Regeling voor budgethouders van de gemeente Tynaarlo (Tynaarlo)

REGELING VOOR BUDGETHOUDERS VAN DE GEMEENTE TYNAARLOHet college van burgemeester en wethouders van Tynaarlo; Overwegende dat aanpassing van de regeling noodzakelijk is; gelet op de volgende geldende bepalingen, wetten en regelingen: de Europese Richtlijn 2 004/18/EG en de BAO (Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten); artikel 160, lid c, van de Gemeentewet; de “Financiële verordening gemeente Tynaarlo”; de ‘’Mandaatregeling Tynaarlo’’; het ‘’inkoop- en aanbestedingsbeleid’’; de notitie ‘Projectmatig werken, hoe nu verder?’. BESLUIT Vast te stellen de volgende: REGELING VOOR BUDGETHOUDERS VAN DE GEMEENTE TYNAARLO Algemeen Artikel1Definities In deze regeling verstaan wij onder: Budgetrecht Het recht van de gemeenteraad om de begrotingsvoorstellen of - wijzigingen vast te stellen. Dit recht is vastgelegd in de Gemeentewet. Budgettering Instrument waarmee het bestuur de bevoegdheid voor het leveren van bepaalde prestaties overdraagt aan het uitvoerend apparaat en waarbij het college tegelijk de bevoegdheid verleent om daarbij maximaal de daarvoor beschikbaar gestelde middelen in te zetten. Budget Een taakstelling op basis van de gemeentebegroting, tot uitdrukking komend in een bedrag en/of prestatie verbonden aan een product, kostenplaats en/of investering, welke door burgemeester en wethouders wordt toegekend aan de budgethouder. Tot het budget worden tevens gerekend de in de begroting in de omschrijving en toelichting opgenomen prestatie-eenheden, kostendekkingspercentages, kengetallen en overige voorgeschreven informatie en gegevens. Budgetgever College van burgemeester en wethouders. Het college beheert formeel het door de gemeenteraad beschikbaar gestelde budget. Budgethouder De door het college van burgemeester en wethouders aangewezen ambtenaar, die binnen de door haar/hem, via een budget of krediet gegeven machtiging verplicht is er voor te zorgen dat de aan het budget verbonden doelstelling wordt gerealiseerd. Budgetbeheerder Op voorstel van de budgethouder aangewezen ambtenaar, belast met de bewaking c.q. het beheer van (een deel van) het aan de budgethouder toegewezen budget. De budgetbeheerder doet voorstellen en voert uit maar draagt niet de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de aanwending en inzet van het budget; ambtelijk is dat de budgethouder. Budgetbewaking (door de budgethouder) Dit is het zorgen voor een zodanige uitvoering van de opgedragen taken en projecten dat de gerealiseerde uitvoering: tijdig, juist en volledig is; kwalitatief verantwoord is; binnen de budgetraming blijft. Heldere analyses van en rapportages over de bestedingen maken onderdeel van de budgetbewaking uit. Budgethoudersoverzicht Het budgethoudersoverzicht geeft aan, voor welke clusters en programma’s een budgethouder verantwoordelijk is. De budgethouder wijst budgetbeheerders van producten en kostenplaatsen aan. Product Een eenheid binnen de begroting, met een omschreven en vastgelegde taakstelling en eenduidige doelstelling. Kostenplaats Een product bestaat uit meerdere kostenplaatsen, met een organisatie en/of bestuurlijk ondersteunende taakstelling. Project Een opdracht (taakstelling), buiten de normale bedrijfsvoering om, met een tijdsplanning en een concrete doelstelling. Een project verlangt in de meeste gevallen een multidisciplinaire aanpak en wordt aangestuurd door een projectleider. Een project wordt beschreven in een projectcontract, waarin in ieder geval is opgenomen de doelstelling, de tijdsplanning, de projectleider en de deelnemers aan een eventuele projectgroep. Projectleider Een projectleider is verantwoordelijk voor de realisatie van de taakstelling behorend bij het aan hem/haar toegewezen project. Hij/Zij is de budgethouder voor het project. Artikel2Aanwijzing budgethouder 1.De directeur/gemeentesecretaris, de griffier, de managers en projectleiders zijn de budgethouders. 2.De budgethouder is binnen de aan hem/haar via een budget gegeven machtiging verantwoordelijk voor het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten - hierna aangeduid als “verplichtingen” – aan/voor en/of door de gemeente Tynaarlo, binnen de grenzen van de mandaatregeling. Artikel3Budgetbeheerder 1.Onverminderd zijn eigen verantwoordelijkheid kan de budgethouder één of meer budgetbeheerders aanwijzen, waaraan bevoegdheden of gedeeltelijke bevoegdheden in deze regeling kunnen worden overgedragen. 