Archiefverordening gemeente Lelystad 2014 (Lelystad)

Archiefverordening gemeente Lelystad 2014De raad van de gemeente Lelystad, op voorstel van het college van de gemeente Lelystad d.d. 23 september 2014; B E S L U I T: gelet op artikelen 30, eerste lid, 31 en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995; vast te stellen de navolgende Verordening inzake de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats, en het toezicht op de naleving van de Archiefwet, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. (Archiefverordening Gemeente Lelystad 2014) zijnde de Archiefverordening gemeente Lelystad 2014 HoofdstukI.Algemene bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de wet: de Archiefwet 1995; gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voorzover behorende tot de gemeente; gemeenschappelijke regeling: Gemeenschappelijke Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land; de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet door het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling aangewezen gemeentelijke archiefbewaarplaats; de archiefruimten: ruimten bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden, conform de aan die ruimten gestelde eisen in artikel 13 van het Archiefbesluit en de artikelen 27 t/m 46 van de Archiefregeling; de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet door het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling benoemde gemeentearchivaris; beheerder: degene die ingevolge artikel 3 van de Archiefwet is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats; beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel, belast met de documentaire informatievoorziening; informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. HoofdstukII.De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Artikel2 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten en de archiefbewaarplaats. Aan de zorg voor instandhouding van de archiefbewaarplaats wordt invulling gegeven door middel van deelname aan de gemeenschappelijke regeling. Artikel3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder. Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. Artikel5 1.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel6 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel7 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast. Artikel8 Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. HoofdstukIII.Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel9 De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel10 De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel11 1.De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.Artikel 12 Artikel12 De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel13 De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot: opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijk archiefruimten; verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. Artikel14 De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht. HoofdstukIVSlotbepalingen Artikel15 De Archiefverordening Gemeente Lelystad 2007 vastgesteld op 22 februari 2007 wordt ingetrokken met ingang van de dag waarop de Archiefverordening Gemeente Lelystad 2014 in werking treedt. Artikel16 Deze verordening treedt in werking op de dag na haar bekendmaking. Artikel17 Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Lelystad

1. Aldus vastgesteld door de gemeenteraad in haar openbare vergadering van <datum>. Lelystad, 28 oktober
2. De raad van de gemeente Lelystad, de griffier, de voorzitter, Toelichting Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet
3. De verordening bestaat in hoofdzaak uit twee delen, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op papieren archiefbescheiden, maar ook op digitale informatiedragers. Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling (Stcrt 70, 6 januari 2010 + wijziging Stcrt. 17967, 17 november 2010). Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet Revitalisering Generiek Toezicht en de per die datum gewijzigde Archiefwet. De gemeente Lelystad neemt deel aan de Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land, maar blijft zelf verantwoordelijk voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden. Bij de instelling van het openbaar lichaam Erfgoedcentrum Nieuw Land zijn de volgende taken en bevoegdheden door de gemeente aan het openbaar lichaam overgedragen: het opheffen van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15, lid 3 Archiefwet 1995); het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden die uit anderen hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten (artikel 16, lid 2 Archiefwet 1995); het ter beschikking stellen voor raadpleging of gebruik, het afwijzen van verzoeken daartoe, en het ter beschikking stellen van reproducties (art. 17 Aw 1995); het uitlenen van in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden, het afwijzen van verzoeken daartoe, en het ter beschikking stellen van reproducties (art. 18 Aw 1995); het in rekening brengen van kosten voor reproducties en uitlening (art. 19 Aw 1995); de bevoegdheid om afschriften van akten te verstrekken (art. 20 Aw 1995); het aanwijzen van de gemeentelijke archiefbewaarplaats (art. 31 Aw 1995); het benoemen, schorsen en ontslaan van de gemeentearchivaris (artikel 32, lid 3, Archiefwet 1995); het toezicht houden op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden (artikel 32, lid 2, Archiefwet 1995). Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. De onder 1 sub c genoemde gemeenschappelijke regeling is gepubliceerd in de Staatscourant nr. 252, 31 december
4. De onder 1 sub d en 1 sub f genoemde taken en bevoegdheden (aanwijzing gemeentelijke archiefbewaarplaats en benoemen, schorsen en ontslaan van de gemeentearchivaris) zijn op basis van deze gemeenschappelijke regeling overgedragen aan het algemeen bestuur van de GR Erfgoedcentrum Nieuw Land. Artikel 2De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 3De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. Artikel 5De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 7De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Gemeente Lelystad
5. Artikel 8Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste vier maal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. De gemeenteraad verneemt op deze manier jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past in het vernieuwde interbestuurlijke toezicht. Artikel 11De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht. Artikel 13Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben. Artikel 14De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van burgemeester en wethouders aan de raad zoals bedoeld in artikel 8.