Besluit Informatiebeheer Gemeente Bergen op Zoom 2014 (Bergen op Zoom)

BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BERGEN OP ZOOM 2014Burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen op Zoom, gelet op artikel 7 van de Archiefverordening 2014 Besluiten vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van informatie en het beheer van de archiefbewaarplaats ingevolge artikel 7 van het Archiefverordening. BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BERGEN OP ZOOM 2014 HOOFDSTUK1 ALGEMENE BEPALINGEN Artikel

1. Dit besluit verstaat onder: wet: Archiefwet 1995; Archiefbesluit Archiefbesluit 1995; Archiefregeling Archiefregeling d.d. 15 december 2009; Archiefverordening Archiefverordening gemeente Bergen op Zoom 2014; archiefbewaarplaats overeenkomstig art. 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats archiefruimte ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring vaninformatie wat nog niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats; archivaris overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde archivaris; informatie de in de wet in artikel 1, onder c bedoelde archiefbescheiden documentaire verzamelingen: bronnen, bijeengebracht wegens hun informatiewaarde als aanvulling op de beheerde informatie; informatiebestand informatie, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening is, of met een bestaand hulpmiddel kan worden aangebracht; informatiehuishouding het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn; informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan informatie kan worden verwaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd; Dit besluit is tevens van toepassing op informatie die ingevolge de voor de gemeente geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komt. HOOFDSTUK2 DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Artikel
2. 1.De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt onder het Wilhelminaveld te Bergen op Zoom. 2.In deze archiefbewaarplaats kunnen zich, naast overgebrachte informatie, ook geplaatste informatie met een afwijkend openbaarheidregime bevinden, zoals aangegeven in de door de archivaris bijgehouden depotstaat. Artikel
3. De archivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie en documentaire verzamelingen. Artikel
4. De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats informatie en documentatie op te nemen afkomstigvan particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. Artikel
5. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde informatie en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. De archivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende informatie en verzamelingen. De archivaris verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd. De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht ingevolge de tarieven die door het college zijn vastgesteld. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld. Artikel
6. De archivaris kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de informatie en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld. Artikel
7. De archivaris brengt eenmaal per twee jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats als onderdeel van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI). HOOFDSTUK 3 VERANTWOORDELIJKHEID VOOR DE INFORMATIEVOORZIENING Artikel
8. De teammanager Facilitair & Services wordt in de zin van dit besluit aangewezen als hoofd van de beheereenheid. Artikel
9. Het hoofd van de beheereenheid is belast met de informatiehuishouding binnen de gemeente betreffende de door de gemeente uitgevoerde taken alsmede met het beheer van de informatie van de gemeente, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. In geval van samenwerking met andere beheerseenheden dient het hoofd van de beheereenheid erop toe te zien dat het beheer van de informatie en het aanwijzen van een archiefbewaarplaats belegd is. HOOFDSTUK 4 ARCHIEFVORMING EN –ORDENING Artikel
10. Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van informatie op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat de houdbaarheid is gewaarborgd in overeenstemming met de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel
11. Van informatie, die wordt gecreëerd om intern of extern te verzenden wordt een kopie door de beheereenheid bewaard. Artikel
12. Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor de opstelling van procedures voor de uitwisseling van informatie en de behandeling en registratie van ingekomen, uitgaande en interne informatie, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen. Artikel
13. De volgende informatie wordt geregistreerd: Informatie, die betrekking heeft op de uitvoering van taken en de verantwoording hierover; Informatie, die in verband met enig (wettelijk) voorschrift wordt opgemaakt, ontvangen of bewaard; Informatie, die verband houdt met de communicatie met burgers Artikel
14. 1.De informatie dient zodanig te worden geregistreerd, dat het volgende kan worden vastgesteld: de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan, voor zover nodig voor de uitvoering van een bepaald werkproces; de datum van ontvangst, opmaak en verzending van de informatie; de geadresseerde, afzender en vervaardiger van de informatie; de taak of handeling waarop de informatie betrekking heeft; de samenhang met de andere door de organisatie ontvangen en opgemaakte informatie; de status en het ontwikkelingstadium van de informatie. 2.De kenmerken dienen zodanig te worden vastgelegd, dat de informatie met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden. Artikel
