Archiefverordening gemeente Bergen op Zoom 2014 (Bergen op Zoom)

Archiefverordening gemeente Bergen op Zoom 2014De raad van de gemeente Bergen op Zoom; gezien het voorstel van het college van 8 april 2014, nr. RVB14-0011; gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995 en de wet Revitalisering Generiek Toezicht; BESLUIT: Vast te stellen de navolgende “Archiefverordening gemeente Bergen op Zoom 2014”. De “Archiefverordening gemeente Bergen op Zoom 2007” in te trekken met ingang van de dag waarop de onder 1 van dit besluit genoemde verordening in werking treedt. Archiefverordening gemeente Bergen op Zoom 2014 Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de informatie van de gemeentelijke organen, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de informatie, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening). HoofdstukI.Algemene bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de wet: de Archiefwet 1995; gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; informatie: in artikel 1, onder c, Archiefwet 1995 bedoelde archiefbescheiden; de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders aangewezen archiefbewaarplaats; de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris; beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening; informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan informatie kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd. HoofdstukII.De zorg van burgemeester en wethouders voor informatie Artikel2 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s). Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke informatie en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. Artikel5 1.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor vervaardiging en bewaring van informatie op zodanige wijze, dat het behoud van deze informatie voldoende is gewaarborgd. 2.Het eerste lid is ook van toepassing op de vervaardiging van informatie bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke informatie redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als informatie voor blijvende bewaring in aanmerking komt. Artikel6 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd om kosten, verbonden aan de zorg voor informatie, te kunnen dekken. Artikel7 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast. Artikel8 Burgemeester en wethouders doen eenmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij verantwoording over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de informatie die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. HoofdstukIIIToezicht van de archivaris op het beheer van informatie welke niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel9 De archivaris is belast met het toezicht op het beheer van de informatie die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven regels. Artikel10 De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel11 1.De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle informatie en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de informatie alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin informatie is zijn opgenomen. 2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de informatie en de ruimten waarin deze zich bevinden. Artikel12 De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel13 De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot: opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijk archiefruimte; verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie; ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; voorgenomen conversie of migratie van informatie en informatiebestanden; voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. Artikel14 De archivaris doet eenmaal per twee jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht. HoofdstukIVSlotbepalingen Artikel15 De Archiefverordening Bergen op Zoom 2007 wordt, na inwerkingtreding van de archiefverordening 2014, ingetrokken. Artikel16 Deze verordening treedt in werking met ingang van de datum van bekendmaking. Artikel17 Deze verordening wordt aangehaald als “Archiefverordening gemeente Bergen op Zoom 2014”. Toelichting Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 , en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995. Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie, die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren informatie, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling . Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet Revitalisering Generiek Toezicht en de per die datum gewijzigde Archiefwet. Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. De in art. 1d bedoelde archivaris kan ook een streekarchivaris of directeur-archivaris van een RHC zijn. Artikel 2De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 3Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. Artikel 5De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende informatie. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden informatie aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte informatie daarvan zelf ook profijt. Artikel 7De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Artikel 8 en artikel 14 De gemeenteraad verneemt op deze manier eenmaal per twee jaar wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een tweejaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht. Artikel 11Met de ruime betekenis van informatie hebben sommige begrippen een andere, ruimere inhoud gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van digitale bestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleed aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht. Artikel 13Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de informatie en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben. Artikel 14De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van burgemeester en wethouders aan de raad zoals bedoeld in artikel 8. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 21 mei 2014 De griffier, De voorzitter, C.J.M. Terstappen