Organisatiestatuut gemeente Kampen (Kampen)

Organisatiestatuut gemeente Kampen, waarin is opgenomen de instructie voor de gemeentesecretarisHet college van burgemeester en wethouders van de gemeente Kampen; gelezen het voorstel van 13 mei 2014, kenmerk 14ADV00239; gelet op de artikelen 103, tweede lid en 160, eerste lid, onder c van de Gemeentewet en hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht; besluit vast te stellen het Organisatiestatuut gemeente Kampen, waarin is opgenomen de instructievoor de gemeentesecretaris Hoofdstuk1Inleiding Artikel1Begripsomschrijvingen In dit statuut wordt verstaan onder: de organisatie: het totale ambtelijke apparaat dat ten dienste staat van het gemeentebestuur, met uitzondering van de griffie en Quintus; integraal management: een managementconcept dat is gebaseerd op het uitgangspunt dat de manager, binnen vastgestelde kaders, verantwoordelijk is voor het realiseren van de door het bestuur gestelde doelen met de ter beschikking gestelde middelen; middelen: hieronder worden zowel personeel, informatisering, juridische zaken, organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting verstaan (PIJOFACH); planning en control: het geheel van activiteiten dat uitgevoerd moet worden om duidelijk te maken wat er in een bepaalde periode moet gebeuren als uitkomst van een bestuurlijk proces (planning), de (voortgangs)rapportage(s) daarover, de benodigde bijsturing en uiteindelijk de verantwoording over de behaalde resultaten aan het bestuur (control); brede control: de control van zowel de middelen als het beleid. Artikel2Reikwijdte Dit statuut heeft onder meer een relatie met de volgende gemeentelijke regelingen en besluiten: de mandaatregeling gemeente Kampen; de financiële verordening gemeente Kampen (art. 212 Gemeentewet); de controleverordening gemeente Kampen (art. 213 Gemeentewet); de verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Kampen (art. 213a Gemeentewet); de regeling Budgetbeheer Kampen. Hoofdstuk2Hoofdkenmerken en werkwijze ambtelijke organisatie Artikel3Hoofdkenmerken van de organisatie 1.De organisatie werkt onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college. 2.De organisatie staat onder leiding van de directie, waarvan de gemeentesecretaris als algemeen directeur de voorzitter is. 3.De organisatie bestaat uit een staf en vijf eenheden, die verder onderverdeeld kunnen zijn in teams: Concernstaf; eenheid Ruimtelijke Ontwikkeling; eenheid Maatschappelijke Ontwikkeling; eenheid Publieksdienstverlening; eenheid Beheer Openbare Ruimte; eenheid Interne Dienstverlening. 4.De concernstaf staat onder leiding van een directielid. 5.Een eenheid staat onder leiding van een eenheidsmanager. 6.De algemeen directeur stelt op voorstel van de eenheidsmanager de onderverdeling van de eenheid in teams vast. 7.Een team staat onder leiding van een teammanager; bij afwezigheid daarvan wijst de eenheidsmanager een vervanger aan of fungeert zelf als zodanig. Artikel4Algemene bepalingen voor de sturing van de organisatie 1.De organisatie functioneert binnen al haar geledingen als eenheid. 2.De organisatie kenmerkt zich door de volgende principes: centrale sturing; een strategische oriëntatie; eenheid in beleid en bedrijfsvoering; een transparante wijze van werken; resultaatgerichtheid; omgevingsbewustzijn; toekomstgericht; samenwerkingsgerichtheid; een integraal begrotings- en verantwoordingsproces; integrale advisering aan directie en bestuur. 3.De staf, eenheden en de teams worden geleid volgens de principes van integraal management, binnen de kaders van dit statuut. Hoofdstuk3De gemeentesecretaris Artikel5Benoeming en ontslag 1.De gemeentesecretaris wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het college. 2.Het college stelt de benoemingsprocedure vast. Bij de selectie wordt een vertegenwoordiging van het college, van de directie, van de eenheidmanagers en van de Ondernemingsraad betrokken. Artikel6Hoofdtaken 1.De hoofdtaken van de gemeentesecretaris1 zijn: algemeen adviseur van het college en de burgemeester; algemeen directeur; bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden. 2.De gemeentesecretaris wordt bij afwezigheid vervangen door een door het college aangewezen loco-secretaris. 3.Bij langdurige afwezigheid treft het college een voorziening. -1 Eventuele wijzigingen in de wettelijk vastgelegde taken voor de gemeentesecretaris, werken door en treden zo nodig in plaats van hetgeen is opgenomen in dit statuut. Artikel7Verantwoordelijkheden als gemeentesecretaris en algemeen adviseur van het college 1.De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een doelmatige en effectieve ondersteuning van en informatievoorziening en advisering aan het college en de burgemeester teneinde een goede vervulling van hun taken mogelijk te maken. 