Regeling regelende de mandatering van bevoegdheden (inclusief machtigingen en volmachten); met Mandaatregister, versie 9.0 (Noordoostpolder)

MandaatregelingHet college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Noordoostpolder, ieder voor zoveel zijn bevoegdheden betreft; Overwegende dat het wenselijk is ter bevordering van een vlotte, klantvriendelijke afdoening van stukken, alsmede de efficiency van de gemeentelijke organisatie, de uitoefening van bepaalde bevoegdheden te mandateren aan zowel ambtenaren als wel niet-ondergeschikten/niet-ambtenaren werkzaam bij de gemeente; Gelet op het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht, Gemeentewet en de overige van toepassing zijnde wettelijke voorschriften, alsmede het organisatiestatuut van de gemeente Noordoostpolder en instructie voor de secretaris; B E S L U I T E N vast te stellen, de volgende regeling, regelende de mandatering van bevoegdheden (inclusief machtigingen en volmachten) zoals aangeduid in het bij dit besluit behorende mandaatregister; Artikel1:Begripsbepalingen In deze Mandaatregeling wordt verstaan onder: Bestuursorgaan: het college van burgemeester en wethouders van Noordoostpolder en de burgemeester van Noordoostpolder; Budgetregeling: de budgetregeling van de gemeente Noordoostpolder; Directieteam: de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de algemeen directeur/loco-gemeentesecretaris gezamenlijk; Gemandateerde: degene aan wie (onder)mandaat, machtiging of volmacht is verleend; Machtiging: de bevoegdheid om in naam en onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan andere handelingen te verrichten die noch besluiten noch privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn; Mandaat: de bevoegdheid om in naam en onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan een besluit te nemen; Mandaatregister: het register dat een overzicht van de verleende mandaten, machtigingen en volmachten bevat; Volmacht: de bevoegdheid om in naam en onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten. Artikel2:Mandaatregister. 1.De mandaatregeling is van toepassing op het mandaatregister. Het mandaatregister maakt onlosmakelijk onderdeel uit van de mandaatregeling. 2.Het mandaatregister bevat ook door het bestuursorgaan verleende volmachten en machtigingen. 3.Op volmacht en machtiging is de mandaatregeling van overeenkomstige toepassing. Artikel3:Mandatering van bevoegdheden. 1.De uitoefening van de bevoegdheden, aangeduid in het bij dit besluit behorend mandaatregister, wordt opgedragen aan de daarbij genoemde functionarissen en worden uitgeoefend namens en onder verantwoordelijkheid van het terzake bevoegde bestuursorgaan. 2.Mandaatverlening is onverminderd het bepaalde in artikel 8 van deze mandaatregeling slechts toegestaan aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de algemeen directeur/loco-gemeentesecretaris, managers, hoofd culturele zaken en projectmanagers/leiders, tenzij door het college anders is bepaald. 3.Alle bevoegdheden die gemandateerd, gevolmachtigd of gemachtigd zijn, zijn standaard gemandateerd, gevolmachtigd of gemachtigd aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de algemeen directeur/loco-gemeentesecretaris 4.Ingeval van afwezigheid van de in het tweede lid genoemde functionarissen, worden deze bevoegdheden uitgeoefend door hun plaatsvervanger zoals beschreven in de Richtlijnen inrichting organisatie of, bij afwezigheid van de hiervoor bedoelde plaatsvervanger , de naasthogere functionaris. Met inachtneming van deze mandaatregeling kunnen de betrokken functionarissen omtrent plaatsvervanging nadere afspraken maken. Op plaatsvervanging zijn de bepalingen van deze mandaatregeling van overeenkomstige toepassing. 5.Bij de uitoefening van de bedoelde bevoegdheden als bedoeld in het mandaatregister wordt het daaromtrent gestelde bij of krachtens wetten, besluiten, verordeningen, circulaires, regelingen, aanwijzingen en richtlijnen, hoe ook genaamd, van Europese, rijks-, provinciale en gemeentelijke wetgevers of andere bestuursorganen in acht genomen. Ten aanzien van de uitoefening van bevoegdheden die financiële consequenties hebben, geldt bovendien dat hierin in de begroting moet zijn voorzien en is artikel 9 van deze mandaatregeling van overeenkomstige toepassing. 5.(Onder)mandaat doet geen afbreuk aan de in de regeling met betrekking tot de ambtelijke organisatie en/of eventuele wijzigingen/aanpassingen hiervan, vastgelegde verantwoordingslijnen. Artikel4:Grenzen aan mandaat. 1.De beslissing op de in het mandaatregister genoemde bevoegdheden is voorbehouden aan het betrokken bestuursorgaan, indien en voorzover: bij een te nemen besluit op enigerlei wijze sprake is van een afwijking of aanvulling van het eerder vastgestelde of gangbare beleid, dan wel indien precedentwerking te verwachten is, dan wel omtrent het te nemen besluit (nog) geen beleid is geformuleerd; het besluit niet past binnen de daartoe bestemde budgetten of kredieten; het betrokken bestuursorgaan te kennen geeft dat zij hieromtrent voorafgaande besluitvorming wenst te nemen; de betrokken portefeuillehouder de uitoefening van de bevoegdheid aan het bestuursorgaan wil voorleggen; artikel 169, vierde lid van de Gemeentewet van toepassing is; het voorzienbaar is, dat aan de uitoefening van de bevoegdheid aanzienlijke politiek-bestuurlijk gevoelige en publicitaire risico’s kleven; het beslissen op een bezwaarschrift betreft. 