(2)initiatief voor verbetering en het benutten van nieuwe mogelijkheden, innovatie (bijvoorbeeld het starten van een coöperatie voor het opwekken eigen energie). In het actuele landelijke debat is er veel aandacht voor de manier waarop overheden bewoners daartoe meer ruimte kunnen geven. Daarin wordt bevestigd dat voor het op peil houden van het vertrouwen tussen burger en overheid het voorbereid zijn op dergelijke initiatieven van groot belang is. Het kan zelfs een bewuste strategie zijn om eigen initiatief van burgers leidend te laten zijn en de inzet van de gemeente daarop mee te laten bewegen (omkering in de verhouding). We vinden het belangrijk open te staan voor initiatieven van burgers. Waar we tot op heden vaak reageerden met ‘nee, tenzij’, willen we dat omdraaien naar een ‘we gaan kijken of en onder welke condities dat kan’. Het is daarbij belangrijk te denken in oplossingen in plaats van regels. In de wetenschap dat we het initiatief niet over moeten nemen, maar juist bij de burger laten. Uit de evaluatie blijkt dat geld vaak een barrière is. Dan moeten we duidelijk maken dat we geen financiële bijdrage zullen leveren. Onze bijdrage kan ook uit hele andere zaken bestaan, bijvoorbeeld afwijken of aanpassen van regels. Natuurlijk zijn er kaders en regels die te maken hebben met onze verantwoordelijkheden op het gebied van bijvoorbeeld openbare orde. We blijven kritisch t.a.v. het stellen van regels. De noodzaak moet duidelijk zijn. We handelen ‘in de geest van’ en kijken naar wat er wel kan. We willen burgerinitiatieven promoten, conform onze principes zoals we die in de Visie op het Sociale Domein hebben geformuleerd en passend bij de ontwikkeling in de maatschappij dat burgers meer verantwoordelijkheid krijgen en de ruimte vragen om die verantwoordelijkheid in te vullen. 5.2 Participatieladder burgerparticipatie Uitgaande van initiatieven uit de samenleving is voor burgerparticipatie een andere ladder te formuleren: de overheidsparticipatieladder[3]. Deze gaat er van uit dat het niet alleen de overheid is die uitmaakt wie waarover mag meedenken en meebeslissen, maar dat publiek eigenaarschap nodig is voor een daadwerkelijk grotere rol van burgers en organisaties in de maatschappij. In de volgende ladder is het particulier initiatief leidend, waarbij wordt aangegeven welke rol de overheid moet of wenst te spelen. Ladder burgerinitiatief: mate waarin de overheid treedt in zelfwerkzaamheid burger Participatieniveau Rol van overheid Rol burger/ organisatie Reguleren Vastleggen in wet- en regelgeving (op terreinen als veiligheid) Regisseren De overheid neemt initiatief en regie, en betrekt anderen bij vormgeving en realisatie. Participant Stimuleren Initiatief nemen. De overheid wenst een bepaalde ontwikkeling of interventie, maar laat de realisatie over aan anderen. Zoekt slechts mogelijkheden om anderen in beweging te brengen. Verantwoordelijk voor organisatie en uitvoering, op gang geholpen door de gemeente. Faciliteren Faciliterende rol op het moment dat de overheid er een belang in ziet om het initiatief mede mogelijk te maken Initiatiefnemer en verantwoordelijk voor organisatie en uitvoering. Loslaten De overheid laat een taak helemaal los en heeft dus geen bemoeienis met inhoud en proces en doet geen extra inspanningen bovenop de reguliere taak- en bevoegdheden, om de realisering van het beoogde initiatief te ondersteunen Initiatiefnemer en verantwoordelijk voor organisatie en uitvoering. Per situatie en per onderwerp bezien we welke rol we voor ons als gemeente zien. We streven er daarbij naar om zo laag mogelijk op de ladder te blijven en daarmee de samenleving steeds meer ruimte te geven. Centraal staat dat we: Onderkennen dat we burgerinitiatieven onderdeel moeten maken van ons werken. Daarbij verstaan we niet het overnemen ervan, wel de erkenning van het belang en van de invloed die ons denken en handelen daar op heeft. Willen samen werken met burgers en organisaties, een rolopvatting kiezen die past bij de nieuwe maatschappelijke realiteit Initiatieven zien als kans om het samen leven in Uithoorn beter te maken. Daarbij past ons enige bescheidenheid. We gaan daarbij nadrukkelijk naast en niet boven de initiatieven staan. De manier waarop we initiatieven steunen hebben te maken met in de eerste plaats het belang van het initiatief voor de samenleving in Uithoorn en de mate waarin steun nodig is om het initiatief succesvol te laten zijn. Daar waar het initiatief vraagstukken van veiligheid en openbare orde raakt of duidelijk belangen van anderen in het geding zijn, gaan we eerst in gesprek om gezamenlijk te kunnen bezien op welke manier conflicterende belangen kunnen worden opgelost. We denken daarbij in de geest van de regels. Conflicteert het initiatief met bestaand beleid en / of regels, dan gaan we eerst na of afwijking mogelijk en te motiveren is, wat is de achtergrond van de regel is en of het initiatief wel bij die achtergronden past. Basis is een gesprek over op welke manier iets wel mogelijk is. De rollen faciliteren en stimuleren kunnen heel verschillend worden vormgegeven. We kijken per beleidsterrein wat we passend vinden en benutten ervaringen die we zelf hebben opgedaan, en die van anderen[4]. Dat kan ook een financiële bijdrage zijn, waarbij we het belangrijk vinden dat de beschikbare middelen in beginsel breed inzetbaar zijn, zodat flexibel ingespeeld kan worden op ontwikkelingen in de samenleving. 5.3 Voorwaarden en valkuilen Om burgerinitiatieven tot een succes te maken zijn de volgende voorwaarden van belang en proberen we de volgende valkuilen te vermijden: Initiatiefnemers moeten zelf voldoende (financiële) steun weten te krijgen om het initiatief tot een succes te maken. Steun van de gemeente is afhankelijk van het betreffende initiatief en de mate waarin het bijdraagt aan realisatie van gemeentelijke doelstellingen. De gemeente heeft in (facet)beleid (zoals de Visie op het Sociaal Domein of de Woonvisie) neergelegd voor welke doelen en onder welke voorwaarden initiatieven gefaciliteerd worden. Initiatiefnemers moeten een lange adem hebben. Vaak moeten wettelijke procedures doorlopen worden. We moeten initiatiefnemers daarover tijdig informeren en tegelijkertijd ons inspannen om deze tijd te bekorten. Door de procedures snel op te starten en door het aantal regels tot een minimum te beperken. We vinden het belangrijk dat niet alleen een beperkte groep bewoners de weg naar de gemeente weten te vinden. In de eerste plaats is dat een verantwoordelijkheid van de burgers zelf. We gaan hier niet bij voorbaat actie op ondernemen. Bij de evaluatie van de participatienota kijken we in welke mate we met deze manier van werken een afspiegeling van de samenleving bereiken. Zo veel mogelijk loslaten betekent dat we ervoor moeten waken om het initiatief van burgers over te nemen. We hebben er als gemeenschap en dus ook als gemeente belang bij dat er burgerinitiatieven komen en dat deze succesvol zijn. Dat betekent voor de gemeentelijke organisatie dat we burgerinitiatieven de ruimte geven (zoals ook uit voorgaande blijkt) en dat we zorgdragen voor een adequate benadering van burgerinitiatieven: Elke initiatief wordt beantwoord, met een “Ja, tenzij”. We benoemen participatiemakelaars die als ingang fungeren voor initiatiefnemers en zorgdragen voor het (zo efficiënt mogelijk) doorlopen van de benodigde procedures binnen de gemeente. Op deze manier is de verantwoordelijkheid voor het goed afhandelen van eventueel benodigde procedures concreet belegd.