2.Onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester is de gemeentesecretaris verantwoordelijk voor een goede voorbereiding en orde van de vergadering van het college. 3.De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de administratie en verslaglegging van collegevergaderingen en bevordert een goed functioneren van het college. 4.De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor het vastleggen van collegebesluiten in een besluitenlijst en ziet er op toe dat collegebesluiten voortvarend en correct worden uitgevoerd. 5.De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de procedurele afstemming met de griffie. 6.De gemeentesecretaris verleent op verzoek ambtelijke bijstand op grond van de ‘Verordening ambtelijke bijstand 2002’. Artikel8Verantwoordelijkheden als algemeen directeur 1.De algemeen directeur is eindverantwoordelijke voor de organisatie. 2.De algemeen directeur is verantwoordelijk voor een goede voorbereiding van beleidsvoorstellen voor het college of de burgemeester en, na besluitvorming, een goede uitvoering van de genomen besluiten op basis van een gemeentebrede eenheid van beleid en middelen. 3.De algemeen directeur doet dit door: het geven van sturing aan de organisatie; het erop toezien en bevorderen dat gewerkt wordt overeenkomstig de in artikel 4 lid 2 genoemde principes. 4.De algemeen directeur voert deze taak uit in nauwe samenwerking met de directeur bedrijfsvoering. Hoofdstuk4De directie Artikel9Samenstelling en vervanging 1.De directie bestaat uit twee leden, de algemeen directeur en de directeur bedrijfsvoering. 2.De leden van de directie vervangen elkaar bij afwezigheid. 3.Bij langdurige afwezigheid treft het college op voorstel van de één van de directieleden een voorziening. Artikel10Benoeming en ontslag directeur bedrijfsvoering 1.De directeur bedrijfsvoering wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het college. 2.Het college stelt de benoemingsprocedure vast. Bij de selectie wordt een vertegenwoordiging van het college, van de directie, van de eenheidmanagers en van de Ondernemingsraad betrokken. Artikel11Verantwoordelijkheden van de directie 1.De directie heeft gezamenlijk de verantwoordelijkheid voor de gehele organisatie, met de algemeen directeur als eindverantwoordelijke. 2.De directie stelt, met inachtneming van de bevoegdheden van het college, gemeentebrede kaders en richtlijnen vast. 3.De directie is verantwoordelijk voor het uitdragen, bevorderen en ontwikkelen van de sturingsprincipes als bedoeld in artikel 4 lid

1. 4.De directie is verantwoordelijk voor de organisatieontwikkeling. 5.De directie legt haar werkwijze vast in een directiestatuut. 6.Ieder directielid kan aan alle medewerkers informatie vragen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig is. Artikel12Vergaderingen van de directie 1.De directie vergadert periodiek over alle zaken die de directie aangaan. 2.Bij verschil van inzicht tussen de directeuren beslist de algemeen directeur. 3.De vergaderingen van de directie worden genotuleerd en de besluiten worden vastgelegd en kenbaar gemaakt aan de organisatie. Hoofdstuk5Concernstaf/concerncontroller & Eenheden/eenheidsmanagers Paragraaf1Concernstaf / concerncontroller Artikel13Hoofdtaken Concernstaf 1.De Concernstaf heeft de volgende hoofdtaken: advisering en ondersteuning voor bestuur en directie op het gebied van kaderstelling, monitoring, verantwoording, strategische sturing en strategische bedrijfsvoering; het signaleren van maatschappelijke ontwikkeling en opgaven en die vertalen in kaders voor het bestuur, management en beleidsontwikkelaars; adviseren en ondersteunen bij het aanbrengen van focus; het versterken van de bestuurlijke positionering van de gemeente in de regio en nationaal. 2.Namens de directie ziet de Concernstaf er op toe dat adviezen en plannen voor het bestuur voldoen aan de gestelde kaders en de uitgangspunten van het strategisch beleid, coördinatie en integraliteit. 3.De Concernstaf adviseert het college en de directie over gemeentebrede inrichting van planning en controlcyclus en de daartoe vast te stellen kaders en richtlijnen. Artikel14Verantwoordelijkheden en bevoegdheden concerncontroller 1.De concerncontroller is verantwoordelijk voor een doelmatige en effectieve uitvoering van de brede controlfunctie en de gemeentebrede ontwikkeling hiervan. 2.De concerncontroller adviseert en rapporteert aan de directie en het college. 3.De concerncontroller is bevoegd om over controlaangelegenheden rechtstreeks mededelingen te doen en adviezen te geven aan het college. Hij doet hiervan mededeling aan de gemeentesecretaris. 