waarin de documenten zijn opgenomen 2.De archivaris en degenen die hem vervangt of bijstaat bij het toezicht houden, hebben toegang tot de documenten die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Zij hebben ook toegang tot de ruimten waar deze documenten worden bewaard. Zij moeten zich houden aan de voorschriften met betrekking tot de beveiliging van geheimen. Artikel12 De archivaris rapporteert aan de beheerders (en, indien nodig, aan het college) over de resultaten van zijn toezicht. Hij geeft ook advies over hoe het beheer verbeterd kan worden. Artikel13 De beheerder stelt de archivaris tijdig op de hoogte als hij het college wil voorstellen om: de beheerseenheid op te heffen, samen te voegen of te splitsen, of één of meer taken over te dragen naar een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; de archiefbewaarplaats of archiefruimten te bouwen, verbouwen, inrichten of de inrichting te veranderen of in gebruik te nemen; de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden te veranderen; een informatiesysteem te ontwerpen, te vervangen, aan te schaffen of in te voeren; ordeningssystemen voor te bereiden, in te voeren en te wijzigen. Artikel14 De archivaris brengt eenmaal per jaar aan het college verslag uit betreffende de uitoefening van het toezicht. HoofdstukIVSlotbepalingen Artikel15 Deze verordening kan worden aangehaald als de “Archiefverordening gemeente Waalwijk 2014”. Artikel16 Deze verordening treedt in werking per 16 juni 2014 De Archiefverordening gemeente Waalwijk 2006 vastgesteld op 15 maart 2007 per 16 juni 2014 in te trekken. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 12 juni

1. DE RAAD VAN WAALWIJK de griffier, de voorzitter, G.H. Kocken, drs. A.M.P. Kleijngeld Toelichting Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stbl. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stbl. 671), en moet door de gemeenteraad worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet
2. Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten; de regeling voor de zorg, die het college draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening, evenals de Archiefwet en het Archiefbesluit, geldt niet alleen voor klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook voor moderne digitale informatiedragers. In hoofdstuk II wordt het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd, uitgewerkt. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit
3. Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet revitalisering generiek toezicht en de per die datum gewijzigde Archiefwet. Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moet worden toegekend. De in art. 1d bedoelde archivaris kan ook een streekarchivaris of directeur-archivaris van een regionaal historisch centrum zijn. Artikel 2De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 3De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen nadere regels: het Besluit Informatiebeheer. Artikel 5De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 nadere regels over de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de bedoelde verplichtingen slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en om conserveringskosten te besparen voor de hele overheid achten wij dit niet voldoende. Daarom is in het tweede lid opgenomen, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 7De bedoelde nadere regels zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Artikel 8, artikel 14De gemeenteraad verneemt op deze manier jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijke toezicht. Artikel 11De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft -binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering over de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht. Artikel 13Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud van de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben. Artikel 14De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van het college aan de raad zoals bedoeld in artikel 8.