- Bestaande overleg organen 6.1 Uitgangspunten structurele overleg organen Zoals in hoofdstuk 2 aangegeven zijn er diverse overlegraden waar we bij beleids- en projectparticipatie mee spreken en die op eigen initiatief met ons in gesprek gaan. We onderkennen het belang van structurele netwerken of raden: Het biedt belanghebbenden de gelegenheid tot het opbouwen van een kader (kennis, contacten met de gemeente) en continuïteit. Voor de gemeente is het een van de bronnen om voeling te houden met wat er speelt in de samenleving. Het zijn voor burgers ingangen bij de gemeente of fora om kennis en steun te halen. Naar aanleiding van deze participatienota kijken we kritisch naar de samenwerking met deze raden, in het bijzonder naar onze rol als gemeente. Dat doen we in gesprek met de betreffende raden. Daarbij hanteren we de volgende uitgangspunten: Conform onze visie op het sociale domein leggen we de verantwoordelijkheid voor het organiseren en onderhouden van netwerken (raden) bij de burgers zelf. Zij bepalen op welke manier ze zichzelf willen organiseren. Een terughoudende rol van de gemeente. Deze raden of netwerken zijn in de eerste plaats belangrijke instrumenten voor belanghebbenden om de krachten te bundelen. Wij faciliteren waar nodig (zie verder), maar nemen niet het voortouw en bepalen niet wat de juiste vorm is. Denken vanuit doelen en belangen en niet vanuit bestaande structuren. Bij beleids- en projectparticipatie gaan we het gesprek met de samenleving aan. Keuze voor te benaderen belanghebbenden hangt af van het betreffende onderwerp. We gaan op zoek naar kritisch tegengeluid vanuit belanghebbende burgers en organisaties. We kijken ook, maar niet exclusief, naar bestaande raden. Daarmee willen we ook voorkomen dat ‘nieuwe instituten’ ontstaan tussen de gemeente en burgers. Burgers moeten rechtstreeks bij de gemeente aan kunnen kloppen en de gemeente moet ook rechtstreeks andere burgers aan kunnen spreken. Ontschotten / integrale aanpak. Op dit moment benaderen we de raden doorgaans individueel, terwijl doel en belangen vaak overlap vertonen. We vinden het belangrijk te ontschotten om op die manier niet alleen efficiënter te kunnen werken, maar ook een meerwaarde te realiseren door de integrale kijk. Creativiteit en vernieuwing. We streven naar een open dialoog die niet uitgaat van wij-zij, maar van een gemeenschappelijk belang. We hebben elkaar nodig om tot nieuwe creatieve gedachten te komen. We respecteren vanzelfsprekend de wettelijke voorschriften ten aanzien van het raadplegen van belanghebbenden bij specifieke thema’s. Beperken van de inzet van de gemeente in capaciteit en financiële middelen. De inzet is maatwerk. Daarbij stellen we onszelf de volgende vragen: Wat is het belang ervan voor de samenleving en voor het werk van de gemeente? Fungeert het voor bewoners als herkenbaar aanspreekpunt? Worden signalen bij belanghebbenden opgehaald? Leidt het tot een bundeling van kennis en ervaring voor belanghebbenden? Wordt dat ook met belanghebbenden gedeeld? Biedt het de gemeente een platform voor debat en informatie over wat er bij belanghebbenden leeft rondom het betreffende thema? Is het orgaan voldoende zelf-organiserend? 6.2 Buurtbeheer We onderhouden al jaren nauwe contacten met bewoners via Buurtbeheer. Buurtbeheren fungeren als ogen en oren in de wijk waar het gaat om de leefbaarheid. We halen informatie op (over wat er in de buurt speelt bijvoorbeeld) en we vragen input voor onze activiteiten en projecten in de betreffende buurt. Buurtbeheer is er ook (in toenemende mate) ten behoeve van burgerinitiatieven. Het is voor verschillende bewoners een steun om een initiatief onder de aandacht te brengen of te realiseren. Buurtbeheer ontwikkelt zich steeds meer richting een forum voor en door bewoners. Het is belangrijk dat we als gemeente voeling hebben met wat er leeft in de verschillende buurten en dat we plannen kunnen spiegelen aan de wensen en opvattingen van bewoners. Doel van buurtbeheer is gelegen in het volgende: Een aanspreekpunt in de buurt voor de gemeente bij beleids- en projectparticipatie omtrent leefbaarheid. Een aanspreekpunt waar kennis is opgebouwd over thematiek en over de manier van werken bij de gemeente (een volwassen gesprekspartner). (Onder meer) via Buurtbeheer ontstaat een netwerk met ogen en oren in de buurt, voor de gemeente en voor andere professionals. Een integrale aanpak doordat bewoners en professionals elkaar ontmoeten en zo situaties in de buurt gezamenlijk vanuit verschillende invalshoeken belichten. Bewoners serieus nemen, door ze ook als collectief te horen. Conform de opmerkingen in 6.1 is het nodig te waken voor een extra ‘laag’ tussen bewoners en de gemeente, voor te hoge verwachtingen bij participerende burgers over de inzet van de gemeente en voor een te grote inzet van de gemeente (en andere professionals) terwijl de representativiteit van buurtbeheer niet altijd sterk is. Bijzonder aandachtspunt voor buurtbeheer is de overlap tussen het overleg met professionals in buurtbeheer en de afstemming tussen de accountmanagers van de gemeente en professionele partners (zoals de politie). In voorgaande gebruiken we telkens de term ‘een’ of verschillende: de betekenis van buurtbeheer voor de buurtsamenleving en de gemeente verschilt per buurt. Ook de mogelijke valkuilen doen zich niet over al (in dezelfde mate) voor. Buurten zijn anders en datzelfde geldt voor de bewoners en de leefbaarheidssituatie. De werkwijze binnen Buurtbeheer is in overleg met partners en bewoners herijkt[5]. Deze herijking heeft de notitie ‘Buurtbeheer op Eigen Kracht’ opgeleverd. De notitie is gebruikt als input voor de Participatienota en is toegevoegd als bijlage. Veel uitgangspunten zijn daarom ook terug te vinden in de Participatienota. Het gaat om maatwerk, om het beperken van ondersteuning vanuit de gemeente en om het doorzetten van de beweging richting ‘voor en door bewoners’, met de eigen verantwoordelijkheid en eigen kracht van bewoners als fundament van Buurtbeheer. Voor dat maatwerk is het belangrijk te weten wat er speelt in de wijken. Ter onderbouwing van keuzen is bij de doorontwikkeling daarom aangegeven dat we een leefbaarheidsbarometer ontwikkelen, die wordt aangevuld met gegevens over de ontwikkelingen in de komende periode en de aanwezige sociale structuren. Daarbij betrekken we (ook) Buurtbeheer. Buurtbeheer is op basis van de notitie ‘Buurtbeheer op Eigen Kracht’ al van start gegaan met de doorontwikkeling van Buurtbeheer en geeft ook zelf verder invulling aan de uitvoering van de uitgangspunten. Deze participatienota (en de visie op het sociale domein) stelt bij de verdere ontwikkeling de volgende uitgangspunten. We vinden goede contacten met bewoners per buurt essentieel en we zien dat buurtbeheer daar een belangrijke functie in kan vervullen. We blijven in contact met buurtbeheer, leggen de verantwoordelijkheid voor de vormgeving en intensiteit in handen van de bewoners zelf en nemen als gemeente een terughoudender rol aan. We blijven in contact met buurtbeheer en wel om twee redenen: in de eerste plaats kan buurtbeheer voor de gemeente en voor de samenleving nuttige functies vervullen. In de tweede plaats zijn er veel betrokken bewoners die de afgelopen periode actief hebben meegedacht over de verandering van buurtbeheer. De gemeente neemt een veel terughoudender rol aan. Onze rol hangt samen met de belangen van buurtbeheer in een situatie voor de gemeente/ de buurtsamenleving en kan per buurt en per situatie verschillen. De functies (die hieronder aan de orde komen) bepalen of en zo ja op welke manier de gemeente zich tot buurtbeheer verhoudt. Bij beleids- en projectparticipatie in het kader van leefbaarheid kan buurtbeheer een deelnemende partij zijn. Of dat zo is, welke bewoners en partners nog meer betrokken worden en wat de status van de betrokkenheid is, hangt af van het betreffende traject en wordt volgens de vragen in deze nota (hoofdstuk 4) afgewogen. Buurtbeheer kan een functie vervullen als ‘ogen en oren’ voor de gemeente in de wijk. Dat kan een reden zijn dat de gemeente in een buurt zo nu en dan contact zoekt met buurtbeheer. Of en zo ja in welke mate, is afhankelijk van wat er in de buurt speelt. Als er op fysiek of sociaal gebied opgaven liggen en de organisatie van buurtbeheer in die buurt is zodanig dat het daadwerkelijk een goede informatiebron is, ligt het voor de hand dat we (ook) buurtbeheer raadplegen. Wat betreft de vorm sluiten we aan bij werkwijzen van Buurtbeheer (en andere bewoners) in die buurt. Buurtbeheer kan daarnaast een belangrijke functie vervullen in burgerparticipatie (initiatieven van burgers zelf). Vanuit buurtbeheren ontstaan steeds vaker initiatieven, en voor andere initiatiefnemers kan buurtbeheer een rol spelen door de kennis die is opgebouwd en het netwerk van buurtbeheer bij de gemeente. Een terughoudende rol van de gemeente betekent dat wij als gemeente dit niet meer organiseren. Dat doen de bewoners in principe zelf. Indien nodig zullen we (maximaal) faciliteren. Bij de keuze voor de vorm en intensiteit van faciliteren stellen we onszelf de volgende vragen: Kunnen de bewoners het zelf of kunnen ze zelf andere steun organiseren? Zo nee, is er een belang in het geding waar we van vinden dat het een faciliterende rol van de gemeente rechtvaardigt? Deze lijn is vergelijkbaar met de benadering van anderen die met een initiatief komen. Bijzonder aspect is echter dat buurtbeheer zelf een functie kan vervullen in het versterken van de rol van buurtbewoners (en daarmee de mogelijkheid van de gemeente om meer los te laten). Is de functie van gesprekspartner