15. Van digitale informatie moet gedurende de bewaartermijn, naast de in artikel 14 genoemde gegevens, ook de volgende gegevens worden vastgelegd en bewaard: De oorspronkelijke technische aard van de digitale informatie, alsmede van de hard- en softwareomgeving daarvan; De actuele technische aard van de digitale informatie, alsmede van de hard- en softwareomgeving daarvan, zodanig dat reproductie ervan te allen tijde mogelijk is; Voor zover gebruik is gemaakt van een elektronische handtekening dient in een audit-trail vastgelegd zijn wie de informatie wanneer heeft ondertekend/goedgekeurd. Tevens moet vaststaan hoe de identificatie heeft plaatsgevonden. De audit-trail dient, samen met de bijbehorende informatie, in een duurzaam formaat opgeslagen te worden. Artikel
16. Het hoofd van de beheereenheid zorgt ervoor dat de onder hem ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Indien de ordeningsstructuur tussentijds wordt aangepast, wordt de oorspronkelijke versie tezamen met de nieuwe versie bewaard. HOOFDSTUK 5 BEHEER VAN INFORMATIE Bewaring van informatie Artikel
17. Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard. Artikel
18. Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel
19. Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord. Beveiliging en raadpleging van informatie Artikel
20. Het hoofd van de beheereenheid is verantwoordelijk voor het nemen van passende maatregelen met betrekking tot informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van informatie die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komt. Artikel
21. Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor tijdige conversie of migratie van informatie indien de leesbaarheid of de houdbaarheid ervan in gevaar komt. Artikel
22. Het hoofd van de beheereenheid houdt bij welke onder zijn beheer staande informatie wordt uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van informatie is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheereenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheereenheid. Artikel
23. Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor de geheimhouding en vertrouwelijkheid van daarvoor in aanmerking komende informatie. Raadpleging en uitlening van informatie, die aan geheimhouding en vertrouwelijkheid zijn onderworpen, is slechts toegestaan aan die functionarissen, die zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid, na toestemming van het hoofd van de beheereenheid. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het derde lid kan het hoofd van de beheereenheid voorwaarden verbinden. Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de in het derde lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke informatie aan enige bijzondere vorm van geheimhouding en vertrouwelijkheid is onderworpen. Periodiek wordt geïnventariseerd of opheffing van geheimhouding van de betreffende informatie mogelijk is. Vervanging van informatie Artikel
24. Ten aanzien van besluiten tot vervanging van informatie door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, dient het volgende in acht te worden genomen: Vooraf wordt het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen. Het besluit tot vervanging dient door het college te worden genomen. In de bijlage bij het besluit zijn de specificaties zoals genoemd in artikel 26b lid a t/m h van de Archiefregeling inzichtelijk gemaakt. Van de periodieke vervanging wordt er door het hoofd van de beheereenheid een verklaring opgemaakt, die ten minste een specificatie van de vernietigde informatie bevat. Vervreemding en overdracht van informatie Artikel
25. Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van informatie als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen. Artikel
26. Het hoofd van de beheereenheid pleegt overleg met de archivaris over het voornemen tot overbrenging van informatie als bedoeld in artikel 12 van de wet. Het hoofd van de beheereenheid en de archivaris maken van de overbrenging gezamenlijk een verklaring op dit ten minste een specificatie van de informatie bevat. Indien het hoofd van de beheereenheid beperkingen aan de openbaarheid van de informatie stelt, wordt dit besluit toegevoegd aan de verklaring, bedoeld in artikel 9, tweede lid. Het besluit tot overdracht wordt door het college genomen. Artikel
27. Digitale informatie wordt, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet van het hoofd van de beheereenheid kan worden verlangd. In dat geval vindt met de archivaris overleg plaats over een alternatief bestandsformaat. Artikel
28. Bij overbrenging van informatie wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen informatie betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht. Artikel
29. Voor overdracht aan informatie aan andere beheerseenheden is machtiging verreist van de archivaris. Selectie en vernietiging van informatie Artikel
30. Het hoofd van de beheereenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van informatie voor bewaring en vernietiging, overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften. Ingeval van selectie voor vernietiging wordt de informatie voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft. Artikel
31. Van de vernietiging wordt er door het hoofd van de beheereenheid een verklaring opgemaakt, die ten minste een specificatie van de vernietigde informatie bevat. De verklaring behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging. HOOFDSTUK 6 SLOTBEPALINGEN Artikel
