Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Ede houdende regels omtrent controle op het financieel beheer Verordening controle op het financieel b

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Ede houdende regels omtrent controle op het financieel beheer Verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente EdeDe raad van de gemeente ; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 6 september 2005, nummer FB 2005/94; gelet op artikel 213, van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten: Artikel1Definities In deze verordening wordt verstaan onder: Accountant: Een door de raad benoemde: registeraccountant of accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36, lid 3, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening. Accountantscontrole: De controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van: het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet; de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; onrechtmatigheden in de jaarrekening; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6, Gemeentewet, in acht worden genomen. Rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole: Het in overstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten (voorzover deze een noodzakelijke uitwerking vormen van wet- en regelgeving). Hierbij wordt de rechtmatigheid beperkt tot voorwaarden in wet- en regelgeving die onmisbaar zijn voor materiele financiële beheershandelingen. Deelverantwoording: Een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening. Goedkeuringstolerantie: De tolerantie voor fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle in de vorm van een percentage van de totale lasten van de gemeente (de omvangbasis). De goedkeuringstoleranties worden door de accountant gehanteerd ten behoeve van zijn oordeelsvorming over de jaarrekening. Rapporteringtolerantie: Het bedrag dat gelijk is aan, of lager is dan, de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Auditcommissie: de commissie bedoeld in artikel 8 van deze verordening. Artikel2Opdrachtverlening accountantscontrole 1.De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2, Gemeentewet, wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van 3 jaar. Na afloop van de contractperiode kan het contract met de accountant, met instemming van de raad, jaarlijks verlengd worden. 2.Het college bereidt in overleg met de Auditcommissie de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 3.De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole tenminste opgenomen: de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringtoleranties) bij de controle van de jaarrekening; de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringtoleranties); de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar: de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden; de gemeentelijke functies en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden. 4.Naar aanleiding van de ontvangen rapportages kan de Auditcommissie voorafgaand aan de accountantscontrole, in overleg met de accountant, specifieke aandacht vragen voor onderwerpen. Hierbij kunnen afwijkende rapporteringtoleranties afgesproken worden. 5.In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast. Artikel3Informatieverstrekking door college 1.Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle. 2.Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn. 3.Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle haar bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 4.Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 1 juni aan de raad. 5.Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld. Artikel4Inrichting accountantscontrole 1.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze, waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. 2.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren. 3.Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant, de Auditcommissie, concerncontroller, griffier, portefeuillehouder Financiën en (een vertegenwoordiger van) de Rekenkamercommissie Ede. Artikel5Toegang tot informatie 1.De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente. 2.De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen. 3.Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie. Artikel6Overige controles en opdrachten 1.Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. 2.Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. 3.Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. Artikel7Rapportering 1.Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de Auditcommissie en zendt een afschrift hiervan aan het college. 2.In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, de administratie en of de beheersdaden zijn gecontroleerd, de afdelingsmanager van het organisatieonderdeel waar de ambtenaar werkzaam is, de concerncontroller dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. 3.De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. 4.De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de Auditcommissie. Artikel 8 Auditcommissie Er is een Auditcommissie die bestaat uit vijf leden van de Raadscommissie Ede. De raad benoemt en ontslaat de leden van de Auditcommissie. De concerncontroller, de griffier, de portefeuillehouder Financiën en (een vertegenwoordiger van) de Rekenkamercommissie Ede zijn vaste adviseur van de Auditcommissie. De Auditcommissie heeft de volgende taken: het voorbereiden en adviseren van de raad over de benoeming van de accountant en het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole; het verzamelen en uitwisselen van informatie over de accountantscontrole met de raad, het college en de ambtelijke organisatie; het onderhouden van contact met de accountant; het overleggen met de accountant over eventueel specifiek te onderzoeken onderwerpen of afwijkende rapporteringstoleranties; het jaarlijks vaststellen van het normenkader en controleprotocol, met dien verstande dat het vaststellen van lagere goedkeuringstoleranties blijft voorbehouden aan de raad; het bespreken van de uitkomsten van de interim controle (de managementletter) en het rapport van bevindingen bij de jaarrekening ter voorbereiding van de bespreking en besluitvorming in de raad; het afstemmen van onderzoeken van de accountant, de Rekenkamercommissie Ede en het college. De vergaderingen van de Auditcommissie zijn besloten. De verslagen van deze vergaderingen worden openbaar gemaakt, tenzij de Auditcommissie anders besluit. Artikel9Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2005 en vervangt de gelijknamige verordening die op 23 oktober 2003 is vastgesteld door de Raad van de gemeente Ede. Artikel10Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Ede”. Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad donderdag 13 oktober 2005,nr. VR 2005/