in deze buurt van belang (bijvoorbeeld omdat daar de komende jaren ontwikkelingen plaats gaan vinden)? Is faciliteren nodig om de kwaliteit ervan te borgen? We maken een basale keuze per buurt en realiseren ons dat deze ook in de tijd zal variëren (jaarlijks tegen het licht houden). Om buurtbeheer meer los te kunnen laten en tegelijk de functies te kunnen vervullen (daar waar nodig), is het belangrijk dat bij contacten intern eventueel benodigde acties of procedures ook efficiënt geregeld worden (net zoals we dat belangrijk vinden bij burgerinitiatieven in het algemeen, zie de functie van participatiemakelaar). Ook is het belangrijk dat er bestuurlijke aandacht is voor de buurten (serieus nemen). Minder bemoeienis van ons als gemeente heeft het risico dat in bepaalde buurten het buurtbeheer uitsterft. Afhankelijk van de buurt accepteren we dat (als er beperkt opgaven zijn of als er andere groepen zijn die de functies vervullen) of zullen we (tijdelijk) intensiever faciliteren om te voorkomen dat er gaten vallen in de hiervoor genoemde functies. In 2014 gaan we op deze manier werken, waarbij we ons realiseren dat de geschetste verandering een proces is waarbij we in gesprek moeten blijven over de uitgangspunten, wat we daar onder verstaan en hoe dat in de praktijk tot uitdrukking komt, met het doel (belang voor de samenleving en de gemeente) voor ogen. Over de invulling in 2014 zijn al afspraken gemaakt met de projectgroep en de verschillende buurtbeheren.
- Participatie in de praktijk Participatie is niet van een afdeling of een portefeuillehouder, maar is een verantwoordelijkheid van iedereen in de raad, het college en de ambtelijke organisatie. Iedereen moet aangesproken kunnen worden op de visie uit deze nota. In deze paragraaf de kaders voor de verdere uitwerking met veel aandacht voor de manier waarop de in deze nota geschetste beweging wordt ondersteund. Het verdere ontwikkelpad wordt neergezet in een Implementatieplan Participatienota. 7.1 Houding en gedrag Ruimte gevenRuimte voor invloed van belanghebbenden in beleid en projecten, en voor burgerinitiatief, vergt loslaten binnen duidelijke kaders. We verlaten waar mogelijk het streven naar gedetailleerd uitgewerkt beleid en regelgeving. Dat betekent niet dat we al het beleid en alle regelgeving direct moeten veranderen. Het betekent wel dat we kritisch kijken naar de regels, vanuit de blik van ruimte geven, door de bril van de participant: past het initiatief niet in de regels (naar de letter bezien), maar is het niet in strijd met achterliggende doelen, dan moet er ruimte zijn. Bij strijdigheid kunnen we meedenken over alternatieven. Echter zonder het initiatief over te nemen. Het kritisch kijken naar de regels doen we per situatie, maar ook bij actualisatie van bestaand beleid en bij het formuleren van nieuw beleid. Het is niet voor iedereen binnen de organisatie eenvoudig om deze afwegingen te maken. De participatiemakelaar zal daarbij helpen (zie 6.2) Belangrijker is de cultuurverandering (meedenken). Bij ambtenaren én bij het bestuur. Maar ook bij burgers: ruimte geven betekent niet dat we het als gemeente ook doen of oplossen. Een duidelijke grens van de gemeente kan ook leiden tot creativiteit bij initiatiefnemers om het anders op te pakken. CommunicatieSamenhangend met de definitie van participatie is niet alleen de inhoud maar ook de vorm van de communicatie cruciaal voor het succes ervan. Tijdig, gelijkwaardig, helder en open zijn daarbij sleutelwoorden die in dit hoofdstuk regelmatig terugkeren. Belangrijk hierin is dat de basis op orde is. Met de basis wordt bedoeld de behandeling van vragen, klachten en initiatieven. Dat bepaalt mede hoe belanghebbenden aankijken tegen de gemeente en de mate waarin ze zich serieus genomen voelen. Vragen en klachten bieden de gemeente waardevolle informatie over wat er onder de burgers van Uithoorn leeft. We verbeteren de behandeling van vragen en klachten en destilleren daaruit de belangrijkste aandachtspunten voor de vakafdelingen. KernwaardenResponsief: we werken van buiten naar binnen, luisteren naar belanghebbenden en zoeken bewust het geluid op. Dat betekent bijvoorbeeld adequaat reageren op vragen en klachten en bij burgerinitiatieven een open antwoord: laten we kijken wat er kan! Geïnteresseerd: we zijn oprecht geïnteresseerd in hetgeen belanghebbenden naar voren brengen en we laten dat merken. Dat betekent bijvoorbeeld bij kritiek van belanghebbenden op voorstellen van gemeenten (in beleids- of projectparticipatie) niet direct in de verdediging, maar doorvragen wat de belanghebbende bedoeld, welke motieven en waarnemingen er achter zitten. ‘Kritisch’ beschouwen we als waardevol en niet als lastig. Meedenkend, flexibel en duidelijk: we denken mee, zonder de kaders uit het oog te verliezen. Over die kaders zijn we duidelijk. Dat betekent bijvoorbeeld dat we bij een initiatief voor een feest op een plein midden in een woonwijk streng zijn als dat teveel overlast zal veroorzaken, maar ook meedenken over oplossingen (al dan niet op een andere locatie). Verantwoordelijk, met lef om dingen los te laten (en daar ook voor te gaan staan). Dat betekent bijvoorbeeld dat ook het college bereid moet zijn om eerder geformuleerde regels ter discussie te stellen en dat uit te leggen. 7.2 Inbedding in de organisatie Initiatief tot beleids- en projectparticipatie bij de vakafdelingParticipatie is een vast onderdeel van elk besluitvormingstraject. De intensiteit en vorm verschillen per situatie. Bij elk traject wordt bij het maken van een plan van aanpak stil gestaan bij participatie. De vragen en uitgangspunten uit voorgaande hoofdstukken dienen daarbij als checklist en geven richting aan de uitwerking. Bij beleids- en projectparticipatie neemt de vakafdeling het initiatief. Deze afdeling is verantwoordelijk voor een gemotiveerde afweging omtrent participatie, de vertaling ervan in een plan van aanpak en voor de uitvoering ervan. Wie het daadwerkelijk uitvoert, kan per traject verschillen. Aan het eind van elk participatietraject vindt een evaluatie plaats, waarbij ook belanghebbenden om hun beleving wordt gevraagd. De afdeling communicatie kan een rol spelen in de informatievoorziening en in de ondersteuning van de vakafdelingen bij de participatietrajecten. De precieze invulling ervan wordt per traject bepaald. ParticipatiemakelaarsHet organiseren van een participatieproces en het communiceren met belanghebbenden is een vak. De competenties die daarbij horen zijn niet vanzelfsprekend bij iedereen aanwezig. In elke vakafdeling krijgt iemand de taak van participatiemakelaar. De participatiemakelaar fungeert bij beleids- en projectparticipatie als klankbord (want veel kennis van en vaardigheden), vervult eventueel een rol in de uitvoering (dat valt per project te bezien), zorgt voor verankering ervan in de participatiebank en verwijst naar andere initiatieven en voorbeelden uit de participatiebank. Bij burgerparticipatie is de participatiemakelaar er verantwoordelijk voor dat het eigenaarschap snel ergens wordt belegd. Dat kan de participatiemakelaar zelf zijn, maar ook iemand anders. Deze eigenaar is vervolgens verantwoordelijk voor het verloop van hetgeen binnen de gemeente moet gebeuren (organisatie/ afstemming van noodzakelijke procedures en afwegingen) en voor de terugkoppeling met de initiatiefnemers. Het gaat in beginsel alleen om de eventueel benodigde procedures binnen de gemeente (loslaten, niet overnemen). Alleen als de gemeente er een groter belang bij heeft kan (gemotiveerd) gekozen worden voor faciliteren of een hogere trede op de ladder voor burgerparticipatie. De participatiemakelaars zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het borgen van de kwaliteit van participatie en het verspreiden van kennis en kunde over participatie in de organisatie (de participatiebank). De participatiemakelaar heeft in elk geval de volgende competenties: kan goed luisteren, weet mensen en belangen te verbinden, geniet vertrouwen binnen de gemeentelijke organisatie, heeft een stevig netwerk in Uithoorn of de potentie om dat op te bouwen. Participatiebank: leren en ontwikkelenDuidelijke conclusie van de evaluatie was dat de kennis en kunde van participatie intern te versnipperd is. Gewenst is een centraal verzamelpunt, makkelijk bereikbaar, voor iedereen binnen de gemeente beschikbaar. Dat is cruciaal om elkaars kennis en ervaring te benutten en nieuwe werkwijzen te ontwikkelen: bij wijze van Uithoornse participatie academie. Deze participatiebank of participatie academie heeft de volgende functies (de manier waarop deze functies organisatorisch worden ingebed is later te bepalen): Bijhouden van de ‘participatie-agenda’: alle participatie op initiatief van de gemeente en burgerparticipatie op een rij. Opzetten en bijhouden van een handboek waarin de kennis en ervaring over gehanteerde participatievormen wordt gebundeld. Organiseren van gemeenschappelijke activiteiten (bijvoorbeeld cultuurverandering, training, intervisie, uitwisseling t.b.v. leren en verbeteren). Bewaken eenduidigheid in keuzen en werkwijze en in de communicatie (herkenbaar voor participanten). Periodiek beschouwen van het succes van participatie (en evalueren van deze nota). We hebben geen hele harde meetpunten voor succes benoemd in termen van tevredenheid belanghebbenden enzovoort. De komende jaren bouwen we inzichten op door elk traject te evalueren (soms uitgebreid, soms eenvoudig, ter beoordeling van de verantwoordelijken van het betreffende traject), en de resultaten met elkaar te delen. Werkende weg ontstaat zo meer inzicht in wat voor ons en voor belanghebbenden echt relevant is, wat er werkt en wat niet, wat succes- en faalfactoren zijn. Versterken informatievoorziening voor belanghebbendenGoede informatie is essentieel voor belanghebbenden. Dan gaat het over het participatieproces zelf, maar ook over alles dat de gemeente initieert en om achtergrondinformatie over onderwerpen zodat bewoners in staat worden gesteld (gefundeerd) ergens iets van te vinden. De gemeente heeft daar direct belang bij omdat het de kwaliteit van de inbreng van belanghebbenden ten goede komt. We benutten daarbij de mogelijkheden van ICT. We kijken ook naar ICT in het raadplegen van mensen. Bijvoorbeeld om meer mensen te bereiken en zo de representativiteit van meningspeiling te verhogen. Ander voorbeeld is een internetpanel wat de gelegenheid biedt om heel gericht en zonder te vergaderen meningen te horen en voorstellen te toetsten. In 2014 bezien we op welke manier we ICT kunnen benutten om informatievoorziening te ondersteunen. Participatietools die gebruik maken van internet en social media nemen we op in het Handboek participatievormen. 7.3 College van B&W en Gemeenteraad Het college van B&W is verantwoordelijk voor de (beleids)voorbereiding en de uitvoering ervan, en daarmee ook voor de participatie. Dit binnen door de raad vastgestelde kaders. De leden van het MT zijn verantwoordelijk voor de verwezenlijking van de vertrekpunten in deze nota en voor de uitvoering van de organisatorische verandering. Naast verantwoordelijkheden vraagt deze nota ook wat van het gedrag en van de communicatie tussen bestuur en ambtelijk apparaat. Van het ambtelijk apparaat wordt verwacht dat ze ruimte geven en kritisch kijken naar regels (wat is gemotiveerd nodig en waar kunnen we meer loslaten, handelen in de geest in plaats van naar de letter). Dat kan alleen succesvol zijn als daar voldoende steun voor is in het college. Het college moet de ambtelijke organisatie de ruimte bieden en gesprek over de kaders aangaan. Dienstverlening, responsiviteit toetsen in plaats van alleen strakke prestatie-indicatoren. “Bestuurders met lef zitten burgers niet in de weg als ze het zelf wel aankunnen, maar zijn er als het echt nodig is.” (VNG-commissie Talent! Februari 2010) Voor de gemeenteraad biedt participatie waardevolle informatie over de wensen en opvattingen van de burgers die zij vertegenwoordigen. Tegelijkertijd wordt met participatie ook ruimte (weg-)gegeven aan participanten. Dat is niet terugtreden, maar actief luisteren naar de samenleving en dit meewegen in het eigen handelen. Bij stukken die nu ook al naar de raad gaan (projectplannen of visies) wordt aandacht besteed aan participatie (en de afwegingen die daarbij zijn gemaakt). In strategische visies wordt aandacht besteed aan participatie bij de uitvoering ervan. Bij zwaarwegende trajecten kan het college besluiten om een plan van aanpak participatie vóóraf bij de raad neer te leggen voor wensen en bedenkingen. De participatiebank staat ook open voor raadsleden, zodat ze zelf kunnen volgen wat er gebeurd. 7.4 Financiële paragraaf Participatie vergt tijd en middelen. We zijn ervan overtuigd dat werkende-weg de efficiency en effectiviteit kan toenemen. Doordat we netwerken opbouwen, informatie en geluiden beter registreren en in onze dagelijkse contacten steeds meer informatie ophalen die we kunnen benutten in beleidstrajecten. Enkele uitgangspunten: Per traject wordt een participatieplan gemaakt, waarin de activiteiten worden begroot. Dat betekent dat per traject een afweging wordt gemaakt of de inzet de moeite waard is. Kosten voor specifieke participatietrajecten komen ten laste van de desbetreffende programma’s en projecten. Bijdragen aan bestaande adviesraden (zoals Wmo-raad, Buurtbeheer enzovoort) zijn geen onderwerp van deze nota, maar vallen onder de verantwoordelijkheid van de inhoudelijk portefeuillehouder, waarbij de investering ook wordt bezien in relatie tot andere participatie activiteiten. De uitgangspunten in h. 6 zijn daarbij leidend. Interne kosten (inzet van de gemeente zelf) voor het gesprek met bestaande adviesraden worden door de betreffende vakafdeling bezien en beoordeeld. Omdat we meer loslaten, zijn besparingen mogelijk. Deze besparingen kunnen worden benut om de activiteiten voor de participatiemakelaar en de participatiebank (deels) mogelijk te maken. De algemene activiteiten die gemoeid zijn met de verwezenlijking van deze nota (training, intervisie, participatiebank enzovoort) worden zo veel mogelijk binnen de huidige formatie opgepakt. Bijlagen Bijlage 1: Begrippen Beleids- of projectparticipatie Participatie op initiatief van de gemeente. Dit betreft participatie bij beleidsontwikkeling, bij uitvoering van beleid en bij beheer. Burgerparticipatie Participatie op initiatief van de samenleving. Maatschappelijke participatie Deelname aan de samenleving in de zin van Wmo en Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen. Burgerinitiatief Formele mogelijkheid om een aspect op de politieke agenda te plaatsen. Belanghebbenden Alle mensen en partijen die baat hebben bij, of last hebben van het denken en handelen van de gemeente op het betreffende thema Participatie makelaar Aanspreekpunt voor collega’s en belanghebbenden, expert binnen de afdeling op het gebied van participatie. Participatiebank Participatie-academie: punt waar alle informatie m.b.t. participatie samenkomt en acties t.a.v. evalueren, leren en ontwikkelen worden gecoördineerd. Bijlage 2: overzicht activiteiten Deze participatienota raakt het werk van de hele gemeente. De acties die daaruit voortvloeien worden uitgewerkt per project en per vakafdeling. Daarnaast worden activiteiten collectief georganiseerd en worden evaluaties gebundeld t.b.v. het collectief leren en verbeteren. Deze activiteiten staan in navolgend overzicht. N.B. daar waar nog geen invulling is gegeven aan ‘wie’, krijgt dat een plek in het Implementatieplan. par. wat Wie* wanneer 1.4 Verbeelden principes van de participatienota (poster/ infographic) 2014 2 Herijken WMO-verordening 2014 2 Communicatienota checken op evt. nodige aanpassingen n.a.v. de participatienota 2014 3 Evaluatie van elk participatietraject vakafdeling 3 Bundelen evaluaties en confronteren met doelen van de participatienota MO Jaarlijks 3 Volgen tevredenheid burgers en organisaties t.a.v. de samenwerking met de gemeente. Jaarlijks 4 In ieder projectvoorstel komt een aparte participatieparagraaf met daarin de afweging t.a.v. mate van participatie, de vorm, betrokkenen en financiering. Dit kan ook een plek krijgen in een apart participatieplan voor het betrefende project. vakafdeling Continu 4.3 Bouwen en onderhouden netwerken, deze delen binnen de gemeentelijke organisatie functie participatiebank Continu 4.5 Opzetten van een Handboek met participatievormen functie participatiebank 2014 4.5 Verversen van het Handboek met participatievormen functie participatiebank Continu 5.3 Uitwerken functieomschrijving participatiemakelaars 2014 5.3 Benoemen participatiemakelaars 2014 5.3 Uitwerken manier waarop financiële steun flexibel en breed inzetbaar kan worden toegepast 2014 6.1 Herzien samenwerking met bestaande raden 2014 6.2 Vertalen uitgangspunten participatienota in doorontwikkeling buurtbeheer 2014 7.1 Bij actualiseren of opstellen van nieuw beleid of nieuwe regels zijn we kritisch op de reikwijdte ervan vakafdeling per situatie 7.1 Verbeteren behandeling vragen en klachten Continu 7.1 Destilleren aandachtspunten uit vragen en klachten voor vakafdelingen Continu 7.2 Uitwerken