32. Dit besluit treedt in werking met ingang van de 8e dag na bekendmaking. Met ingang van de datum waaronder de onder punt
33. genoemde besluit in werking treedt, het “Besluit Informatiebeheer gemeente Bergen op Zoom 2009” in te trekken. Artikel
34. Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit Informatiebeheer gemeente Bergen op Zoom
35. Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen op Zoom, d.d. 24 juni
36. De secretaris, De burgemeester, ……………………………..…………………………… Mevr. mr. A.C. Spindler Dhr. dr. F.A. Petter Toelichting Dit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening gemeente Bergen op Zoom
37. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van informatie, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van informatie te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale informatie als op papieren informatie. Het begrip informatie is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden. Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming- en ordening en het beheer van informatie. Artikelsgewijze toelichting Artikel1,eerste lid Onder c: de Archiefregeling is op grond van de artikelen 11, tweede lid, 12 en 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vastgesteld door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap d.d. 15 december 2009 en in werking getreden op 1 april
38. Onder h: met het begrip informatie wordt aangegeven dat het begrip archiefbescheiden zich niet beperkt tot de “klassieke” papieren archiefbescheiden, maar zich tevens uitstrekt over digitale documenten en digitale informatiebestanden. Onder i: Documentaire verzamelingen vallen niet onder de werking van de Archiefwet. Toch is het omwille van de kennis van de lokale en regionale geschiedenis van belang dat dergelijke verzamelingen onder de werking van dit besluit vallen. Bij documentaire verzamelingen moet worden gedacht aan fotocollecties, documentatiecollecties etc. Artikel1,tweede lid De uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare informatie. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van de gemeente, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke papieren informatie als voor de digitale. Het is daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende informatie gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende. Andere medewerkers dan die van documentaire informatievoorziening zijn niet op de hoogte van de wettelijke regels omtrent het beheer van voor vernietiging in aanmerking komende informatie. Verder is niet altijd vooraf duidelijk welk gedeelte van de informatie voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komt. Ook om deze reden dienen deze informatie onder de werking van dit besluit te vallen. Artikel3 De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris. Artikel5,derde lid De wet verschaft een ieder het recht van of uit informatie, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Het besluit van het college regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten. Artikel6 Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal cq. informatiecentrum. Artikel10 Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde Archiefregeling. Artikel12 De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheereenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures. Artikel14 Ingevolge artikel 17 van de Archiefregeling. In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van informatie dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. De regeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren en aan andere wettelijke bepalingen te voldoen is dat echter wel noodzakelijk. Artikel15 Conform artikel 24 van de Archiefregeling. Artikel16 In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de archivaris. Artikel20 Maatregelen met betrekking tot informatiebeveiliging zal in overleg met de verantwoordelijke information security officer genomen worden. Artikel21 Men dient de conversie of migratie tijdig en daadwerkelijk uit te voeren en er financiële middelen voor beschikbaar te hebben. Dit soort conversies en migraties is wettelijk verplicht. Artikel 25 van de Archiefregeling regelt dat informatie wordt overgezet op of in nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat door veroudering van de drager of de leesapparaatuur. Artikel23 De gemeente beschikt over informatie die, gezien de inhoud en de consequenties die daaruit voortvloeien, goed beveiligd moet worden. Het gaat hier om informatie waarvan geheimhouding is opgelegd in het kader van de Gemeentewet maar ook om vertrouwelijke informatie in het kader van bijvoorbeeld de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Dit artikel beoogt te voorkomen dat informatie ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan. Artikel24en 25 Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. De archivaris heeft ook bij deze processen een belangrijke rol. Artikel26,derde lid Conform Artikel 15 van de wet kan beperkingen op de openbaarheid slechts gesteld worden voor een bepaalde termijn en met het oog op: De eerbieding van de persoonlijke levenssfeer; Het belang van de Staat of zijn bondgenoten; Het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen van derden. Artikel27 Conform artikel 26 van de Archiefregeling Artikel28 Voor het op lange termijn toegankelijk houden van vooral digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Artikel30,lid 1 De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden. Artikel31,lid 1 Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.