4.De concerncontroller is bevoegd om bij alle ambtenaren inlichtingen in te winnen die voor het vervullen van zijn taak nodig zijn. Artikel15Vervanging 1.De concerncontroller wordt bij afwezigheid vervangen door de directeur bedrijfsvoering voor zover het de uitoefening van de controltaken betreft; 2.Bij langdurige afwezigheid van de concerncontroler treft de directie op voorstel van de directeur bedrijfsvoering een voorziening. Paragraaf2Eenheden/eenheidsmanagers Artikel16Hoofdtaken eenheden 1.De eenheden hebben als taak om op professionele, doelmatige en effectieve wijze het beleid zoals vastgelegd in de begroting en de werkplannen voor te bereiden, uit te voeren, te evalueren en daarover verantwoording af te leggen. 2.De eenheden zijn verantwoordelijk voor een goede dienstverlening aan de inwoners, bedrijven en instellingen. 3.Als een beleidsonderwerp zich over het taakgebied van meer dan één eenheid uitstrekt, wijst de gemeentesecretaris – na overleg met het managementteam – één van de eenheden aan als verantwoordelijke voor dat onderwerp. Artikel17Verantwoordelijkheden en bevoegdheden eenheidsmanager 1.De eenheidsmanager is belast met de leiding en het beheer van zijn/haar eenheid. 2.De eenheidsmanager is, na overleg met de gemeentesecretaris, bevoegd tot aanstelling, schorsing en ontslag, van de teammanagers. 3.De eenheidsmanager is bevoegd tot aanstelling, schorsing en ontslag van medewerkers. 4.De eenheidsmanager is integraal verantwoordelijk en bevoegd voor het realiseren van de door het bestuur gestelde doelen met de daarvoor ter beschikking gestelde middelen, zoals vastgelegd in de programmabegroting en het werkplan. Dit alles binnen de daarvoor gestelde kaders volgens dit statuut en/of het directiestatuut. 5.De eenheidsmanager is verantwoordelijk voor het, conform de door de directie/college/raad vastgestelde planning en richtlijnen, aanbieden van de stukken in het kader van de planning en controlcyclus (kadernota, begroting, werkplan, bestuursrapportages en jaarverslag/rekening). 6.De eenheidsmanager is verantwoordelijk voor een doelmatige, effectieve en rechtmatige inrichting en uitvoering van de administratieve organisatie en interne controle van de eenheid, zodanig dat dit leidt tot een getrouwe en rechtmatige verantwoording van de activiteiten van de eenheid. 7.De eenheidsmanager is er voor verantwoordelijk dat de adviezen en plannen voor de directie/het college/de burgemeester voldoen aan de gestelde kaders en de uitgangspunten van het strategisch beleid, coördinatie en integraliteit. 8.De eenheidsmanager is verantwoordelijk voor het uitdragen, bevorderen en ontwikkelen van de sturingsprincipes als bedoeld in artikel 4 lid
2. 9.De eenheidsmanager houdt periodiek overleg met zijn/haar teammanagers. Artikel18Vervanging eenheidsmanagers 1.De eenheidsmanager wordt bij afwezigheid vervangen door een door hem/haar aangewezen teammanager. 2.Bij langdurige afwezigheid van een eenheidsmanager treft de directie een voorziening. Artikel19Eenheid Interne Dienstverlening (ID) 1.De eenheid ID is er verantwoordelijk voor dat de eenheidsmanagers zodanig worden ondersteund dat: -zij de beschikbare middelen doelmatig en effectief kunnen inzetten; -zij tijdig en juist geïnformeerd kunnen worden over de inzet van de middelen. 2.De eenheid ID voert in opdracht van de directie (en al dan niet samen met de Concernstaf) de werkzaamheden uit voor zover deze voortvloeien uit de door het college en de directie vastgestelde kaders en richtlijnen. Hoofdstuk6Slotbepalingen Artikel20Nadere regels en instructies 1.De bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de leden van de directie worden voor zover nodig in aanvulling op dit statuut nader geregeld in door het college vast te stellen regels en instructies. 2.De bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de overige in dit statuut genoemde functionarissen worden voor zover nodig in aanvulling op dit statuut nader geregeld in door de directie vast te stellen regels en instructies. 3.De taakverdeling tussen organisatieonderdelen wordt voor zover nodig in aanvulling op dit statuut nader geregeld in door de directie vast te stellen regels en instructies. Artikel21Onvoorziene gevallen In alle gevallen waarin dit statuut niet voorziet beslist het college. Artikel22Intrekking Regeling op de Ambtelijke Organisatie 2004 De Regeling op de Ambtelijke Organisatie 2004 van de gemeente Kampen, vastgesteld bij collegebesluit van 20 januari 2004, wordt ingetrokken. Artikel23Inwerkingtreding Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiestatuut gemeente Kampen. Dit besluit treedt in werking de dag na vaststelling door het college. Aldus besloten in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Kampen d.d. 27 mei
3. de secretaris, J.F. Goedegebure de burgemeester, drs. mr. B. Koelewijn