functie participatiebank 2014 7.2 Organisatorisch verankeren participatiebank 2014 7.2 Plan van aanpak versterken informatievoorziening via ICT 2014 7.2 Intervisie Opzet 2014 7.2 Uitwerken Implementatieplan (incl. acties i.k.v. cultuurverandering en competentieontwikkeling) 2014 * waar invulling ontbreekt krijgt dat een plek in het implementatieplan Bijlage 3: checklist traject beleids- en project participatie 3.1 afwegingskader Processtappen Aan de start van elk traject wordt in het plan van aanpak een paragraaf over participatie opgenomen waarin de keuzen t.a.v. participatie worden verwoord en gemotiveerd. De verantwoordelijkheid daarvoor ligt bij de vakafdeling. Initiatieven worden gemeld aan de participatiebank (via de participatiemakelaar op de betreffende afdeling). Realisatie van de participatie is een verantwoordelijkheid van de vakafdeling. Dit kan echter in samenwerking met de afdeling communicatie en/of andere afdelingen gebeuren. Aan het eind vindt een evaluatie van de participatie plaats en worden de ervaringen en de informatie uit het traject gedeeld in de participatiebank. Bepalen ruimte voor participatie Te stellen vragen voorafgaand aan beleids- en uitvoeringstrajecten: Leent het vraagstuk zich voor beleids- en projectparticipatie? Is het onderwerp geschikt? Is er bij belanghebbenden vermoedelijk behoefte om actief te participeren? Is er voldoende beleidsruimte? Zijn noodzakelijke voorwaarden vervuld (tijd; opstelling raad en college; geld; capaciteit)? Is het antwoord ‘ja’ op al deze vragen → participatieplan opstellen. Elk voorstel voor MT en college wordt voorzien van een beargumenteerd participatieadvies waar op de voorgaande vragen wordt ingegaan. En op basis waarvan het niveau van participatie (ladder) bepaald kan worden. 3.2 checklist participatieplan Een participatieplan bevat doel en uitwerking van het participatietraject. Bij het maken van een participatieplan wordt aandacht besteed aan de volgende punten, waarbij de reikwijdte en diepgang verschilt per situatie: Uitwerking doel Participatie: Welk doel wordt met participatie beoogd? Vergroten van draagvlak? Verbeteren kwaliteit beleid/project? Anders? Welke vraag /vragen gaan we stellen? Waar willen we antwoord op krijgen? Waar zitten vermoedelijk vragen en belangen van belanghebbenden? Ontrafel deelvragen en -doelen en wees zo specifiek mogelijk. Uitwerking beschrijving (beleids)ruimte van de participatie Welke ruimte is er om het beleid/project aan te passen aan de resultaten van de participatie? Zijn besluiten van andere partijen van belang? Wat zijn de inhoudelijke randvoorwaarden en/of uitgangspunten van de participatie? Welke kaders staan vast en wat niet? Met welke wet- en regelgeving heeft het beleid/project te maken: welke beperkingen (grenzen) levert dat op voor de participatie en voor de handelingsruimte? Waar stuit het beleid/project op grenzen van ander beleid/projecten? Levert dat beperkingen op? Zo ja welke? Is het wenselijk om die beperkingen op te heffen en wat is daar dan voor nodig? Kan er een combinatie gemaakt worden met een ander participatietraject? Is dat wenselijk? Zo ja, hoe en wanneer? Op welke manier en wanneer (en wat is de ruimte hiervoor) geven we belanghebbenden zelf invloed op de manier waarop we de participatie in dit proces vormgeven? Uitwerking randvoorwaarden participatie Welke randvoorwaarden liggen vast? Hoe en door wie wordt de beschikbare tijd (fte) ingevuld? Wie is de trekker van het participatietraject? Welke collega’s worden betrokken? Wanneer? En op welke manier? Wat is hun rol? Hebben zij voldoende uren hiervoor beschikbaar? Wat zijn de competenties van de projectleider en de betrokken collega’s op het gebied van participatie- en communicatievaardigheden? Is extra inzet e/o ondersteuning gewenst (b.v. participatiemakelaar, training van vaardigheden, ondersteuning bij werkvormen)? Is het mandaat van de projectleider helder voor iedereen (intern en extern)? Uitwerking belanghebbenden participatie Wie zijn de belanghebbenden? → Maak een krachtenveldanalyse: Wat is hun belang? Wat is hun positie? In hoeverre zijn de belanghebbenden in staat om de gemeente te beïnvloeden of zijn/haar wil op te leggen? (macht, zichtbaarheid) In welke mate raakt het betreffende thema de (verschillende) belanghebbenden? Bepaal de omvang van het gezelschap. Vuistregel: naarmate de trede op de participatieladder hoger wordt is het aantal betrokkenen kleiner. In welke mate is representativiteit van belang? Wie zijn de directe belanghebbenden? Wie de indirecte? Welke professionele partijen zijn betrokken? Welke partijen/burgers vinden zélf dat ze met het thema te maken hebben? (deze mensen zullen zich altijd met het traject bemoeien, ook al worden ze niet actief betrokken. Betrek ze dan dus bewust en actief) Wees specifiek in het benoemen van partijen en mensen. Wat is de reikwijdte van het thema (buurt, wijk, gemeente, regio? Één groep, meerdere groepen, alle/veel inwoners?) Hoe betrek ik burgers/partijen? Allemaal op dezelfde manier en hetzelfde moment? Of zit daar variatie in? Hoe krijg ik (indien gewenst) een variëteit aan betrokkenen? Willen de partijen die je wil betrekken zelf ook meedoen? Staat het onderwerp op hun agenda? Zo niet, hoe wil je het daarop krijgen? Wat vinden de belangrijkste partijen aantrekkelijke manieren om te participeren? Vraag het ze. Wat is de voorgeschiedenis? Uitwerking interne stakeholders participatietraject Wie hebben er intern belang c.q. zijn betrokken bij het traject en het beleid/project? Welke rol heeft de verantwoordelijke portefeuillehouder in het participatietraject? Welke rol wil hij/zij nemen? Hoe vindt de bestuurlijke terugkoppeling en besluitvorming rond het participatietraject plaats? Is het gewenst om persmomenten te hebben over het thema en/of het participatietraject zelf (b.v. een interview) of voorafgaand aan het participatiemoment (b.v. voor vergroten draagvlak)? Op welke manier raakt dit belanghebbenden? Is het benodigde interne (ambtelijk en bij MT) draagvlak voor het participatietraject aanwezig? Is iedereen (belangrijkste interne belanghouders) het intern eens over het te bereiken doel van het participatietraject en over de manier waarop dat doel nagestreefd wordt? Maak ook voor de interne stakeholders een krachtenveldanalyse. Uitwerking informatievoorziening en communicatie over en tijdens participatie Welke randvoorwaarden zijn er t.a.v. de informatie en communicatie? Hoe kijken belanghebbenden daar tegen aan? Wat zijn rol en taken van de afdeling communicatie? Welke afspraken zijn nodig/worden gemaakt hierover? Tijdige en accurate informatie ten behoeve van iedereen die bij het participatietraject betrokken is. Zorg voor toegankelijke en begrijpelijke informatie. Versterk de informatievoorziening wanneer dat nodig is om meer mensen te bereiken en/of tijdige en accurate informatie te leveren. Heldere informatie geven aan het begin, tijdens en op het eind van het participatietraject aan deelnemers wat er met hun inbreng en de resultaten van de participatie gebeurt (en wanneer dat gebeurt). Benoem terugkoppelmomenten en hou je daar ook aan. Spreek af wie expliciet verantwoordelijk is voor deze zorgvuldige terugkoppeling naar deelnemers. Extern én intern. Hoe zit het informatienetwerk in elkaar? Welke contacten zijn er al met en tussen partijen/burgers? Hoe verloopt de informatie tussen vertegenwoordigers en hun achterbannen? Geven deze vertegenwoordigers wel alles door? Kan en wil de gemeente hen hierbij van dienst zijn? (zo ja, dan ook afspraken met hierover maken) Zijn er kennisverschillen en hoe ga je daar mee om? Zijn er aparte communicatie-activiteiten nodig om deze te overbruggen, zo ja welke? Is het nodig om (externe) deskundigheid in te schakelen? Is daar budget voor (nodig)? Interne informatie: ook deze tijdig en accuraat. Heldere positionering van het participatietraject ten opzichte van officiële inspraakmomenten (volgens de wet). Participatietraject is niet hetzelfde als inspraak volgens de wet. Wat is de rol van de pers? B.v. als informatiebron (de pers kan een belangrijke intermediair zijn voor het bereiken van een breder e/o ander publiek), of als kritisch volger; Is het verstandig om persberichten te versturen? Planning en Fasering van het participatietraject In welke fase van het beleid/project valt de participatie? Wordt er tijdens verschillende fases een andere vorm van participatie ingezet? Of een andere trede van de participatie ladder? Zo ja: schrijf voor elke fase/participatievorm een aparte paragraaf in het participatieplan, of maak