2.De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de binnen de hem/haar gegeven machtiging voor het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten. 3.De budgetbeheerder is belast met het beheer en de bewaking van de hem/haar toegekende producten, kostenplaatsen en projecten. Hij/Zij legt hierover verantwoording af aan de budgethouder. Artikel4Functiescheiding De functie van budgethouder/budgetbeheerder is onverenigbaar met: de registrerende functie de betalingsfiatterende functie de functie van kassier de controller/concerncontroller Artikel5Taken en bevoegdheden budgethouder/budgetbeheerder Aan de budgethouder worden de volgende bevoegdheden en verplichtingen toegekend: Een budgethouder is bevoegd de toegewezen budgetten zelfstandig te (laten) besteden. Het budget dat op basis van de vaststelling van de begroting door de daartoe bevoegde organen is vastgesteld (inclusief formele wijzigingen) is het maximumbedrag waarover een budgethouder kan beschikken. De budgethouder dient zich hierbij te conformeren aan de vastgestelde procedures met betrekking tot inkoop en aanbesteding en de vastgestelde mandaatregeling. de budgethouder zorgt voor een doelmatige uitvoering van de vastgestelde begroting binnen de toegewezen budgetten. de budgethouder zorgt voor het tijdig verstrekken van een opdracht tot het maken van inningsopdrachten aan team financiën voor wat betreft de inkomsten en het verstrekken van betalingsopdrachten voor wat betreft de uitgaven. een budgethouder kan voorstellen aan het college van burgemeester en wethouders doen om begrotingsbedragen voor zijn budgetten te verhogen of te verlagen. Het team financiën zal de voorstellen toetsen aan de hand van de financiële verordening en concernrichtlijnen en ondersteunt indien gewenst in het uitbrengen van advies. de budgethouder zorgt voor een tijdige aanlevering van beleidsmatige en financiële gegevens voor de samenstelling van de diverse rapportages, begroting en rekening. de budgethouder signaleert tijdig geconstateerde en voorzienbare afwijkingen ten opzichte van de financiële ramingen en doet voorstellen aan het college voor compensatie binnen de eigen budgetten of verzoekt aan het college om een oplossing binnen de totale begroting te zoeken of de overblijvende middelen aan de algemene middelen toe te voegen. de budgethouder heeft een actieve informatieplicht. Hij/zij informeert het college tijdig omtrent alle zaken die niet in de budgethoudersregeling zin voorzien maar die voor het algemeen en financieel beheer van de gemeente van belang zijn. over geconstateerde en voorzienbare belangrijke afwijkingen/ontwikkelingen wordt gerapporteerd aan team financiën. deze rapportages vormen de basisgegevens voor de tussentijdse rapportages en de rekening. met betrekking tot de toerekening van lasten van de kostenplaats naar de producten (kostendragers) geldt dat de verantwoordelijkheden en bevoegdheden daar liggen waar de kosten in eerste instantie worden verantwoord, dat wil zeggen op de kostenplaatsen. De budgethouder van het product is derhalve niet bevoegd en verantwoordelijk voor de lasten welke intern zijn toegerekend. De budgethouder kan bovengenoemde bevoegdheden en verplichtingen onder de punten 2 en 3 mandateren aan de budgetbeheerder. Artikel6Verplichtingen 1.De budgethouder mag alleen verplichtingen aangaan, als er nog ruimte is en de verplichting past binnen de te beheren kostensoorten van het programma, product en/of project, rekening houdend met de geldende mandaatregeling. 2.Verplichtingen aangegaan door de budgethouder worden direct doorgegeven aan de budgetbeheerder. 3.Verplichtingen met een waarde van € 5.000 of meer moeten in de administratie worden vastgelegd met een goedkeuring van de budgethouder. 4.Als de direct beïnvloedbare ruimte niet toereikend is, kan de budgethouder bij burgemeester en wethouders om aanvullend budget vragen. In deze gevallen mag de verplichting pas aangegaan worden na goedkeuring door het college met in achtneming van de bij de goedkeuring gestelde voorwaarden. Artikel7Verantwoording 1.De budgethouder legt verantwoording af over het gevoerde budgetbeheer in de tussenrapportages en de jaarstukken, opgenomen in de vastgestelde P&C cyclus naar artikel 4 lid 3, van de Financiële verordening. 2.De budgethouder informeert burgemeester en wethouders door tussenkomst van de directie tijdig over de door hem gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen. Artikel8Fiattering 1.Het team financiën is verantwoordelijk voor de fiattering en registratie van betalingen en ontvangsten ten laste c.q. ten gunste van de budgetten. 2.Fiattering is eerst mogelijk, nadat door de verantwoordelijke budgetbeheerder een zogenaamde prestatieverklaring, blijkend uit elektronische parafering of een paraaf gesteld op het te registreren document, afgegeven is. 3.Betaling van verplichtingen boven de € 1.500 mogen alleen plaatsvinden na een mede prestatieverklaring door de budgethouder . Artikel9Hardheidsclausule Daar waar deze regeling niet in voorziet kan het college nadere regels vaststellen. Artikel10Slotbepalingen Deze regeling treedt in werking op 1 januari