3.Afwijzende beslissingen worden aan het bestuursorgaan voorgelegd, tenzij wet- en/of regelgeving of het vastgestelde of gangbare beleid geen andere keus laten. Artikel5:Betrokkenheid meerdere clusters. 1.Indien de gemandateerde bevoegdheid meer dan één cluster (waaronder in het kader van deze regeling tevens afdeling wordt begrepen) aangaat, dient tussen de betrokken clusters overeenstemming te bestaan over de wijze van afdoening. 2.Bij het ontbreken van de in lid 1 genoemde overeenstemming legt de gemandateerde de zaak aan de betreffende portefeuillehouder(

1. s)voor. Indien laatstgenoemde(
2. n)dat nodig acht(en), wordt de zaak ter verdere besluitvorming aan het bestuursorgaan voorgelegd. Artikel6:Ondertekening. 1.In de ondertekening van een op grond van deze regeling genomen besluit dient tot uitdrukking te worden gebracht dat het betreffende besluit is genomen krachtens (onder)mandaat, volmacht of machtiging. Hierbij worden de volgende formuleringen aangehouden: Formulering ondertekening bij (onder)mandaat en machtiging ‘Met vriendelijke groet, namens burgemeester en wethouders van Noordoostpolder,’ (naam en functie van gemandateerde) ‘Met vriendelijke groet, namens de burgemeester van Noordoostpolder,’ (naam en functie van gemandateerde) Formulering ondertekening bij volmacht Als het gaat om het ondertekenen van een overeenkomst krachtens volmacht, geldt het volgende: In de aanduiding van de gemeente-rechtspersoon als partij wordt tot uitdrukking gebracht dat degene die de overeenkomst tekent daarvoor een volmacht van de burgemeester heeft. De tekst ‘die handelt op grond van mandaat’ geeft aan dat gevolmachtigde ook bevoegd is namens het college te besluiten tot het aangaan van de overeenkomst. ‘De publiekrechtelijke rechtspersoon de gemeente Noordoostpolder, gevestigd te Emmeloord, Harmen Visserplein 1, vertegenwoordigd door (naam en functie van gemandateerde/gevolmachtigde), die handelt op grond van mandaat en is gevolmachtigd door de burgemeester, de heer A. van der Werff, hierna gemeente Noordoostpolder;’ De overeenkomst wordt dan als volgt ondertekend: Plaats: …. Datum: … De gemeente Noordoostpolder (naam en functie gemandateerde/gevolmachtigde) 2.In bijzondere gevallen kan het bevoegde bestuursorgaan toestemming geven om het noemen van de naam van de gemandateerde bij de ondertekening van een krachtens mandaat genomen besluit weg te laten. Deze bepaling is niet van toepassing op krachtens volmacht genomen besluiten. Artikel7:Informatieverstrekking. De door de gemandateerde krachtens dit besluit genomen beslissingen, waarmee belangen van derden, personele belangen en financiële belangen zijn gemoeid, worden periodiek - tenzij het bestuursorgaan anders bepaalt - op een informatielijst vermeld en - indien gewenst en/of wettelijk verplicht - op de gebruikelijke wijze gepubliceerd. Overige besluiten, krachtens deze mandaatregeling genomen, worden periodiek ter kennisgeving aan het bestuursorgaan voorgelegd, tenzij het bestuursorgaan anders bepaalt. Artikel8:Ondermandaat. 1.Ondermandaat is toegestaan, tenzij het bestuursorgaan anders heeft bepaald in het mandaatregister. Slechts de in artikel 3 lid 2 van deze mandaatregeling genoemde functionarissen zijn bevoegd ondermandaat te verlenen. 2.Van (onder)mandatering wordt aantekening gemaakt in het register. Dit geschiedt centraal door het cluster Advies. 3.Op ondermandaat zijn de bepalingen van deze mandaatregeling van overeenkomstige toepassing. Artikel9:Financiële gevolgen. 1.Eventuele financiële gevolgen/aspecten c.q. financiële voorschriften met betrekking tot een gemandateerde bevoegdheid zijn (mede) geregeld in de budgetregeling. 2.Indien er sprake is van een strijdigheid tussen een gemandateerde bevoegdheid en de budgetregeling, wordt deze zaak ter besluitvorming voorgelegd aan het directieteam. 3.Indien de (onder)gemandateerde niet tevens bevoegd is op grond van de budgetregeling, dient tussen de (onder)gemandateerde en de bevoegde persoon op grond van de budgetregeling overeenstemming te bestaan over de wijze van afdoening. Bij het ontbreken van overeenstemming legt de (onder)gemandateerde de zaak ter besluitvorming voor aan het directieteam. Artikel10:Slotbepalingen. 1.De regeling treedt in werking op 1 februari 2014. 2.Op dat tijdstip wordt de Mandaatregeling, vastgesteld op 16 juli 2013, ingetrokken. 3.Eventuele apart geregelde mandaten en/ofmandaatregelingen vervallen door de opname in het bij deze mandaatregeling behorende register. 4.Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Mandaatregeling gemeente Noordoostpolder’. Aldus vastgesteld op 21 januari 2014 door: Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, De burgemeester, Mandaatregister, versie 9.0