een deelplan. Is er tijd ingeruimd in het traject om de participatie te laten groeien? Is er tijd om de discussie c.q. het gesprek te kunnen verdiepen? Wanneer, hoe en hoe vaak wordt er teruggekoppeld naar de verantwoordelijk bestuurder en de ambtelijk opdrachtgever? Uitwerken Risico-paragraaf van het participatietraject Speelt er een voorgeschiedenis? Wat kan er misgaan in en door dit participatietraject? (negatieve brainstorm). Welke risico’s kunnen voorzien worden en hoe kunnen we de kans daarop voorkomen of verkleinen? Heeft de projectleider voldoende mandaat voor het participatietraject? Hoe staat het met het verwachte externe én interne draagvlak voor het beleid/project en voor het participatietraject? Uitwerken Evaluatie van het participatietraject Wat moet de evaluatie aan gegevens opleveren? Vooral gericht op verantwoording afleggen? Vooral gericht op leren (zie ook nazorg)? Allebei? Evalueer zowel het proces als het effect van het gevolgde participatieproces Welke indicatoren zijn nodig? Wat en hoe ga je dit meten? Wat moet je vooraf en/of tijdens meten/bijhouden? De evaluatie maakt deel uit van de project/trajectplanning; dus plan de evaluatie bij de start van het traject (in het participatieplan dus) in en neem daarbij mee de tijd (en evt. geld) dat het kost. Evalueer niet alleen het externe maar ook het interne proces en de interne communicatie. Na afloop van het participatietraject: aandacht voor nazorg Opgebouwde netwerk onderhouden: (Hoe) doe je dat zelf? En wie doet dat (ook)? Is het nodig om daar afspraken over te maken? Zo ja, doe dat dan en stel ook de participatiemakelaars daarvan op de hoogte. Kennis, inzichten en contacten via de participatiebank delen met collega’s en participatiemakelaars. Hetzelfde geldt voor het delen van ervaringen met werkvormen, (gespreks-) methodieken en het signaleren en benoemen van sterke competenties van collega’s en/of jezelf (b.v.: collega y is heel goed in het leiden van een gesprek met een grote groep, of: collega x beheerst heel goed de scenariomethodiek). Wie zorgt voor de inpassing van de resultaten in komende beleidsprocessen? Het ligt voor de hand dat het afdelingshoofd e/o participatiemakelaar dat borgen, maar weet dat wel zeker. Bijlage 4: Checklist Traject Burgerparticipatie Houding: ‘Ja, tenzij’. Te stellen vragen bij het bepalen van de gemeentelijke reactie op een bewoners- of burgerinitiatief: Gaat het om een bewonersinitiatief of een burgerinitiatief Raakt het initiatief vraagstukken van veiligheid en openbare orde? Zijn belangen van anderen in het geding? Draagt het initiatief bij aan het realiseren van gemeentelijke doelen? I.v.m. het bepalen van eventueel gewenste steun door de gemeente. Conflicteert het initiatief met bestaand beleid en / of regels? Is afwijking mogelijk en motiveerbaar? Wat is de achtergrond van de regel? Past het initiatief wel bij die achtergronden? In welke mate vergt dat bemoeienis van de gemeente? In welke mate vraagt dit het stellen van randvoorwaarden? Of kunnen we er ook heldere afspraken over maken met de initiatiefnemers? Welk niveau op de participatieladder wil de gemeente gaan innemen (bij positieve reactie)? Op basis van de antwoorden op deze vragen kan de participatiemakelaar en/of de behandelend ambtenaar een advies aan het MT e/o College van Burgemeester en Wethouders schrijven over de wijze waarop de gemeente het betreffende initiatief tegemoet gaat treden. Onderdeel van het advies is de vraag of een gemeentelijk participatieplan al dan niet gewenst is. Bijlage 5 : Achtergrond doorontwikkeling buurtbeheer In het najaar van 2006 is met ‘Buurtbeheer nieuwe stijl’ een nieuwe werkwijze geïntroduceerd in de samenwerking met bewoners en partners in zeven wijken in Uithoorn (Plan van aanpak Buurtbeheer Uithoorn 2007-2011, BI06.0645 en RV06.0066). Deze werkwijze is in 2010-2011 geëvalueerd. De resultaten van deze evaluatie zijn neergelegd in de notitie Evaluatie Buurtbeheer (januari 2011, BI11.0143 d.d. 10-05-11). Voor deze evaluatie zijn veel bewoners geënquêteerd en is gesproken met actieve bewoners in Buurtbeheer, met leden van de stuurgroep, met betrokken professionals die werkzaam zijn in Buurtbeheer en met raadsleden die Buurtbeheer in portefeuille hebben. Een begeleidingsgroep met daarin vertegenwoordigers van de partners en van in Buurtbeheer actieve bewoners, was nauw betrokken bij deze evaluatie. Enkele conclusies: Buurtbeheer draagt bij aan de kwaliteit van leven in de wijk, via de kwaliteit van de openbare ruimte en steeds meer ook voor het prettig samenleven, de sociale cohesie. Buurtbeheer leidt ertoe dat bewoners de gemeente en andere professionals makkelijker weten te vinden. Keerzijde is de soms te hoge verwachting bij burgers over de inzet van de gemeente. Buurtbeheer biedt ogen en oren in de buurt voor de gemeente en andere professionals. Voor de gemeente is Buurtbeheer een belangrijke gesprekspartner gebleken. Geconstateerd wordt dat dit niet in de plaats kan komen van inspraak of gesprek met andere bewoners. Bewoners actief in Buurtbeheer participeren op persoonlijke titel. Buurtbeheer heeft geleid tot meer betrokkenheid van bewoners bij de buurt. Buurtbeheer leidt tot een integrale aanpak doordat bewoners en professionals elkaar ontmoeten en zo situaties in de buurt gezamenlijk vanuit verschillende invalshoeken belichten. Zaken kunnen zo snel en efficiënt worden opgepakt. Buurtbeheer wordt steeds meer een forum voor initiatieven voor en door bewoners. Op basis van de evaluatie is de Leidraad Buurtbeheer Uithoorn 2012-2015 opgesteld. De centrale aanbeveling daarin is ‘Buurtbeheer op maat’. Wijken verschillen, bewoners verschillen. Aanbevolen wordt af te stappen van de uniformiteit en Buurtbeheer toe te snijden op de wensen en noden van de buurt. Maatwerk in programma en in de inzet van professionals. Daarbij wordt aanbevolen meer aan bewoners over te laten: Buurtbeheer voor en door bewoners. Meer conclusies en aanbevelingen staan in de leidraad. Besloten is om de doorontwikkeling van Buurtbeheer op te pakken. De op 11 september 2012 (onder nummer BI12.0325) in het college besproken notities Leidraad Buurtbeheer Uithoorn 2012-2015 en ‘(Hoe) Verder met Buurtbeheer en (meer) buurtgericht gaan werken’ gaven daarvoor de basis. Deze doorontwikkeling is wederom in een projectgroep met partners en met in Buurtbeheer actieve bewoners uitgewerkt. Deze projectgroep bestond uit vertegenwoordigers vanuit het Uithoornse Buurtbeheer, de Regiopolitie, Eigen Haard, Cardanus en gemeente. Doel van Buurtbeheer blijft het bijdragen aan de kwaliteit van de openbare ruimte en van het leefklimaat in de buurt (sociale domein), door meer bewoners meer ruimte te geven daar zelf een steentje aan bij te dragen. Met de doorontwikkeling wordt een nieuwe koers ingeslagen, waarvoor de Participatienota de kaders biedt. Bijlage 6: Evaluaties Verkeersstructuurplan De Kwakel 1 Wat was het doel en karakter van het project? De onrust van de burgers in De Kwakel weg nemen, over de bereikbaarheid en verkeersveiligheid van De Kwakel. Het verkeersplan zou hiervoor integrale en gedragen oplossingen moeten bieden voor deze problematiek. 2 Wat was het doel van de participatie? Gedragen verkeersstructuurplan (VSP) maken, mede naar aanleiding van zorgen van bewoners. Dit vraagt om een VSP dat in De Kwakel én met de mensen uit en dichtbij de Kwakel gemaakt wordt 3 In welke fase(n) is geparticipeerd en in welke vorm? Door middel van het werken met een werkteam bestaande uit bewoners, ondernemers, sportverenigingen, belangenorganisaties en de gemeente is geparticipeerd in de fase van verkenning/onderzoek en planvorming. Halverwege en aan het einde van dit proces is er een openbare bijeenkomst gehouden voor alle belangstellenden, waarop de resultaten werden gepresenteerd. Hierop had iedereen de mogelijkheid om te reageren. 4 Wie zijn uitgenodigd (partijen, personen)? Hoe kwam de selectie tot stand? Bij de start zijn verenigingen aangeschreven en zijn via buurtbeheer mensen gevraagd. Ook is er een open uitnodiging geplaatst. Bij de aanmeldingen is niet geselecteerd. Iedereen die zich had aangemeld kon meedoen in het werkteam. Zie voor de deelnemende partijen de opsomming onder