1. De “Regeling voor budgethouders van de gemeente Tynaarlo 2009” wordt met ingang van deze datum ingetrokken. Deze regeling wordt aangehaald als “Regeling budgethouders Tynaarlo 2015”. Aldus vastgesteld in de vergadering van 9 december
2. mr. J.Th. van Nieukerken P. Adema gemeentesecretaris / directeur burgemeester Toelichting bij de regeling budgethouders 2015 AlgemeenIn de besturingsfilosofie van de gemeente Tynaarlo is het leggen van de verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie en belangrijk uitgangpunt. Het neerleggen van budgetverantwoordelijkheid is daar onderdeel van. Met het verdwijnen van het concernmanagement per 1 januari 2015 worden de managers budgethouder, daar waar deze verantwoordelijkheid tot deze datum bij de concernmanager lag. Budgethouder zijn houdt meer in dan het bijhouden van kredieten. In de meest ideale situatie kent een budgethouder zijn budget van haver tot gort en weet exact hoe de budgetten zijn opgebouwd. Opgebouwd in termen van: financiën, personeel, automatisering en materialen etc. Een budgethouder weet wat er met de inzet van de middelen gerealiseerd kan worden in termen van resultaten, zowel in kwantitatieve als kwalitatieve zin. Ook het moment waarop een en ander gerealiseerd wordt, is daar onderdeel van. De budgethouder kan aangeven welke gewilde en ongewilde neveneffecten er naar alle waarschijnlijkheid zullen optreden. Zo kan de budgethouder uitgroeien tot productverantwoordelijke. Budgetteren is meer dan het bepalen van een maximumbedrag. Budgetteren is het verantwoordelijk stellen van een medewerker voor de realisatie van een aantal activiteiten c.q. producten met inachtneming van een vooraf gesteld maximum aan middelen gekwantificeerd in geld (het gaat om het resultaat). Een budgethouder/budgetbeheerder behoort te weten: Hoe het budget is opgebouwd; Wat de normen zijn en hoe dit tot stand zijn gekomen; Wat de realiteitswaarde van deze normen is; Welke afdelingen kosten doorberekenen; Wat de beïnvloedbare kosten zijn; Welke verplichtingen mogen worden aangegaan en tot welke omvang (mandaatregeling) Welke activiteiten er van hem worden verwacht; Aan welke kwaliteitseisen een en ander moet voldoen; Waar de rapportages aan moeten voldoen; Hoe tekorten en overschotten moeten worden opgevangen; Welke baten gerealiseerd moeten worden. De regeling is gebaseerd op artikel 5 van de financiële verordening. De regeling omtrent budgethouderschap schept duidelijkheid met betrekking tot de beschikkingsbevoegdheid en verantwoordelijkheid van de in de begroting opgenomen budgetten. De verantwoordelijke persoon krijgt hierdoor binnen nader te stellen kaders een grote mate van handelingsvrijheid. Achteraf en tussentijds dient uiteraard wel verantwoording te worden afgelegd. Dit betreft dan niet alleen de inzet van de financiële middelen, maar ook de daarvoor geleverde prestaties. In 2002 is het dualistisch stelsel ingevoerd. De raad oefent middels de begroting zijn budgetrecht uit (budgetautorisatie). De duale begroting is samengesteld uit diverse clusters. In de clusters worden de maatschappelijke effecten (wat willen we bereiken), een taakstelling (wat gaan we er voor doen) en een bedrag aan te besteden middelen beschreven. Wil de raad kunnen sturen op deze clusters, dan zal een duidelijke regeling budgethouderschap bijdragen aan een integrale rapportage die het college in staat stelt volledig en tijdig te rapporteren aan de gemeenteraad. Hebben we bereikt wat we wilden, hebben we gedaan wat we moesten doen en heeft het niet meer gekost dan mocht (controlerende bevoegdheid van de raad). De budgethoudersregeling is daarnaast een instrument ten behoeve van het college in het beheersen en verantwoorden van de uitvoering. Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1 DefinitiesVoor een eenduidig gebruik van een aantal voor de regeling van belang zijnde begrippen worden deze in dit artikel gedefinieerd. Artikel 2 Aanwijzing budgethoudersDe plaats die de budgethouder in de organisatie inneemt is in principe die van manager. Naast managers zijn de algemeen directeur/gemeentesecretaris en griffier in dit artikel expliciet benoemt als budgethouder. Het college van B&W wijst de budgethouders aan. Projectleiders zijn budgethouder voor wat betreft de budgetten die behoren bij de uitvoering van een bepaald project. Het college stelt de projectopdracht vast, waarin ook de projectleider wordt benoemd. Aan de budgethouders wordt de bevoegdheid gegeven om verplichtingen aan te gaan voor de aan hen toegewezen producten. In de mandaatregeling zijn deze bevoegdheden gemandateerd. Deze toewijzing geschiedt middels een vermelding in de door het college geaccordeerde productenraming. De budgethouder is verantwoordelijk voor de aan zijn/haar team toegewezen budgetten en de op te stellen overzichten ten behoeve van het college van B&W met betrekking tot de werkelijke resultaten van het budget, de geleverde prestaties, de kengetallen en de voorgenomen beleids- en beheersmaatregelen en voorziet één en ander zo nodig van analyses en toelichtingen. De budgethouder is verantwoordelijk voor de periodieke rapportages aan het college van de geplande en werkelijke uitkomsten van de budgetten. Voor de (tijdelijke) vervanging van de budgethouders is de vervangingsregeling int de mandaatregeling van toepassing. Artikel 3 Aanwijzing budgetbeheerdersOm niet te verzanden in een teveel aan beheersmatige werkzaamheden kan de budgethouder zijn totaalbudget laten beheren door één of meerdere budgetbeheerders. Deze budgetbeheerders kunnen voor de aan hen toegewezen budgetten overeenkomsten aangaan dan wel bestedingen doen binnen de kaders van de mandaatregeling. De aanwijzing van budgetbeheerders als zodanig vindt plaats middels schriftelijk submandaat door de budgethouder. Per kostenplaats kan slechts één budgetbeheerder. Daarnaast zal per kostenplaats een vervanger moeten worden aangewezen. Artikel 4 FunctiescheidingIn dit artikel is opgenomen welke functies onverenigbaar zijn met budgethouderschap/budgetbeheerderschap. Functionarissen die een van de in dit artikel benoemde functies vervullen kunnen niet als budgethouder/budgetbeheerder worden benoemd omdat in dat geval geen sprake meer is van een (controletechnische) functiescheiding. Artikel 5 Taken en bevoegdheden budgethouder/budgetbeheerderIn dit artikel zijn de verplichtingen en bevoegdheden van budgethouder en budgetbeheerder geregeld. Artikel 6 VerplichtingenOverschrijdingen van budgetten zijn niet toegestaan. Indien in verband met nieuwe ontwikkelingen of onvoorziene omstandigheden het budget onverhoopt niet toereikend is, dient conform de binnen het concern geldende richtlijnen het college en/of raad extra budget te worden aangevraagd, De voorjaarsbrief en najaarsbrief zijn hiervoor de aangewezen instrumenten. Verschuivingen van budgetten binnen één programma (vooruitlopend op nieuwe financiële verordening, waarin budgetrecht raad weer op programmaniveau komt te liggen) kunnen ook tussentijds door het college worden geaccordeerd. In de mandaatregeling is opgenomen waar de bevoegdheid ligt met betrekking tot het aangaan van verplichtingen. Tot en met € 1.500 kunnen verplichtingen worden aangegaan door de aangewezen budgetbeheerder. Verplichtingen tot € 25.000 kunnen worden aangegaan door de budgethouder. Tussen € 25.000en € 100.000 ligt deze bevoegdheid bij de directie. Boven de € 100.000 ligt de bevoegdheid voor het aangaan van verplichtingen bij het college van B&W. In dit artikel is opgenomen dat verplichtingen boven de € 5.000 opgenomen dienen te worden in de verplichtingenadministratie. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de budgethouder. Artikel 7 VerantwoordingDe budgethouder informeert het college van B&W middels de rapportages en rekening zoals opgenomen in de vastgestelde P&C-cyclus. Hierbij worden sjablonen en formats gebruikt, die voorafgaand aan het opstellen van het betreffende P&C-product worden bepaald. Er wordt gerapporteerd in de vorm van gerealiseerde prestaties, kengetallen, analyses en toelichtingen. Het betreft zowel de over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen baten en/of lasten, afwijkingen in prestatie-eenheden, kostendekkingspercentages en overige kengetallen. Artikel 8 FiatteringIn dit artikel is vastgelegd waar in de organisatie de verantwoordelijkheid ligt voor de fiattering en registratie van betalingen en ontvangsten. Facturen kunnen pas betaalbaar worden gesteld, nadat de verantwoordelijke budgetbeheerder zijn/haar akkoord heeft gegeven (schriftelijk dan wel via een elektronische handtekening). Bij facturen hoger dan € 1.500 dienen zowel de budgethouder als de budgetbeheerder zijn/haar akkoord te geven.