Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Neder-Betuwe 2014 (Neder-Betuwe)

Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Neder-Betuwe 2014 Het college van burgemeester en wethouders stelt de volgende regeling vast. Inleiding De gemeente Neder-Betuwe spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk. Dit nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid is mede voortgekomen uit de Aanbestedingswet 2012. De nieuwe ontwikkelingen en regelgeving op gebied van inkoop en aanbesteding zijn hierbij betrokken. De Aanbestedingswet is op 1 april 2013 in werking getreden. In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid maken we ons inkoopbeleid inzichtelijk en transparant. U leest hierin de doelstellingen, uitgangspunten en kaders waarbinnen onze organisatie inkoopt. Ons beleid is aanvullend op de Europese en landelijke regels die we volgen bij het inkopen en aanbesteden. U vindt deze regels in de Aanbestedingswet 2012, het Aanbestedingsbesluit en de Gids Proportionaliteit (landelijk). 1. Algemene uitgangspunten inkoopbeleid De grondslag van het beleid ligt in de Aanbestedingswet 2012, Proportionaliteitsgids en het Aanbestedingsbesluit. Beleidsuitgangspunten leggen een relatie tussen de normen en waarden die de gemeente wil uitdragen en de economische uitgangspunten enerzijds en het inkoop- en aanbestedingsbeleid anderzijds. Het normen- en waardepatroon van de gemeente is gebonden aan beginselen van behoorlijk bestuur: openheid, objectiviteit en zorgvuldigheid. Economische uitgangspunten zijn gebaseerd op gemaakte keuzes in de gemeentelijke begroting en budgetten. 1.1 Doelstelling De doelstelling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is het professioneel en verantwoord verwerven van bedrijfsmatig benodigde leveringen, diensten en werken op een gewenst kwaliteitsniveau tegen de laagst mogelijk integrale kosten en met de maximale mogelijkheden voor de lokale markt, duurzaamheid en social return. De vier beginselen, transparantie, openbaarheid, non-discriminatie en gelijkheid worden hierbij in acht genomen. 1.2 Publiceren en TenderNed Alle Europese en openbare aanbestedingen worden gepubliceerd op TenderNed 1.3 Nastreven van regionale inkoopsamenwerking De gemeente streeft op regionaal niveau naar inkoopsamenwerking met andere gemeenten. Dit doen we als de samenwerking voor de gemeente Neder-Betuwe op enige wijze kwalitatieve en/of financiële voordelen brengt. De keuze voor regionale inkoopsamenwerking bepalen we per inkoopopdracht. 1.4 Nastreven van risico beheersing De gemeente streeft als opdrachtgever naar een zo laag mogelijk financieel inkooprisico. Dit geldt vooral voor de situatie waarin de gemeente de rol van voorfinancier speelt bij deelbetalingen van een inkoopopdracht. Als zekerheidsstelling kan de gemeente een bankgarantie verlangen of een betaling inhouden. De gemeente wil de financiële armslag van de inschrijver niet onnodig belemmeren. Daarom past de gemeente de voorschriften 3.5 D uit de Gids Proportionaliteit toe bij het stellen van een zekerheidsstelling. 2. Juridische uitgangspunten 2.1 Mandaat en volmacht Inkoop gebeurt volgens de geldende mandaat- en volmachtregeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en bevoegde vertegenwoordiging. 2.2 Afwijkingsbevoegdheid Afwijken van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Vooraf wordt advies gevraagd aan de inkoopadviseur. 2.3 Algemene Inkoopvoorwaarden We streven ernaar om met opdrachtnemers voor leveringen en diensten overeen te komen om de gemeentelijke Algemene Inkoopvoorwaarden van toepassing te verklaren op de overheidsopdracht. Voor werken zijn de UAV 2012 van toepassing. 3. Ethische en ideële uitgangspunten 3.1 Integriteit De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. De bestuurders en ambtenaren handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. De gemeente wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. 