- 5 Wat was de status van de betrokkenheid (aan de hand van de participatieladder: informeren, raadplegen, adviseren, meedoen, meebeslissen)? Werkteam: meedenken en meedoenà dit was ook de werkelijke en formele status. De openbare bijeenkomsten hadden het karakter van informeren, raadplegen, en informatie ophalen. 6 Wat was het effect van de participatie (bedoeld en onbedoeld)? Het effect was dat er veel informatie en ideeën werden gegenereerd, en dat de verkeersproblematiek voor iedereen duidelijk werd en ook gedragen werd. Dit gaf een goede basis om oplossingsrichtingen te bepalen. Verder was het effect met het werken in een werkteam dat in het kleine groepje oplossingen werden bedacht, die door de buitenwacht niet door iedereen werden gedragen. Een deel van het werkteam is van mening dat de gekozen oplossingsrichting is opgedrongen. Hierdoor veranderden de mening van de deelnemers over de gekozen oplossingsrichting. Op basis hiervan is veel discussie geweest en zijn de voorgestelde oplossingsrichtingen gewijzigd. Deze uitgebreide discussie en het als gevolg hiervan bijstellen van de oplossingsrichting is het draagvlak voor de besluiten toegenomen. 7 Wat waren belangrijke succes/ faalfactoren? Succesfactoren: Gedragen knelpunt, veel discussie over oplossingsrichtingen waar naar geluisterd is en waardoor de draagvlak voor het plan is toegenomen. Faalfactoren: De lange duur van het proces. Het zich niet gehoord en serieus genomen voelen van werkteamleden. Hierdoor is de participatie door deze mensen als niet goed ervaren, terwijl de gemeentelijke organisatie het gevoel heeft dat er juist wel is geluisterd omdat ook het plan daarop is aangepast. 8 Wat zegt dit traject over de (huidige en gewenste) kaders voor participatie Laat het participatietraject zo kort mogelijk duren. Handel het proces voortvarend af en informeer duidelijk als de planning onverwacht uitloopt. 9 Wat zegt dit traject over de (huidige en gewenste) rol van de eigen afdeling, de afdeling communicatie, het college, de raad? Doe aan verwachtingenmanagement door vooraf duidelijk te communiceren wat de aard is van het participatietraject en hoe dit er uit ziet. Houdt deelnemers duidelijk voor welke rol ze daarbij vervullen en bereid ze daar op voor. Zeker als ze later hun adviezen moeten uitleggen en verdedigen aan hun achterban. Niet iedereen van hun achterban heeft dezelfde informatie en zal direct staan te juichen bij de gekozen oplossingen en compromissen. Luister goed naar de meningen van alle deelnemers en sta open voor hun ideeën. Als bepaalde ideeën niet mogelijk zijn: communiceer hier duidelijk over en geef met duidelijke redenen of argumenten aan waarom iets niet kan. 10 Wat zegt dit over de faciliteiten die nodig zijn om participatie vorm te geven? Deelnemers moeten goed bewust gemaakt worden over hun rol en voldoende informatie daarvoor krijgen. 11 Is dit participatietraject geëvalueerd? Zo ja, graag verslag daarvan bijvoegen. Nee, niet buiten de evaluatie in het kader van deze nota. Herinrichting Amsterdamseweg 1 Wat was het doel en karakter van het project? Het geschikt maken van de Amsterdamseweg als hoofdontsluitingsweg naar de nieuwe omgelegde provinciale weg N-
- 2 Wat was het doel van de participatie? Draagvlak creëren voor het herinrichtingsplan van de Amsterdamseweg, en het verkrijgen van medewerking voor de aankoop van gronden voor het realiseren van de vier geplande rotondes. 3 In welke fase(n) is geparticipeerd en in welke vorm? Er is geparticipeerd met behulp van een stuurgroep waarin vertegenwoordigers van de bedrijven zitting hadden. Daarvoor was al een externe specialist in opdracht van de gemeente in overleg getreden met de bedrijven langs de Amsterdamseweg. Dit om te inventariseren wat hun toekomstplannen zijn en waar ze tegen aanlopen bij het herinrichten van deze weg. Verder is het ontwerp van de Amsterdamseweg gepresenteerd tijdens een informatieavond waar iedereen zijn of haar mening kon geven. In de stuurgroep heeft overigens een adviseur van Transport en Logistiek Nederland als onafhankelijke derden geadviseerd over de grootste knelpunten. 4 Wie zijn uitgenodigd (partijen, personen)?Hoe kwam de selectie tot stand? Van elke ondernemersvereniging zijn vertegenwoordigers uitgenodigd. Dit is gevraagd aan de secretaris en de voorzitter van deze verenigingen. Het betrof de OVU, de IKU en de SBBU. Hiermee was een groot deel van de bedrijven vertegenwoordigd. 5 Wat was de status van de betrokkenheid (aan de hand van de participatieladder: informeren, raadplegen, adviseren, meedoen, meebeslissen)? De status van de betrokkenheid was informeren, raadplegen en adviseren van de verantwoordelijke wethouder. 6 Wat was het effect van de participatie (bedoeld en onbedoeld)? Van de zijde van de ondernemers kwam er begrip voor en inzicht over de te nemen maatregelen van de gemeente. Vanuit de gemeente kwam er meer inzicht in de knelpunten van de ondernemers en hoe deze konden worden opgelost. Tot slot resulteerde dit in een aangepast ontwerp waarin alle partijen zich konden vinden en wat voldoet aan de vooraf gestelde uitgangspunten. 7 Wat waren belangrijke succes/ faalfactoren? De volgende keer zouden zeker de ondernemers er weer bij betrokken moeten worden om goed te luisteren naar elkaar, en elkaars belangen en problemen te onderkennen en mee te nemen in het proces. Dit zou een volgende keer alleen al in een eerder stadium moeten gebeuren. 8 Wat zegt dit traject over de (huidige en gewenste) kaders voor participatie? Heb goed oog voor elkaars belangen en knelpunten, en communiceer daar goed en vroegtijdig over. Zodoende kan je oplossingen bedenken die voor iedereen acceptabel zijn. 9 Wat zegt dit traject over de (huidige en gewenste) rol van de eigen afdeling, de afdeling communicatie, het college, de raad? De afdeling blijft verantwoordelijke voor de uitvoering en bewaking van het participatieproces. Een wethouder kan in een stuurgroep met vertegenwoordigers van bedrijven een nuttige rol vervullen. 10 Wat zegt dit over de faciliteiten die nodig zijn om participatie vorm te geven? Tijd en ruimte om met diverse partijen te overleggen. 11 Is dit participatietraject geëvalueerd? Zo ja, graag verslag daarvan bijvoegen. Nee, niet buiten de evaluatie in het kader van deze nota. Hoofdontsluitingsroute Oude Dorp 1 Wat was het doel en karakter van het project? Herinrichting hoofdontsluitingroute, onderdeel van uitvoeringsprogramma UVVP, invullen missing link hoofdstructuur Uithoorn. Type 2 project (wijkoverstijgend belang). 2 Wat was het doel van de participatie? Betrokkenheid van de omgeving met behulp van participatie - Draagvlak verkrijgen - Betere kwaliteit plannen De verwachting is dat onder bewoners van het projectgebied weerstand zal zijn tegen het aanleggen van hoofdverkeersverbinding door hun woon- en leefgebied. De communicatiestrategie zal erop gericht zijn dat de bewoners en andere direct betrokkenen de projectdoelen begrijpen. Het primaire doel is het algemeen belang van de bewoners van Uithoorn. Daarbij is het van essentieel belang te onderkennen dat bewoners zich geschaad zullen voelen in hun woongenot, hiervoor begrip te tonen en waar mogelijk oplossingen te bieden. Het uitgangspunt is zoveel mogelijk procedures te vermijden door heldere en duidelijke voorlichting over de ins en outs van het project. Door de bewoners direct en onmiddellijk te betrekken en daarbij de uitgangspunten van meet af aan duidelijk te stellen, kan het project optimaal worden ingepast in hun leefomgeving. 3 In welke fase(n) is geparticipeerd en in welke vorm? Ontwerpfase: projectparticipatie belanghebbenden Na ontwerpfase: variant voor verkeersafwikkeling eerst bestuurlijk vaststellen. Vanwege weerstand die bekend is de uitgangspunten vaststellen waarna er ruimte is om de inrichting binnen die uitgangspunten wel met een participatietraject in te vullen. De raad is op dit moment ingesprongen (niet van te voren afgesproken, raad heeft het zelf op agenda gezet) en het bestuurlijk besluit besproken, waarna de raad in navolging van het college opdracht heeft gegeven om de gekozen variant uit te werken, de raad heeft gedetailleerde uitgangspunten voor de uitwerking meegegeven. Na vaststelling van de variant is een bewonerswerkgroep opgestart: deze werkgroep laten meedenken over de inrichting van de openbare ruimte. Voorlopig Ontwerp + raming kosten + communicatieplan: formele inspraakprocedure alvorens B&W besluit. 4 Wie zijn uitgenodigd (partijen, personen)? Er zijn uitnodigingen voor deelname gestuurd naar: - Bewoners Oude Dorp + Thamerdal & Buurtbeheer Oude Dorp + Thamerdal: gezamenlijk in een bewonerswerkgroep - Bedrijven, winkeliers - Overige belanghebbenden - Winkeliersvereniging - Ondernemersverenigingen Gezien het maatschappelijk belang van het project, heeft er geen selectie plaatsgevonden, alle aanmeldingen hebben plaats genomen in de bewonerswerkgroep (16 mensen). 