1. Artikelsgewijze toelichting Verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Ede Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontroleArtikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. Het eerste lid legt de periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening vast en regelt de eventuele verlenging van het contract. Het tweede lid regelt, dat het college verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. De raad wijst de accountant aan (artikel 213, lid 2 GW), maar de burgemeester sluit de overeenkomst met de accountant voor de accountantscontrole. De burgemeester is immers de vertegenwoordiger van de gemeente in en buiten rechte (artikel 171 GW). Voor de accountantscontrole geldt het “Besluit accountantscontrole gemeenten” dat krachtens artikel 213, lid 6 GW door de minister is vastgesteld. Het “Besluit accountantscontrole gemeenten” bevat onder andere regels voor de goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringtoleranties voor het verslag van bevindingen. Hierbij wordt uitgegaan van de volgende maximale percentages: Goedkeuringstoleranties Soorten verklaring Goedkeurend Beperking Oordeel-onthouding Afkeurend Fouten in de jaarrekening (% van de totale lasten) = 1% > 1% < 3% - = 3% Onzekerheden in de controle (% van de totale lasten = 3% > 3% < 10% = 10% De te hanteren goedkeuringstoleranties kunnen door de raad lager worden vastgesteld dan de wettelijke maximale percentages. Ook rapporteringtoleranties kunnen door de raad lager worden gesteld dan de uit de goedkeuringstoleranties voortvloeiende bedragen. Artikel 3 Informatieverstrekking door college Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant. De jaarrekening moet binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 GW). Voor deze datum, 1 juli, moet de jaarrekening door de raad zijn behandeld en moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 GW) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld. Uit praktisch oogpunt is er in de verordening voor gekozen om de verstrekking van de gecontroleerde jaarrekening, accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad voor 1 juni te laten plaatsvinden. Hierdoor levert de uiterste datum van 1 juli voor vaststelling van de jaarrekening geen problemen op. Het derde lid verplicht het college een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan de raad. Artikel 197, lid 2 GW bepaalt echter, dat het college bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan de raad daarbij moet toevoegen de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen. De wet schrijft hier een facilitaire dienst aan het college voor. Artikel 4 Uitvoering controle Artikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole. Artikel 5 Toegang tot informatieArtikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de raad, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan het college de zorgplicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle werkplekken van de gemeente en de ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole. Artikel 6 Overige controles en opdrachten Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om advieswerkzaamheden over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid uit te besteden aan een accountant. Het eerste lid van artikel 6 van de verordening regelt, hoe het college moet omgaan met de uitbesteding van werkzaamheden aan de door de raad benoemde accountant, die vallen buiten de controle van de jaarrekening. Het lid bepaalt, dat het college voor werkzaamheden op het gebied van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van onderdelen van de gemeente de door de raad benoemde accountant kan inschakelen. Indien het college dit voornemen heeft, dient hij de raad hier vooraf over te informeren. Dit biedt de raad de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het college kenbaar te maken. Het tweede en het derde lid regelen, dat het college voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad benoemde accountant inschakelt. Het college mag hiervan afwijken, indien dit in het belang van de gemeente is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekent met de gemeentelijke administraties. Daarbij kunnen controles van de jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke besparing op. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard (zo kunnen de controlewerkzaamheden gemeenschappelijke activiteiten met een andere gemeente betreffen en de accountantscontrole hiervan door de accountant van de andere gemeente worden uitgevoerd). De verordening regelt dat het college in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant. Artikel 7 Rapportering Artikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk wel in het programma van eisen bij de aanbesteding moeten worden geregeld. Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door de raad in het programma van eisen van de aanbesteding geëiste tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de auditcommissie. Dit opdat het college (in overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen. Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel-)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden. Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad door de accountant besproken met het college. Het geeft het college de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen. Tot slot is in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn verslag van bevindingen aan de raad mondeling toelicht. Artikel 8 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 213 GW opgestelde verordening. Deze oude verordening is op 23 oktober 2003 vastgesteld door de Raad van de gemeente Ede en had als ingangsdatum 15 november
2. De nieuwe verordening 213 GW moet binnen twee weken na vaststelling door het college naar gedeputeerde staten worden verzonden (artikel 214 GW). Artikel 9 Citeertitel In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen. VaststellingDe ondertekening van uitgaande stukken van de raad door de burgemeester is in het nieuwe duale bestel gehandhaafd (artikel 75, lid 1 GW). Door de komst van de griffier zijn de taken van de gemeentesecretaris gewijzigd. De secretaris hoeft niet meer aanwezig te zijn bij de vergaderingen van de raad. Deze taak wordt overgenomen door de griffier (artikel 107b GW). Door deze wijziging is het niet meer de secretaris, die alle uitgaande stukken van de raad mede ondertekent. De griffier moet de uitgaande stukken van de raadsvergaderingen mede ondertekenen (artikel 107c GW).