3.2 Duurzaam Inkopen Duurzaam inkopen is een vorm van maatschappelijk verantwoord ondernemerschap waarbij mens, milieu en financiën in balans zijn. Bij duurzaam inkopen nemen we milieuaspecten (3.2.1), social return (3.2.2) en sociale voorwaarden (zie 3.2.3) mee in het inkoopproces. Dit komt tot uitdrukking door het volgende: 3.2.1 Milieuaspecten Bij de product- en marktanalyse inventariseert de gemeente welke werken, leveringen of diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden. In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidscriteria opgenomen. De gemeente kan kiezen om digitaal in te kopen (E-procurement, gebruik van e-mail, TenderNed, etc.). De gemeente zal de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie van de gemeente en haar werkwijze. Duurzaamheidaspecten vormen een integraal onderdeel van inkoop en aanbestedingstrajecten en worden opgenomen in de selectie- en gunningcriteria en, waar mogelijk, in overeenkomsten met derden. De gemeente streeft, binnen de financiële begrotingskaders, naar het realiseren van duurzame inkopen volgens het door Agentschap NL uitgewerkte programma. Dit doen we door de eisen van de duurzaamheidcriteria te hanteren, vermeld in het overzicht criteria duurzaam inkopen van het Ministerie van Economische Zaken (opgesteld door AgentschapNL), mits dit aantoonbaar financieel verantwoord is ten opzichte van de gunningscriteria. Daar waar mogelijk en juridisch, technisch, functioneel en financieel haalbaar wordt het milieubeleid vertaald naar eisen en/of wensen welke worden opgenomen in selectie- en/of gunningcriteria. Het uitvoeringsplan Duurzaamheid wordt hierbij betrokken. 3.2.2 Social Return Social return is het overheidsbeleid om zoveel mogelijk mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt gelijke kansen te bieden en zo regulier mogelijk te laten werken naar vermogen. Het uiteindelijke doel is deze mensen aan werk of werkervaring te helpen. De gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom -waar mogelijk en doelmatig- de participatie van personen met een afstand tot de arbeidsmarkt in het arbeidsproces. In dit beleid stellen we daarom vast dat in geval van een aanbesteding, het streven is om bij een aanbesteding boven € 100.000,00 exclusief BTW, bij diensten en leveringen en boven de € 200.000,- bij werken, een bedrag van 5% van die omzet te besteden aan: (

1. a)lonen ten behoeve van de inzet van werklozen; (
2. b)leer/werkplekken in het kader van de beroepsbegeleidende leerweg (bijv. VMBO, VSO en MBO); (
3. c)lonen ten behoeve van gerechtigden Wet Sociale Werkvoorzieningen (WSW); (
4. d)lonen ten behoeve van mensen met een gemeentelijke uitkering (Wwb, IOAW, IOAZ); (
5. e)lonen ten behoeve van mensen met een niet gemeentelijke uitkering (Wajong, WAO, WIA, WW); (
6. f)lonen ten behoeve van Inburgeraars (WI). Bij een aanbesteding tot € 100.000,- bij diensten en leveringen en tot € 200.000,- bij werken kunnen partijen andere afspraken maken met betrekking tot extra inzet op gebied van Social Return. Om aan dit streven te voldoen, moet de partij die inschrijft op de aanbesteding aangeven hoe men Social Return wil vormgeven. Dit geldt ook voor de bewijslast die moet aantonen dat met de Social Return afspraken nakomt. Deze bewijslast ligt bij de partij die inschrijft. De inkoopadviseur kan hierin begeleiden. 3.2.3 Sociale Voorwaarden Onder sociale voorwaarden wordt verstaan: kinderarbeid, hongerlonen en onmenselijke arbeidsomstandigheden. De gemeente draagt daar waar mogelijk is bij aan het uitbannen van dergelijke misstanden door sociale voorwaarden te gebruiken. Sociale voorwaarden dragen bij aan een meer sociaal verantwoorde productie in productieketens. Werken, leveringen en/of diensten die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen worden niet getolereerd. 3.4 Innovatie De Gemeente Neder-Betuwe heeft aandacht voor innovatief aanbesteden. Het verschil tussen een regulier inkoopproces en een innovatiegerichte aanbesteding zit vooral in het formuleren van de vraag. Deze uitvraag is dan nog niet gespecificeerd in een product, maar in een probleem waar een oplossing voor moet komen en waarvoor bestaande oplossingen niet voldoen. De gemeente biedt, daar waar mogelijk, ruimte voor initiatiefvoorstellen van marktpartijen of door innovatieve oplossingen in te kopen. Dit doen we door, indien mogelijk, de opdracht functioneel te specificeren. 