5 Wat was de status van de betrokkenheid (aan de hand van de participatieladder: informeren, raadplegen, adviseren, meedoen, meebeslissen)? Na definitiefase: informeren. Variant voor verkeersafwikkeling bestuurlijk vaststellen, daarover informeren. In de praktijk: interventie van de raad. (zie boven). In de ontwerpfase daarna een bewonerswerkgroep opstarten die meedenkt/adviseert Voorlopig Ontwerp + raming kosten + communicatieplan: formele inspraakprocedure alvorens B&W besluit. Reacties worden aan college voorgelegd: adviseren Informeren: communicatie over ontwikkelingen in het totale plangebied. Participatie: in deelprojecten. Achteraf heeft het traject, mede door inmenging van de raad, elementen van meebeslissen in zich gehad. 6 Wat was het effect van de participatie (bedoeld en onbedoeld)? Tijdens participatieproces: bewoners werden en voelden zich geknecht door de gedetailleerde uitgangspunten, dit leidde tot veel discussie en onenigheden. Bewoners hebben buiten de werkgroep om een lobby naar de politiek gevoerd om de door de raad vastgestelde uitgangspunten van tafel te krijgen. Deze lobby is geslaagd: de raad heeft de uitgangspunten daadwerkelijk veranderd. Tijdens de inspraak is ook op de uitgangspunten van de raad door bewoners teruggekomen, de raad is vervolgens mee gaan bewegen en heeft bijvoorbeeld het bepalende uitgangspunt ‘50km-regime’ veranderd in 30km-regime, waardoor ook andere inrichtingsuitgangspunten gingen schuiven. Dit was een moeilijke situatie voor de projectleider en andere ambtenaren, die tijdens de werkgroep steeds vasthielden aan de door de raad gestelde uitgangspunten en de consequenties daarvan voor de inrichting van de weg. De PL bleek uiteindelijk niet gedekt te worden, hierdoor verlies je gezag. En de vraag rijst bij ambtenaren: hebben we nog wel een hoofdontsluitingsweg en hebben we nog wel een verkeersbeleid dat ook vigerend is. Bewoners zijn tevreden over participatieproces, oa volgens het vermoeden van de ambtenaren omdat ze hun zin hebben gekregen op nagenoeg alle discussiepunten. 7 Wat waren belangrijke succes/ faalfactoren? Intern en extern. “Om de participatie te laten slagen, is het noodzakelijk dat vooraf duidelijk is waar mensen wel en waar niet iets over te zeggen hebben. Duidelijkheid en goede terugkoppeling vanuit de gemeente daarover is essentieel. En als een bepaald onderwerp geen discussieonderwerp is, moet daarover duidelijk gecommuniceerd worden.” - Top: keuze voor variant vroeg in het proces is heel sterk. - Top: informatieverstrekking over deze keuze, was zeer transparant - Top: input van bewoners, hierdoor werd helder waar de pijnpunten zitten - Tip: nog meer aan de voorkant herbevestigen door de raad van hetgeen onwrikbaar is - Tip: hoe breng je de feiten, goed de feiten brengen, een breed opgezet participatieproces goed doorlopen, is nog geen garantie voor succes (succes in de vorm van: het beleid/de keuzes voor uitwerking worden gedragen en niet aangevallen) - Tip: expect the unexpected 8 Wat zegt dit traject over de (huidige en gewenste) kaders voor participatie? In voortraject heel goed rol en momentum van raad meenemen, ook raad zelf laten besluiten over participatieproces en hoever de participatie gaat (waar wordt straks wel nog een besluit over genomen, en waar niet over?), zo nodig laten herbevestigen 9 Wat zegt dit traject over de (huidige en gewenste) rol van de eigen afdeling, de afdeling communicatie, het college, de raad? Raad is altijd partij in participatieprocessen ook wanneer ze formeel geen partij is, omdat de bewoners de raad kunnen betrekken en beïnvloeden. 10 Wat zegt dit over de faciliteiten die nodig zijn om participatie vorm te geven? Voor dit specifieke project waren de faciliteiten voldoende. 11 Is dit participatietraject geëvalueerd? Zo ja, graag verslag daarvan bijvoegen. Nee (nog niet schriftelijk ,wel mondeling in de afdeling), maar dit is wel toegezegd aan de bewonerswerkgroep en zal plaatsvinden wanneer project daadwerkelijk is gerealiseerd. Integraal Plan Europarei 1 Wat was het doel en karakter van het project? Verbeteren van de leefbaarheid en de toekomstbestendigheid van Europarei door het formuleren van een gezamenlijke visie op Europarei resulterend in een integraal gebiedsgericht plan voor deze buurt. 2 Wat was het doel van de participatie? Doel van de integrale aanpak is om een zo breed mogelijke groep bewoners te laten deelnemen aan het invullen, uitwerken en uitvoeren van de sociaal maatschappelijke acties. 3 In welke fase(n) is geparticipeerd en in welke vorm? In de verschillende fasen zijn steeds bewoners betrokken. Stap 1: Analyse en onderzoeksfase: participatie gericht op consulteren, adviseren, informatie vergaren à Top 10 Stap 2: Bespreken wensen en ideeën: projectenmarkt à toetsen + informeren Stap 3: Uitvoering (deze fase volgt na besluitvorming) 4 Wie zijn uitgenodigd (partijen, personen)? Hoe kwam de selectie tot stand? Bewoners: Zoveel mogelijk betrekken van alle doelgroepen in de buurt, zoveel mogelijk mensen bereiken. Want: om erachter te komen hoe Europarei er voor staat en om gericht actie te kunnen nemen, is via allerlei participatieactiviteiten inzicht verkregen wat er onder buurtbewoners leeft en speelt. Er is met 200 bewoners (moeders, vaders, kinderen, meiden etc) gesproken en via onderzoeken zijn ruim 460 bewoners betrokken. Eigen Haard: samen met gemeente planvorming woonprogramma; + opsteller participatieplan tbv planontwikkeling resterende drie flats. Specifiek voor sociaal plan thema Wonen overleg met huurdersorganisatie Euro-Parel 5 Wat was de status van de betrokkenheid (aan de hand van de participatieladder: informeren, raadplegen, adviseren, meedoen, meebeslissen)? Integraal plan: - Fase 1 en 2: informeren, raadplegen, adviseren - Fase 3: informeren, raadplegen, adviseren Toelichting: In principe wordt advies gevraagd aan bewoners. Gegeven (bewoners)adviezen wegen zwaar, er zal altijd beargumenteerd moeten worden waarom adviezen niet worden overgenomen. Indien er voor acties geen beleidsruimte is, is het uitgangspunt dat bewoners minimaal geïnformeerd worden. Voor het thema wonen zijn aparte afspraken gemaakt in participatieplan Eigen Haard Veel bewoners in het hele proces betrekken. Participatieniveau is vooraf bepaald; praktijk bleek vaak weerbarstiger In de uitvoeringsfase had wellicht meer gebruik gemaakt kunnen worden van meedoen, meebeslissen. De verwachting van de bewoners was dat er kon worden geadviseerd en dat ze konden meedoen. In de praktijk bleek dat de status van de participatie voornamelijk op het niveau van informeren en raadplegen plaatsvond, dit kwam ook doordat adviezen niet duidelijk zijn teruggekoppeld. 6 Wat was het effect van de participatie (bedoeld en onbedoeld)? Er vonden veel participatie activiteiten plaats waardoor bewoners overspoeld werden. Achteraf is de terugkoppeling over de activiteiten niet altijd gebeurd of volledig geweest. Meerder groepen bewoners voelden zich als groep niet gehoord. 7 Wat waren belangrijke succes/ faalfactoren? Intern (ambtelijk, bestuurlijk, politiek) en extern. Het niet altijd (goed) terugkoppelen van uitkomsten en het niet goed aanhaken van bepaalde groepen actieve bewoners. 8 Wat zegt dit traject over de (huidige en gewenste) kaders voor participatie? Goed bepalen van de ruimte is om mee te denken en of dit in de praktijk haalbaar is; kan je de belofte waarmaken. Veel participeren betekent niet dat het goed is. 9 Wat zegt dit traject over de (huidige en gewenste) rol van de eigen afdeling, de afdeling communicatie, het college, de raad? Meer afstemming aan de voorkant (wat is haalbaar) en duidelijke rolverdeling. 10 Wat zegt dit over de faciliteiten die nodig zijn om participatie vorm te geven? Kennis, kunde en ervaring beschikbaar over dit soort trajecten. 11 Is dit participatietraject geëvalueerd? Zo ja, graag verslag daarvan bijvoegen. Nee, niet buiten de evaluatie in het kader van deze nota. Voetnoten [1] Zie ook de actuele discussie binnen de VNG over burgerparticipatie en bestuurlijke bescheidenheid [2] Dit afwegingskader is ontleend aan informatie van ProDemos, huis voor democratie en rechtstaat. [3] RMO, loslaten in vertrouwen, 2012 [4] Zo is er bijvoorbeeld via de VNG een actieprogramma waarvan het uitwisselen van praktische handvatten onderdeel is. [5] In een projectgroep Doorontwikkeling Buurtbeheer Uithoorn bestaande uit vertegenwoordigers vanuit het Buurtbeheer, de Regiopolitie, Eigen Haard, Cardanus en gemeente. Zie bijlage 5.1 voor meer informatie over de herijking en in bijlage 5.2 de volledige notitie ’Buurtbeheer op Eigen Kracht’.