Verordening op de gezamenlijke herindelingscommissie Franekeradeel, het Bildt, Littenseradiel en Menameradiel (Franekeradeel)

Verordening op de gezamenlijke herindelingscommissie Franekeradeel, het Bildt, Littenseradiel en Menameradiel Hoofdstuk 1 - Algemene bepalingen Artikel 1 Begripsomschrijvingen In deze verordening wordt verstaan onder: Lid: lid van de gezamenlijke herindelingscommissie. Voorzitter: voorzitter van de gezamenlijke herindelingscommissie of diens vervanger. Commissie: de gezamenlijke herindelingscommissie. Griffier: griffier van de commissie of diens vervanger. Vergadering: vergadering van de gezamenlijke herindelingscommissie. Stuurgroep: de door de colleges van Franekeradeel, het Bildt, Littenseradiel en Menameradiel ingestelde stuurgroep bestuurlijk verantwoordelijk voor de integrale uitvoering van het plan van aanpak herindelingsproces van Franekeradeel, het Bildt, Littenseradiel en Menameradiel. Projectgroep: de door de colleges van Franekeradeel, het Bildt, Littenseradiel en Menameradiel ingestelde ambtelijke projectgroep belast met de uitvoering van opdrachten van de stuurgroep. Raden: de gemeenteraden van Franekeradeel, het Bildt, Littenseradiel en Menameradiel. Agendaoverleg: het periodieke overleg tussen voorzitters en de griffiers van de gemeenteraden van Franekeradeel, het Bildt, Littenseradiel en Menameradiel. Hoofdstuk 2 - Instelling, samenstelling, taken en bevoegdheden Artikel 2 Instelling en samenstelling De raden stellen de gezamenlijke herindelingscommissie in. Elke fractie uit de gemeenteraden van Franekeradeel, Het Bildt en Menameradiel wijst één raadslid voor deze commissie aan. Deze leden kunnen zich laten vervangen door een ander raadslid van de fractie. De gemeenteraad van Littenseradiel wijst vier raadsleden aan voor de commissie. Deze leden kunnen zich laten vervangen door een ander raadslid van de fractie. Artikel 3 De voorzitter *wijz. raadsbesluit 25-2-2016 1. Het voorzitterschap wordt vast ingevuld door één van de voorzitters van de raden die hiervoor wordt aangewezen door de leden van de Stuurgroep. De vice-voorzitter wordt vanuit de herindelingscommissie zelf aangewezen 2. De burgemeesters hebben geen stemrecht in de commissie. 3. De voorzitter is belast met: Het leiden van de vergadering; Het handhaven van de orde; Het in acht nemen en doen naleven van deze verordening; Hetgeen deze verordening hem verder opdraagt. Artikel 4 Zittingsduur De zittingsduur van de leden en hun plaatsvervangers eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsduur van de raden. Artikel 5 Taken en bevoegdheden *wijz.raadsbesluit 25-2-2016 De commissie heeft de volgende functies/taken: Klankbord van de stuurgroep bij de uitvoering van het plan van aanpak over hoofdonderwerpen die politiek-bestuurlijk van belang zijn. Podium voor insprekers over alle besluiten die worden voorbereid door de stuurgroep en ter besluitvorming aan de raden moeten worden voorgelegd; Niet tegenstaande lid 2 kan elke raad voor behandeling in de herindelingscommissie een hoorzitting houden. Dit is voorzien bij het herindelingsontwerp en het herindelings-advies. Agendabepalend voor alle besluiten die worden voorbereid door de stuurgroep en ter besluitvorming aan de raden moeten worden voorgelegd; Adviseur van de raden over de raadsvoorstellen en —besluiten die door de stuurgroep worden voorbereid en in de gemeenteraden moeten worden behandeld. Informatieverstrekking aan de raden door het: Toezenden van de (concept) verslagen van de commissie aan alle raadsleden; Toezenden van de voortgangsrapportages van de commissie; Zorg dragen voor regelmatige terugkoppeling over de voortgang en resultaten in gezamenlijke raadsbijeenkomsten. De griffiers zijn namens de commissie agendalid van de stuurgroep. Het zelfstandig voorbereiden van voorstellen voor ofwel de huidige raden ofwel de nieuwe gemeenteraad ten aanzien van zaken die specifiek "van de raad" zijn zoals het reglement van orde, een visie op het raadswerk, het al dan niet werken met een commissiestelsel, inspraakmogelijkheden van bewoners, de inrichting van de griffie, de arbeidsvoorwaarden voor de medewerkers van de griffie, etc. In dit kader zullen diverse werkgroepen vanuit de herindelingscommissie worden gevormd. Volgen van de voortgang van het herindelingsproces. Betrokken bij het opstellen van (beleidsarme) nieuwe begroting en meerjarenbegroting. Voorbereiden informatiebijeenkomsten voor de raden van de gemeente. Artikel 6 De griffier 1. De griffier van de commissievergadering is de raadsgriffier van de gemeente waar de vergadering van de commissie wordt gehouden en diens plaatsvervanger is de griffier van de gemeente waar de eerstvolgende vergadering zal plaatsvinden. 