4. Economische uitgangspunten 4.1 Lokale economie en MKB De gemeente heeft oog voor de lokale economie en het midden- en kleinbedrijf, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. 4.2 Bepalen van de inkoopprocedure Bij het bepalen van de inkoopprocedure hanteert de gemeente de volgende methode: De gemeente hanteert volgens de Gids proportionaliteit bij de onderstaande bedragen, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de gemeente ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag. Werken Leveringen Diensten Enkelvoudig Tot € 50.000 Tot € 30.000 Tot € 30.000 Meervoudig Vanaf € 50.000 – € 1.500.000 Vanaf € 30.000 tot het Europees drempelbedrag* Vanaf € 30.000 tot het Europees drempelbedrag* Openbaar Vanaf € 1.500.000 --- --- Europees Vanaf Europees Drempelbedrag* *) zie vraagbaak Vanaf Europees Drempelbedrag* *) zie vraagbaak Vanaf Europees Drempelbedrag* * zie vraagbaak Bedragen zijn exclusief BTW Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag De gemeente vraagt aan één ondernemer een offerte. Àls meer dan één offerte wordt gevraagd, motiveren we op het inkoopformulier in het dossier waarom we meer dan één offerte vragen. Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag De gemeente vraagt ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte, waarvan zoveel mogelijk ondernemers van binnen de gemeente maar minimaal één leverancier van buiten de gemeente wordt uitgenodigd om in te schrijven. Openbaar aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie Voor werken vanaf een geraamd bedrag van € 1.500.000 plaatst de gemeente op TenderNed een aankondiging voor een opdracht. Bij een voorafgaande selectie kiest de gemeente uit de gegadigden een aantal potentiele opdrachtnemers die een offerte mogen uitbrengen. We motiveren op het inkoopformulier in het dossier waarom is gekozen met of zonder voorafgaande selectie. Europees aanbesteden Boven de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving. 4.3 Vergoeding inschrijvingskosten De gemeente hanteert het beleid dat geen vergoeding van inschrijvingskosten wordt toegekend, behalve als dit volgens geldend recht verplicht is. 4.4 Informatie aan inschrijvers De gemeente zal alle partijen die een inschrijving doen informeren over de uitslag van een aanbesteding en de motieven die aan het besluit ten grondslag liggen. Inschrijvers of andere partijen krijgen geen inzage in de commerciële inhoud van andere inschrijvers. 4.5 Looptijd van overeenkomsten Stilzwijgende verlenging van een overeenkomst moet zoveel mogelijk worden uitgesloten. Een einddatum van een overeenkomst is een natuurlijk moment om de prestaties te evalueren. De looptijd van overeenkomsten kan door te onderhandelen worden verlengd, mits hiermee door de totale gegunde opdrachtwaarde de drempel van de eerstvolgende aanbestedingsvorm niet wordt overschreden. De waarde wordt berekend over de totale inhoud van overeenkomst inclusief opties en/of meerwerk. Bij verlenging van overeenkomsten en/of het toepassen van optiejaren dient de mogelijkheid hiertoe in samenspraak met de inkoopadviseur getoetst te worden, omdat gekeken moet worden of dit in het kader van de dan geldende wet- en regelgeving plaats kan vinden. 4.6 Raamovereenkomsten Aan het gebruik van raamovereenkomsten geven we voorkeur bij overheidsopdrachten die hiervoor geschikt zijn. Dit verlaagt de administratieve lasten en kan het risico van onrechtmatig handelen beperken. 5. Evaluatie Het functioneren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid, proces, procedures, werkwijzen en administratieve organisatie wordt gemonitord en geëvalueerd aan de hand van evaluaties van overeenkomsten, rechtmatigheidsonderzoeken, evaluaties van inkopen en aanbestedingen volgens de Europese en openbare procedure, de inkoop- en aanbestedingsrapportage. De rapportage in deze stelt het Managementteam, en vervolgens het college van B&W, in staat correctieve maatregelen te nemen. Dit doen we jaarlijks. Aldus vastgesteld in de vergadering van 08 juli 2014de secretaris a.i. Burgemeesterdrs. M.G.J. Nijhuis-Quanjel ir. C.W. Veerhoek