2. De griffiers van de gemeenten dragen zorg voor de adequate administratieve ondersteuning van iedere vergadering van de commissie. 3. De griffiers en de gemeentesecretarissen van de gemeenten fungeren als adviseurs van de commissie. Artikel 7 Begeleidingscommissie *wijz. raadsbesluit 25-2-2016 1. De voorzitters van de raden en de griffiers van de gemeenten vormen samen de begeleidingscommissie. 2. De projectleider en/of de leden van de projectgroep Waadhoeke i.o. kunnen in de vergadering van de begeleidingscommissie aanwezig zijn. 3. De begeleidingscommissie heeft tot taak het voorlopig vaststellen van de agenda van de commissie. 4. De begeleidingscommissie heeft tot taak zorg te dragen voor de procedurele afstemming tussen het werkplan gemeenteraden en griffie(r)s en de overige werkplannen die onder verantwoordelijkheid van de stuurgroep Waadhoeke worden uitgevoerd. 5. De voorzitter van de begeleidingscommissie is de raadsvoorzitter (burgemeester) die door de Stuurgroep voor dit onderwerp is aangewezen. Artikel 8 Tijd en plaats van vergaderen * wijz. raadsbesluit van 25-2-2016 1. De commissie stelt een schema op voor de te houden vergaderingen van de commissie. 2. De vergaderingen van de commissie vinden beurtelings plaats in het gemeentehuis van Franekeradeel, het Bildt, Littenseradiel of Menameradiel 3. De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag en aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover overleg met het agendaoverleg. 4. De commissie vergadert voorts indien de voorzitters en het nodig oordelen of indien tenminste drie leden dit schriftelijk, onder opgaaf van redenen, verzoeken. In dat geval wordt de vergadering binnen twee weken gehouden. Hoofdstuk 3 - Vergaderingen Paragraaf 1 Tijdstip van vergaderen en voorbereidingen Artikel 9 Oproep 1. De voorzitter zendt tenminste acht dagen voor een vergadering de leden van de commissie en de overige raadsleden van de gemeenten een oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering. 2. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de oproep aan de leden van de commissie en de overige raadsleden van de gemeenten verzonden. 3. Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 10, tweede lid, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden van de commissie en de overige raadsleden van de gemeenten gezonden. Artikel 10 Agenda * wijz. raadsbesluit 25-2-2016 1. Voordat de oproep wordt verzonden, stelt de begeleidingscommissie als bedoeld in artikel 7 de voorlopige agenda van de vergadering vast. Deze voorlopige agenda wordt met de daarbij behorende stukken aan de leden van de commissie verzonden en openbaar gemaakt. 2. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen. 3. Bij aanvang van de vergadering stelt de commissie de agenda vast. Op voorstel van een lid van de commissie of de voorzitter kan de commissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren. 4. Op voorstel van een lid van de commissie of van de voorzitter kan de commissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen. Artikel 11 Stuurgroep De leden van de stuurgroep zijn in principe aanwezig in de vergadering van de commissie (eventueel bijgestaan door leden van de projectgroep) en kunnen deelnemen aan de beraadslagingen. Artikel 12 Ter inzage leggen van stukken 1. Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep voor een ieder in de gemeentehuizen ter inzage gelegd en door plaatsing op de internetsites van de betrokken gemeenten ter openbare kennis gebracht. 2. Indien na het verzenden van de oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de commissie. 3. Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten de gemeentehuizen gebracht. 4. Indien omtrent stukken op grond van artikel 25, eerste of tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier de leden van de commissie inzage. Artikel 13 Openbare kennisgeving 1. De vergadering wordt door aankondiging op een in de gemeenten gebruikelijke wijze en door plaatsing op de internetsite van de gemeenten ter openbare kennisgeving gebracht. 2. De openbare kennisgeving vermeldt: de datum, aanvangstijd en plaats, alsmede de voorlopige agenda van de vergadering; de wijze waarop en de plaats waar een ieder de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien. de mogelijkheid tot uitoefenen van het meespreekrecht als bedoeld in artikel 16. 3. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden op de website van de gemeenten geplaatst. Paragraaf 2 Orde der vergadering Artikel 14 Presentielijst Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid van de commissie onmiddellijk de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de griffier door ondertekening vastgesteld. Artikel 15 Opening vergadering; quorum 1. De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur indien, tenminste meer dan de helft van de leden blijkens de presentielijst vertegenwoordigd is. 2. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden vertegenwoordigd is, bepaalt de voorzitter, na voorlezing van de namen van de afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering op een tijdstip dat tenminste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproep is gelegen. 3. Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. De commissie kan echter over andere aangelegenheden dan die zijn vermeld op de voorlopige agenda alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Artikel 16 Spreekrecht voor burgers 1. Aanwezige burgers kunnen voorafgaand aan het desbetreffende onderwerp het woord voeren over geagendeerde onderwerpen. Het woord kan niet gevoerd worden over: een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan; benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen; een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend. 2. Degene die het woord wil voeren, meldt dit tot uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren. 3. De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering. 4. Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd. 5. De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. 6. De leden kunnen vragen stellen aan de inspreker(

1. s)ter verduidelijking van het betoog. 7. De spreker(
2. s)neemt (nemen) geen deel aan de beraadslagingen. Artikel 17 Verslag 1. Het concept-verslag van de voorgaande vergadering wordt, zo mogelijk, aan de leden toegezonden gelijktijdig met de oproep. 2. Bij het begin van de vergadering wordt, zo mogelijk, het verslag van de vorige vergadering vastgesteld. 3. De leden, de voorzitter en de andere leden van de stuurgroep hebben het recht een voorstel tot wijziging van het verslag aan de commissie te doen, indien het verslag onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen besloten is. 4. Het verslag moet tenminste inhouden: De presentielijst; Een overzicht van de insprekers inclusief de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 24 door de commissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen. Vermelding van de besproken onderwerpen; De commissieadviezen en de afwijkende (minderheids)standpunten; De toezeggingen en afspraken. 5. Het verslag wordt opgesteld onder de zorg van de griffier. 6. Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de griffier ondertekend. Artikel 18 Spreekregels en volgorde 1. Een lid en de voorzitter spreken vanaf hun plaats of van de spreekplaats en richten zich tot de voorzitter. 2. Een lid, voert het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben. 3. De volgorde van sprekers kan worden gewijzigd, wanneer het woord wordt gevraagd over de orde van de vergadering. Artikel 19 Aantal spreektermijnen 1. De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de commissie anders beslist. 2. Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. 3. Een lid mag in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel. 4. Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp het woord heeft gevoerd wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde. Artikel 20 Advisering 1. Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de commissie anders beslist. 2. Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de commissie of een advies op de in de betrokken gemeenten gebruikelijke wijze ter besluitvorming aan de raden kan worden voorgelegd. 3. De commissie kan een advies uitbrengen aanvullend op het in lid 2 bedoelde advies of uit eigen beweging. 4. Indien de commissie een advies richting de raad uitbrengt beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies. 5. In het advies worden de standpunten van alle leden opgenomen. Artikel 21 Handhaving orde; schorsing 1. Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij; de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze verordening te herinneren; een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden. 2. Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen. 3. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten. Artikel 22 Voorstellen van orde 1. De voorzitter en ieder lid van de commissie kan tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht. 2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen. 3. Over een voorstel van orde beslist de commissie terstond. 4. Er wordt besloten bij meerderheid van stemmen. Artikel 23 Beraadslaging 1. De commissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid van de commissie beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen. 2. Op verzoek van een lid van de commissie of op voorstel van de voorzitter kan de commissie besluiten de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde de stuurgroep of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is. Artikel 24 Deelname aan de beraadslaging door anderen 1. De commissie kan bepalen dat anderen (leden van de projectgroep, ambtenaren, andere deskundigen) mogen deelnemen aan de beraadslaging. 2. Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen alvorens wordt begonnen met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt. Artikel 25 Rondvraag 1. Nadat in de vergadering alle aan de orde gestelde onderwerpen zijn afgehandeld kunnen de leden, voordat de vergadering wordt gesloten, de aandacht vestigen op aangelegenheden over het traject van de herindeling. Ook kunnen zij vragen stellen aan de aanwezige leden van de stuurgroep. 2. Over of naar aanleiding van de beantwoording is geen discussie mogelijk. 3. Indien beantwoording door (een lid van) stuurgroep wordt verlangd en zulks tijdens de vergadering niet mogelijk is, zorgt de griffier dat de vraag zo spoedig mogelijk ter kennis van de stuurgroep wordt gebracht. 4. Schriftelijke beantwoording vindt zo spoedig mogelijk plaats, in elk geval binnen 30 dagen nadat de vragen aan de stuurgroep ter kennis zijn gebracht. Mondelinge beantwoording vindt, indien niet direct mogelijk, plaats in de eerstvolgende vergadering van de commissie. 5. Indien beantwoording niet binnen deze termijnen kan plaatsvinden, stelt de stuurgroep de vragensteller hiervan gemotiveerd in kennis, waarbij de termijnen aangegeven wordt waarbinnen beantwoording zal plaatsvinden. 6. Alle antwoorden worden door de stuurgroep via de griffier van de commissie ter kennis gebracht aan de leden van de commissie. Paragraaf 3 Toehoorder en pers Artikel 26 Toehoorders en pers 1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen. 2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden. Artikel 27 Geluid- en beeldregistraties Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten. Artikel 28 Communicatieapparatuur Het gebruik van communicatieapparatuur, zoals telefoons en tablets, is in zoverre toegestaan, dat het de orde der vergadering niet verstoort. Dit naar het oordeel van de voorzitter. Hoofdstuk 4 - Besloten vergadering Artikel 29 Besloten vergadering 1. De vergaderingen van de commissie worden in het openbaar gehouden. 2. De commissie kan besluiten dat (een deel van) de vergadering respectievelijk de inhoud van de stukken niet openbaar is, dit in overeenstemming met het bepaalde in de Gemeentewet. Artikel 30 Regels Op de besloten vergadering zijn de bepalingen in deze verordening van toepassing, voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering. Artikel 31 Verslagen Conceptverslagen en verslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend door de griffier aan de commissieleden gestuurd. Voorstellen tot wijziging worden binnen veertien dagen na toezending kenbaar gemaakt aan de griffier, zodat vaststelling in de eerstvolgende openbare commissievergadering kan plaatsvinden. 3.De vastgestelde verslagen worden door de voorzitter en de griffier ondertekend. Hoofdstuk 5 - Slotbepaling Artikel 32 Slotbepalingen 1. In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet, of bij twijfel omtrent de toepassing ervan, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter. 2. Deze verordening treedt in werking één dag na de bekendmaking van het besluit tot aanname daarvan door de raad die als laatste het besluit neemt. Artikel 33 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening op de gezamenlijke herindelings-commissie Franekeradeel, het Bildt, Littenseradiel en Menameradiel’. Ondertekening Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 27 november 2014. F.Veenstra voorzitter T.J.F. Lyklema griffier